淺談醫(yī)院公共衛(wèi)生預(yù)防工作中的檔案管理

楊 勇

（山東省聊城市傳染病醫(yī)院，山東 聊城 252000）

1 醫(yī)院公共衛(wèi)生預(yù)防中的檔案特點分析

1.1 檔案收集非程序性

在公共衛(wèi)生預(yù)防管理工作種，醫(yī)院的檔案收集會存在非程序性的特征，因為往往在發(fā)生類似的工作時，相關(guān)管理人員并沒有做好事先的準(zhǔn)備，同時使用傳統(tǒng)的檔案管理工作，又無法滿足緊急狀態(tài)的需求，因此很多工作的開展仍然需要重新規(guī)劃重新開始，這也為緊急情況下的檔案管理工作增加了很多難度，因此也需要不斷提升醫(yī)院的檔案管理能力以及處理能力，對日常工作制度、工作方法、管理體系予以完善，進(jìn)而在公共衛(wèi)生預(yù)防工作中可以快速的響應(yīng)。

1.2 檔案內(nèi)容多樣性

醫(yī)院在公共衛(wèi)生預(yù)防管理工作時檔案內(nèi)容都會增多，其中不僅包含記錄著政府上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見，同時也包含著對于相關(guān)事情的檢測報告以及臨時應(yīng)對方案、臨時管理制度等。在檔案內(nèi)容上具有多樣性的特征，不僅包含照片聲像材料也包含文字材料，來自不同方面不同載體性質(zhì)的材料，因此有效地對檔案進(jìn)行管理可以加強(qiáng)應(yīng)對公共衛(wèi)生事件的預(yù)防意識。

1.3 檔案性質(zhì)專業(yè)性

一般來說，公共衛(wèi)生預(yù)防工作的類型也直接決定著醫(yī)院的檔案管理工作需要以何種方式來開展。方案管理本來就具備專業(yè)性特征，通過科學(xué)有效的管理檔案，對事情經(jīng)過的內(nèi)容方案以及所采取的對策等都進(jìn)行記錄。在下次出現(xiàn)相應(yīng)的問題時，可以做到及時的預(yù)防，同時在公共衛(wèi)生預(yù)防中也可以做好有效地應(yīng)對策略。

2 公共衛(wèi)生預(yù)防檔案管理的重要性

2.1 提供全面信息

在面對公共衛(wèi)生預(yù)防工作中，檔案管理工作具有更加全面的信息收集方案，也能夠?qū)︻愃频膯栴}具備借鑒和指導(dǎo)意義，通過對歷史檔案進(jìn)行分析，可以減少在應(yīng)對這種突發(fā)事件時可能產(chǎn)生的損失，同時也可以對該過程中的風(fēng)險進(jìn)行分析，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施，盡可能的避免風(fēng)險帶來的損失。檔案資源的集中開發(fā)對以后的醫(yī)學(xué)研究具有極其重要的作用，這些檔案不僅是關(guān)于當(dāng)時工作方案的記錄，同時也是工作經(jīng)驗的存儲，通過有效地對其進(jìn)行管理和再利用。在出現(xiàn)類似的病例狀況時，便可以有效地對調(diào)閱研究運用，能夠為接下來的工作提供更加全面的信息，在面對一些公共衛(wèi)生預(yù)防工作時也可以加強(qiáng)應(yīng)對。

2.2 提供咨詢決策

通過文字、聲音視頻等多種形式的檔案記錄管理，能夠在緊急時刻提供指導(dǎo)作用，要明確當(dāng)前發(fā)生的多次公共衛(wèi)生事件，雖然外表不同，但是其在本質(zhì)上都有很大的相似之處。在過往的20多年已經(jīng)有多起類似的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，這些公共衛(wèi)生事件的背后原理基本都是相通的，因此通過對檔案進(jìn)行記錄，也能夠為后續(xù)開展類似的防范工作提供科學(xué)依據(jù)，同時快速制定緊急預(yù)案，盡量減少損失，能夠借鑒以往的成功經(jīng)驗，做到舉一反三，保證在出現(xiàn)類似公共衛(wèi)生事件時可以及時的反應(yīng)、及時的處置。

2.3 做到以史為鑒

很多公共衛(wèi)生預(yù)防工作的背后都有著相似的規(guī)律，同時這些檔案的存儲保管也能為政府作出相應(yīng)的決策提供依據(jù)支持，因此可以不斷改善當(dāng)下醫(yī)院應(yīng)對公共衛(wèi)生事件時的策略，同時也可以提前的做好安全部署、制定緊急預(yù)案。在遇到緊急問題時可以快速的使用，做到從容指揮，提供決策性參考。一般來說，在出現(xiàn)這種問題時，很多群眾往往都會沒有思想準(zhǔn)備，出現(xiàn)慌亂的心態(tài)，甚至?xí)斐蓢?yán)重的危機(jī)事件，因此通過對公共衛(wèi)生事件的內(nèi)容進(jìn)行分類整理保管，可以在出現(xiàn)類似問題時加強(qiáng)對輿論的引導(dǎo)，并且提高公共對于這類事件的認(rèn)知過程，同時也可以做到以史為鑒，防范后續(xù)發(fā)生類似的工作有著積極的作用。

3 公共衛(wèi)生預(yù)防工作的檔案收集范圍

在公共衛(wèi)生預(yù)防工作中，需要做好檔案的收集工作，收集之后方能對其進(jìn)行歸類整理。在其中會形成很多類別的文件具有保存價值的文字成像電子文件，也具有很難進(jìn)行保存的珍貴文件，因此需要做好檔案資源的收集工作，在面對突發(fā)事件時要做好應(yīng)急方案，臨時規(guī)劃檔案管理工作模式，對出現(xiàn)公共衛(wèi)生事件中的預(yù)案監(jiān)測方案以及前期的工作規(guī)劃都要進(jìn)行收集。在現(xiàn)場中也會產(chǎn)生很多材料，比如事情的發(fā)生時間、地點、處理方式、原因因素、臨床表現(xiàn)、檢測試劑等，在應(yīng)對突發(fā)事件時，也需要做好資料的整理匯報工作。通過各種方式如傳統(tǒng)方式或者網(wǎng)絡(luò)直接上報給上級部門，請求其批準(zhǔn)相應(yīng)的行為在該過程中會產(chǎn)生媒體信息，如廣播電視報道的，關(guān)于公共衛(wèi)生預(yù)防工作中的一些具體材料，因此在對相應(yīng)的檔案進(jìn)行收集管理時要做好分類工作。關(guān)于應(yīng)對公共衛(wèi)生預(yù)防工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、關(guān)于重要的指示講話、關(guān)于學(xué)術(shù)報告材料、關(guān)于實驗室檢測材料、應(yīng)急培訓(xùn)材料等要進(jìn)行具體管理。

4 公共衛(wèi)生預(yù)防工作中的檔案管理策略

4.1 實物檔案管理

醫(yī)院在公共衛(wèi)生預(yù)防工作中，要做好實物檔案的管理，要針對實務(wù)檔案的特點對其進(jìn)行分類。一般要從以下幾個方面來入手。第一要做好實物檔案的分類登記工作，對于物品的進(jìn)出都要進(jìn)行登記。第二要分別立卷執(zhí)行一物一卷的原則。第三，對于特殊物品要有效的保管，比如對于近期等一些軟物品等要放置在盒子中保護(hù)其完整性，對于獎杯獎牌等重要的實物檔案，也需要對其進(jìn)行編號保存，做好數(shù)量登記，同時定期對其進(jìn)行保管。第四，所有的實物檔案都要進(jìn)行編號，加蓋檔案章，如果有些檔案不方便蓋章，也需要在檔案上粘貼不粘膠紙，并且再次對其進(jìn)行蓋章，方便以后的歸納整理。第五，對于信件類的檔案應(yīng)當(dāng)以地區(qū)為單位進(jìn)行整理存放，同時也要做好序號編寫，排放整齊。第六。在登記實物檔案時，可以做好雙重備份，通過紙質(zhì)登記和電子登記等錄入相應(yīng)的信息，進(jìn)而在下次查找時可以更加便捷。

4.2 聲像檔案管理

在公共衛(wèi)生預(yù)防工作中，會存在一些聲像檔案。這些聲像檔案可能是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人頒布的各項命令，同時也是上級領(lǐng)導(dǎo)作出的相關(guān)指示、在來醫(yī)院視察時所留下的圖片音像等資料。比如突發(fā)公共衛(wèi)生事件，多位重要領(lǐng)導(dǎo)都來到了一些重點醫(yī)院進(jìn)行視察，因此對于在該期間所形成的聲像檔案等要按照其內(nèi)容以及其重要性進(jìn)行歸檔。首先對于上級領(lǐng)導(dǎo)在視察過程中的聲像檔案進(jìn)行歸類，其中會包含領(lǐng)導(dǎo)的一些指示或者是學(xué)術(shù)專家針對相關(guān)突發(fā)事件的討論學(xué)術(shù)結(jié)果，將相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行專題整理，并且做好逐一編號后進(jìn)行保管。其次，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件中一些社會支持類的檔案進(jìn)行管理。我國在近20年中經(jīng)歷了數(shù)次重大突發(fā)公共事件，其中每一次都會有上級領(lǐng)導(dǎo)前來慰問，并且對奮戰(zhàn)在第一線的醫(yī)務(wù)專家親自接見，并且聽取相應(yīng)的匯報。在該過程中會有來自領(lǐng)導(dǎo)方面的支持，也會有關(guān)于社會各界根據(jù)公共衛(wèi)生事件的嚴(yán)重程度所捐款物資等記錄，因此應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的照片音頻等資料進(jìn)行歸類整理，做好編號。在該過程中可以聯(lián)合攝影師等對產(chǎn)生公共衛(wèi)生事件時一些重要的影像資料進(jìn)行記錄，并且對一些照片視頻等做好編寫說明。第三，對于檔案的歸類要有順序、有邏輯，可以按照時間的順序進(jìn)行歸檔，也可以結(jié)合資料的重要程度進(jìn)行歸檔，歸檔后對相應(yīng)的資料進(jìn)行備份，并且做好統(tǒng)一編號，方便日后查閱。

4.3 文書檔案管理

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件以后，會出現(xiàn)很多文書類的檔案，因此也需要做好相關(guān)檔案的分類收集和保管工作。首先要對產(chǎn)生的文書檔案進(jìn)行分類，其中會包含永久保存、長期保存和短期保存的需求，根據(jù)其重要程度來做好保管工作。對于需要永久保存的檔案，也對其性質(zhì)進(jìn)行分類，其中可能包含了臨時黨委組成人員名單、臨時醫(yī)務(wù)人員任命、臨時責(zé)任要求人員調(diào)遣記錄等內(nèi)容，要結(jié)合時間順序以及其重要程度進(jìn)行歸類整理。其次在突發(fā)公共衛(wèi)生事件，使對黨中央各級政府所發(fā)布的相關(guān)文件，臨時指導(dǎo)性政策等要做到長期保存，并且做好編號歸類。第三，在出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，會產(chǎn)生關(guān)于應(yīng)急處置組織保障、醫(yī)療救治、感染控制、醫(yī)務(wù)人員培訓(xùn)、工作安全等文件，對于這些文件要分類歸檔保存。

4.4 病案檔案管理

面對突發(fā)公共事件時，醫(yī)院會產(chǎn)生很多病案檔案，因此也要做好該方面的管理工作。病案檔案是一種關(guān)于病患的憑據(jù)，同時在出現(xiàn)類似的問題時也有著非常重要的參考意義，在過往20多年多次的突發(fā)性公共衛(wèi)生事件爆發(fā)過程中，我們發(fā)現(xiàn)通過對相關(guān)病例備案檔案進(jìn)行有效的存儲管理，可以幫助流行病學(xué)調(diào)查人員分析該種病狀的具體特征，對相關(guān)患者的起病時間、病情發(fā)展?fàn)顩r，潛伏期等可能出現(xiàn)的影響癥狀進(jìn)行分析，有效針對公共衛(wèi)生事件中的相關(guān)規(guī)律制定出科學(xué)的應(yīng)對措施和防范手段，最有效的短時間內(nèi)控制住相關(guān)不利影響，確保社會生產(chǎn)生活受到最小影響，經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)運行，因此我們需要對病案檔案進(jìn)行高效的管理，尤其是針對患者的具體信息，如性別、姓名、發(fā)病時間、地點、潛伏期以及在潛伏期內(nèi)接觸的其他人群等都要具體的記錄下來，將之裝訂成冊并且分類保存。

5 結(jié)束語

對于醫(yī)院來說，在公共衛(wèi)生預(yù)防工作中，應(yīng)當(dāng)積極地開展檔案管理工作，做好檔案征集，分類管理等。要加強(qiáng)檔案的邊緣質(zhì)量，也要確定精選的編研主題，制定檔案管理制度，同時也需要定期的對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，了解業(yè)務(wù)流程，對科室人員的利用需求更加熟悉，通過多途徑、多方式等來為公共衛(wèi)生預(yù)防的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。