提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

裴 麗

（山東省科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 250001）

檔案的數(shù)字化管理就是把原本厚厚的紙質(zhì)檔案資料用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。這種管理并沒(méi)有改變?cè)镜臋n案內(nèi)容，并且對(duì)檔案的整體保存度，可查閱性進(jìn)行了提升。傳統(tǒng)的檔案管理制度存在諸多的弊端，例如人工使用較多費(fèi)時(shí)費(fèi)力，紙質(zhì)資料不宜長(zhǎng)期保存或者在保存是需使用大量的保存成本，在查閱時(shí)很難找到相關(guān)資料。數(shù)字化管理的存儲(chǔ)技術(shù)能夠?qū)⑦@些資料存儲(chǔ)于網(wǎng)盤(pán)庫(kù)中，并能夠從網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布出去，使得查閱的過(guò)程大大便捷，甚至足不出戶。這就順應(yīng)了新時(shí)代的發(fā)展需求，為檔案管理的合理化提供了保障。

1 檔案科學(xué)化管理現(xiàn)狀

1）文檔存儲(chǔ)對(duì)于文檔的載體要求較高。隨著檔案數(shù)字化的高速發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)載體也提出了更高的要求。檔案數(shù)量較比原來(lái)大大增加，存儲(chǔ)的媒介還是原來(lái)的光盤(pán)庫(kù)，磁帶庫(kù)等，這就使得介質(zhì)的更新迭代進(jìn)度并不能滿足大量增漲的檔案信息數(shù)量的需要。并且存儲(chǔ)形式的更新也較慢，受到以往成熟技術(shù)的影響，存儲(chǔ)形式依舊維持著原來(lái)的方式，讓存儲(chǔ)的檔案在讀取和查閱時(shí)產(chǎn)生困難。因此電子檔案要想長(zhǎng)期永久保存仍然任重道遠(yuǎn)。

2）網(wǎng)絡(luò)安全。信息技術(shù)的普及意味著信息化時(shí)代的到來(lái)，隨著新時(shí)代的到來(lái)，時(shí)代所產(chǎn)生的弊端也滲透到了檔案管理行業(yè)中。大量的數(shù)據(jù)傳輸使得網(wǎng)絡(luò)黑客以及其它不法分子有機(jī)可乘，在檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中實(shí)施非法入侵或者種植電腦病毒，會(huì)極大的造成檔案信息的損失甚至是損毀。目前在對(duì)數(shù)字化檔案?jìng)鬏敽捅４媸堑募用苁侄稳源嬖诓蛔?。例如電子編碼技術(shù)是非數(shù)字化轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案的一種技術(shù)，由于檔案在聯(lián)網(wǎng)傳輸過(guò)程中可以被修改，而檔案本身并不能修改，這就會(huì)產(chǎn)生一定的問(wèn)題，給檔案數(shù)字化管理增加了難度。

2 檔案科學(xué)化管理的意義

1）能夠推動(dòng)檔案管理水平的提升。數(shù)字化檔案管理在新時(shí)代是大勢(shì)所趨，相較于傳統(tǒng)的檔案管理制度這種新的管理手段在對(duì)檔案信息的整理歸納和查詢使用中都得到了極大地提升。對(duì)于傳統(tǒng)檔案保存的方法十分復(fù)雜，而且保存使勁不長(zhǎng)，因?yàn)樵镜谋４婷浇榇蠖嗍羌?，紙?jiān)诒４孢^(guò)程中容易受潮，容易起火，而且在長(zhǎng)時(shí)間的保存下容易使保存信息模糊，甚至在傳輸過(guò)程中容易導(dǎo)致信息泄露等問(wèn)題。就如比爾蓋茨的一張非常著名的照片中所顯現(xiàn)的那樣，一噸重的紙質(zhì)文件或許在一張輕薄的軟盤(pán)中就可以保存，原本的檔案資料所需要占據(jù)的空間巨大，而且保存和轉(zhuǎn)換介質(zhì)和信息傳輸中都需要大量的人工來(lái)完成，而數(shù)字化的檔案管理就不需要這么多的人力，但是因?yàn)樾枰D(zhuǎn)換介質(zhì)等原因，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性提出了新的要求。

2）符合時(shí)代潮流。先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和先進(jìn)的技術(shù)使用都順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展潮流。時(shí)代要求信息電子化，而數(shù)字化的檔案管理正符合這一要求，并且當(dāng)代人們對(duì)于信息技術(shù)的掌握度比較高，這種管理模式恰恰能滿足民眾的需要。因此這種新的管理模式必須被大范圍應(yīng)用。對(duì)于客戶服務(wù)以及舊檔案介質(zhì)轉(zhuǎn)化等一系列的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，相關(guān)技術(shù)人員也應(yīng)符合新時(shí)代的要求加以解決。

3）提升工作服務(wù)質(zhì)量。檔案的作用就是被查詢，因此數(shù)字化檔案管理應(yīng)該方便用戶進(jìn)行搜索和查詢。提升服務(wù)的手段可以使對(duì)檔案標(biāo)記關(guān)鍵詞，讓用戶能夠通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，或者提升搜索界面的便捷性使用戶更容易操作等。這就對(duì)檔案的工作服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，因此在檔案信息資源庫(kù)的使用上相關(guān)的管理人員應(yīng)該注重?cái)?shù)字存儲(chǔ)設(shè)備的保養(yǎng)以及網(wǎng)絡(luò)的流暢性等。使檔案管理和服務(wù)質(zhì)量都能夠得到提升，這對(duì)檔案管理人員的能力和素質(zhì)都是一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)。

4）促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。在新時(shí)代的社會(huì)建設(shè)中，科學(xué)技術(shù)水平已經(jīng)得到了很大的提升，信息化數(shù)字化的建設(shè)水平更是突飛猛進(jìn)，受到這方面的影響，檔案信息的數(shù)量有了極大地增加，并且對(duì)于信息的收集，分析和處理查詢過(guò)程中的難度也在飛速上升，但是這種難度的提升正是檔案管理向著現(xiàn)代化邁進(jìn)的標(biāo)志，提升檔案管理的科學(xué)化水平就是推進(jìn)我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)途徑。

3 檔案科學(xué)化管理中存在的問(wèn)題

1）檔案管理工作的重視程度不足。我國(guó)很多的檔案管理單位并沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視，并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理是一項(xiàng)利國(guó)利民的工作，并且在管理服務(wù)中提供的有價(jià)值服務(wù)有限。這主要源自于檔案管理工作存在一定的復(fù)雜性，例如在信息化數(shù)字化的時(shí)代，檔案管理工作也向著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就使得原本已經(jīng)存在一定復(fù)雜性的檔案管理工作更加的復(fù)雜化，不僅需要在檔案管理的過(guò)程中投入大量的人力物力，同時(shí)也需要相關(guān)的管理人員從傳統(tǒng)的管理觀念中走出來(lái)，向著新時(shí)代的數(shù)字化管理邁進(jìn)，應(yīng)用數(shù)字化的管理手段雖然使得管理的水平極大的提高，但是給檔案管理工作者帶來(lái)的壓力也是不言而喻。這就導(dǎo)致很多檔案管理工作者的工作興致不高，對(duì)這項(xiàng)工作產(chǎn)生厭倦，在處理一些數(shù)字化的檔案時(shí)敷衍了事，缺乏有效的管理，這就使得檔案管理工作的質(zhì)量很難得到保證。

2）管理制度存在缺陷。我國(guó)的檔案管理制度整體的發(fā)展相對(duì)緩慢，尤其是在信息化數(shù)字化的時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)影響到了我們生活的方方面面，但是檔案管理方面的工作思想上和制度上仍然遵循傳統(tǒng)的方式，這就使得管理稍顯落后，沒(méi)有充分地利用數(shù)字化的資源進(jìn)行管理，并且傳統(tǒng)的檔案管理制度中存在的一些弊端也沒(méi)有得到解決，這就使得檔案管理的質(zhì)量和效率達(dá)不到理想的狀態(tài)。

3）缺乏綜合性的檔案管理人才。檔案管理工作不僅需要專業(yè)的技能和專業(yè)的素質(zhì)，在新時(shí)代的要求下還需要將傳統(tǒng)的管理技能和現(xiàn)代化數(shù)字化的管理手段相結(jié)合。當(dāng)下的檔案管理人員普遍綜合素質(zhì)偏低，一方面由于高等院校并沒(méi)有開(kāi)設(shè)檔案管理相關(guān)的專業(yè)，使得檔案管理相關(guān)的人才緊缺，另一個(gè)方面對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)和新的管理技巧略顯困難，并且從社會(huì)上招聘來(lái)的檔案管理人員的素質(zhì)也很難達(dá)到要求，這就會(huì)使得管理的水平難以得到提升。

綜合性人才的匱乏使得我國(guó)的檔案管理工作很難得到精進(jìn)，并且在管理手段上也會(huì)產(chǎn)生不利的影響，因此當(dāng)局應(yīng)該重視這方面的問(wèn)題。

4 檔案科學(xué)化管理策略

1）建立健全的數(shù)字化管理制度。從數(shù)字化檔案的服務(wù)需求和信息安全等方面入手，注重檔案存儲(chǔ)媒介的存儲(chǔ)手段，制定完整的健全的管理制度架構(gòu)。新的制度要求對(duì)檔案的高保密性，并且在檔案的信息搜集過(guò)程中，要保證其完整性和高效性。對(duì)數(shù)字化管理檔案的工作方式和工作人員也應(yīng)該破舊立新，使整體的檔案管理完整有序地進(jìn)行。同時(shí)提升用戶滿意度，只有更加到位的服務(wù)觀念和技術(shù)手段，才能夠?qū)n案數(shù)字化管理的整理，歸納，存儲(chǔ)，分類和數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行有效的整體提升。

2）加強(qiáng)檔案的安全管理。由于網(wǎng)絡(luò)本身的固有屬性，信息極容易泄露，因此對(duì)于檔案的安全管理不容忽視。這要求檔案管理人員不僅要懂得檔案管理的相關(guān)處理流程，還要對(duì)相關(guān)技術(shù)有極深的了解，例如如何對(duì)存儲(chǔ)進(jìn)行加密，對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行身份辨析和控制，對(duì)電子傳輸過(guò)程中進(jìn)行安全性檢查等。這些工作都能夠提升檔案被查詢時(shí)的安全性。

3）認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性。檔案數(shù)字化管理人員應(yīng)該有自己專業(yè)性的責(zé)任感和使命感，自覺(jué)的對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行守護(hù)，并且應(yīng)該有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，從而構(gòu)建起檔案數(shù)字化管理的基石。

4）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想。要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的科學(xué)性進(jìn)行提升，主要就是從源頭上摒棄傳統(tǒng)的管理思想和管理理念，并且要借鑒傳統(tǒng)管理方式中的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行突破性的創(chuàng)造，并且充分的認(rèn)識(shí)到這種管理方式轉(zhuǎn)變的重要性，通過(guò)樹(shù)立科學(xué)合理的檔案管理思想從而提升檔案管理的科學(xué)化水平。因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中可以應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字化的理念進(jìn)行管理，從并且重視在管理軟件和硬件上的投入，使得檔案管理向著數(shù)字化，信息化和科學(xué)化的方向邁進(jìn)。

5）注重檔案管理人才培養(yǎng)。在信息化的時(shí)代背景下，檔案管理工作也變得更加復(fù)雜，因此對(duì)于檔案管理相關(guān)人員的綜合素質(zhì)是一項(xiàng)極大的挑戰(zhàn)，對(duì)于檔案管理相關(guān)人才的培養(yǎng)也勢(shì)在必行。檔案信息管理的復(fù)雜化在無(wú)形之中加重了檔案管理人員的工作壓力，并且檔案管理人員的綜合素質(zhì)也會(huì)嚴(yán)重的影響到檔案管理的科學(xué)化水平。檔案的管理人員管理水平欠缺會(huì)使得所管轄的檔案雜亂無(wú)章，尤其是在數(shù)字化信息化的背景下，這種混亂的檔案更加無(wú)從查起，這就使得檔案管理工作變得沒(méi)有意義，同時(shí)也會(huì)增加檔案查閱人員的檢索難度。

目前對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，很多管理人員缺乏現(xiàn)代化的相關(guān)技能，這些人員的年齡普遍偏大，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式較為精通，但是在信息化的背景下對(duì)于更為龐大且復(fù)雜的管理工作而言就演的力不從心，這部分人對(duì)于信息技術(shù)以及一些其它的數(shù)字化技術(shù)了解得不夠全面，因此使得整個(gè)檔案管理工作都處于不規(guī)范的狀態(tài)。

應(yīng)該通過(guò)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)的人才培養(yǎng)來(lái)解決這種問(wèn)題，通過(guò)培訓(xùn)教育或者高校的專業(yè)教育來(lái)使得檔案管理的人才能力能夠提升。這是源頭上的一種解決措施，也可以從招聘的環(huán)節(jié)入手，要挑選對(duì)于檔案管理工作有一定經(jīng)驗(yàn)的人員，并且這些人最好對(duì)現(xiàn)代化數(shù)字化的管理手段比較熟悉，對(duì)招聘條件的提升能夠使得相關(guān)管理人員的水平得到提升，其次是要制定相應(yīng)的合理培訓(xùn)，并制定出完善的考核和獎(jiǎng)評(píng)機(jī)制，從而提升檔案管理人員工作的積極性。

6）完善檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。要從實(shí)際的角度出發(fā)，并根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求對(duì)檔案管理工作的責(zé)任制進(jìn)行完善，并且還要保證檔案管理單位內(nèi)部的管理工作落實(shí)到個(gè)人。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)每一個(gè)相關(guān)工作人員進(jìn)行任務(wù)分配，從而保證管理責(zé)任的明確性，并且使得管理工作要符合相關(guān)條例的規(guī)定，使得管理能夠服從法律法規(guī)政策。

并且管理的責(zé)任人要將管理工作嚴(yán)格的貫徹執(zhí)行，使得檔案管理工作能夠順利地開(kāi)展，檔案管理工作的科學(xué)化水平越來(lái)越高。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代檔案的科學(xué)化管理需要相關(guān)工作人員的共同努力，從思想意識(shí)和技術(shù)手段上下手，著重現(xiàn)代電子信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，摒除傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端，全面建設(shè)新時(shí)代的信息檔案管理方案。