網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

黃美麗

（單縣科技館，山東 菏澤 274300）

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到各種信息化手段的重要性，使檔案管理過(guò)程具有數(shù)字化的特點(diǎn)，并根據(jù)本單位的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)對(duì)原有的檔案管理流程進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)提升檔案管理水平。該舉措有助于事業(yè)單位高效管理各種檔案信息，避免檔案管理流程中產(chǎn)生嚴(yán)重的問(wèn)題。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下完善事業(yè)單位檔案管理工作的意義

1.1 有助于建成高水平檔案信息化管理體系

各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有助于建成高水平檔案信息化管理體系，因此，管理人員可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)這一方式，使各種紙質(zhì)檔案變成電子存儲(chǔ)，隨后運(yùn)用信息技術(shù)手段來(lái)充分管理一系列的電子檔案信息，使檔案管理水平得到質(zhì)的提升[1]。事業(yè)單位在社會(huì)中具有重要的作用，當(dāng)不斷加大檔案信息化建設(shè)力度時(shí)，可減少工作人員的工作量，使其將更多精力投入于其他工作中，從而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的中心內(nèi)容為建成高水平檔案信息化管理體系。現(xiàn)今是網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，幾乎每一個(gè)人都已經(jīng)投身于網(wǎng)絡(luò)化的浪潮中，由于事業(yè)單位中擁有許多檔案資料，為充分彰顯各種檔案資料的價(jià)值，管理者應(yīng)運(yùn)用數(shù)據(jù)化手段來(lái)開展檔案管理工作，以促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

1.2 有助于創(chuàng)建個(gè)性化的管理模式

個(gè)性化的檔案管理模式不僅能使檔案管理流程富有靈活性，而且檔案中會(huì)出現(xiàn)更多的內(nèi)容。人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等均是檔案中的重要組成部分，因此，管理者不僅應(yīng)該對(duì)人員、時(shí)間等進(jìn)行全面的分配，而且應(yīng)該參照個(gè)性化需求來(lái)對(duì)各種檔案進(jìn)行嚴(yán)格的篩選。此外，信息化的檔案調(diào)用系統(tǒng)可滿足人們的多元化需求，使工作人員參照客戶端的權(quán)限來(lái)構(gòu)建個(gè)性化的電子檔案查閱使用服務(wù)，通過(guò)遠(yuǎn)程的方式，人們還能全面了解檔案資料中的細(xì)節(jié)[2]。如工作人員在進(jìn)行技能型人事檔案管理時(shí)，可借助大數(shù)據(jù)手段來(lái)快速查詢員工的簡(jiǎn)歷，隨后將員工安排于合適的工作崗位中，使每名人員全面彰顯自身的個(gè)人能力。

1.3 保障檔案數(shù)據(jù)的安全性

為保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，管理人員可使部分?jǐn)?shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)接，以免存在外泄的風(fēng)險(xiǎn)。為此，管理人員應(yīng)該形成保密涉密數(shù)據(jù)的思想意識(shí)，對(duì)各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的保護(hù)，還應(yīng)該加大系統(tǒng)安全建設(shè)力度，否則數(shù)據(jù)可能受到黑客的入侵[3]。如果部分檔案已經(jīng)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，工作人員應(yīng)該進(jìn)行精細(xì)化管理，如借助區(qū)塊鏈技術(shù)來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，以此來(lái)保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。最終，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式已經(jīng)變成豐富檔案信息的重要工具，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，工作人員可全面保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免單位產(chǎn)生嚴(yán)重的數(shù)據(jù)信息泄露事件。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化發(fā)展進(jìn)程過(guò)于緩慢

雖然眾多事業(yè)單位已經(jīng)加大信息化檔案管理力度，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化手段來(lái)逐步提升管理水平，但是部分事業(yè)單位的檔案信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢，由于管理者沒(méi)有意識(shí)到檔案業(yè)務(wù)的重要性，認(rèn)為整合檔案并非事業(yè)單位的主要工作內(nèi)容。加之事業(yè)單位缺乏充足的發(fā)展資金與較多高素質(zhì)的專業(yè)人才，導(dǎo)致單位無(wú)法創(chuàng)建優(yōu)良的信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案信息化發(fā)展進(jìn)程十分緩慢?；蛘邫n案管理系統(tǒng)中的信息不吻合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，造成每個(gè)部門中的檔案管理信息可能出現(xiàn)不同步的情況，長(zhǎng)此以往，不利于單位實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的目標(biāo)。事業(yè)單位也沒(méi)有對(duì)檔案資源進(jìn)行充分的開發(fā)，或者建立專門的數(shù)據(jù)資料庫(kù)，導(dǎo)致檔案資料管理水平在持續(xù)下降[4]。最終，管理者無(wú)法對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)，檔案資源無(wú)法與社會(huì)資源進(jìn)行充分的共享。

2.2 沒(méi)有合理運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)

事業(yè)單位沒(méi)有合理運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，將更多精力投入于原始檔案數(shù)據(jù)的收集與檔案本身的分類存儲(chǔ)中，隨著該現(xiàn)象的不斷加劇，可能會(huì)縮小事業(yè)單位的影響力。伴隨社會(huì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)變成數(shù)據(jù)處理中的核心性內(nèi)容，當(dāng)管理者對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的通讀時(shí)，既能詳細(xì)了解行業(yè)發(fā)展的具體情況，又能了解國(guó)家與社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。但是事業(yè)單位未認(rèn)識(shí)到檔案管理在單位發(fā)展中的作用，始終將檔案放置于檔案室中，運(yùn)用更多的人力財(cái)力來(lái)處理其他工作，該現(xiàn)象不僅會(huì)降低管理水平，而且還會(huì)浪費(fèi)不必要的資源。

2.3 缺乏專業(yè)化的管理人才

事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中需要許多專業(yè)化的管理人才，然而許多人員缺乏豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生許多問(wèn)題。另外，管理人員沒(méi)有充分運(yùn)用檔案信息化系統(tǒng)，更沒(méi)有增強(qiáng)各種檔案資源間的關(guān)聯(lián)性，造成業(yè)務(wù)部門與管理部門間的溝通效率在逐漸降低。上級(jí)主管部門也未加大對(duì)檔案管理工作的扶持力度，造成檔案管理模式不符合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展進(jìn)程[5]。目前，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員面臨十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但是許多檔案管理人員缺乏優(yōu)良的思想意識(shí)，沒(méi)有掌握更多的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，也沒(méi)有及時(shí)更新與維護(hù)信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案管理工作中存在許多安全隱患。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下完善事業(yè)單位檔案管理的具體措施

3.1 加大檔案信息化建設(shè)力度

事業(yè)單位需加大檔案信息化建設(shè)力度，針對(duì)當(dāng)前管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，制定科學(xué)化的管理制度，使信息化體系架構(gòu)促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步開展。管理者也應(yīng)全面了解各種檔案信息的基本特點(diǎn)，使管理部門與業(yè)務(wù)部門間進(jìn)行全面的溝通，避免產(chǎn)生溝通不暢的情況。管理人員還應(yīng)加大扶持力度，持續(xù)彰顯互聯(lián)網(wǎng)的重要意義，構(gòu)建信息化的檔案管理模式，并對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行充分的歸類，以此來(lái)不斷優(yōu)化信息資源庫(kù)中的內(nèi)容，為單位提供優(yōu)良的檔案信息資源服務(wù)[6]。通過(guò)信息化技術(shù)手段，單位還可將本單位中的檔案信息資源庫(kù)與相關(guān)單位進(jìn)行對(duì)接，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息共享的目標(biāo)。管理人員還需全面運(yùn)用各種新媒體方式來(lái)開展檔案信息管理活動(dòng)，以此來(lái)對(duì)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的分析，并全面把控檔案管理中的細(xì)節(jié)內(nèi)容，否則可能出現(xiàn)檔案遺失的情況。最終，事業(yè)單位會(huì)充分了解行業(yè)發(fā)展情況，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)搜索引擎，使檔案管理效率得到顯著提升。

3.2 科學(xué)運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)

單位應(yīng)該運(yùn)用各種現(xiàn)代檔案業(yè)務(wù)管理技術(shù)來(lái)管理檔案數(shù)據(jù)，如可運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的保護(hù)，或者運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)來(lái)對(duì)各種檔案進(jìn)行分類，并保存多個(gè)鏡像備份，即使一些檔案系統(tǒng)的主機(jī)宕機(jī)，系統(tǒng)也能在其他檔案系統(tǒng)主機(jī)上恢復(fù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，確保各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)得到全面的保護(hù)。管理人員還可參照檔案業(yè)務(wù)訪問(wèn)流量的大小來(lái)進(jìn)行自動(dòng)化擴(kuò)容，并不斷優(yōu)化信息環(huán)境，基于運(yùn)行環(huán)境、規(guī)章制度等角度來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的管理。管理者也應(yīng)創(chuàng)建優(yōu)良的內(nèi)部管理體系，對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并不斷強(qiáng)化信息系統(tǒng)的安全水平，當(dāng)產(chǎn)生潛在性的漏洞時(shí)，應(yīng)提前制定預(yù)見性的解決策略。另外，工作人員應(yīng)該知曉計(jì)算機(jī)病毒的變化情況，推出各種病毒防控措施，為使事業(yè)單位檔案管理方式得到優(yōu)化，管理者也應(yīng)不斷運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)影像檔案資料進(jìn)行管理，隨后建立優(yōu)質(zhì)的檔案資料庫(kù)。管理人員需運(yùn)用防火墻技術(shù)來(lái)對(duì)各種檔案信息進(jìn)行加密保護(hù)，否則一些數(shù)據(jù)信息可能受到黑客的攻擊，還應(yīng)該對(duì)各種檔案進(jìn)行備份，使一系列的檔案資源得到充分保護(hù)，否則可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。最終，當(dāng)工作人員科學(xué)運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)時(shí)，檔案信息中的各種數(shù)據(jù)將能得到切實(shí)保護(hù)。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才

事業(yè)單位應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才，不斷對(duì)人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，使工作人員擁有優(yōu)良的思想道德素質(zhì)，還應(yīng)加大培訓(xùn)力度，使工作人員掌握更多的理論知識(shí)，擁有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，單位也應(yīng)該尊重人才，逐步提高工作人員的薪酬待遇水平，使其產(chǎn)生強(qiáng)大的工作熱情。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，投身于培訓(xùn)工作中，向工作人員講述新媒體運(yùn)營(yíng)、信息安全等相關(guān)知識(shí)，使其將各種技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。單位也應(yīng)加大獎(jiǎng)勵(lì)力度，當(dāng)人員取得優(yōu)良的工作表現(xiàn)時(shí)，便能獲得一定程度的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)。此外，事業(yè)單位應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，全面了解當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，詳細(xì)劃分每名人員的基本工作職責(zé)，使其充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化手段來(lái)完成各項(xiàng)檔案管理工作。事業(yè)單位在招聘人才時(shí)，還需加大考核力度，確保人員擁有優(yōu)良的檔案管理能力，可充分運(yùn)用數(shù)字化方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。每經(jīng)過(guò)一段時(shí)期，管理人員也應(yīng)該組織數(shù)字化檔案培訓(xùn)工作，使工作人員了解更多的數(shù)字化檔案管理知識(shí)。

4 結(jié)論

總之，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步開展，為此，單位應(yīng)該加大信息化體系建設(shè)力度，創(chuàng)建優(yōu)良的信息化管理模式，在優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，還能增強(qiáng)事業(yè)單位的綜合實(shí)力。最終，事業(yè)單位會(huì)參照網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)創(chuàng)新原有的檔案管理方式，使各種檔案信息資源充分發(fā)揮自身的價(jià)值。