對(duì)于農(nóng)村居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的探究

張 梅

（鄒城市人民政府千泉街道辦事處，山東 濟(jì)寧 273500）

隨著我國(guó)信息化的快速發(fā)展和農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)的不斷增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)的數(shù)量和覆蓋率不斷擴(kuò)大。因此，建立和完善養(yǎng)老保險(xiǎn)管理檔案迫在眉睫，這也是社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的必由之路。

1 農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

農(nóng)村人口占全國(guó)人口的很大一部分，農(nóng)村的發(fā)展也直接決定著社會(huì)的發(fā)展和穩(wěn)定。最近，我們正在推動(dòng)農(nóng)村社會(huì)保障項(xiàng)目，在農(nóng)民養(yǎng)老保險(xiǎn)的過(guò)程中，需要通過(guò)為已經(jīng)投保的農(nóng)民設(shè)立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，有效保護(hù)農(nóng)民的合法權(quán)益，是農(nóng)民的主要服務(wù)對(duì)象，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)來(lái)源廣泛，內(nèi)容復(fù)雜，由于其服務(wù)對(duì)象的特殊性，也使得農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的來(lái)源廣泛、內(nèi)容非常復(fù)雜，這也使得農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理更加困難，尤其是在當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)期，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理更加復(fù)雜，參保人員更加復(fù)雜，因此有必要加強(qiáng)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。農(nóng)民是農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)的主要參與者，流動(dòng)性強(qiáng)，因此，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案不可避免地受到當(dāng)前農(nóng)民流動(dòng)性的影響。因此，在構(gòu)建農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案時(shí)，需要進(jìn)一步完善檔案記錄，為以后的工作提供更多便利。

2 加強(qiáng)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

對(duì)于農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理，實(shí)際上是一項(xiàng)國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施管理工作，主要是通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化等多媒體技術(shù)和現(xiàn)代社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)。由于農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)的不斷發(fā)展，不同鄰里之間的相互交叉涉及農(nóng)民的切身利益，因此加強(qiáng)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理非常重要，有利于維護(hù)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的便捷和全面運(yùn)行；同時(shí)，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案與電子信息相結(jié)合，有利于人們隨時(shí)隨地在互聯(lián)網(wǎng)上查詢和收集信息。此外，采用高效的檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)的檔案管理措施，有利于提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，簡(jiǎn)化復(fù)雜的工作流程，方便群眾，有利于對(duì)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的全面監(jiān)督，穩(wěn)定社會(huì)和諧發(fā)展。

3 農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理缺乏規(guī)范性

其實(shí)，大部分地區(qū)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)沒(méi)有想象中的高。由于受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)條件和發(fā)展前景的影響，保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范的檔案管理流程，管理?xiàng)l件落后，都是制約農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化發(fā)展的障礙。也會(huì)讓養(yǎng)老保險(xiǎn)制度無(wú)法進(jìn)行下去。

3.2 資金不足是農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的瓶頸

農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的資金問(wèn)題是一個(gè)瓶頸，通過(guò)提取3%的管理費(fèi)作為財(cái)政資源，難以維持機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)作。由于沒(méi)有相應(yīng)的保障基金，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理在硬件和軟件上都不能滿足現(xiàn)代農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案發(fā)展的需要，影響了農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)的有效實(shí)施。

3.3 落后的文件管理手段

由于辦理?xiàng)l件具有一定的局限性，很多保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)沒(méi)有固定的專用檔案室，被保險(xiǎn)人的檔案隨機(jī)存放，單獨(dú)存放在單獨(dú)的房間內(nèi)。一些材料散落在個(gè)人手上。員工搬家時(shí)，會(huì)丟失一些檔案材料。有的有檔案館，但沒(méi)有對(duì)各類檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案庫(kù)只保存文件和檔案，其余的業(yè)務(wù)信息存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)單元中。一些部門實(shí)行了檔案計(jì)算機(jī)化管理，但由于軟件、硬件和人員的結(jié)合不力，有的部門缺乏相應(yīng)的軟件和專門的人員，有的部門仍然使用落后的手工作業(yè)和落后的管理方法。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)較低

基層農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員中很大一部分是兼職或?qū)Ｂ殭n案管理人員。他們沒(méi)有系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代檔案管理技能，檔案管理手段和方法落后，不能保證檔案業(yè)務(wù)的質(zhì)量。

3.5 文件服務(wù)功能弱化

長(zhǎng)期以來(lái)，在新農(nóng)保檔案的管理和使用中，“重存輕用”的情況比較常見(jiàn)，大部分檔案管理部門雖然在檔案的分類保存上加大了力度，但對(duì)檔案的審查和利用不夠重視，未能及時(shí)有效地對(duì)檔案進(jìn)行分類匯總，降低了檔案的有效性，另外，獲取存檔信息不順暢，被保險(xiǎn)人無(wú)法及時(shí)查詢和檢索自己的檔案，檔案信息資源無(wú)法充分共享。

3.6 養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化有待加強(qiáng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案已不能滿足當(dāng)前農(nóng)村發(fā)展的需要。分類的麻煩和信息更新的困難都給養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理帶來(lái)不便。此外，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息的透明度和科學(xué)性較低，存在很多違反養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定的行為。我們要經(jīng)常檢查養(yǎng)老保險(xiǎn)活動(dòng)是否符合財(cái)經(jīng)紀(jì)律，檔案資料是否存在舞弊和違法違規(guī)行為。

4 加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的措施

4.1 提高檔案管理意識(shí)與業(yè)務(wù)素質(zhì)

農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)性直接關(guān)系到檔案管理水平，因此，要妥善管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，就需要加強(qiáng)人員隊(duì)伍的構(gòu)成，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，實(shí)施管理勞動(dòng)力戰(zhàn)略，從根本上降低養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)。二是嚴(yán)格落實(shí)職工社會(huì)繳費(fèi)保險(xiǎn)檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制。其中，在遴選村級(jí)聯(lián)絡(luò)員時(shí)，優(yōu)先考慮村委會(huì)的民主推薦，以便村社保辦進(jìn)行全面調(diào)查，公開(kāi)遴選新養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理員。選拔人員必須符合青年、知識(shí)型、專業(yè)化要求，從根本上提高新型農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)水平。

4.2 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，注重規(guī)范

確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性、完整性、系統(tǒng)性和正確性，確保檔案質(zhì)量符合國(guó)家規(guī)定的要求，為養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化奠定良好基礎(chǔ)。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，一種養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案運(yùn)作，要與農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)發(fā)展同步，符合高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)的要求。為便于管理，根據(jù)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容，在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案一級(jí)分類下，分為四類（保險(xiǎn)、繳費(fèi)、注銷、繳費(fèi)登記）。在每個(gè)二級(jí)分類中，文件的序號(hào)按照保留期限統(tǒng)一排列，其次，需要統(tǒng)一申請(qǐng)，每年對(duì)上一年度鄉(xiāng)、區(qū)農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)部門創(chuàng)建的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中匯總，確保業(yè)務(wù)檔案及時(shí)報(bào)送，還有，統(tǒng)一綜合標(biāo)準(zhǔn)，使各種表格、票據(jù)、憑證、卡片等資料收集齊全，合理編目，規(guī)范裝訂，檢索工具齊全。

4.3 創(chuàng)新管理模式

傳統(tǒng)的管理模式主要是根據(jù)單位和部門的工作需要進(jìn)行收集整理，同時(shí)誰(shuí)處理誰(shuí)保管。這些都使得養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案利用率不高。將本應(yīng)屬于被保險(xiǎn)人的保險(xiǎn)信息和業(yè)務(wù)資料上架，或者以找不到為由推諉搪塞，有悖經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)理念，也給相關(guān)部門和被保險(xiǎn)人帶來(lái)不必要的麻煩。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理應(yīng)該是一種開(kāi)放的管理模式，其目的應(yīng)該是為被保險(xiǎn)人和社會(huì)服務(wù)。因此，業(yè)務(wù)檔案規(guī)范整理后，檢索技術(shù)應(yīng)逐步完善。按照規(guī)范建立檔案，繪制業(yè)務(wù)檔案保管示意圖，編制檔案目錄和保管室檔案專用目錄，配備適用的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)所有檔案的計(jì)算機(jī)檢索。

4.4 加大投入，有機(jī)結(jié)合

在檔案館建設(shè)過(guò)程中，人才短缺已成為檔案館建設(shè)發(fā)展的瓶頸，尤其是缺乏復(fù)合型管理人才和發(fā)展所需的技術(shù)人才。相應(yīng)地增加人力、物力、財(cái)力的投入，完善相應(yīng)的硬件設(shè)施配置，相應(yīng)的空調(diào)設(shè)備、除濕設(shè)備、消防設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施到位。它將軟件、硬件和人有機(jī)地結(jié)合在一起，有效地利用了計(jì)算機(jī)等。信息設(shè)備存儲(chǔ)檔案信息，方便人們查找和閱讀，充分利用檔案信息，提高相關(guān)檔案管理的綜合效率。

4.5 提高對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)

農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理有利于我國(guó)社會(huì)保障的順利推進(jìn)和社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建。檔案管理水平將直接影響城鄉(xiāng)居民的切身利益。因此，應(yīng)努力提高對(duì)農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的認(rèn)識(shí)和重視，認(rèn)識(shí)檔案管理的意義，樹(shù)立責(zé)任感。農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理應(yīng)納入政府日常管理，由專門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)檔案管理。

4.6 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前，大部分農(nóng)村保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還比較低，無(wú)法完全符合當(dāng)前檔案管理發(fā)展的需要。我們應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的職業(yè)培訓(xùn)，大力加強(qiáng)理論知識(shí)和專業(yè)水平建設(shè)，規(guī)范相關(guān)管理制度，合理規(guī)范各部門工作，實(shí)現(xiàn)農(nóng)村社會(huì)繳費(fèi)保險(xiǎn)的規(guī)范化。

4.7 加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)備案信息資源共享與融合

在養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理過(guò)程中，管理者必須根據(jù)各地區(qū)的實(shí)際情況，采用高水平的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，堅(jiān)持以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的動(dòng)態(tài)管理模式，補(bǔ)充電子文件管理，從根本上防止檔案管理數(shù)據(jù)形成、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中的重復(fù)修改和丟失，同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況制定完善的檔案管理系統(tǒng)，逐步構(gòu)建養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理、辦公備案、對(duì)外查詢服務(wù)為一體的管理平臺(tái)，全面實(shí)現(xiàn)共享融合，完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源。

5 結(jié)論

可見(jiàn)，在管理農(nóng)村居民意外傷害保險(xiǎn)檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律程序，確保檔案信息收集和管理的公平性和層次性，并進(jìn)行跟蹤檢查，實(shí)現(xiàn)捐贈(zèng)保險(xiǎn)的規(guī)范化管理，保護(hù)農(nóng)村居民的合法權(quán)益。