新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的思考

孟曉宏

（河北省張家口市婦幼保健院，河北 張家口 075000）

1 新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 醫(yī)院檔案管理體制落后

在現(xiàn)有的管理模式下，缺乏完善的檔案管理制度。但是，現(xiàn)階段許多醫(yī)院還沒有創(chuàng)建科學的、完善的檔案管理制度，檔案管理還存在資源缺乏連貫性，管理不夠細致、檔案管理分散等問題，致使檔案無法發(fā)揮其作用。在醫(yī)院日常的經(jīng)營管理過程中，醫(yī)療檔案比較繁多，如果不能做好檔案管理工作，會導致各部門配合問題，由于質量問題影響存在安全隱患，導致管理不達標。構建醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡，通過簡化搜索分析流程，醫(yī)院發(fā)展中沒有充分利用信息化技術，大部分醫(yī)院檔案管理，利用傳統(tǒng)工作模式，不能夠有效地解決檔案管理存在的問題。

1.2 檔案管理工作過于傳統(tǒng)，沒有創(chuàng)新意識

醫(yī)院檔案管理工作人員應加強專業(yè)知識的培訓，不斷提升檔案管理技能水平，在現(xiàn)有基礎上積極創(chuàng)新，但就目前的醫(yī)院檔案管理來看，管檔人員缺乏專業(yè)性，使其在新形勢下，醫(yī)院方面沒有認識到檔案管理工作中存在的不足，醫(yī)院檔案管理中存在問題工作人員不能及時解決，還有一些工作人員根據(jù)個人經(jīng)驗處理問題，導致日常檔案管理創(chuàng)新意識缺乏，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新。

1.3 未擁有專業(yè)化的檔案管理手段

很多醫(yī)院適應當前社會發(fā)展，進行醫(yī)療手段改革，在現(xiàn)有的基礎上聘請專業(yè)的醫(yī)務人員、加大投入力度購買先進的醫(yī)療器械，但是卻忽視了積極引入先進的管理技術，導致檔案管理工作發(fā)展比較落后，使醫(yī)院整體發(fā)展水平不能向前推進。還有些醫(yī)院嘗試利用現(xiàn)代科技手段強化醫(yī)院檔案管理，但是在具體應用過程中，檔案管理工作者并沒有運用專業(yè)的管理知識，導致各項新技術手段在醫(yī)院檔案管理工作中流于形式，不僅影響了檔案管理工作的日常工作效率，而且還影響醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展。

1.4 不夠重視檔案的管理

目前很多醫(yī)院發(fā)展與管理的重心都是在臨床一線，對于檔案的管理，做不到足夠的重視，也沒有意識到檔案管理的重要性，無論是檔案管理的硬件和軟件設施都不夠到位，做不到檔案資料的合理利用。同時，醫(yī)院的工作人員多為醫(yī)護人員，他們一般會認為檔案管理是應由專職的人員去管理的，從而缺少了檔案歸檔管理的責任心。所以，臨床工作中所形成的檔案沒有辦法做到完整的歸檔與保存，加之對檔案的管理工作不夠重視，所以致使檔案中的數(shù)據(jù)無法對日后的醫(yī)教研以及醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮本身的作用。

1.5 醫(yī)院意識不到檔案信息中的風險

醫(yī)院的檔案中記錄的是病人的病例資料，其中不缺乏一些病人較為隱私的資料，還有一些醫(yī)院研究和醫(yī)學科學項目的研究成果。所以，在對檔案進行保管時，應特別注意檔案的安全存放，另外，在這個大數(shù)據(jù)信息時代，信息本身的交流有所增加，這樣雖然有助于各個醫(yī)院信息的交流，促進醫(yī)院的共同發(fā)展，為我國醫(yī)學的進步起到帶動作用。但是，需要注意的是，大數(shù)據(jù)信息時代，既方便了信息的交流，同時也增加了信息數(shù)據(jù)泄露的風險性，醫(yī)院對于檔案的管理也沒有過高的安全重視，所以，檔案的泄露是醫(yī)院檔案管理值得重視的一個問題。如果檔案泄露，病人的隱私信息落到一些不法分子手中，那無論是對病人還是對醫(yī)院都是一種損失，醫(yī)院會逐漸失去病人對其的信任，對于醫(yī)院的研究數(shù)據(jù)，如果信息泄露，被人惡意竊取其所研究的數(shù)據(jù)，這對醫(yī)院來說，損失是無法估量的，想要讓醫(yī)院對檔案有一個規(guī)范的管理，就要首先讓醫(yī)院意識到，檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要性。

2 新形勢加強醫(yī)院檔案管理工作的措施

2.1 逐步的完善檔案管理機制

先進的管理模式需要完善的管理規(guī)則來執(zhí)行，醫(yī)院檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)是建立健全的檔案管理機制，從而達到檔案管理的規(guī)范化和有序化。為了能夠更好地適應新形勢的發(fā)展需要，滿足現(xiàn)代化社會對醫(yī)院檔案管理提出的要求，需要對檔案管理工作的機制進行科學化的規(guī)范，并且強調管理人員的責任，使他們嚴格的規(guī)范自身的行為。在制定檔案管理制度的過程中要統(tǒng)籌安排，協(xié)調各方利益，按實際需求與現(xiàn)實可能性制定嚴謹?shù)尼t(yī)院檔案管理制度。第一，檔案管理制度要對檔案管理工作做出明確分工，制定檔案管理的具體工作細則。第二，參照相關的工作法規(guī)，制定科學合理、規(guī)范化的管理制度，從體系化的角度認知檔案管理工作的重要性。第三，嚴格按照規(guī)范制度完成標準化的管理模式，并有針對性的總結檔案管理，檔案數(shù)據(jù)分析，檔案整理，檔案保存及使用的一系列細則，形成違規(guī)操作的評價機制。此外，醫(yī)院應該適當?shù)慕⑵皙剳椭贫?，通過合理的獎懲與考核機制監(jiān)督管理人員的行為，對醫(yī)院內部的檔案管理工作者實行定期的考核與評價，根據(jù)其日常的表現(xiàn)，適當?shù)慕o予優(yōu)秀人員鼓勵，并且嚴懲消極怠慢的工作人員，及時督促管理人員的進步與發(fā)展。

2.2 利用信息技術實現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新

在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實，作為新時代的檔案管理者必須具備超前的意識，要熟練掌握計算機應用的基本知識，學會運用信息技術開展醫(yī)院各類檔案文件管理，這對檔案工作人員而言是一種機遇，也是一種考驗。有部分醫(yī)院開始嘗試著運用現(xiàn)代化信息技術手段展開醫(yī)院的檔案管理工作，但是因為檔案管理工作者并沒有及時學習相關知識領域，使其難以科學地運用，這樣會導致工作效率的低下，阻礙了醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。首先，檔案管理人員需要充分利用網(wǎng)絡信息技術，積極地為病歷檔案等檔案文件管理創(chuàng)造條件，在有限的空間內提高醫(yī)院檔案管理質量，從而達到檔案科學化、規(guī)范化的管理要求。然后，采用現(xiàn)代化的檔案管理技術，降低醫(yī)院檔案管理的財力、物力以及人力等成本。其次，醫(yī)院要在加強對檔案資料大數(shù)據(jù)的積累，多搜集各個醫(yī)院對檔案管理的有效信息，在實踐中逐步發(fā)現(xiàn)自身適合的方式，并且以大數(shù)據(jù)的形式存在這個建檔的系統(tǒng)之內。同時，分析醫(yī)院對檔案文件收集、整理、保存工作重點數(shù)據(jù)，以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)出各類方式的優(yōu)勢和功能，最終滿足對市場的總體需求。根據(jù)這些實際情況，對比傳統(tǒng)的檔案管理方式，為醫(yī)院檔案管理提供更多，更好的解決方案。

2.3 加強對檔案管理人員能力的考察

在信息化時代高速發(fā)展的今天，人才的培養(yǎng)至關重要，人才的培養(yǎng)能夠為醫(yī)院各個方面發(fā)展提供一定的資源優(yōu)勢。這就要求醫(yī)院工作者遵循一定的工作理念，貫徹新時代的政策實施，進一步提升醫(yī)院檔案管理的質量和水平。在對檔案文件管理方面也要不斷創(chuàng)新發(fā)展，促進每位檔案管理人員對管理模式的創(chuàng)新和應用。建議醫(yī)院應該根據(jù)自身的實際狀況和檔案管理崗位技能需求，制定科學、合理以及可行的人才培養(yǎng)計劃，采用繼續(xù)教育以及專業(yè)培訓等方式，提高檔案管理工作人員的技能水平和專業(yè)素質，創(chuàng)建合理的人才選聘制度、考核制度以及晉升制度等，于此之外，對檔案管理人員的專業(yè)知識和能力水平進行不同程度的檢測，這樣才能充分地調動檔案管理工作人員的積極性和主動性不斷地提高其綜合素質水平。醫(yī)院領導層和管理層應重視檔案管理工作，強化管理意識，將檔案管理工作納入醫(yī)院的日?？己酥校扇】茖W有效的措施，及時的將管理工作落實到每一位工作人員的責任中，這樣就能確保檔案管理工作可以充分地發(fā)揮出應有的價值。與此同時，醫(yī)院文件檔案的管理人員需要強大的耐心與細心，每個工作人員都會多多少少都會遇到一些管理問題，在遇到問題時就需要敏銳的思維能力和靈活的應變能力，才能做到臨危不亂，快速做出應變，我們應提倡在檔案管理崗位上兢兢業(yè)業(yè)、對檔案管理作出貢獻的人員給予獎勵。

2.4 健全專業(yè)化檔案管理模式

醫(yī)院檔案工作管理機制需要逐漸向科學化過渡，進而滿足當前社會對醫(yī)院檔案管理提出的新要求，適應當前社會形勢。相關工作人員必須要認清自己的職責，醫(yī)院方面建立相應的制度強化考核，根據(jù)工作人員日常表現(xiàn)進行有效獎懲。在醫(yī)院檔案管理工作中實現(xiàn)專業(yè)化發(fā)展，有效調整檔案管理工作的各項任務，實現(xiàn)檔案管理流程優(yōu)化。在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，通過各項新技術影響醫(yī)院檔案管理，讓醫(yī)院檔案管理工作逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。同時辦案管理工作人員要提升自己的計算機基礎，掌握基本的操作技能，并且要把管理流程明確，利用新技術提升工作效率，使得醫(yī)院的檔案管理逐步專業(yè)化發(fā)展。結合當前國家發(fā)展形勢，保證各項先進措施落實到位，滿足現(xiàn)有條件下對醫(yī)院檔案管理工作的要求，確保醫(yī)院檔案管理工作落實在實踐中，為醫(yī)院發(fā)展打下基礎，促進醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。

2.5 做好檔案的數(shù)據(jù)防護，確保檔案的安全

隨著檔案管理方式的與時俱進，對于檔案管理工作人員的意識，也應做一個專門的培訓。檔案數(shù)字化存檔管理的過程中，其安全性主要是依賴檔案管理人員的意識問題，首先，應讓管理人員了解檔案管理這一工作的重要性，還要告知檔案管理人員檔案泄露會對醫(yī)院所造成的不利影響，只有深刻地認識到自己工作的重要性，才能做好檔案的保密工作。另外，在對檔案進行數(shù)字信息化時，應嚴格的做好移交工作，必須遵守移交手續(xù)，明確相關人員的責任，仔細地檢查檔案原件，以免造成發(fā)生檔案文件丟失、錯亂等情況，保證檔案的準確性。已經(jīng)成功完成數(shù)字信息化的檔案應加強防護，對于需要保密和不需要保密的檔案，應進行嚴格的區(qū)分管理，并按照規(guī)定定期檢查與記錄，確保檔案存放的安全性和保密性。一些重要的檔案資料，應根據(jù)存放系統(tǒng)的安全性進行備份，保證檔案存放的安全性。對于檔案的借閱，應嚴格遵守借閱手續(xù)，核實借閱人的身份信息，明確檔案借閱的用途，防止檔案信息泄露。

3 結語

綜上所述，是本人對新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的全部分析與思考，醫(yī)院檔案管理工作是整體工作的核心，因此需要重視對管檔人員的技能培訓，使他們的工作能力得到提升，并且提高他們的綜合素質，認真地投入到檔案管理工作中，尤其是在具體的實踐中積極探索與創(chuàng)新，勇于跳出傳統(tǒng)管理的框架，突破模式化管理的局限性。醫(yī)院檔案管理還有更大改革創(chuàng)新空間，只有不斷的完善檔案工作機制，才能不斷激發(fā)檔案工作生機與活力，促進醫(yī)院檔案工作的進一步發(fā)展。