新形勢(shì)下做好基層檔案管理工作的策略試析

李麗娟

（曲沃縣檔案館，山西 臨汾 043400）

領(lǐng)導(dǎo)指出：“檔案工作十分重要，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)規(guī)律、延續(xù)歷史以及發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)，都需要以檔案為依托?！睓n案屬于固化信息，并且具有完整性、清晰性以及確定性特點(diǎn)，主要形成于個(gè)人或者組織的以往實(shí)踐中。檔案具有歷史記憶傳承的作用，能夠?qū)θ祟惿鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行最原始記錄，并且體現(xiàn)出前人與今人的智慧結(jié)與晶勞動(dòng)成果。不僅如此，以檔案作為資料支撐，不斷借鑒前人智慧成果，能夠更好地開(kāi)展事物發(fā)展客觀規(guī)律的研究、修史、著書(shū)、立傳以及考古等工作。沒(méi)有檔案我們無(wú)法找到來(lái)時(shí)的路，就像一個(gè)失憶的人，證明不了自己從哪里來(lái)，又何以指引我們到哪里去？然而在基層的日常工作中，管理檔案一直是工作的難點(diǎn)，當(dāng)前基層管理檔案工作普遍處于機(jī)械重復(fù)、效率低下的一種狀態(tài)，這項(xiàng)工作籠統(tǒng)的被理解為簡(jiǎn)單的信息收集和整理，給人以枯燥刻板的印象。如何將刻板、枯燥的而且十分重要工作科學(xué)化、信息化，這是當(dāng)前基層檔案工作必須解決的問(wèn)題。

1 基層檔案管理工作的意義

1.1 為后期管理提供參考依據(jù)

目前基層檔案管理的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)各類檔案資料的整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)、查詢及安全保護(hù)等。檔案管理中所記錄的，不只是職工的各項(xiàng)信息，還有基層單位在發(fā)展過(guò)程中所取得的成就、對(duì)各項(xiàng)工作的總結(jié)分析以及單位的發(fā)展歷程，是集中管理的重要體現(xiàn)。單位在后期管理過(guò)程中不僅可以參考檔案信息，通過(guò)對(duì)信息資料查詢熟知單位過(guò)往，找到之前的相同案例有效地處理問(wèn)題；還可以對(duì)信息資料加以利用，通過(guò)對(duì)人員檔案的系統(tǒng)分析，實(shí)現(xiàn)單位人力資源的優(yōu)化配置。檔案管理對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，所以基層必須做好檔案管理工作。

1.2 有助于基層整體工作發(fā)展

檔案管理是基層管理工作的重要組成部分，并不只是簡(jiǎn)單記錄職工信息的資料，還是單位發(fā)展的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。高效的檔案管理方式是單位管理能力的重要表現(xiàn)之一，科學(xué)、合理開(kāi)展檔案管理工作可使領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)單位運(yùn)行狀況進(jìn)行充分了解，有助于領(lǐng)導(dǎo)層做出的決策更加正確。因此，只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，才能促進(jìn)檔案管理向著規(guī)范化方向發(fā)展。除此之外，加強(qiáng)檔案管理工作，從管理理念和工作方式上進(jìn)行創(chuàng)新，順應(yīng)新時(shí)代探索新的管理途徑，高效反映本單位情況，既有助于社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展，也能夠提升單位的綜合實(shí)力，有助于基層檔案管理工作發(fā)展。

2 新形勢(shì)下基層檔案管理工作的問(wèn)題探析

2.1 基層檔案管理的制度不夠科學(xué)完善

科學(xué)良好的檔案管理工作，需要以完善的制度作支撐，只有這樣，基層檔案管理發(fā)展才能有所依靠。然而通過(guò)具體情況分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)很多基層單位并沒(méi)有制定完善、健全、科學(xué)的檔案管理制度，其主要原因在于對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理部門開(kāi)展具體工作時(shí)，沒(méi)有明確的制度規(guī)范對(duì)其進(jìn)行約束，因此，在收集與處理各種檔案信息時(shí)，難以按照統(tǒng)一、科學(xué)的模式進(jìn)行操作。長(zhǎng)此以往，檔案管理工作愈加混亂，進(jìn)而對(duì)檔案的保管與利用造成阻礙。

2.2 重視程度不足

針對(duì)基層檔案管理工作來(lái)說(shuō)，普遍存在不重視管理的情況，在這種情況下，相關(guān)工作人員態(tài)度較為消極，其工作質(zhì)量和效率都會(huì)受到影響。根據(jù)當(dāng)前基層檔案管理工作情況來(lái)看，雖然從業(yè)人員綜合素質(zhì)都較以往有了很大提升，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化的工作，檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)技能，然而現(xiàn)階段基層的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士，缺乏專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，而基層單位本身也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)考核體系，進(jìn)而不利于其專業(yè)素養(yǎng)提升。此外，由于檔案管理工作被長(zhǎng)時(shí)間忽略，因此，檔案管理人員喪失工作積極性，沒(méi)有自主學(xué)習(xí)意識(shí)，在工作當(dāng)中往往應(yīng)付了事。

2.4 信息化建設(shè)滯后

目前，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)，信息化手段的應(yīng)用有力地推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，要提升檔案管理水平與效率，信息化建設(shè)勢(shì)在必行。然而從當(dāng)前基層檔案管理的實(shí)際情況看，信息化建設(shè)普遍滯后，投入不足，缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，并且檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發(fā)揮信息化設(shè)施的作用。

3 新形勢(shì)下做好基層檔案管理工作的策略

3.1 使檔案管理的制度切實(shí)得到優(yōu)化

全面優(yōu)化當(dāng)前階段檔案管理工作，需要調(diào)整檔案管理制度，使當(dāng)前管理制度更加科學(xué)化、合理化，確保后續(xù)檔案管理工作順利開(kāi)展。不僅如此，設(shè)置內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分充實(shí)檔案管理部門的獨(dú)立性，并為其提供充足的資源保障。在檔案資料的整理、構(gòu)成以及歸檔等相關(guān)環(huán)節(jié)，應(yīng)將各崗位工作職責(zé)落實(shí)到位，同時(shí)采用科學(xué)的考核機(jī)制，建立一個(gè)圍繞基層檔案建設(shè)為核心的檔案管理體系。而科學(xué)化的提升檔案管理制度的水平，需要有關(guān)技術(shù)人員切實(shí)從各個(gè)方面，展開(kāi)較為深層次的研究，確保所制定出來(lái)的制度在實(shí)際管理工作中有較強(qiáng)的操控性，進(jìn)而為基層檔案工作的開(kāi)展奠定科學(xué)化的流程。

3.2 完善管理理念，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

在新時(shí)期基層檔案管理工作，要結(jié)合全新的技術(shù)手段，進(jìn)一步完善管理理念，將各種全新的管理模式融入到其中，進(jìn)而保證檔案管理工作更加有效地實(shí)施。其一，大數(shù)據(jù)背景下，在檔案管理模式方面，其發(fā)展方向更加現(xiàn)代化、智能化以及自動(dòng)化。基于此檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不僅需要提升自身知識(shí)文化水平，還應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念。將傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)勢(shì)與創(chuàng)新管理方式相結(jié)合，通過(guò)各種全新技術(shù)的有效應(yīng)用，保證工作更加高效地開(kāi)展。其二，使檔案的作用凸顯出來(lái)，通過(guò)改善服務(wù)模式，建立健全全方位的服務(wù)體系，確保重要信息安全，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)檔案的公開(kāi)性進(jìn)行逐步擴(kuò)大，以此保證社會(huì)大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關(guān)資源，從中獲取更多的有用知識(shí)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

首先，行政及事業(yè)單位負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，充分了解檔案管理的優(yōu)勢(shì)所在，深刻體會(huì)其中內(nèi)涵，合理地對(duì)檔案部門工作職位進(jìn)行配置，對(duì)檔案資源配置進(jìn)行有效優(yōu)化，確保管理工作順利開(kāi)展。只有基層領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，才能促使基層單位自上而下對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視。其次，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及工作人員要重視本職工作，摒棄得過(guò)且過(guò)、敷衍了事的心態(tài)，保持積極的工作態(tài)度。要正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，并落實(shí)在實(shí)際工作中，全面提升檔案管理水平。

3.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作較為復(fù)雜，并且專業(yè)性以及綜合性較強(qiáng)。因此，工作人員需要具備較高的素質(zhì)，不只是較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)還需要良好的道德素養(yǎng)。由于檔案管理人員素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作水平，因此單位必須注重對(duì)人員的培養(yǎng)。第一，要選用專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，加強(qiáng)人員的穩(wěn)定性，防治管理人員變動(dòng)過(guò)于頻繁。第二，需要定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，使其通過(guò)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)。此外，還應(yīng)以考核形式，對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)行評(píng)估，進(jìn)而提高其道德品質(zhì)和工作能力，更好地做好本職工作。

3.5 強(qiáng)化技術(shù)保障

提升檔案管理水平，需要充分認(rèn)識(shí)到信息化手段應(yīng)用的重要作用，基層單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)作頭等大事推進(jìn)，給予充足的人力物力保障。檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)在于不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，同時(shí)也能簡(jiǎn)化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，節(jié)省人力物力，也便于查閱檔案資料。首先，基層單位要完善檔案信息化設(shè)施，購(gòu)置必要的軟件設(shè)施，從而為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。其次，基層檔案室要建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，收錄數(shù)字化檔案，這樣更加便于保管、調(diào)閱、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。最后，基層單位要培養(yǎng)信息化專業(yè)人才，以充分發(fā)揮各項(xiàng)信息化設(shè)施的作用，同時(shí)要注重相關(guān)操作技能的培訓(xùn)，確?？梢允炀毑僮?。

3.6 切實(shí)的優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

行政及事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)為將專業(yè)化較強(qiáng)的閱覽室提供給檔案管理部門，與此同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案室內(nèi)部進(jìn)行規(guī)定，使其保持整潔、干凈的衛(wèi)生狀態(tài)，將各類器具與設(shè)備安裝其中。不僅如此，還應(yīng)完善配套防火防盜、防水等措施。由于檔案室不可受長(zhǎng)時(shí)間日光直射，因此，需要采用人工照明方式，并科學(xué)選擇防爆，最大程度上防止發(fā)生火災(zāi)隱患事故。值得注意的是，相關(guān)人員還需要不斷對(duì)檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)等進(jìn)行調(diào)整，并且在日常檔案管理工作中，還需要確保檔案庫(kù)房溫度在合理范圍之內(nèi)，其中以14攝氏度至24攝氏度為宜，而濕度需要控制在0.45-0.60之間，通過(guò)在室內(nèi)安裝濕度測(cè)量?jī)x器，能夠及時(shí)掌握濕度變化情況，并且展開(kāi)科學(xué)化的調(diào)節(jié)，注重基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，才能確保檔案管理工作開(kāi)展的前提基礎(chǔ)得到全面化的保障。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，基層單位必須要高度重視檔案管理作用，制定符合單位發(fā)展的檔案管理體系，明確檔案管理工作切入點(diǎn)，面對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，加強(qiáng)檔案管理者培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)，引入信息化技術(shù)，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理工作向著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展，進(jìn)而為單位發(fā)展提供保障與支持?；诖耍瑱n案工作者們應(yīng)對(duì)檔案事業(yè)忠誠(chéng)，遵守相關(guān)法律法規(guī)，提高加強(qiáng)檔案管理水平，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)維護(hù)檔案安全，進(jìn)而將檔案工作記載歷史、傳承文明以及服務(wù)未來(lái)的作用發(fā)揮到最大，促進(jìn)國(guó)家繁榮昌盛。