淺談電子檔案的利用意義與原則

麥潔瑜

（廣州市建設(shè)工程拆遷有限公司，廣東 廣州 510000）

2021年1月1日，《中華人民共和國檔案法》正式施行，對(duì)比1987年頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》，內(nèi)容上新增了不少。新增加的信息化的內(nèi)容和利用的條款，明確了黨和國家對(duì)推進(jìn)檔案收管存用等方面的決心，以及國家對(duì)檔案利用的重視。今后，檔案信息化和對(duì)檔案的利用與服務(wù)將更加規(guī)范，為中國特色社會(huì)主義下的檔案工作提供了堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)。

1 電子檔案利用的意義

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的降臨，檔案信息化已經(jīng)成為時(shí)代的需要，《中華人民共和國檔案法》第37條規(guī)定，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！?/p>

1）電子檔案的廣泛應(yīng)用，使查找利用檔案更加便利。目前，社會(huì)各單位都在進(jìn)行檔案信息化工作，不僅把紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，且更注重檔案信息的錄入。檔案信息的錄入，包括件號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、問題、文種、頁數(shù)、備注等多項(xiàng)信息，每一項(xiàng)均可在系統(tǒng)里聯(lián)合檢索，減少檔案工作者和檔案利用者的工作難度，讓查檔的工作事半功倍。譬如，責(zé)任者加題名關(guān)鍵詞作為檢索條件，能最大限度找出文件，而系統(tǒng)內(nèi)電子檔案模塊的上傳加上互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，也不用擔(dān)心電腦硬件、軟件的“死機(jī)”、“崩潰”，而且可以以最快的速度，找到需要的檔案和各項(xiàng)信息。

2）電子檔案的廣泛應(yīng)用，使數(shù)據(jù)傳播更加廣泛。數(shù)據(jù)已經(jīng)不是固守在硬盤，或存儲(chǔ)在軟盤、光盤里，而是可以隨時(shí)通過光纖傳播出去。同時(shí)，利用局域網(wǎng)，檔案的查找也很便捷。過往，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)注重的“利用”通常都是查檔部門到檔案部門查詢，而檔案部門很少主動(dòng)“出擊”，實(shí)現(xiàn)“服務(wù)”功能。鑒于此，我們作為檔案部門，在信息化新時(shí)代里，應(yīng)主動(dòng)利用好互聯(lián)網(wǎng)，提供檔案服務(wù)，讓電子檔案能更好地服務(wù)群眾。

3）電子檔案的廣泛應(yīng)用，使獲得的信息更加海量。在數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代，通過互聯(lián)網(wǎng)搜索，我們所獲得的信息以冪次方增長。而具有真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性的電子檔案，在被群眾瀏覽、利用過程中能起到“去偽存真”的作用，讓群眾免受謠言或不實(shí)信息的影響和危害。近年來，各地頻發(fā)的綠豆能治萬病等謠言，雖然傳播甚廣，但是檔案可迅速辟謠，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)真相提供理論支撐。再如，一些走失兒童的檔案，可為公安機(jī)關(guān)和群眾提供更多幫助。

4）電子檔案的廣泛應(yīng)用，使檔案開放的平臺(tái)更加廣泛。傳統(tǒng)的檔案開放平臺(tái)一般只有各單位內(nèi)部和各級(jí)檔案館。不少人認(rèn)為檔案館“不接地氣”，連其大門也沒踏進(jìn)過。然而，電子檔案廣泛應(yīng)用的今天，我們即可隨時(shí)在互聯(lián)網(wǎng)上找到海量需要的信息，內(nèi)容包括且不限于傳統(tǒng)的文字資料、圖片、圖紙，甚至是音頻、視頻等素材。而且，還能根據(jù)數(shù)據(jù)作出統(tǒng)計(jì)分析，提供各種圖表，輔助篩選、分類、匯總。這些便利性是以前傳統(tǒng)檔案不可類比的。

2 電子檔案的利用與服務(wù)的原則

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的利用率也將越來越多。電子檔案的利用和服務(wù)的原則應(yīng)該與紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)檔案的利用原則相同。依法開放、簡化便利、復(fù)制品替代、保守秘密、主動(dòng)及時(shí)、全面覆蓋的6個(gè)原則，能讓電子檔案開放利用更加有章可循。

1）依法開放原則?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，將檔案開放的年限縮短至25年。這是一個(gè)重要信號(hào)，說明國家更加重視檔案開放工作，且講求合法依規(guī)，為利用者提供便利。

2）簡化便利原則。作為中國大陸公民和組織，本單位/外單位對(duì)一般檔案的查閱，需填寫《借閱檔案登記表》，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)/主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，再填寫《檔案利用效果登記表》；如要借閱國家已開放的檔案，現(xiàn)在只需持有介紹信或工作證、身份證等合法證明，就可直接到檔案館辦理手續(xù)。簡便的手續(xù)，不僅讓檔案利用方式能更加便利，還降低了查檔的門檻。然而電子檔案畢竟是個(gè)“新生兒”，我們需加快檔案存量的電子化工作，加強(qiáng)每年檔案增量電子化的工作，借閱手續(xù)才能夠更加簡便。

3）復(fù)制品替代原則。珍貴檔案文獻(xiàn)如需要長期或重復(fù)展示，應(yīng)以復(fù)制品替代，這就是復(fù)制品代替原則。復(fù)制品的管理也應(yīng)當(dāng)和原件一樣嚴(yán)格。對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，可通過復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等對(duì)原件進(jìn)行“復(fù)制”，但對(duì)于電子檔案來說，復(fù)制一個(gè)文檔和原件沒有任何差別。由此，電子檔案開放的過程中，復(fù)制品替代的情況較多，需要謹(jǐn)防信息泄露等情況。

4）保守秘密原則。保守國家秘密，是每個(gè)公民的義務(wù)，保守商業(yè)秘密，是每個(gè)員工的職責(zé)。電子檔案的傳播必須嚴(yán)格按照《檔案法》規(guī)定的，涉及保密和國家安全的檔案，禁止私自傳播出境。除此之外，各方還需要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)被篡改等問題。有見及此，我們要更加注意保密。

5）主動(dòng)及時(shí)原則。利用檔案，檔案部門是一個(gè)被動(dòng)者；檔案服務(wù)，檔案部門就成了主動(dòng)者。檔案服務(wù)不僅包括查詢檔案出處以及調(diào)檔等工作，還有一些細(xì)節(jié)，需要檔案工作者們留意。例如，對(duì)于大張圖紙的折疊問題，非檔案部門人員直接對(duì)折再對(duì)折，沒有考慮到存檔、調(diào)檔、查閱時(shí)的方便與否，甚至直接裝訂，使得檔案整理者、查檔者需要拆釘才能打開圖紙，為檔案的存放、查閱增加難度。鑒于此，檔案部門可向各業(yè)務(wù)部門普及大張圖紙的折疊方法，主動(dòng)解決問題。如何更好地掃描檔案、減少信息損失等問題，將是檔案工作者應(yīng)思考的問題。

6）全面覆蓋原則。讓更多人能更好地利用檔案，是檔案部門“存管用”的最終方向。目前，中國移動(dòng)全國行政村4G網(wǎng)絡(luò)覆蓋率超過98%，意味著全國還有約2%的地方還未有網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，在這些地方談檔案電子化，就有點(diǎn)不切實(shí)際?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展日新月異，我們期待著網(wǎng)絡(luò)全面覆蓋的一天，同時(shí)，也能讓檔案服務(wù)覆蓋到全國各地。

3 電子檔案利用與服務(wù)主要方式

1）展覽。從古到今，檔案利用的方法一般還包括閱覽、展出。通過將檔案原件提供利用，或者檔案復(fù)制品借出等形式線下展出。而在電子化時(shí)代，隨著AI技術(shù)發(fā)展、全景技術(shù)的多方位呈現(xiàn)，展覽也可線上進(jìn)行。電子檔案館讓觀展者足不出戶即可看盡萬千檔案展出。

2）編研。從開展檔案編研工作，各種編研成果給檔案利用者們起到不少重要作用。組織沿革讓單位擁有清晰的“來龍去脈”；大事記讓檔案“為企業(yè)立傳”；基礎(chǔ)數(shù)字梳理讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位情況一目了然。各種匯編的成果，不僅僅為單位所用，更能體現(xiàn)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀。海珠湖發(fā)展的檔案史是一部檔案微型史，2011年的她還是一片爛泥地，經(jīng)過多年開發(fā)興建，如今她已綠蔭環(huán)繞，成為“金鑲玉”般的生態(tài)美景。這些變化，由專業(yè)攝影師在同一位置拍下，就能做成一幀幀動(dòng)人的變遷圖。這些素材不僅屬于是檔案編研的一部分，更見證了廣州的歷史變遷。

3）新式服務(wù)。新式檔案的利用可以作為中小學(xué)生愛國主義教育的一部分，在下一代心里埋下檔案的種子，讓他們了解我國歷史長河上的璀璨文明，懂得現(xiàn)在的生活來之不易。讓檔案滲透到下一代的日常生活和成長中，讓檔案的利用和服務(wù)在下一代心里扎根。

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，檔案存量電子化工作、無紙化辦公逐步推進(jìn)，我們對(duì)電子檔案的“存管用”在新時(shí)代有著新的要求和期待，堅(jiān)持電子檔案的利用與服務(wù)的原則，為我們的未來，努力開創(chuàng)一個(gè)檔案利用和服務(wù)的新紀(jì)元。