做好新時期辦公室行政管理工作的思考

畢?，?李家明 陳 剛 張向陽

（1.云南省煙草公司昆明市公司石林分公司，云南 昆明 652200；2.云南省煙草公司昆明市公司，云南 昆明 652200）

1 辦公室行政管理的意識

1）大局意識。辦公室行政管理是一項具有政策意義和全局意義的工作。做好這項工作，必須有自己的全局意識。也就是，我們應(yīng)該非常清楚各部門的工作，善于把各部門工作組織結(jié)合起來，這樣才能創(chuàng)造性地、順利地開展這項行政管理工作。

2）服務(wù)意識。為行政部門和員工服務(wù)是辦公室最重要的職責(zé)。為了更好地完成辦公室的各項任務(wù)，首先要加強(qiáng)和提高工作人員的服務(wù)意識。衡量一個辦公室績效的標(biāo)準(zhǔn)是看它所從事的服務(wù)是否能讓領(lǐng)導(dǎo)和員工滿意。要自覺提出更高標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)格措施、更務(wù)實工作，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍和水平，提高服務(wù)水平。

3）參謀意識。辦公室本身是負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和決策的人事部門。辦公室的工作人員不僅要服從命令，而且要緊緊圍繞這項工作的核心，全心全意為他們服務(wù)。一是更加貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。為了領(lǐng)導(dǎo)著想，積極主動尋找工作中的各種問題，并解決問題關(guān)鍵。二是必須提前操作。在決策前，要對每個崗位進(jìn)行調(diào)查研究，結(jié)合實際情況提出一些具體建議，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒。

2 辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

一是辦公效率普遍低下，無法實現(xiàn)及時上傳和發(fā)布問題。辦公室在文件和信息的宏觀溝通、執(zhí)行、服務(wù)和微觀處理等方面具有協(xié)調(diào)和聯(lián)系的職能。二是辦公室的工作職能規(guī)劃越來越細(xì)化，很多傳遞和組織工作都由辦公室承擔(dān)。而傳達(dá)各種任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)指示有時要經(jīng)過很多部門和人員，這些都是辦公室管理效率不高的原因。第三，辦公室工作人員能力有限，工作瑣碎，缺乏實事求是、認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神。使得工作的實施朝著意想不到的方向發(fā)展。工作人員缺乏服務(wù)精神，素質(zhì)不高，工作中總是擺出面向群眾的架子，這些問題影響了辦公室的形象。

3 辦公室行政管理的內(nèi)容和要求

1）定崗、確立崗位負(fù)責(zé)，保障了政府權(quán)力的有效制衡。在實踐中，要嚴(yán)格遵循崗位設(shè)置基本原則與職責(zé)設(shè)置之間的要求。對于各級機(jī)關(guān)的崗位職責(zé)設(shè)置結(jié)構(gòu)管理制度，需要進(jìn)一步研究、建立并不斷完善。其中，崗位設(shè)置的主要目的是根據(jù)當(dāng)前企業(yè)管理辦公室的工作職能和具體的企業(yè)工作管理流程，科學(xué)規(guī)劃設(shè)置企業(yè)工作崗位的區(qū)域節(jié)點；所謂的職責(zé)定位和標(biāo)準(zhǔn)則主要目的就是按照對企業(yè)局部或整個總體工作功能的成本最小化管理要求，把企業(yè)管理的工作標(biāo)準(zhǔn)直接分解和傳給到具體的企業(yè)工作崗位上，從而建立一個完全科學(xué)合理的企業(yè)工作職責(zé)規(guī)范。

2）流程的管理優(yōu)化和成本運作管理得到了有序的有效保障。科學(xué)、簡便的辦公室行政管理業(yè)務(wù)流程，對于推進(jìn)辦公室行政管理的科學(xué)化、精細(xì)化具有十分重要的指導(dǎo)意義?；诂F(xiàn)代企業(yè)行政管理理念，辦公室的行政管理工作和流程管理逐步優(yōu)化和完善。公司根據(jù)自己的業(yè)務(wù)職能，進(jìn)行了相關(guān)業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)分析，這大大促進(jìn)了公司其他辦公流程的順利進(jìn)行，能夠按照工作流程進(jìn)行。對于這一業(yè)務(wù)流程，在整個業(yè)務(wù)流程設(shè)計的操作過程中，不僅要保證業(yè)務(wù)目標(biāo)清晰明了，而且最重要的是實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的無縫銜接和有效合作。

3）考核建立評議和績效改善。首先需要明確考核的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求，對于程序性和容易被量化的事務(wù)處理辦公室項目，應(yīng)該盡可能多地做到保障質(zhì)量考核的目標(biāo)和設(shè)計科學(xué)性；非程序性或者主觀性比較強(qiáng)的項目，應(yīng)當(dāng)針對其特點進(jìn)行穩(wěn)定性評估指標(biāo)的設(shè)計。通過采用科學(xué)合理和技術(shù)手段，結(jié)合現(xiàn)代行政管理的信息系統(tǒng)，生成一套科學(xué)的行政管理工作指標(biāo)。對于實踐中難以被量化為基礎(chǔ)的指標(biāo)，可以采用人工手段的方式加以優(yōu)化，從而提高考核之有效性。

4）制度的不斷完善，夯實了理論基礎(chǔ)。建立健全從國家煙草專賣執(zhí)法部門和煙草企業(yè)雙重身份各項工作服務(wù)管理機(jī)制，盡可能多地避免了目前存在的服務(wù)管理體制空白。同時也尤其需要特別注意的是建立健全各類重大決策事項的企業(yè)集體民主決策和組織相關(guān)企業(yè)專家的決策咨詢、聽證以及企業(yè)決策結(jié)果評價等民主決策的工作機(jī)制，并以此機(jī)制為理論基礎(chǔ)不斷提高企業(yè)相應(yīng)的專家輔助企業(yè)決策咨詢工作的服務(wù)質(zhì)量。對當(dāng)前的企業(yè)管理機(jī)制和政策措施都進(jìn)行充分清理，從而真正建立運行起一個更加科學(xué)、完善、有效的企業(yè)經(jīng)營管理制度。

4 做好新時期辦公室行政管理工作的措施

1）推進(jìn)制度化。為了保證辦公室行政管理方案的實施，達(dá)到既定的效果，必須建立激勵約束機(jī)制。在實施行政管理之前，要總結(jié)出一套健全、系統(tǒng)、詳細(xì)的規(guī)章制度，作為實施行政管理的依據(jù)。企業(yè)為了自身生存和發(fā)展的需要，制定了制度化、專業(yè)化的統(tǒng)一法律規(guī)定和準(zhǔn)則，要求全體員工按照各自的職責(zé)、行為和管理目標(biāo)行事和工作，并按照與企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)和管理密切相關(guān)的規(guī)范和方針。如果企業(yè)沒有這樣一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就沒有機(jī)會實現(xiàn)未來的發(fā)展戰(zhàn)略。

2）全面提高員工的素質(zhì)。要實現(xiàn)行政管理的專業(yè)化、精細(xì)化，必須培養(yǎng)一大批優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人才，實現(xiàn)管理全過程的專業(yè)化、規(guī)范化。企業(yè)需要高度重視細(xì)節(jié)的管理，雖然這些細(xì)節(jié)的管理不難落實，但要一如既往地堅持發(fā)展將變得非常困難。在辦公室每月編制的月度工作計劃中，可根據(jù)月初計劃對辦公室各領(lǐng)域工作進(jìn)行量化、細(xì)化和分解，明確各工作階段的主要負(fù)責(zé)人和任務(wù)，使工作成果和工作狀態(tài)一目了然。

加強(qiáng)辦公室行政管理，必須高度重視組織行政管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。首先要重視加強(qiáng)企業(yè)行政管理的重要性，增強(qiáng)工作人員對行政管理工作的高度重視和敏感性，只有增強(qiáng)工作者的責(zé)任意識，從思想上加強(qiáng)管理工作，才能保證在實際工作中不會出現(xiàn)所謂的變化。對于一些管理實踐能力較差的管理人員，需要定期進(jìn)行更有針對性地管理知識庫講解和管理技能提升培訓(xùn)，使他們的工作更主動地跟上政治思想，從而有效提高辦公室行政管理人員的政治思想素質(zhì)。

5 結(jié)束語

辦公室管理是一個組織不可缺少的組成部分，它對組織的正常運轉(zhuǎn)和各項事務(wù)的順利處理起著橋梁作用。它是協(xié)調(diào)的紐帶，是服務(wù)工作的核心。然而，現(xiàn)階段辦公室管理存在的問題主要表現(xiàn)在組織的復(fù)雜性和人員的冗余性導(dǎo)致的效率低下、提高人員素質(zhì)的需要以及外部社會認(rèn)知的偏差。針對這些問題，需要簡化和規(guī)范辦公室的行政機(jī)構(gòu)，提高辦事效率；職工要不斷學(xué)習(xí)，樹立正確的思想觀念，更好地開展行政工作；同時，各機(jī)構(gòu)、各部門要努力糾正外界的認(rèn)知偏差，使之成為自身改進(jìn)工作的不竭動力。