信息時代下圖書檔案管理工作面臨的問題及對策

張芬萍

（內(nèi)蒙古鄂爾多斯市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000）

檔案管理對于企事業(yè)單位都具有重要的意義，通過檔案管理不但可以分門別類實現(xiàn)信息管控，同時還可以隨時對各種資料進行調(diào)用，對于企業(yè)實施精準(zhǔn)、高質(zhì)量決策具有重要的參考價值。

1 信息時代下圖書館檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員缺乏信息安全意識

現(xiàn)如今計算機技術(shù)的大量應(yīng)用普及，很多企業(yè)單位并沒有意識到計算機應(yīng)用過程中的潛在風(fēng)險與維修因素，檔案管理作為圖書館的重點工作部分，經(jīng)常會發(fā)生一些管理文檔資料的計算機系統(tǒng)被黑客入侵導(dǎo)致信息的泄露，給圖書館帶來一定的損失。因為圖書館檔案管理中會有很多類型的文件存在，其中不乏一種重要的研究文獻和重要價值的信息資料，相關(guān)內(nèi)部管理人員由于缺乏信息安全意識，無法及時做好保障措施，導(dǎo)致這部分信息檔案受到安全威脅。

1.2 管理模式不符合當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀

從圖書館檔案管理的發(fā)展模式來看，科學(xué)規(guī)范的管理模式可以減少后期檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。目前，管理模式的效率不高。管理者沒有科學(xué)的管理思想，對當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r沒有清醒地認(rèn)識，管理模式過于傳統(tǒng)，不會運用現(xiàn)代科技創(chuàng)新思維來管理圖書館檔案，影響圖書館檔案管理的進步。從管理模式來看，科學(xué)合理的管理模式可以減少后期檔案錯配的問題和風(fēng)險，提高工作效率，避免較大的管理差距和風(fēng)險，在實際管理過程中，專業(yè)素質(zhì)不高，認(rèn)識不夠，一些管理者沒有選擇科學(xué)的管理模式，導(dǎo)致目前的管理模式與實際應(yīng)用領(lǐng)域不匹配，影響了管理的作用。

1.3 信息檔案管理機制不完善

大多數(shù)圖書館機構(gòu)在檔案管理時沒有在內(nèi)部設(shè)置主觀的管理部門，對管理人員的職責(zé)劃分不明確。在信息化時代背景下，圖書館對檔案的管理機制存在很大的不合理性，影響了圖書館檔案管理的信息化發(fā)展進程。即使有一些圖書館檔案在管理過程中建立了相應(yīng)的管理機制，但只是制定了很少一部分管理制度內(nèi)容，并沒有真正起到效果，對相關(guān)工作崗位的職責(zé)劃分模糊不清。

2 信息時代背景下檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 加強人員隊伍建設(shè)

圖書館檔案管理工作面臨多個方面的發(fā)展阻礙，關(guān)于人員隊伍素質(zhì)的管理與建設(shè)是導(dǎo)致管理工作無法正常開展的重要原因之一。由此，圖書館機構(gòu)應(yīng)該重點培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，強化在崗學(xué)習(xí)能力的提升，將綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入人員管理體系，對管理人員各項綜合素質(zhì)進行定期考評。在招聘圖書館工作人員時，要注重考查其學(xué)習(xí)背景和學(xué)習(xí)能力以及專業(yè)技術(shù)水平的高低，盡可能讓招聘來的人員能夠快速上手管理工作，減少檔案管理工作方面的成本，提升管理人員隊伍的水平能夠促進圖書館檔案管理工作效率。另外，在人員隊伍的建設(shè)過程中，可以參考同行業(yè)圖書館的成功管理經(jīng)驗，在績效考評和多元化的評價策略支持下開展管理活動。

2.2 改善管理模式

結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的實際實施，信息技術(shù)應(yīng)用存在諸多不足，結(jié)合檔案管理創(chuàng)新的需要，要不斷優(yōu)化信息檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過管理體制和管理模式的創(chuàng)新來提高管理質(zhì)量，員工在管理模式上要推陳出新，在服務(wù)水平提高的同時提高服務(wù)質(zhì)量。其次，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，要建立完善的檔案管理體系，滿足檔案管理多元化發(fā)展的需要，以滿足不同層次人員對檔案管理的需求。在實際工作過程中，需要根據(jù)工作內(nèi)容進行整理和檔案管理。在這個過程中，我們可能需要做好信息軟件的設(shè)置和備份。在實際備份過程中，我們可以根據(jù)單位制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作措施，這樣可以加強檔案管理的模式，也可以把工作中的細節(jié)搞清楚、加強，有利于硬件技術(shù)處理信息方式的升級。

2.3 建立完善的辦公室檔案管理機制

在當(dāng)前信息時代，辦公檔案管理必須注重檔案資源的利用和安全保障三個方面的制度建設(shè)、信息化建設(shè)，促進企業(yè)辦公檔案管理向信息化發(fā)展。設(shè)立專門的辦公室檔案管理部門，根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案管理的實際情況，設(shè)置相應(yīng)的人員組織；其次，要根據(jù)管理部門的相關(guān)內(nèi)容，建立相應(yīng)的管理機制、崗位責(zé)任制、考核制度和獎懲制度。必須有一套全面、完善的管理制度，有效地約束員工的工作行為，促進員工工作質(zhì)量的提高；要以信息化建設(shè)為辦公檔案管理機制的突破口，以資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)辦公檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)；郵政企業(yè)單位辦公檔案管理機制必須與企業(yè)文化和企業(yè)其他規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮企業(yè)單位辦公檔案管理的職能和作用。

3 圖書檔案管理工作的重要性分析

在圖書檔案管理系統(tǒng)中，重要的功能有圖書檢索功能、圖書借閱歸還功能、新書錄入功能等。圖書管理員在查找圖書之前，應(yīng)先輸入圖書館的圖書。傳統(tǒng)的輸入法浪費了大量的時間，消耗了工作人員的精力。手工輸入會有錯誤。圖書館管理信息化建設(shè)實現(xiàn)了圖書借閱管理的便捷，實現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書借閱信息系統(tǒng)在計算機網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字化處理，避免了傳統(tǒng)手工操作造成的登記錯誤。其次，倉庫外的圖書登記信息非常完善，便于管理人員清點圖書。之后，在讀者遠程終端上對數(shù)字化圖書進行選擇性閱讀，操作簡單。

4 結(jié)束語

信息時代改變了人們的工作方式和檔案管理習(xí)慣。新時期檔案管理的實施需要適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用需求和實際特點。要避免工作觀念管理模式中存在的問題，就要貫徹工作觀念管理模式，同時做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。在這個過程中，我們需要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的要求，從而最大限度地做好檔案管理的具體工作，真正實現(xiàn)信息管理的作用和價值?？傊谛畔r代，辦公檔案管理面臨著許多挑戰(zhàn)。為了快速提高新時期企業(yè)辦公檔案管理工作水平，必須對這些實際問題進行優(yōu)化和完善，使辦公檔案管理充分發(fā)揮其功能和作用。