數(shù)字時(shí)代事業(yè)單位檔案管理研究

李 琪

（中國電影資料館，北京 100082）

在現(xiàn)代社會中，數(shù)字化、信息化已滲透到社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，事業(yè)單位檔案管理面臨著檔案數(shù)字化與辦公自動(dòng)化雙重考驗(yàn)，促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字檔案建設(shè)，提高數(shù)字檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理與辦公自動(dòng)化相對接，建設(shè)符合數(shù)字時(shí)代發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，是對檔案價(jià)值開發(fā)和檔案利用的重大挑戰(zhàn)。在數(shù)字時(shí)代檔案管理中，文件管理是事業(yè)單位檔案管理的組成環(huán)節(jié)，信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的主要途徑，文件處理速度、信息傳輸與運(yùn)轉(zhuǎn)速度，影像檔案工作效率，更與檔案開發(fā)利用密不可分。把握數(shù)字帶來的科技進(jìn)步和技術(shù)革新，緊扣時(shí)代發(fā)展新要求，使檔案管理逐步走向信息化、數(shù)字化。

1 事業(yè)單位檔案管理

1）檔案管理概念。檔案管理，也稱檔案工作，是直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。檔案實(shí)體集載體與內(nèi)容信息于一身，實(shí)體包含紙張、膠片、磁帶、光盤等物質(zhì)材料，檔案信息借助檔案實(shí)體發(fā)揮作用，二者密不可分。檔案實(shí)體管理是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用是根本目的，沒有檔案實(shí)體管理的支撐，開發(fā)利用檔案內(nèi)容信息的目的就不能實(shí)現(xiàn)。因此，檔案管理不僅包括檔案實(shí)體管理，也包括內(nèi)容信息的管理。

2）檔案管理原則。事業(yè)單位檔案管理必須遵循國家檔案管理的基本原則，即集中和統(tǒng)一管理原則，維護(hù)檔案完整性，保護(hù)檔案安全和存儲，便于提供利用。集中統(tǒng)一保管屬于中央存儲和管理的所有檔案，無論大小，大到一個(gè)單位組織機(jī)構(gòu)，小到組織單位內(nèi)部各處、科、室及個(gè)人，都應(yīng)遵循檔案管理基本原則，以及為管理制定統(tǒng)一制度和規(guī)定。維護(hù)檔案完整性，一方面，必須確保文件的數(shù)量完整，不能丟失或不完整；另一方面，必須確保檔案與質(zhì)量之間的內(nèi)部聯(lián)系，不能人為地和隨機(jī)地劃分文件之間的關(guān)系，不能分散或混亂文件之間的有機(jī)聯(lián)系。保護(hù)檔案安全和存儲是保護(hù)檔案免受傷害和盜竊，確保檔案內(nèi)容不外泄。文件管理的最終目標(biāo)是易于使用，這也是衡量檔案管理工作水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。

2 事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)和特征

1）事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)。事業(yè)單位檔案管理注重安全性與保密性。在宏觀層面上，由于檔案內(nèi)容與國家政治和經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)，任何國家都有檔案保密的要求。有些檔案對公眾關(guān)閉，而大多數(shù)檔案會在規(guī)定期滿后對外開放，人們可通過履行一定手續(xù)辦理檔案查閱利用。對事業(yè)單位來說，檔案信息是單位內(nèi)部發(fā)展的重要經(jīng)濟(jì)資產(chǎn)和秘密武器，也具有一定保密要求和商業(yè)價(jià)值。因此，事業(yè)單位的檔案管理更加看重檔案的安全性和保密性。

事業(yè)單位檔案管理注重服務(wù)性。在社會和歷史發(fā)展的各個(gè)階段，檔案在各個(gè)行業(yè)都不可避免地為經(jīng)濟(jì)、政治、文化和其他社會活動(dòng)提供服務(wù)，檔案利用水平也是衡量檔案管理部門業(yè)務(wù)開展水平的尺度。檔案管理應(yīng)體現(xiàn)公共服務(wù)的目標(biāo)，在檔案收集、整理、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)開展工作，在檔案提供利用中采用先進(jìn)技術(shù)手段，提高檢索效率，增加檔案利用率。檔案若長期處于封閉、半封閉狀態(tài)，會導(dǎo)致想利用檔案的人不得其門而入，使許多有價(jià)值的檔案不能發(fā)揮作用，深藏于文件中的檔案內(nèi)容也不能用于科學(xué)研究和推動(dòng)業(yè)務(wù)工作。因此，事業(yè)單位檔案管理的開放性和服務(wù)性就顯得尤為重要了，正確處理檔案開放與利用的關(guān)系，把檔案利用作為檔案工作的著眼點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，增強(qiáng)開放意識，主動(dòng)開辟渠道，突出檔案服務(wù)的多樣性、主動(dòng)性和針對性。

2）事業(yè)單位檔案管理特征。檔案管理在事業(yè)單位管理中的作用擴(kuò)大了。在數(shù)字時(shí)代，信息作為一種資源要素已是人們的共識，檔案部門承擔(dān)了開發(fā)檔案信息并提供利用的重要任務(wù)。以本單位為例，作為擁有電影檔案館藏的檔案館，檔案信息資源開發(fā)、檔案實(shí)體管理和檔案提供利用等諸多環(huán)節(jié)既平行又交錯(cuò)，面對豐富的館藏資源，檔案實(shí)體管理和檔案信息資源開發(fā)成為工作之重。在數(shù)字化加速發(fā)展，信息化蓬勃發(fā)展的今天，事業(yè)單位所掌握的信息和數(shù)據(jù)的價(jià)值與其品牌、創(chuàng)新和技術(shù)價(jià)值不分伯仲，檔案單位的檔案價(jià)值更戰(zhàn)勝了各類發(fā)展要素，成為拉動(dòng)生產(chǎn)力的關(guān)鍵要素。

事業(yè)單位檔案管理方式多樣了。事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中檔案來源多樣，形式多樣，在紙質(zhì)文件物理歸檔的同時(shí)，還有計(jì)算機(jī)和信息管理平臺的電子文件邏輯歸檔，不同檔案來源和形式的檔案其檔案管理方式也各不相同。在許多專業(yè)行業(yè)、領(lǐng)域，除文書檔案、科技檔案外，還存在一些形式特殊、功能特殊的材料，稱為專業(yè)檔案，受到檔案部門和有關(guān)部門重視，以專門檔案保存。伴隨專業(yè)職能產(chǎn)生不斷擴(kuò)大的歸檔范圍，檔案管理的方式變得更加多樣。

事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性提高了。事業(yè)單位受政府國有資金設(shè)立，從事各項(xiàng)社會活動(dòng)，是接受政府領(lǐng)導(dǎo)的社會服務(wù)組織，其組織架構(gòu)和單位性質(zhì)決定了事業(yè)單位檔案管理者不僅承擔(dān)了檔案保管、利用和其他行政管理職能，也決定了事業(yè)單位檔案管理要以國家、行業(yè)政策為基本原則，以符合社會發(fā)展要求為先決條件。當(dāng)前世界已進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，數(shù)據(jù)成為全球經(jīng)濟(jì)中最活躍要素，我國正處于數(shù)字經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下，事業(yè)單位更應(yīng)建設(shè)符合國家政策和時(shí)代要求的數(shù)字檔案，以科學(xué)和創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理與新的時(shí)代特征融合發(fā)展。

3 數(shù)字對事業(yè)單位檔案管理的影響

1）檔案管理效率提高。數(shù)字時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)信息爆炸是當(dāng)前社會的普遍現(xiàn)象，作為信息要素之一檔案資源也呈增長狀態(tài)，用過時(shí)的文件管理工具來滿足文件管理需求很困難的，這要求事業(yè)單位在適應(yīng)信息爆炸的同時(shí)迎接新的挑戰(zhàn)。文件、檔案數(shù)字化，開發(fā)創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)文件管理系統(tǒng)，運(yùn)用數(shù)字信息強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔，通過辦公自動(dòng)化審批流程，實(shí)現(xiàn)檔案利用、審批一體化。數(shù)字、信息技術(shù)的提升，不僅可以擺脫占用時(shí)間和空間成本的傳統(tǒng)歸檔，也可以擺脫過度依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、騰挪庫房的歸檔方式，降低存儲空間，節(jié)省成本。集中統(tǒng)一管理，也可以有效提高文件管理效率，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)搜索。因此，運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)管理檔案是事業(yè)單位檔案管理的最優(yōu)途徑，有助于提高檔案管理效率。

2）檔案管理安全性增強(qiáng)。數(shù)字時(shí)代開放和共享的特點(diǎn)決定了檔案管理需要更多人參與和實(shí)時(shí)共享，信息的保密性和安全性成為檔案人員的關(guān)注重點(diǎn)。這不僅要求檔案人員遵守檔案制度和保密要求，更要求檔案人員和檔案利用者熟悉檔案數(shù)字化，熟知自動(dòng)化操作。常見的檔案輔助管理軟件需要借助光盤、條形碼、多媒體等技術(shù)，與辦公自動(dòng)化等應(yīng)用系統(tǒng)互聯(lián)互通，功能覆蓋檔案編目、檢索、歸檔、庫房管理等多個(gè)環(huán)節(jié)，已基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件、電子文件的雙軌運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了檔案文件的全流程、一體化管理。因此，檔案管理不僅注重文件本身的安全，還要遵守文件管理系統(tǒng)工作要求，注重紙質(zhì)文件、電子文件全過程的雙重平衡。

3）檔案價(jià)值提升。檔案管理在事業(yè)單位管理中具有信息咨詢和決策參考的作用，伴隨數(shù)字在檔案管理的應(yīng)用，利用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化、信息技術(shù)整合檔案信息，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，有助于提升檔案價(jià)值。檔案增值一方面有利于檔案管理人員評價(jià)和預(yù)測文件檔案內(nèi)容，另一方面可以增加檔案在單位職能、組織項(xiàng)目的參與度，提升檔案互動(dòng)性，而檔案互動(dòng)性也有利于管理者、項(xiàng)目參者了解項(xiàng)目進(jìn)展，推動(dòng)業(yè)務(wù)工作開展。

4 數(shù)字時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化建議

1）創(chuàng)新檔案管理形式與利用方式。打破事業(yè)單位固步自封、因循守舊的保守傳統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理形式與利用方式，利用辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)操作管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)決策審批和信息交流。首先，要求單位領(lǐng)導(dǎo)者與時(shí)俱進(jìn)，在檔案管理中運(yùn)用先進(jìn)管理理論指導(dǎo)檔案工作。其次，增進(jìn)中、高層領(lǐng)導(dǎo)的管理能力和專業(yè)水平，帶領(lǐng)基層人員夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。最后，增強(qiáng)全體干部、職工責(zé)任意識，增強(qiáng)檔案知識水平，加強(qiáng)檔案部門與各部門溝通交流，使檔案不時(shí)“飛入尋常百姓家”。

2）建立健全檔案管理制度。體制和機(jī)制歷來是各項(xiàng)事業(yè)的關(guān)鍵問題，涉及多個(gè)部門的責(zé)權(quán)關(guān)系和組織體系，建立健全檔案管理體制，建立完善切實(shí)可行的協(xié)調(diào)、監(jiān)督機(jī)制，引導(dǎo)和支持檔案工作。發(fā)揮管理制度的平衡制約作用，有利于推動(dòng)檔案人才、技術(shù)人才、管理人才溝通合作，使檔案管理工作程序化、透明化，確保相關(guān)人員盡職履責(zé)，共擔(dān)責(zé)任義務(wù)，共享研究成果。

3）增強(qiáng)檔案管理安全性。檔案安全是檔案管理能夠持續(xù)正常運(yùn)作以及檔案保存和提供利用的先決條件。只有確保公文、文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全有序，才能讓檔案在機(jī)構(gòu)運(yùn)行和業(yè)務(wù)拓展方面發(fā)揮作用。在日常交流和業(yè)務(wù)工作中，人們利用和獲取信息的方式大多在互聯(lián)網(wǎng)上，許多文件管理平臺和檔案操作管理系統(tǒng)也建立在本地網(wǎng)絡(luò)連接之上，人們從網(wǎng)絡(luò)中獲取信息并通過網(wǎng)絡(luò)溝通交換，主動(dòng)或被動(dòng)地完成了信息在互聯(lián)網(wǎng)的傳播與輸送。這種常見的溝通方式也是影響檔案安全的重要因素，提高檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)意識，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)安全性就顯得尤為重要了。

4）培養(yǎng)檔案管理的復(fù)合型人才。除了檔案專業(yè)知識，優(yōu)秀的檔案管理人員還需要豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和接收、處理信息的能力，因此，對檔案管理人員的專業(yè)性和綜合素質(zhì)要求十分必要的。檔案工作的職能決定了檔案人員工作復(fù)雜繁重，檔案工作涉及范圍廣，從電子文件管理到數(shù)字檔案建設(shè)，從履行檔案業(yè)務(wù)到業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐，再到檔案提供利用。各環(huán)節(jié)各流程都要求檔案部門應(yīng)配備高素質(zhì)的復(fù)合型人才，人適其崗，以崗鍛才，一是有助于檔案工作發(fā)展規(guī)劃，落實(shí)檔案工作各項(xiàng)任務(wù)，確保檔案工作有序開展。二是專業(yè)人才各司其職，有利于做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維護(hù)、軟件開發(fā)、文件管理，確保各級各類人員分工明確，職責(zé)清楚，有條不紊的開展檔案工作。

5 結(jié)論

數(shù)字時(shí)代來臨，各行各業(yè)開啟不同以往的快速發(fā)展模式，面對與日俱增的數(shù)據(jù)量，日益更新的信息技術(shù)，打破傳統(tǒng)信息處理方式，運(yùn)用信息科技挖掘處理檔案內(nèi)容，增值創(chuàng)造檔案價(jià)值。以數(shù)字時(shí)代的事業(yè)單位為對象，分析檔案管理對事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展的影響，通過創(chuàng)新檔案管理形式與利用方式、建立健全檔案管理制度、增強(qiáng)檔案管理安全性、培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才等方式提升檔案管理水平，發(fā)揮檔案支撐作用。但是，檔案管理是一個(gè)長期發(fā)展的系統(tǒng)工程，需要對各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進(jìn)行總體規(guī)劃，分步開展實(shí)施，有序推進(jìn)。在國家、地方、檔案行政管理機(jī)關(guān)，行業(yè)主管部門指導(dǎo)下，注重效益，統(tǒng)籌規(guī)劃，促進(jìn)檔案增值，不斷升級和優(yōu)化綜合信息管理的方式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和智能化。