新形勢下加強(qiáng)城建檔案管理的有效路徑

董婷婷

（上海市城市建設(shè)檔案館，上海 200336）

《中共中央關(guān)于堅持和完善中國特色社會主義制度、推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化若干重大問題的決定》[1]明確提出：“巧妙借助大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)優(yōu)化行政管理，加快數(shù)字化建設(shè)，共享數(shù)據(jù)，對個人信息進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。這對政府完善規(guī)則制度，積極運(yùn)用新技術(shù)，提高行政能力，切實發(fā)揮政府職能提出了明確的要求。那么，城建檔案管理如何適應(yīng)新形勢，創(chuàng)新管理理念與方式，促進(jìn)城建檔案可持續(xù)健康發(fā)展，為社會提供高品質(zhì)服務(wù)，是當(dāng)前城建檔案重點(diǎn)思考的問題。

1 新形勢下城建檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

新形勢下，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、智能化技術(shù)廣泛運(yùn)用于城市管理、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障、公共交通等重點(diǎn)領(lǐng)域，逐步提高公共服務(wù)智能化、數(shù)字化，有利于控制公共服務(wù)成本，提高服務(wù)精準(zhǔn)度，提高人們滿意度?！澳嫠兄鄄贿M(jìn)則退”，只有迎難而生、直面挑戰(zhàn)，才能夠真正化解危機(jī)，獲取難得的發(fā)展機(jī)遇[2]。

1.1 城建檔案工作面臨的主要挑戰(zhàn)

從建立之初到現(xiàn)在，城建檔案事業(yè)經(jīng)過四十年的發(fā)展在多個方面取得了明顯進(jìn)步，包括法規(guī)與制度建設(shè)，機(jī)構(gòu)編制配置以及管庫設(shè)施等。但對于新技術(shù)革命還是沒有做好充分的準(zhǔn)備，有各種問題存在：

第一，缺乏深刻認(rèn)識，不能夠主動作為[3]。對于經(jīng)濟(jì)社會而言，不斷涌現(xiàn)的新技術(shù)影響較為深刻，政府應(yīng)積極作為，立足于實際設(shè)計科學(xué)合理的規(guī)章制度，全面改革政府治理理念、工具以及手段等，對新技術(shù)予以更好地利用，促進(jìn)行政管理效率的提升。也正是因為政府實施“放管服”措施以及《優(yōu)化營商環(huán)境條例》，進(jìn)而要求城建檔案管理一定要加快應(yīng)用新技術(shù)，并積極創(chuàng)新管理模式。除了城建檔案人缺乏深刻認(rèn)識外，相關(guān)管理部門的管理人員也存在這樣的情況，甚至一些覺得城建檔案事業(yè)無關(guān)民生，不論是在優(yōu)先發(fā)展，還是新技術(shù)運(yùn)用方面，均未將其作為主要對象。

第二，人才極度匱乏。長時間以來，人才培訓(xùn)與儲備都是城建檔案事業(yè)的一大短板，具體表現(xiàn)在，存在很多“半路出家”的從業(yè)者且都是非專業(yè)人士，人員年齡普遍偏大，不能及時更新知識較好的掌握新技術(shù)能力。雖然近年來受計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大的影響，積極引進(jìn)計算機(jī)高技術(shù)人才，然而擁有現(xiàn)代新技術(shù)的復(fù)合型人才卻屈指可數(shù)。在獨(dú)立管理維護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)方面難度很大，外包成為主要途徑，又或是向?qū)I(yè)公司求助。

第三，未有充足的建設(shè)資金。城建檔案館基本上都是財政全額供養(yǎng)單位，未有創(chuàng)收收入。而現(xiàn)代化與信息化建設(shè)則必須要以大量的財政投入為基礎(chǔ)，但是現(xiàn)階段各地均普遍存在財政預(yù)算緊縮的情況，對很多地方來說都無法通過財政支持來進(jìn)行大規(guī)模、深度的技術(shù)革新，而這也就讓城建檔案事業(yè)的發(fā)展受到了嚴(yán)重阻礙。

第四，存在較多的現(xiàn)代化、信息化規(guī)范管理與有序發(fā)展問題。管理效率與服務(wù)群眾水平受到諸多因素的影響而不能得到有效提高，對此就需借助制定規(guī)則的方式，共享數(shù)據(jù)，促使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫充分發(fā)揮自身職能，進(jìn)一步強(qiáng)化政府治理能力。法規(guī)制度建設(shè)缺乏問題同樣存在于城建檔案系統(tǒng)中，在指導(dǎo)信息系統(tǒng)平臺的建設(shè)與開發(fā)方面未有一個統(tǒng)一的規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 面對新技術(shù)是挑戰(zhàn)更是機(jī)遇

截止到目前，城建檔案事業(yè)將迎來多方面的深刻變革，包括管理對象、業(yè)態(tài)形式、管理模式等，從而使之獲得全方位、顛覆性的發(fā)展，對此就要求城建檔案人一定要把機(jī)遇牢牢抓住，確保高質(zhì)量發(fā)展與進(jìn)步的順利實現(xiàn)。

第一，目前，檔案數(shù)量、規(guī)模及形態(tài)變化較為明顯，這無疑是對檔案管理效率及質(zhì)量提出了更嚴(yán)格的要求。對此，優(yōu)化檔案管理技術(shù)是城建檔案管理的重點(diǎn)。

第二，社會需求日益增長，對檔案利用效率的要求更高。而若要讓這一需求得到滿足，就只有把現(xiàn)代信息技術(shù)充分利用起來，對城建檔案管理予以強(qiáng)化，建立資源信息共享平臺，互聯(lián)互通。

第三，城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。社會主義最重要的一個內(nèi)容就是城建檔案事業(yè)，不論是國家社會進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步均離不開它，其發(fā)展水平往往能夠?qū)⑸鐣?jīng)濟(jì)的進(jìn)步體現(xiàn)出來。

第四，世界各國檔案工作發(fā)展的共同趨勢。一方面，持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)代技術(shù)與生產(chǎn)、社會管理活動，迫切的需要對現(xiàn)行檔案管理手段予以變革。另一方面，日益成熟的現(xiàn)代信息處理技術(shù)可在檔案管理中發(fā)揮重要作用。所以，世界各國都在積極將現(xiàn)代新技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理中，從而使檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)一步更快，與社會變革更好地適應(yīng)。

2 新形勢下加強(qiáng)城建檔案管理的有效路徑

2.1 加強(qiáng)長期宣傳工作的開展

新形勢下，城建檔案應(yīng)注重長期宣傳工作，廣泛普及城建檔案知識，促使更多的人真正意識到城建檔案工作的價值[4]。在宣傳工作中，檔案管理人員可靈活利用展板、媒體等方式向社會大眾介紹城建檔案概括、館藏數(shù)量、分類、對外服務(wù)項目及檔案查詢方式等，引導(dǎo)群眾可知曉城建檔案管理的意義。同時，宣傳工作中應(yīng)積極創(chuàng)新服務(wù)模式，盡力地滿足群眾需求。

例如，檔案管理工作人員可根據(jù)實際情況制定《城建檔案館指南》或有關(guān)檔案知識手冊、借助“6.9檔案日”開展城建檔案巡展、開設(shè)微信公眾號等方法，向社會大眾全方位展示城建檔案工作。另外，長期宣傳工作中應(yīng)注重城建聲像檔案的編研與管理，精心制作《城建檔案》宣傳片、《重點(diǎn)工程建設(shè)》紀(jì)錄片、《城市規(guī)劃發(fā)展》、《城市建設(shè)》等影片，構(gòu)建城市記憶工程，對城建檔案優(yōu)勢及潛力進(jìn)行深入挖掘，并充分彰顯聲像專業(yè)技術(shù)的優(yōu)勢，強(qiáng)化群眾對城建檔案的認(rèn)知，以此來確保城建檔案工作順利開展。

2.2 全面落實城建檔案數(shù)字化流程

高效、科學(xué)的工作流程以及管理體系，屬于推動城建檔案數(shù)字化持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)[5]。隨著信息時代的到來，城建檔案中心應(yīng)緊跟時代發(fā)展潮流，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。其一，檔案查缺。注重對各類城建檔案的完善，保證檔案資料的可靠性、完整性；其二，整理編碼。對城建檔案開展類號與編碼編注工作，并制定頁碼，根據(jù)城建檔案類型、范圍等實施排序；其三，目錄錄入。通過合理的途徑來讓城建檔案的目錄能夠順利錄入，確保所錄入內(nèi)容的精準(zhǔn)性；其四，打印裝訂。嚴(yán)格遵循《檔案整理工作細(xì)則》中的相關(guān)要求，將城建檔案進(jìn)行裝訂與整合；其五，檔案掃描。完成對已經(jīng)打印完畢紙質(zhì)檔案的掃描工作；其六，圖像制作。將所掃描的圖像進(jìn)行高清版本的制作，保證其分辨率能夠符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，糾正圖像中所存在的錯誤，保證原始圖像能夠和高清圖像保持統(tǒng)一，充分迎合數(shù)字化歸檔的相關(guān)要求；其七，數(shù)據(jù)審核。嚴(yán)格審核城建檔案數(shù)據(jù)信息，確保數(shù)字化檔案中的內(nèi)容能夠和原始檔案相關(guān)內(nèi)容相統(tǒng)一，將數(shù)字目錄和原始目錄進(jìn)行對比，對其中的偏差進(jìn)行糾正，保證相關(guān)內(nèi)容能夠符合既定的保準(zhǔn)，之后將這類數(shù)據(jù)信息上傳到檔案數(shù)據(jù)庫之中。

2.3 提高服務(wù)水平

對城建檔案管理服務(wù)特性進(jìn)行明確，逐步強(qiáng)化服務(wù)水平，有利于高效利用檔案，有力地促進(jìn)城市化建設(shè)進(jìn)程。以創(chuàng)新服務(wù)模式為切入點(diǎn)，將城市化建設(shè)與檔案管理之間的關(guān)系進(jìn)行科學(xué)協(xié)調(diào)，形成長效協(xié)調(diào)機(jī)制。對城建檔案服務(wù)意義予以明確，在單位內(nèi)部達(dá)成一致，引導(dǎo)工作人員以城市化發(fā)展為切入點(diǎn)開展工作[6]。全方位分析城市化建設(shè)現(xiàn)狀及社會需求，保證服務(wù)工作能夠真正迎合不同主體個性化需求。特別是延伸與拓展信息化服務(wù)渠道，為群眾提供更便捷、更精準(zhǔn)的服務(wù)，結(jié)合智慧城市建設(shè)要求，促使信息技術(shù)有效融合。同時，積極開發(fā)移動客戶端，借助5G技術(shù)，開設(shè)APP來迎合群眾個性化需求，革新網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，提高使用體驗[7]。另外，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)平臺，不斷完善其功能，提高城建檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。特別是在新媒體形勢下，城建檔案工作應(yīng)積極同新媒體相融合，借助微博、微信進(jìn)行廣泛宣傳，精準(zhǔn)推送信息。

2.4 全面落實城建檔案工作保障

增強(qiáng)制度、體制建設(shè)，建立完善的檔案管理體系[8]。構(gòu)建接收標(biāo)準(zhǔn)、整理細(xì)則以及查閱規(guī)定等相關(guān)制度，保證各項工作能夠有據(jù)可依。城建檔案中心應(yīng)構(gòu)建“一圖一表”工作制，即《檔案材料管理流程圖》，達(dá)到城建事項一圖盡覽的目的；建立檔案審核要點(diǎn)登記表，防止可疑信息產(chǎn)生缺失現(xiàn)象。建立政策反饋機(jī)制，對城建工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)。建立以審代訓(xùn)機(jī)制，完成檔案管理部門內(nèi)容結(jié)構(gòu)的重組，隨機(jī)篩選檔案現(xiàn)場進(jìn)行審核。建立部門協(xié)作機(jī)制，針對檢查過程中所暴露出來的問題進(jìn)行研究討論，作出相應(yīng)的處理決策。把握機(jī)構(gòu)改革進(jìn)程，及時規(guī)范城建檔案中心檔案管理體制。

2.5 優(yōu)化城建檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)

同過去的紙質(zhì)檔案管理工作相比，新形勢下城建檔案管理工作具有顯著區(qū)別，因而對檔案管理人員來說，除了要將傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識掌握之外，還應(yīng)與時俱進(jìn)，熟知最新知識。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員還應(yīng)把其他綜合知識均較好的掌握，包括現(xiàn)代信息技術(shù)等。筆者結(jié)合自身工作實踐，建議不斷完善城建檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)，具體可從以下兩方面著手：第一，對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識展開培訓(xùn)，邀請相關(guān)專家（計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)維護(hù)及城建檔案管理）到校內(nèi)上課，也要給予專職或兼職檔案人員鼓勵，讓其在線學(xué)習(xí)，不斷充實自己；第二，將專業(yè)知識扎實，技術(shù)過硬的復(fù)合型人才引入。城建檔案管理工作人才隊伍必須以多元化、綜合性人才結(jié)構(gòu)取代過去的單一的人才結(jié)構(gòu)，須知，只有確保人才隊伍結(jié)構(gòu)的科學(xué)合理性，方可進(jìn)一步提高城建檔案管理工作效率。

3 結(jié)語

當(dāng)前，城市建設(shè)迅速發(fā)展，嚴(yán)格管控建設(shè)質(zhì)量，重點(diǎn)保護(hù)歷史文化名城及老建筑，再加上開發(fā)新城，對城建檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求。對此，城建檔案管理人員應(yīng)對理論知識與先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行牢固掌握，深入挖掘城建檔案潛在價值，為城市建設(shè)提供精準(zhǔn)信息。相信通過領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、工作人員積極努力，再運(yùn)用高科技手段，必然可促使城建檔案獲取最大化經(jīng)濟(jì)與社會效益，為城市建設(shè)提供高水準(zhǔn)服務(wù)。