探究辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理方法

鄭利利

（珠海市斗門區(qū)建設工程質量監(jiān)督檢測站，廣東 珠海 519000）

1 文書檔案收集與歸檔工作的特殊性與重要意義

辦公室文書檔案所保持的特殊性主要體現在它以資料的收集為中心，而且包含的范圍很廣泛，不僅會涉及管理層召開工作會議的內容，同時也對單位的人員、資金、設施設備等展開記錄，這些都需要在文件中明確的記錄，然后生成檔案且嚴格保存，這些都擁有者很大價值，甚至會將其生成電子檔案保管下來。對于文書檔案的保存方式多樣性，一般情況下辦公室文書檔案的載體組成形式非常豐富，比較常見的有紙質版文字、視頻、音頻以及圖片等，所包含的范圍非常廣泛。基本上所有的文書檔案都是與辦公室具體的工作緊密連接的，而且能夠對工作有輔助性作用。無論任何時候辦公室的文書檔案都是管理工作中的重要組成部分，并且有著非常重要作用，不僅可以提高工作的效率，同時也能對各方面工作活動開展達到重要推動作用。對文書檔案展開收集和歸檔可以提高辦公室的工作質效性，因為它會把辦公室多面來展開的各項活動都記錄在內，并在定期進行整理和校對，以確保需要的時候能夠發(fā)揮作用，可以及時地發(fā)現辦公室工作中存在的各種問題，然后及時地做出調整，它也是單位工作過程中最為真實的寫照。無論是任何行業(yè)和單位他們都有著發(fā)展歷程，這些都具有重要紀念價值，同時也能生成文化資源，將這些信息展開整理收集不僅可以提高當下工作效率，同時也能為日后的工作打下良好鋪墊。另外，文書檔案可以確保各方面工作規(guī)范性，提高單位考核與評價真實性。除此之外，可以推動辦公室各項工作開展的力度，因為當辦公室展開工作的時候他們能夠借鑒檔案中的信息，然后再去落實規(guī)范程序就有跡可循[1]。

2 文書檔案管理工作中存在的問題分析

2.1 歸檔文件內容不全面

在對辦公室文書檔案進行收集和歸檔工作當中，經常會出現文件不全的情況，這些都會導致檔案出現丟失或者混亂等問題。因為在這項工作當中包含的文件數量非常多而且較為復雜，再加上收集的時候途徑較為豐富，所以有著一定特殊性。如果說歸檔文件出現丟失或者遺留等情況，這樣新收集而來的檔案就無法保證準確和真實性，對于工作人員來說以后有可能面臨著更多的工作量。另外，根據調查發(fā)現目前國內很多辦公室兼任文書檔案和歸檔管理的人員他們都是實習人員，并沒有足夠的專業(yè)水平和工作經驗，這些都是導致歸檔的文件出現不全面的重要原因。

2.2 檔案管理體制不完善

目前在辦公室文書檔案收集歸檔工作中，有很多工作人員他們面對自己的工作并不重視，所以在進行文書收集整理的時候未曾集中注意力，因此經常會將那些重要的文件丟失，當需要用到文件信息的時候真實性和全面性就無法得到有效保障。在調查中發(fā)現目前為止辦公室文書檔案在制度方面還是存在著三個方面的問題：第一個是很多的單位并沒有明確這項工作的各種規(guī)范規(guī)定，有時候一些檔案會隨意地擱置在某些文職，因此就會導致被遺忘和丟失等不利情況。第二個是在不同的單位辦公室之中對于文書的管理方式也有所差異，再加上需要整理的各方面檔案數量龐雜，這就給工作增加了很大的困難，質量和效率上難以保證。有些文書檔案在進行收集和歸檔整理的過程中存著這不夠完善的問題，最明顯的體現方式就是出現斷章情況，也就是說整理時候發(fā)現不全面，當相關人員需要用檔案并調取的時候就無法全面展現，這樣一來檔案管理工作效率就普遍不高。

2.3 文書檔案收集歸檔不合理

很多單位在進行文書檔案歸檔收集管理工作的過程中存在著管理力度不足的問題，這些都導致檔案無法發(fā)揮出最大化作用。其一，在工作流程上不夠規(guī)范，有些辦公室無論是收集檔案還是歸檔，都沒有規(guī)范的工作準則作為支持，所以工作人員工作的時候較為隨意，他們并不按照規(guī)范展開操作。其二，在歸檔上存在缺陷，盡管信息技術普及，但是國內大部分辦公室在進行檔案管理的時候都是以紙質版文件展開的，當電子檔案融入以后，這些工作人員短時間內無法轉變自身工作理念或者是具體的操作，主要還是欠缺經驗和培訓所導致，因此電子信息技術無法發(fā)揮出切身價值。其三，信息的可靠性無從保障，檔案主要是對歷史中開展的一些活動加以記錄，當對其運用的時候需要它有絕對的真實性，否則就會影響到工作和活動的開展。但是目前很多辦公室檔案管理在具體的工作方面還存在著人員私自篡改或者是不注意出現的信息失真情況，這些都導致后來的工作開展無法得到真實信息支持。

2.4 缺乏管理意識

這是目前大多數辦公室存在的普遍問題，因為很多單位領導對于檔案管理這一工作并不重視，所以工作人員也不需要有太重任務，在整合檔案的過程中并不嚴格遵守相關規(guī)定，長期以來都處于意識懈怠狀態(tài)下，檔案的價值也無從體現。

2.5 管理力度不足

辦公室文書檔案現階段主要就是對其進行收集、整理以及歸檔這三個方面，而且它會與各單位和具體工作緊密連接。一般情況下相關的工作人員需要及時地對檔案展開搜尋和整理上傳，在規(guī)范的工作指標下完成任務。但因為各單位對此沒有嚴格的管理力度，所以那些工作人員他們并不正視自己的工作，很多不利的問題也頻發(fā)。

2.6 監(jiān)管體系不健全

監(jiān)管體系能夠確保整個文書檔案管理工作的質量，同時也會對工作人員有很高的要求，他們會定期參與到考核評價當中，以此來確保這項工作的高效展開。但是目前在很多單位的工作當中都沒有建立對應的監(jiān)督和管理體制或者安排相應的人員，所以這些文書檔案也就沒有真實和質量保證，那些工作人員他們對待自己的任務也不予重視[2]。

2.7 工作人員主觀能定性不強

如果文書檔案管理人員他們能夠主動且積極地參與到工作當中，這才能有效地提升具體工作的質量與效率，但前提是他們對待自己工作認真仔細，而且與各部門之間建立良好的交流互動。但經過調查發(fā)現很多單位在開展檔案管理的時候其中的工作人員他們并不和其他部門之間展開交流或者合作，基本上都是各自為政做本職工作，如此檔案管理人員的主觀能動性普遍不高，造成這些現象的主要原因就是這些管理工作者他們在工作上長期處于很大壓力的狀態(tài)，逐漸地形成疲勞，進一步就降低了工作效率，所以工作積極性普遍不高。還有就是單位將大部分精力都放到各方面建設或者是黨政與文化上，并沒有意識到辦公室文書檔案管理的重要性，因此就會讓這些工作人員逐漸地降低主觀能動性。

3 辦公室文書檔案收集和歸檔工作管理方法的優(yōu)化路徑

辦公室文書檔案收集和歸檔工作對于整個單位都是有著作用的，所以領導應當予以重視并在各方面展開支持，從規(guī)范管理理念、提高檔案歸檔整理能力和提高工作人員綜合能力這三個方面踐行[3]。

3.1 強化規(guī)范管理的理念

辦公室的領導需要提高這方面工作的意識，并在各方面強化檔案的管理，根據檔案收集的方向來細化工作程序，對人員展開宣傳和講解，要求其他的部門也要對此有所認識，并支持工作人員，這樣才能確保文書檔案收集和歸檔的開展。還有是具體的文書檔案管理工作者他們需要明確自己的任務和職責，在工作上嚴格要求自己，按照相關的標準規(guī)定落實工作，單位再制定相對應的制度體系，這樣才能優(yōu)化整個文書檔案收集和整理的過程，從而使其發(fā)揮出最大化效應。

3.2 提高檔案歸檔與整理能力

需要進一步地提高辦公室文書檔案的收集能力，這是提高管理的基礎，基于此，應當對檔案資料的收集擴大收集的范圍，并把各單位當中有價值的信息都融入進來，按照標準化要求完成收集。然后是提高文書檔案管理工作者的歸檔能力，這是提高檔案完整和真實的重要基礎，在歸檔的時候必須要做好標記與編排分類，確保其有序性。最后是要對收集和歸檔的方式及時創(chuàng)新，應當結合互聯網技術，在單位建設完善計算機設施設備以后，將檔案盡可能轉化為電子文件，然后認真地分析和整理其中問題，不斷地對工作方法探索創(chuàng)新，這樣才能提高歸檔整理能力。

3.3 提升工作人員綜合素養(yǎng)

文書檔案收集和歸檔工作人員他們的重要性已經不言而喻，但也只有工作人員具有較高的綜合素養(yǎng)才能確保這項工作的有效完成。因此，單位應當對他們定期的展開培訓，包括核心素養(yǎng)、工作能力以及專業(yè)水平與計算機操作能力等，然后設置獎罰體系，獎勵是為了激發(fā)他們的工作積極性，懲罰措施是要對其進行約束，這些都能有效增強這項工作的整體效果。尤其是那些兼職的人員更要加大培訓的力度，培訓要有系統(tǒng)和針對性，從而為單位培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理工作人員[4]。

4 總結

綜上所述，無論是任何一個單位，其中的辦公室文書檔案收集和歸檔工作都是管理工作中的重要組成部分，必須要嚴格對待。在新時期下，各單位應當積極引進并健全信息化設備，并培訓工作者，使他們能夠正確對待工作，然后制定嚴格的管理制度，進一步提高整合檔案管理的規(guī)范和質量，這樣才能確保檔案對單位的各方面工作有推動作用，并踐行服務。