淺析新時(shí)期行政事業(yè)人事檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

祁琳琳

（青海省海西公路總段，青海 海西蒙古族藏族自治州 817000）

推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)期健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。就目前來(lái)看，大多行政事業(yè)單位存在人事檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，致使檔案管理水平低，整體作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力地發(fā)揮。伴隨行政事業(yè)單位改革深入推進(jìn)，人事檔案管理在其中的重要性愈發(fā)突出，這就要求行政事業(yè)單位必須重視人事檔案管理的規(guī)范建設(shè)，充分發(fā)揮優(yōu)質(zhì)檔案管理對(duì)行政事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)作用。

1 人事檔案整理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 工作程序復(fù)雜，整理效率不高

人事檔案整理工作是相對(duì)繁雜的，其不僅需要進(jìn)行資料的收集和審核，同時(shí)還需要進(jìn)行分類和歸檔。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確使用相關(guān)人員的重要資料，因而在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，更需要秉承認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，以此降低信息的錯(cuò)誤率。而在當(dāng)前情況下，盡管管理方法已得到了相應(yīng)的改進(jìn)，但由于工作程序步驟的復(fù)雜性，其整體效率仍然處于低下水平。在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)行認(rèn)真的檔案審核，便于后期調(diào)查核實(shí)、組織認(rèn)定和材料收集。對(duì)于退休、死亡人員檔案要根據(jù)所屬年代、檔案數(shù)量、案卷質(zhì)量等具體情況，制訂工作方案，滿足今后長(zhǎng)久保管和便捷利用的需要。

1.2 檔案管理重視不足

當(dāng)前很多行政事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理重視程度不足，在具體工作過(guò)程中也沒(méi)有嚴(yán)格貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度，職工個(gè)人也沒(méi)有對(duì)自己人事檔案引起足夠重視，檔案所需資料沒(méi)有及時(shí)、完整的提交檔案管理部門，導(dǎo)致檔案審核進(jìn)度滯后，行政事業(yè)單位人事檔案管理的作用沒(méi)有被充分發(fā)揮出來(lái)，這不僅不利于行政事業(yè)單位人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，也不利于行政事業(yè)單位人力資源的合理優(yōu)化配置。

1.3 信息化程度比較低

當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，信息化技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新，提高了人們生活和工作的便利性，也為國(guó)家發(fā)展提供動(dòng)力。但是一些行政事業(yè)單位管理水平落后，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化資料儲(chǔ)存，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍舊以紙質(zhì)資料為主要檔案存放形式，在檔案的登記、保存上耗費(fèi)大量的人力物力，其次在檔案的使用上也不夠便利，也在一定程度上影響到人事檔案管理工作的效率。如果行政事業(yè)單位利用信息化手段開(kāi)展人事檔案管理工作，但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在較多的隱患，因此在人事檔案管理工作中需要重視互聯(lián)網(wǎng)信息不安全性。科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，也在不斷加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全架構(gòu)，但是仍舊面臨信息泄漏問(wèn)題。如果行政事業(yè)單位計(jì)算機(jī)被病毒入侵，將會(huì)泄漏行政事業(yè)單位重要的信息，為相關(guān)工作增加不必要的麻煩，增加了行政事業(yè)單位人事管理的難度。

2 行政事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 以信息化建設(shè)提升人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

通過(guò)行政事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的諸多弊端，不僅能夠節(jié)省保存空間，也能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位節(jié)約大量人力、物力，進(jìn)而提升行政事業(yè)單位人事檔案管理效果。通過(guò)信息化建設(shè)也能夠結(jié)合當(dāng)前行政事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求，制定一系列的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)之上對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案利用效果，延長(zhǎng)人事檔案使用壽命。

2.2 加大干部人事檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識(shí)

為了更好地提高管理檔案的意識(shí)，就需要加大干部人事檔案新政策宣傳力度。對(duì)干部人事檔案進(jìn)行新政策的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，以此更切實(shí)地提高檔案管理隊(duì)伍的實(shí)踐能力。檔案管理事業(yè)的發(fā)展需要檔案管理人員積極地將新政策與舊政策進(jìn)行比較，進(jìn)而不斷地采用優(yōu)化策略，創(chuàng)新檔案管理工作方法，以此更好地提升整體的檔案管理效率。干部人事檔案新政策的宣傳能夠在認(rèn)知層面對(duì)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平產(chǎn)生潛移默化地影響，讓其通過(guò)理論層面的知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷將工作實(shí)際同專業(yè)理論進(jìn)行對(duì)比碰撞，提高自身的檔案管理技能。

2.3 健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)配置

行政事業(yè)單位要從人事檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)，為人事檔案管理配齊相應(yīng)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，落實(shí)好數(shù)字化檔案管理的相關(guān)配置。一方面，行政事業(yè)單位要積極向上級(jí)爭(zhēng)取政策資金，推進(jìn)行政事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)。另一方面，行政事業(yè)單位要將人事檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程加以安排，明確各個(gè)階段的建設(shè)重點(diǎn)，通過(guò)階段性建設(shè)，使人事檔案管理系統(tǒng)不斷完善。此外，通過(guò)健全數(shù)字化檔案管理相關(guān)配置，能夠進(jìn)一步提升人事檔案管理信息系統(tǒng)的兼容性，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的合理利用奠定基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)人事檔案信息安全。

2.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)關(guān)系到人事檔案管理效果，因此行政事業(yè)單位需要加大培訓(xùn)人事檔案管理人員，結(jié)合行政事業(yè)單位實(shí)際情況，加大力度培訓(xùn)相關(guān)法律法規(guī)，不斷開(kāi)展繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)輪訓(xùn)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)最新政策，豐富管理人員的專業(yè)管理知識(shí)。此外需要建設(shè)專業(yè)的管理人才隊(duì)伍，精心選擇專業(yè)的管理工作人員，使人事檔案管理水平因此提高行政事業(yè)單位需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，完善人才激勵(lì)措施，注重引進(jìn)復(fù)合型人才，建立專業(yè)的管理隊(duì)伍，提升行政事業(yè)單位人事檔案管理水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化、信息化建設(shè)是人事檔案規(guī)范化建設(shè)的方向。兩者互為前提，互相作用是建設(shè)現(xiàn)代化行政事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的必由之路。通過(guò)法治建設(shè)，各種規(guī)章制度的設(shè)立，促進(jìn)了行政事業(yè)單位自主責(zé)任意識(shí)，提升智能化專業(yè)化的檔案規(guī)范化管理水平。檔案管理工作必將從原始的落后的部門凌亂管理發(fā)展至閉合循環(huán)管理向著集約管理，奔向?qū)ν忾_(kāi)放的互聯(lián)互通，直到物物聯(lián)通的趨向發(fā)展。相信到那時(shí)，不僅物盡其用而且形成人盡其才的開(kāi)放、高效、豐富的人才管理發(fā)展格局，將會(huì)給予現(xiàn)我們行政事業(yè)人事檔案規(guī)范管理必要性、重要性的相應(yīng)歷史和現(xiàn)實(shí)定位。