數(shù)字化背景下檔案歸檔率提升對策分析

李麗芬

（濱州經濟技術開發(fā)區(qū)管理委員會黨政辦公室，山東 濱州 256606）

在數(shù)字化背景下，大數(shù)據(jù)被廣泛的應用于各行各業(yè)，單位檔案管理也因此得到了完善，能夠在計算機中永久儲存，采用二進制編碼的形式存在，可以有效識別互聯(lián)網(wǎng)傳輸數(shù)字檔案。數(shù)字時代單位檔案的表現(xiàn)形式更為先進，可以優(yōu)化單位檔案歸檔流程。

1 數(shù)字化背景下單位檔案特點

事業(yè)單位檔案記錄了單位發(fā)展的全過程，能夠反映資料工作的真實性。檔案工作具有一定的復雜性，工作量比較大，其重點在于歸檔數(shù)量多，價值高。檔案工作涉及多個環(huán)節(jié)，由相關單位部門共同參與其中，使檔案歸檔增加了一定的難度。所以需要不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，加強檔案歸檔文件的整理能力[1]。

在數(shù)字化背景下，歸檔的形式主要有紙質歸檔、電子歸檔等等，紙質歸檔是依靠大綱歸檔。電子歸檔則是依靠光盤、移動設備等，能夠借助云盤平臺歸檔。單位檔案復雜的特點為歸檔工作增加了一定的難度，對歸檔也有了一個更高的要求，相關單位部門要共同簽署，結合其審查意見，保證單位檔案歸檔的完整性[2]。

2 數(shù)字化背景下單位檔案歸檔問題及原因

2.1 歸檔意識較為薄弱

數(shù)字化背景下，單位檔案在收集歸檔時會遇到各種問題，過于重視實體忽略信息等等，沒有意識到單位工作檔案資料及時歸檔的重要性，嚴重影響了歸檔工作的開展。加之很多單位檔案工作人員都是臨時人員，對其工作內容不夠了解，專業(yè)素養(yǎng)較低，影響了最終的歸檔率[3]。

2.2 信息基礎滯后性

現(xiàn)階段，部分單位檔案管理還在使用傳統(tǒng)紙質檔案管理方式。普通紙質檔案的使用壽命比較短，很容易受到損壞，發(fā)生丟失等問題，復制檔案達不到質量要求。計算機信息技術的普及，讓各種相關的軟件在單位工作中得到了應用，可以通過數(shù)字化處理，直觀的查找自己所需的檔案內容，還能直接打印彩頁，提高流轉效率，保證實體檔案完好無損。單位檔案信息化水平關系到歸檔率，一定要保證單位檔案管理可以符合數(shù)字化要求，實現(xiàn)轉型。但是由于相關單位對其不夠重視，單位檔案數(shù)字化歸檔所需的設施不足，無法滿足實際需求[4]。

2.3 歸檔制度不規(guī)范

根據(jù)《基本建設工作檔案資料管理暫行規(guī)定》等，完善單位工作檔案歸檔規(guī)則，除了歸檔管理規(guī)范，還要建立管理制度。在實際執(zhí)行的過程中，將單位工作作為依據(jù)，明確單位檔案歸檔范圍，采用有效的歸檔辦法，合理操作。但是在實際單位檔案歸檔的過程中，缺乏相應的歸檔管理制度，責任不夠明確，缺乏溝通交流。在單位檔案管理工作時，一定要從實際出發(fā)，加快單位檔案數(shù)字化管理平臺的建設速度，完善相關的單位檔案信息交流機制，發(fā)揮單位檔案的最大作用，保護信息交流權益，推動各個行業(yè)更好的發(fā)展，對社會效益的提高有很大的幫助[5]。

3 數(shù)字化背景下單位檔案歸檔率提升策略

3.1 加強宣傳教育，確保歸檔及時性

單位檔案百分之百歸檔率是單位檔案工作開展的重要指標，也是考核因素之一。在數(shù)字化背景下單位檔案歸檔，要從實際出發(fā)，保證其百分之百的歸檔率。通過相關業(yè)務培訓班以及對業(yè)務知識的講解，可以提高專業(yè)人員的業(yè)務能力。利用新媒體平臺去加強對檔案管理人員、設計單位等知識培訓，重點做好《檔案法》知識普及與宣傳，明確工作制定檔案歸檔范圍。開展宣傳教學，提高相關單位對其的認識，其中單位檔案歸檔工作尤為重要，形成參與合力，能夠使單位檔案的工作更具主動性。從思想層面出發(fā)，可以有效加大對其的資金投入力度，組建專業(yè)人員團隊，為單位檔案工作打下堅實的基礎。

3.2 把握形成環(huán)節(jié)，確保歸檔完整化

單位工作檔案形成環(huán)節(jié)不同，歸檔的要求與內容也不相同，一定要落實各個環(huán)節(jié)的資料歸檔工作。單位項目資料主要是依據(jù)工作內容、數(shù)據(jù)信息等各個工作環(huán)節(jié)順序整理歸檔。與此同時，還要加強歸檔細節(jié)的控制。比如工作在完成以后，內容記錄情況，以及數(shù)據(jù)信息，其中包括涉及的各個部門。

3.3 完善規(guī)章制度，實現(xiàn)歸檔規(guī)范化

單位工作中的內容比較復雜，涉及的主體多，檔案種類多。要將檔案管理納入合同簽訂的范圍內，明確各方的歸檔責任，通過法律的方式約束其違約責任。要根據(jù)單位工作的實際情況，制定詳細的歸檔細則，劃分歸檔范圍，根據(jù)工作階段、歸檔單位、具體時間等，不同環(huán)節(jié)產生的不同文件材料特點，都要安排相應的歸檔責任人。檔案管理人員提前介入，將單位工作建設作為依據(jù)，實時歸檔。

3.4 夯實歸檔基礎，實現(xiàn)歸檔信息化

在新時代的背景下，想要滿足單位檔案歸檔工作的實際需求，就要推動信息化建設得到進一步的發(fā)展，建立有效的單位檔案數(shù)字化管理平臺，為其配備所需的硬件設施。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》對收集到的數(shù)據(jù)化信息歸檔。一定要細化歸檔流程，建立數(shù)據(jù)庫，保證其能夠實時歸檔，避免單位文件丟失的情況發(fā)生。

3.5 緩解單位檔案的歸檔與保管壓力

傳統(tǒng)的單位檔案歸檔工作過程過于的繁瑣復雜，工作量極大，而且效率低下。尤其是很多的檔案人員通常都身兼數(shù)職，歸檔保管的工作只是一部分而已。再加上繁重的檔案管理工作又包含了許多重復性的工作，占據(jù)了大部分時間。這就導致了歸檔保管工作質量得不到保證。自2000年12月，我國檔案行業(yè)頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》正式實施，這也是我國檔案工作的重大措施，文件提出了不同于傳統(tǒng)立卷方法的整理方法，也為立卷方法的改革提供了重要的依據(jù)。立卷改革的推行以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，極大程度下簡化繁重的手工操作程序。對于檔案的歸檔和保管等工作來說，其根本目的就是為了可以使檔案更好地利用，不僅是在人力物力等方面上減輕壓力，也是適應新時代下歸檔文件的規(guī)范化、檔案管理科學化的要求。

3.6 加強檔案管理信息交流

在數(shù)字化背景下，對單位檔案管理有了一定更好的要求，檔案管理信息交流效率是影響檔案歸檔效率的重要因素，單位一定重視檔案管理信息交流工作，在數(shù)字化管理平臺上開設具備相關功能的專門窗口，發(fā)揮其最大的作用，將檔案收集與歸檔等都概括到管理平臺中，借助數(shù)字化管理平臺，去加強各個部門之間的交流力度，加快檔案歸檔進度，能夠保證檔案歸檔率。對檔案管理信息交流機制進行完善，能夠避免其出現(xiàn)信息不對稱等問題。數(shù)字化時代能夠為檔案歸檔率提供相應的條件，要從實際出發(fā)，制定符合實際情況的檔案歸檔制度，推動數(shù)字化管理平臺的建設，在實際工作中提高檔案歸檔率，對單位的發(fā)展有著重要的意義。

4 結語

根據(jù)上文可以得知，計算機信息網(wǎng)絡技術的應用，可以有效地提高單位檔案歸檔數(shù)字化水平。隨著我國經濟水平的提高，單位檔案歸檔管理也逐漸發(fā)生著轉變，能夠在電磁介質上有效儲存，還能被計算機快速識別，在網(wǎng)絡上有效傳輸。數(shù)字時代單位檔案的形式與介質都比傳統(tǒng)檔案先進，需要在思想上重視，加強單位檔案歸檔工作，適應新時代對其的要求，達到歸檔率百分之百的目標。