試論數(shù)字化信息在人事檔案管理中應(yīng)用的重要性

謝心梅

（四川省九寨溝風(fēng)景名勝區(qū)管理局，四川 阿壩藏族羌族自治州 623402）

就目前來看，大數(shù)據(jù)和數(shù)字化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展的名詞，信息技術(shù)開始被廣泛地應(yīng)用在各行業(yè)的管理工作中，并成為極具重要意義的人事檔案管理手段。在開展人事檔案管理工作的時候，數(shù)字化的科學(xué)應(yīng)用不僅能夠降低管理者的工作壓力，而且還能夠極大程度地提升工作質(zhì)量和管理效率，使得檔案管理工作獲得巨大變革。當(dāng)然，由于對數(shù)字化信息的應(yīng)用處于初始階段，因而我國旅游事業(yè)單位所開展的檔案管理仍舊面對相應(yīng)的困境，所以這就要求相關(guān)單位可以有意識地進(jìn)行優(yōu)化革新，以此來適應(yīng)時代發(fā)展進(jìn)程。

1 數(shù)字化信息在人事檔案管理中應(yīng)用的重要性

首先，將科學(xué)化、數(shù)字化信息融合在人事檔案管理的過程中，綜合應(yīng)用科學(xué)數(shù)字化信息發(fā)展概念，提高其存儲空間，為查詢資料、存儲資料提供更為良好的條件支撐，在充分緩解工作壓力的同時還能夠有效提升旅游事業(yè)單位的檔案管理效率，這對旅游事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展來講，顯然是意義非凡的。

其次，人事檔案管理數(shù)據(jù)極為重要，現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展標(biāo)志著企業(yè)的市場競爭的日漸激烈，如果仍舊采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，將會難以有效貼合現(xiàn)代社會發(fā)展進(jìn)程，在資料查閱的過程中往往需要投入大量人力資源和物力資源，但是在數(shù)字化信息的應(yīng)用下，對有關(guān)人事檔案的查閱時間相當(dāng)短暫，整體工作效率將會因此而獲得 提升。

最后，紙質(zhì)檔案和信息化檔案的管理的最大區(qū)別便是信息化檔案內(nèi)容要具備更為良好的公開性、公平性和公正性，同時也能夠更為有效地推動員工考核工作的建設(shè)。此外，人事檔案的調(diào)用在數(shù)字化技術(shù)的輔助下，也能夠迅速完成對各種棘手問題的處理，在短時間內(nèi)獲取更多信息資源。

2 數(shù)字化信息在人事檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1 建立完善數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)人事檔案轉(zhuǎn)化

數(shù)據(jù)庫是錄入各種人事檔案管理信息的平臺，是存儲旅游事業(yè)單位曾經(jīng)各種活動的記錄的載體，通過對良好數(shù)據(jù)庫的打造，不僅能夠有效完成對人事檔案信息的存儲處理，同時還能夠切實有效地保障人事檔案的完整性和科學(xué)性。建立完善數(shù)據(jù)庫的方法主要包含以下幾種：首先，構(gòu)建足夠標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過身份證號碼來進(jìn)行檢索標(biāo)識，使得各種既有數(shù)據(jù)能夠被直接錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從根本上減少重復(fù)操作所帶來的效率降低的問題，提升工作質(zhì)量和工作效率。其次，完善數(shù)據(jù)庫的前臺操作系統(tǒng)和后臺操作系統(tǒng)，優(yōu)化改善前臺對檔案資源的管理和檢索技術(shù)，優(yōu)化完善后臺修改功能，全方位地紙質(zhì)資源與電子資源的對比率，保證輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。最后，積極地增強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來為后續(xù)檔案信息的錄入、信息的查詢和信息的備份提供良好支撐作用。

2.2 優(yōu)化質(zhì)量管理體系，做好數(shù)據(jù)分類處理

如果想要積極地強(qiáng)化數(shù)字化信息在人事檔案管理中的應(yīng)用，首先需要做好的便是前期數(shù)據(jù)分類處理工作，用于為后續(xù)工作提供充足的查閱依據(jù)，其次則是中期儲存工作，用于做好對數(shù)據(jù)資源的存儲分析，最后則需要完成對數(shù)據(jù)的有效利用，將各種數(shù)字化檔案內(nèi)容應(yīng)用在旅游事業(yè)單位的各項實際工作中，切實有效地強(qiáng)化各種數(shù)據(jù)資源的利用率。在前期處理數(shù)據(jù)資源的過程中，可以科學(xué)合理地劃分檔案內(nèi)容，包括紙質(zhì)檔案、音頻檔案、視頻檔案等等，同時結(jié)合檔案的具體內(nèi)容，將其劃分為：在編人員檔案、學(xué)生檔案和流動人員檔案等等。與此同時，不僅需要完成對檔案內(nèi)容的科學(xué)分類處理，還需要積極地強(qiáng)化軟件、硬件、制度和人員等方面的管理。在開展中期數(shù)據(jù)儲存工作的過程中，應(yīng)該充分展現(xiàn)出數(shù)字化技術(shù)的作用，通過照相機(jī)和攝像機(jī)等設(shè)備，完成對各種數(shù)據(jù)資源的記錄，在后期數(shù)據(jù)應(yīng)用的過程中，應(yīng)該切實有效地強(qiáng)化對人員團(tuán)隊的管理控制，以此來保障錄入數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確率，從根本上推動旅游事業(yè)單位的未來建設(shè)與發(fā)展。

2.3 強(qiáng)化數(shù)字化檔案安全，做好存儲管理

旅游事業(yè)單位在完成數(shù)字化信息和檔案管理工作的融合應(yīng)用后，檔案管理安全性便成為需要重點關(guān)注的話題，其從屬于最為重要的環(huán)節(jié)，將會直接關(guān)系到未來企業(yè)是否能夠持續(xù)高效地發(fā)展。首先，管理人員需要積極地完成對檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)，同時定期尋找系統(tǒng)當(dāng)中存在的各種過時軟件和系統(tǒng)項目，采用更新的軟件來進(jìn)行代替。其次，旅游事業(yè)單位需要聘請專門從事數(shù)字化檔案安全管理的工作者，積極地強(qiáng)化對設(shè)備的運行環(huán)境的監(jiān)督檢查，最為重要的是推動相關(guān)技術(shù)設(shè)備的研究討論，全方位地提升信息存儲的科學(xué)性和合 理性。

2.4 推動部門交流溝通，促進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展

在旅游事業(yè)單位當(dāng)中，人力資源的流動是非常顯著的，人事檔案的數(shù)量則是多之又多，往往會涉獵到各個部門，信息內(nèi)容也包含人員管理、人員調(diào)動、專業(yè)培訓(xùn)、績效考核以及黨員統(tǒng)計等各種方面。所以，旅游事業(yè)單位的管理層級在開展人事檔案管理工作的過程中，首先需要做到的便是凸顯出部門合作、多角度聯(lián)動，制定出科學(xué)合理的信息收集、信息維護(hù)和信息使用機(jī)制，明確界定每個層級、每個部門之間的責(zé)任情況，形成更為科學(xué)合理、完善具體的運行協(xié)調(diào)機(jī)制，全面強(qiáng)化對人員團(tuán)隊的培訓(xùn)教育，提升信息使用者的實踐操作能力，從而為人事檔案管理數(shù)字化信息建設(shè)奠定下更為堅實的支撐作用。

2.5 制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用科技手段

首先，制定文本、照片和聲響等資料的采集標(biāo)準(zhǔn)，完成對文件格式的統(tǒng)一化處理，盡可能地避免出現(xiàn)非必要的轉(zhuǎn)換問題，對系統(tǒng)所涉獵到的其他各種應(yīng)用項目，也應(yīng)該制定科學(xué)合理的項目標(biāo)準(zhǔn)，以此來保障信息共享以及單位當(dāng)中的上下層級的交互溝通。其次，積極地強(qiáng)化對領(lǐng)先技術(shù)的應(yīng)用，打造嶄新的數(shù)字化信息系統(tǒng)，在建設(shè)數(shù)字化信息系統(tǒng)的時候往往需要應(yīng)用到多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，此類現(xiàn)代化技術(shù)是不容忽視的重要工具。在構(gòu)建人員檔案數(shù)據(jù)庫的時候，最好可以采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，而并非采取簡單文件堆放的方式，切實有效地避免因為圖像和視頻數(shù)據(jù)容量較高而引發(fā)的卡頓的問題，用于滿足在信息數(shù)據(jù)全面增加情況下的調(diào)用處理。最后，注重對數(shù)據(jù)資源的收集采納與后期質(zhì)量管控，利用高清晰度掃描儀以及DVD技術(shù)來錄入照片、音頻和視頻等內(nèi)容，以此來保障信息資源的基本質(zhì)量，從本質(zhì)上提升工作效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

總之，現(xiàn)代數(shù)字化信息的應(yīng)用將會極大程度地提升旅游事業(yè)單位的各項管理工作的效率和質(zhì)量，有效降低人工模式下所出現(xiàn)的各種問題，這就要求相關(guān)單位能夠積極地強(qiáng)化對數(shù)字化信息的應(yīng)用，在積極地強(qiáng)化對專業(yè)人員技術(shù)培訓(xùn)的前提下提升相關(guān)方面的管理水準(zhǔn)和工作質(zhì)量，這顯然是極具時代意義的?？梢哉f對數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠有效此推動人事檔案管理工作的安全、穩(wěn)定、規(guī)范發(fā)展，而且還能夠有效提升管理質(zhì)量。