事業(yè)單位基于自媒體構(gòu)建參與式檔案管理體系探索

韓靈利

（海倫市聯(lián)合敬老院，黑龍江 海倫 152300）

信息技術(shù)推動了自媒體技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，開放、共享、個性化成為自媒體技術(shù)的重要理念。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合時代需要，自媒體技術(shù)可以廣泛應(yīng)用于檔案管理工作實踐，基于自媒體技術(shù)開發(fā)參與式的檔案管理體系，可以優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的路徑與發(fā)展思路。

1 自媒體時代參與式檔案管理的內(nèi)涵分析

參與式檔案管理主要指的是發(fā)揮個體主觀能動性，鼓勵個體進行檔案管理創(chuàng)新，創(chuàng)建和諧高效的檔案管理工作環(huán)境，最大限度地激發(fā)各方面檔案管理潛能，從而提高檔案管理工作的效用，實現(xiàn)對檔案資源的系統(tǒng)化與個性化管理。參與式檔案管理具有明顯的個性化檔案管理特征，提高檔案管理人員的認(rèn)知水平，實現(xiàn)多個個體的協(xié)同參與，實現(xiàn)社會資源的最大化整合，提高公眾參與的積極性，形成檔案信息資源互動體系，進而達到系統(tǒng)化實現(xiàn)檔案整合利用的效果。

2 自媒體時代參與式檔案管理的基本特征

2.1 符合檔案管理法規(guī)

參與式檔案管理主要依托自媒體平臺擴大檔案管理范圍，提高檔案管理的有效性，實現(xiàn)廣泛化檔案管理的目標(biāo)，解決檔案管理途徑單一，檔案管理力量不足，各方面配合不緊密等問題。參與式檔案管理要嚴(yán)格地遵守檔案管理的基本原則，以彰顯檔案信息的資源的實用價值為核心，盡可能的保證自媒體渠道檔案的真實性、完整性與原始性，重點發(fā)揮檔案資源的可利用價值。一方面要對自媒體平臺檔案信息的來源可靠性進行評估，另一方面還要保證檔案在自媒體傳播的安全性，從而更充分地發(fā)揮檔案資源的實用價值，提高檔案管理的整體質(zhì)量與有效性。

2.2 堅持人本主義理念

自媒體平臺的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合人本理念要求，自媒體平臺環(huán)境下的檔案管理應(yīng)當(dāng)發(fā)激發(fā)各方面的參與熱情，鼓勵檔案數(shù)據(jù)信息共享，強調(diào)以滿足各方面的需要為基礎(chǔ)促進社會各方面參與到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中。其次，發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云存儲技術(shù)的重要作用，基于現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案存儲與服務(wù)利用的便捷性，能夠提供智能化的檔案共享平臺，同時能夠接受用戶通過自媒體平臺上傳的各種檔案數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息人性化交互，提高檔案資源的利用率。

2.3 檔案資源的豐富性

為了解決檔案管理工作中的問題，還要提高檔案資源的豐富性，不斷擴展檔案數(shù)據(jù)信息的來源，重視發(fā)揮多種數(shù)據(jù)信息技術(shù)的重要作用。首先，通過自媒體建立了虛擬的檔案網(wǎng)絡(luò)空間，能夠通過自媒體進行廣泛的數(shù)據(jù)信息收集與建設(shè)，發(fā)揮自媒體工具在檔案信息資源獲取中的實用價值，更好地發(fā)揮檔案資源的保存價值。其次，借助數(shù)字技術(shù)構(gòu)建了檔案吳天昊共享空間，充分展示了自媒體平臺的社交優(yōu)勢，正視自媒體環(huán)境下的檔案傳播有效性，滿足新時代社會變遷發(fā)展與檔案廣泛應(yīng)用需要，積極創(chuàng)建良好的參與式檔案管理工作環(huán)境，提高檔運轉(zhuǎn)的水平。

2.4 檔案管理的虛擬性

自媒體時代的檔案管理工作的主要任務(wù)不再是收集信息，而是根據(jù)收集的信息進行真?zhèn)伪孀R，加強檔案數(shù)據(jù)信息挖掘，檢索潛在的關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)信息。檔案管理應(yīng)當(dāng)具有個體性與社會性的雙重屬性，可以通過自媒體進行個性化的檔案信息展示，為自身創(chuàng)設(shè)具有個人特色的虛擬檔案管理空間，并且借助相關(guān)技術(shù)向其它使用者進行信息分享。提高檔案管理工作的互動性，提高信息傳播、展示、共享的有效性，保證檔案資源的多樣性。還要發(fā)揮碎片化檔案管理技術(shù)的特征，在參與式檔案管理基礎(chǔ)上實現(xiàn)多種檔案資源的整合，從而獲得潛在的檔案信息價值。

3 自媒體時代參與式檔案管理的制約因素

3.1 檔案數(shù)據(jù)信息海量增長

自媒體時代是信息高速傳播的時間，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息呈現(xiàn)海量增長的特征，大量基礎(chǔ)檔案信息與高價值信息混合并存，這給檔案管理帶來一定的難度。檔案數(shù)據(jù)信息量增加使得檔案管理人員的工作難度增加，檔案處理成本不斷提高，基層檔案員需要應(yīng)對大量工作任務(wù)，導(dǎo)致檔案處理的速度效率不高， 嚴(yán)重的影響了檔案管理水平。而且，檔案信息的類型更加多樣，自媒體傳播檔案的標(biāo)準(zhǔn)較為多樣，一定程度上給檔案管理的兼容性帶來了挑戰(zhàn)。隨著各方面、各類別檔案信息的不斷增加，檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘工作需要處理各種復(fù)雜形式的數(shù)據(jù)，需要不斷更新檔案管理系統(tǒng)，及時防控可能潛在風(fēng)險，增加了檔案管理的成本。

3.2 缺乏科學(xué)檔案管理體系

參與式檔案管理的關(guān)鍵在于建立有效的交互機制，突破檔案管理的時空限制，既可以保證檔案停息的高速運轉(zhuǎn)，又可以發(fā)揮各方面的積極作用，形成更加全面、細(xì)致和精準(zhǔn)的檔案供給服務(wù)機制。但是，基于自媒體構(gòu)建參與式檔案管理體系的技術(shù)要求相對較高，需要搭建綜合性的檔案管理平臺。受各種主客觀條件限制，有些事業(yè)單位缺乏先進的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，缺少必要的自媒體基礎(chǔ)軟件建設(shè)，檔案管理軟件平臺的開發(fā)水平較低，這在很大程度上制約了檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。尤其是一些檔案管理自媒體空間的智能化水平不夠，操作界面較為復(fù)雜，各類檔案數(shù)據(jù)信息的兼容性不高，在很大程度上影響了各方面參與檔案管理水平，不利于形成更加完善的檔案管理機制，不能建立一個更加高效、安全和有序的檔案管理工作環(huán)境。

3.3 檔案管理安全風(fēng)險較高

事業(yè)單位檔案信息具有一定的保密要求，是國家檔案資源的重要組成部分，還關(guān)系到公益事業(yè)的發(fā)展建設(shè)?；谧悦襟w構(gòu)建參與式檔案管理機制賦予了各方面檔案管理權(quán)限，構(gòu)建了較為龐大的檔案管理體系。隨著各方面檔案資源應(yīng)用程度的提高，自媒體環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)信息交換越發(fā)頻繁，自媒體數(shù)據(jù)信息不斷增加，這給數(shù)據(jù)信息維護帶來一定困難。加上檔案管理參與方的水平參差不齊，檔案管理人員的素質(zhì)能力待提高，使得自媒體空間下的檔案建設(shè)存在一系列的違規(guī)現(xiàn)象，這在很大程度上影響了檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，不利于進行檔案管理控制，造成了檔案數(shù)據(jù)信息的風(fēng)險，可能給互聯(lián)網(wǎng)空間的檔案傳遞留下隱患。還要進一步基于自媒體構(gòu)建智能化檔案管理體系，重點解決檔案建設(shè)、運轉(zhuǎn)和使用中風(fēng)險，提高檔案管理安全性。

4 自媒體時代參與式檔案管理的優(yōu)化措施

4.1 明確檔案管理主體職能

自媒體時代需要構(gòu)建一個更加開放、智能、高效、有序的檔案管理環(huán)境。事業(yè)單位還要發(fā)揮自媒體平臺的技術(shù)優(yōu)勢，基于自媒體提高檔案服務(wù)的有效性，針對性進行檔案信息的充分供給。首先，開發(fā)專業(yè)的檔案管理互動平臺，利用微信公眾號、小程序等開辟檔案交換互動的空間，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)信息智能化檢查檢索端口，進一步滿足廣大人民需要快捷方便獲取檔案信息的訴求。其次，轉(zhuǎn)變檔案管理工作意識，自媒體時代的檔案管理者不再是傳統(tǒng)意義上的檔案信息供給者，還要公眾參與檔案管理的意識，強調(diào)公眾在某類檔案管理工作中的積極作用，在可控和可交互的界面引導(dǎo)公眾上傳檔案數(shù)據(jù)信息，及時參與檔案資源管理的實踐工作，進一步依托社會力量完善檔案數(shù)據(jù)信息，體現(xiàn)自媒體平臺的交換價值，實現(xiàn)檔案信息的靈活運轉(zhuǎn)。第三，發(fā)揮智能化檔案管理技術(shù)的作用，強調(diào)開發(fā)專業(yè)服務(wù)器，重視提高檔案數(shù)據(jù)信息供給的整體質(zhì)量，滿足各方面碎片化信息檢索與上傳的需要，適當(dāng)檔案數(shù)據(jù)信息檢索與檔案管理安全風(fēng)險評估，進一步保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，達到全面提高檔案管理工作質(zhì)量目標(biāo)。

4.2 優(yōu)化檔案管理工作平臺

新時代還要優(yōu)化檔案管理工作平臺，構(gòu)建可以廣泛開放、共享、應(yīng)用的檔案平臺。檔案管理平臺建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)引進第三方技術(shù)力量的作用，僅憑事業(yè)單位的力量是無法滿足檔案管理平臺建設(shè)需要的。首先，更新檔案管理法律法規(guī)，不斷優(yōu)化檔案管理政策，加強專業(yè)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基于自媒體平臺提高檔案管理的協(xié)同效應(yīng)，從而解決檔案管理建設(shè)實踐存在的問題。其次，檔案管理平臺還要具有差異性特征，具有可調(diào)整性，能夠根據(jù)檔案管理發(fā)展需要開辟相關(guān)模塊，從而滿足廣大人民群眾參與檔案管理的需要，積極引導(dǎo)各會各類群體參與檔案管理工作。第三，檔案管理平臺應(yīng)當(dāng)提高自動化水平，強調(diào)針對不同檔案提供者與索取者提供個性化的服務(wù)，能夠進行檔案應(yīng)用者的身份信息識別，優(yōu)化檔案管理歸檔的工作流程，實現(xiàn)檔案管理平臺、檔案數(shù)據(jù)庫、辦公管理系統(tǒng)的廣泛銜接，從整體層面實現(xiàn)檔案信息資源廣泛整合。發(fā)揮第三方托管平臺的作用，由第三方托管平臺進行檔案維護，從而滿足檔案管理工作需要。

4.3 創(chuàng)新檔案管理參與方式

新時代構(gòu)建參與式檔案管理體系應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新參與方式，完善檔案管理參與體系，提高各方面在檔案管理參與中的積極性。首先，豐富檔案管理的主題，滿足公眾對檔案管理的廣泛需要，引導(dǎo)檔案受眾將自身定位為檔案資源的參與者、提供者與協(xié)作者角色，構(gòu)建檔案管理的開放體系，將法律政策融入到檔案管理工作實踐，不斷擴大檔案管理的外延，實現(xiàn)對檔案資源的充分利用，實現(xiàn)檔案管理資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。其次，努力提高檔案管理參與效度，強調(diào)各方面提高檔案參與的主動性與規(guī)范性，在積極簡化檔案管理參與流程的基礎(chǔ)上不斷提高檔案管理參與的質(zhì)量，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的實用價值，保證檔案數(shù)據(jù)信息供給的精準(zhǔn)性與有效性。第三，擴大自媒體時代檔案管理參與的社會影響力，引導(dǎo)各方面主動參與檔案管理工作實踐，這樣才能解決檔案管理工作的問題，提升檔案管理服務(wù)效能，解決檔案管理工作存在的具體問題。

5 結(jié)論

參與式檔案管理可以發(fā)揮社會力量作用，擴展檔案數(shù)據(jù)信息來源，提高檔案管理的社會影響力。新時代還要明確檔案管理工作的要點，更新檔案管理工作理念，基于自媒體平臺打造更加開放的檔案管理工作路徑，提高檔案資源建設(shè)的整體有效性，解決檔案管理實踐的現(xiàn)實問題。