淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

王 宇

（延壽縣委干部人事檔案服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150700）

信息化時代下，通過推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠為事業(yè)單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案作用價值。因此需要事業(yè)單位提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對性對策，提高檔案管理信息化水平。

1 檔案管理的概述

檔案管理又稱為檔案工作，主要是檔案館對于各項檔案信息進(jìn)行管理和利用的過程，也是當(dāng)前我國檔案事業(yè)的重要組成之一。檔案管理是一項管理性的工作，是一項服務(wù)性的工作，雖然檔案管理并不產(chǎn)生直接的物質(zhì)財富，但是檔案所提供的各項信息是其他信息所無法比擬的，例如檔案可以真實記載社會各個歷史階段的面貌。因此在進(jìn)行檔案管理時，我們需要遵循統(tǒng)一的檔案管理方法，做好檔案的有效管理工作，提高檔案的管理質(zhì)量，避免檔案出現(xiàn)任何破損。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

2.1 提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注度

對于事業(yè)單位而言，檔案管理信息化體系建設(shè)是一項需要長期堅持、耗費大量人力、物力、財力的工作，難以在短期內(nèi)見到成果，在短期內(nèi)見證到對于事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，但是確實事業(yè)單位長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展所必須具備的。事業(yè)單位的中高層管理者應(yīng)該對于檔案建設(shè)工作高度重視，通過會議、宣講的形式，加深檔案建設(shè)工作在事業(yè)單位內(nèi)從業(yè)人員工作意識中的重要性。由于檔案管理意識低或者不明確檔案建設(shè)重要性的從業(yè)人員，更容易在日常操作和管理過程中出現(xiàn)工作失誤。因此，要針對個別員工進(jìn)行特殊培訓(xùn)和訓(xùn)練。事業(yè)單位的管理層設(shè)置檔案管理突出貢獻(xiàn)獎，成立專門的檔案管理部門，檔案管理人員不僅僅享有建議職能，同樣具有決策和表決權(quán)，提高檔案管理部門在整個事業(yè)單位中的地位，要求事業(yè)單位內(nèi)全員需要提高檔案管理意識，配合檔案部開展信息化系統(tǒng)建設(shè)，在數(shù)據(jù)信息的真實性方面，全員都要對自己所提供的數(shù)據(jù)保有追責(zé)權(quán)，一旦信息出現(xiàn)錯誤，檔案科有權(quán)利進(jìn)行有關(guān)追責(zé)處理。

2.2 提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

專業(yè)技術(shù)人員是開展檔案管理信息化的重要因素，只有不斷提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平，加強專業(yè)技能的體現(xiàn)，才能真正推動我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。首先，針對紙質(zhì)檔案存儲和習(xí)慣而言，事業(yè)單位要加大培訓(xùn)力度，提升工作人員的現(xiàn)有認(rèn)知，幫助工作人員掌握基礎(chǔ)的信息化操作技能，從而全面提升工作人員的信息技術(shù)水平；其次，事業(yè)單位要提升招聘門檻，制定更加嚴(yán)格的招聘要求，積極吸納外界先進(jìn)技術(shù)性人才對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源潛力，加強人才儲備，從而有效適應(yīng)未來激烈的市場競爭和發(fā)展模式；最后，要重視對事業(yè)單位檔案管理人員的綜合技術(shù)考核，改善工作人員在專業(yè)知識和工作技巧方面存在的缺陷，結(jié)合實際工作狀況給予針對性評價。在事業(yè)單位內(nèi)部形成更加完善的獎懲制度，全面激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，從宏觀角度加強檔案管理的信息化建設(shè)水平。

2.3 建立完善的管理機制，實現(xiàn)信息安全保護(hù)

事業(yè)單位的檔案管理需要加強自我建設(shè)，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責(zé)，完善管理技術(shù)，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進(jìn)。例如可充分采用數(shù)字水印技術(shù)來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術(shù)來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎(chǔ)上做好檔案信息的備份工作，針對信息數(shù)據(jù)的載體做好定期維護(hù)保養(yǎng)，并及時進(jìn)行數(shù)據(jù)核查。再就是意識層面，由于當(dāng)前各種信息化技術(shù)不斷更新，檔案管理工作應(yīng)加強信息化意識，探索和優(yōu)化檔案管理的各個細(xì)節(jié)。為此，檔案管理人員需要進(jìn)一步加強檔案信息安全保護(hù)意識，以自身實際工作作為基礎(chǔ)，夯實工作人員的現(xiàn)代化能力，打破傳統(tǒng)認(rèn)知，在思想上徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認(rèn)知。

2.4 注重規(guī)范統(tǒng)一事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位在日常運營過程中，由于工作內(nèi)容繁多，因此檔案在形式。內(nèi)容方面也比較繁雜，有些是文字資料、有些事音視頻資料等，因此在實際推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，針對這些檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化，還應(yīng)建立一個統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以保證后續(xù)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，在這一過程中，需要嚴(yán)格遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），同時還要結(jié)合事業(yè)單位實際需求，做好檔案數(shù)字化的統(tǒng)一規(guī)范處理。在完成事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定后，還應(yīng)立足于檔案實際內(nèi)容，做好數(shù)字化處理細(xì)節(jié)落實，比如應(yīng)保證檔案信息著錄的規(guī)范性，完整記錄原紙質(zhì)檔案文件的內(nèi)容，禁止出現(xiàn)名稱與實際檔案不對應(yīng)問題，以免對最終檔案檢索效果帶來不利的影響。與此同時，還應(yīng)做好檔案信息規(guī)范化存儲工作，比如應(yīng)選擇合適的存儲在載體，可以利用硬盤進(jìn)行存儲，在檔案數(shù)據(jù)信息備份方面，還可以選用網(wǎng)盤形式。

2.5 健全事業(yè)單位檔案建設(shè)的管理制度

有一套完整的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，才能對從業(yè)人員的行為進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，保障事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作有序進(jìn)行。對于事業(yè)單位而言，檔案管理的完善性標(biāo)準(zhǔn)化程度，直接關(guān)系著每個部門每個環(huán)節(jié)的工作效率，同樣也是需要各部門共同協(xié)調(diào)配合來完成的。事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，將檔案管理制度納入單位內(nèi)的必行規(guī)章制度中去，首先需要對各模塊工作進(jìn)行分析，明確在檔案管理過程中的責(zé)任和義務(wù)，例如人事科需要提供比較精準(zhǔn)的實時更新的人事變動情況，對人員入職、離職和調(diào)動手續(xù)做好統(tǒng)計、整理和匯入檔案管理系統(tǒng)，能夠為檔案建設(shè)工作做好人事材料準(zhǔn)備。事業(yè)單位注重規(guī)范各崗位在檔案管理進(jìn)程中的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要求全員按照標(biāo)準(zhǔn)操作，對于信息篩查、統(tǒng)計等采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，便于后期的信息整合分析。事業(yè)單位的檔案建設(shè)是需要全員共同參與的，要做到賞罰分明，對于違規(guī)違紀(jì)行為，進(jìn)行懲處、通報等處罰，而對于表現(xiàn)優(yōu)異、勇于創(chuàng)新的員工，展開獎金、培訓(xùn)、晉升、學(xué)習(xí)、休息等獎賞，鼓勵全員的積極性。

3 結(jié)語

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，整個社會都朝著信息化的方向不斷邁進(jìn)，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展大趨勢，進(jìn)一步加強自身的信息化建設(shè)。加強信息化建設(shè)不僅可以更好地促進(jìn)整個單位的發(fā)展，同時對于整個社會的發(fā)展也具有極大的益處。為了推動信息化建設(shè)，需要加強檔案管理人員的專業(yè)技能，樹立發(fā)展意識，建立完善的管理制度，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。