試分析信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)

王紅玉

（濟(jì)南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，山東 濟(jì)南 271100）

檔案管理在對(duì)當(dāng)今社會(huì)上各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都具有十分重要的作用，檔案管理工作屬于服務(wù)類(lèi)范疇，檔案管理工作主要是指檔案室對(duì)個(gè)人或者某些集體的信息進(jìn)行歸檔管理以及提供一系列的查詢(xún)、分析等服務(wù)。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)被淘汰，同時(shí)給檔案信息服務(wù)模式提出了更高的要求，檔案管理及信息服務(wù)必須進(jìn)行創(chuàng)新，并積極向現(xiàn)代化管理模式方向發(fā)展。

1 檔案工作的屬性

1）管理屬性。檔案工作涵蓋對(duì)檔案信息和資料的收集、整理、保管、處理、分析、提供等一系列工作。這些工作內(nèi)容并不能直接產(chǎn)生物質(zhì)性經(jīng)濟(jì)效益，而且也不是檔案管理部門(mén)和檔案管理人員所產(chǎn)生的，他們也不使用其中保管和儲(chǔ)存的檔案信息和資料，而是負(fù)責(zé)管理這些個(gè)人或者企業(yè)各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的歷史性文件資料。因此，可以說(shuō)檔案工作是具有管理屬性的。

2）保密屬性。檔案資料或者信息大多數(shù)都是有價(jià)值、很重要的一些文件，其中還會(huì)涉及一些個(gè)人的隱秘信息、科研成果及國(guó)家相關(guān)組織認(rèn)定的一些資質(zhì)和結(jié)果。這些中重要的資料和文件無(wú)論是對(duì)個(gè)人還是對(duì)一些院校和企業(yè)來(lái)說(shuō)，都需要做好保密工作，檔案工作是需要嚴(yán)格的管理流程和制度來(lái)就進(jìn)行約束和管理的。檔案資料按照重要程度可以分等級(jí)和類(lèi)別，一些重要的比如人事檔案，是不可以隨意查看和調(diào)取的，需要按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)指定人員進(jìn)行簽字允許，方可查詢(xún)。因此，可以看出檔案工作具有一定的保密屬性，工作標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)較高。

3）服務(wù)屬性。檔案管理工作的主要職責(zé)就是整理、分類(lèi)、儲(chǔ)存、分析這些保管的資料、文件或者信息。并按照檔案所有者的要求為其提供更好的服務(wù)，例如：查詢(xún)、借閱、使用等，其中服務(wù)類(lèi)工作是檔案管理工作的終極任務(wù)，無(wú)論之前對(duì)檔案做的一系列工作都是為了更好地服務(wù)所做的準(zhǔn)備基礎(chǔ)工作，而檔案管理人員在對(duì)檔案信息處理、歸檔、統(tǒng)籌、分析等環(huán)節(jié)上都體現(xiàn)了其應(yīng)該具備的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)規(guī)范，這些也決定了檔案人員的服務(wù)水平[1]。

2 社會(huì)信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)

1）讓檔案人員專(zhuān)業(yè)技能面臨更高的挑戰(zhàn)。在信息化的時(shí)代，檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)一些具有時(shí)代特點(diǎn)的新問(wèn)題，而這些問(wèn)題的解決是需要信息化手段和技術(shù)的，這對(duì)于那些責(zé)任心不強(qiáng)，管理意識(shí)薄弱的傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)人員提出了更高的要求，同樣對(duì)這些人的工作能力和專(zhuān)業(yè)技能題也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，尤其是基層的檔案信息服務(wù)管理部門(mén)，他們的業(yè)務(wù)量巨大，更需要專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人才，更需要大量的高素質(zhì)人才，在信息時(shí)代，檔案信息服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)是急需解決的問(wèn)題。

2）讓檔案信息的保密工作面臨巨大挑戰(zhàn)。檔案信息管理的保密性是最重要的屬性，對(duì)于那些重要的機(jī)密文件，一旦發(fā)生泄密，就會(huì)導(dǎo)致無(wú)法挽回的損失，對(duì)個(gè)人或者是企業(yè)都有可能產(chǎn)生致命的傷害，而在這個(gè)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息化時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)的互動(dòng)性、廣聯(lián)性、互通性，都讓檔案信息的保密工作面臨著時(shí)代的巨大挑戰(zhàn)，也讓檔案的安全性和保密性都面臨著巨大的威脅，在社會(huì)信息化時(shí)代，檔案信息保密性主要會(huì)受到人為和技術(shù)者兩個(gè)方面的挑戰(zhàn)，技術(shù)方面，主要是因?yàn)樾畔⒒瘯r(shí)代，檔案信息管理服務(wù)等工作都要依靠計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的整理和傳輸?shù)裙ぷ?，而一定遭網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客入侵，就會(huì)對(duì)檔案的管理系統(tǒng)造成一定的破壞，從而導(dǎo)致檔案信息資糧的丟失或盜取。而人為主觀(guān)方面，主要是指工作疏忽或者工作不標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的泄密，檔案管理人員沒(méi)有按照相關(guān)制度流程進(jìn)行檔案審查，或者是疏忽審查步驟就將信息傳輸?shù)骄W(wǎng)上，一旦網(wǎng)站遭到入侵和破壞，就會(huì)讓網(wǎng)站中的信息被泄密，以上這連個(gè)方面都讓檔案信息管理工作的保密性面臨著一定的挑戰(zhàn)。

3）讓檔案信息服務(wù)管理模式面對(duì)強(qiáng)勁的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)管理模式大多是通過(guò)手工錄入或手工記錄的，而且主要依靠紙質(zhì)媒介做為檔案資料信息的儲(chǔ)存方式，這種手動(dòng)管理模式在社會(huì)信息化時(shí)代根本無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的需求，在社會(huì)信息化時(shí)代，檔案信息資料無(wú)論是在數(shù)量上還是在專(zhuān)業(yè)化上都會(huì)有非常大的提升，不是通過(guò)手工處理就可以完成的，一定是要利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)和體統(tǒng)，進(jìn)行現(xiàn)代化和信息化、數(shù)字化的錄入和整合，將紙質(zhì)的檔案信息和資料轉(zhuǎn)化成為電子版本，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和實(shí)時(shí)共享。有一些檔案信息是需要面向社會(huì)公眾進(jìn)行開(kāi)放的，這就讓那個(gè)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式面臨著較大的挑戰(zhàn)，必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源和信息的價(jià)值最大化，同時(shí)有效保障檔案的利用效率，為社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 信息化時(shí)代檔案信息服務(wù)管理模式改革的有效措施

1）提高檔案人員的服務(wù)意識(shí)和能力。檔案信息服務(wù)管理工作本身就是一項(xiàng)相對(duì)專(zhuān)業(yè)和系統(tǒng)的工作，不論是傳統(tǒng)還是現(xiàn)代都需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，只不過(guò)是在不同的時(shí)代對(duì)專(zhuān)業(yè)技能的要求不同，在信息化時(shí)代，就需要提升檔案人員的信息化意識(shí)。提升服務(wù)人員對(duì)信息的敏感度好專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。檔案信息服務(wù)管理部門(mén)要積極引進(jìn)管理人才，并給予其高度重視。現(xiàn)階段我國(guó)的檔案信息服務(wù)管理工作可以說(shuō)比較單調(diào)，很難創(chuàng)新，因此，信息服務(wù)管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的激勵(lì)，讓他們保持較高的工作熱情，同時(shí)，這對(duì)不同類(lèi)型的人才，要結(jié)合實(shí)際情況和需求，進(jìn)行合理的分工，充分發(fā)揮管理人才的價(jià)值和作用。另外，針對(duì)這些檔案信息服務(wù)管理人才要注重其專(zhuān)業(yè)化的培養(yǎng)和能力的提升，要定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，當(dāng)然現(xiàn)代信息化人才，除了找掌握計(jì)算機(jī)等操作技能，還要對(duì)國(guó)家的相關(guān)政策有一定的學(xué)習(xí)和了解，提高服務(wù)意識(shí)和工作能力，才能保障檔案信息服務(wù)管理工作的高效性。

2）增強(qiáng)檔案信息服務(wù)管理系統(tǒng)的安全性。針對(duì)信息化時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)的特征，為了有效防止檔案信息的泄密或被盜情況，一定要借助現(xiàn)代先進(jìn)的信息手段或技術(shù)增強(qiáng)檔案信息服務(wù)管理的安全性，例如在檔案系統(tǒng)中應(yīng)用防火墻和病毒查殺系統(tǒng)，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管的力度，完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管體系，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全程監(jiān)控，對(duì)檔案人員的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行嚴(yán)格要求，確保第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)病毒入侵和黑客入侵，及時(shí)啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息防護(hù)技術(shù)，從而確保檔案信息的完整性和安全性[2]。

3）提升檔案信息服務(wù)管理工作的整體水平。在信息時(shí)代，檔案信息服務(wù)管理部門(mén)要積極引進(jìn)現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，積極轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，緊跟時(shí)代的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，注重檔案資源的整合和統(tǒng)籌以及分析，發(fā)揮檔案資料信息的價(jià)值和作用，企業(yè)可以根據(jù)檔案中的客戶(hù)信息和消費(fèi)習(xí)慣等行為進(jìn)行有效分析，就可以指定出符合客戶(hù)需求的個(gè)性化服務(wù)，而這些都來(lái)自檔案的整體性和全面性。檔案信息服務(wù)工作已經(jīng)不在局限在簡(jiǎn)單的查詢(xún)和提供工作，而是可以變得更加的有價(jià)值，通過(guò)信息化的手段對(duì)檔案資料進(jìn)行不同的分類(lèi)和整理，挖掘客戶(hù)不同的潛在需求，從而提升檔案管理工作的整體水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入了信息化時(shí)代，這個(gè)時(shí)代讓檔案信息服務(wù)管理模式面臨著巨大的挑戰(zhàn)，無(wú)論是對(duì)人才的技能要求，還是對(duì)信息的保密性都面臨著一定的挑戰(zhàn)，因此，必須提高管理人才的服務(wù)意識(shí)和工作能力，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，提升檔案管理的整體水平，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。