事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

張曉玲

（河南省體育局機(jī)關(guān)服務(wù)中心，河南 鄭州 450000）

事業(yè)單位的工作能否順利地展開進(jìn)行，在很大程度上受到人事檔案管理成效的影響，各級事業(yè)單位必須提高對檔案管理的重視程度。長期以來我國人事檔案管理工作一直保持著正確穩(wěn)定的發(fā)展。人事檔案是公共機(jī)構(gòu)人才信息的主要來源，而人才選拔的重要依據(jù)直接關(guān)系到公共機(jī)構(gòu)能否在競爭中站穩(wěn)腳跟。我國的公共機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極采取先進(jìn)的管理措施和方法來解決人事檔案管理工作存在的問題，改善整體的情況，為自身的發(fā)展進(jìn)步提供強(qiáng)有力的支持。

1 事業(yè)單位檔案管理的含義及作用

1.1 事業(yè)單位檔案管理的含義

在闡釋事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的概念之前首先應(yīng)對事業(yè)單位有一個清楚地認(rèn)識，事業(yè)單位是指各級人民政府建立的社會文化組織，致力于教育文化等多方面活動的開展[1]。檔案管理的基本含義則是總結(jié)檔案業(yè)務(wù)計(jì)劃并處理檔案的活動，對已歸檔的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行歸檔管理，檔案資料信息資料可以直觀全面地反映和揭示現(xiàn)代社會在推進(jìn)各種建設(shè)項(xiàng)目過程中所需要的基本內(nèi)容，是現(xiàn)代社會精神發(fā)展應(yīng)涉及的內(nèi)容的重要組成部分。其所包含的內(nèi)容不僅包括人員檔案信息，還包括通過全面記錄和公開各種社會問題的發(fā)展和演變而形成的數(shù)據(jù)信息。

1.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的作用

人事檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步的過程中起著重要作用。事業(yè)單位重視人事檔案的監(jiān)督和管理有助于其及時獲取基本的員工信息，在人力資源的支持下，事業(yè)單位才能保持穩(wěn)步健康地發(fā)展，只有更好地掌握內(nèi)部人員信息，充分了解內(nèi)部人員的狀況，才能最大限度地發(fā)揮人力資源的價(jià)值。同時公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理還是各部門根據(jù)社會人才輪換需求選拔人才的重要依據(jù)。人事檔案管理有助于深化人事改革。事業(yè)單位的檔案管理任務(wù)還有助于全面實(shí)現(xiàn)評估事業(yè)單位各種業(yè)務(wù)運(yùn)作的目標(biāo)。在我國，事業(yè)單位在組織和執(zhí)行文件管理任務(wù)過程中面臨的關(guān)鍵任務(wù)，或在公共機(jī)構(gòu)文件管理部門的日常業(yè)務(wù)運(yùn)作中要履行的主要職責(zé)，是依靠基礎(chǔ)知識在公共機(jī)構(gòu)中執(zhí)行文件管理工作的系統(tǒng)。在不斷提高各種基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，信息和資料的收集和收集質(zhì)量，并提高整理和保存質(zhì)量的前提下，通過制定和實(shí)施事業(yè)單位檔案管理，不斷提高效率和質(zhì)量水平，進(jìn)行改進(jìn)和協(xié)調(diào)在建立和完善指向事業(yè)單位檔案管理基本過程的改進(jìn)和優(yōu)化策略系統(tǒng)和機(jī)制的過程中，我們組織各種基本業(yè)務(wù)鏈接來支持事業(yè)單位檔案管理和檔案管理可以高效，高質(zhì)量地完成事業(yè)單位職能部門的工作。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 重視程度不足，缺乏配套法規(guī)

事業(yè)單位不注重人事檔案監(jiān)管的主要表現(xiàn)在他們沒有大量的人力和物力來投資文件管理任務(wù)，因此他們沒有負(fù)責(zé)文件管理任務(wù)的專業(yè)人員，并且大多數(shù)都是兼職工作，沒有實(shí)現(xiàn)每個崗位都有專人負(fù)責(zé)，人事檔案管理人員對工作的重視程度不高導(dǎo)致了專業(yè)技能和整體素質(zhì)的低下，采用科學(xué)方法開展工作的困難限制了檔案管理的進(jìn)展。

2.2 管理方式嚴(yán)重落后，信息化程度低

隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，在信息時代的大背景下，網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在許多領(lǐng)域得到廣泛地應(yīng)用，現(xiàn)有的檔案已經(jīng)可以以電子文件的形式存儲，不易損壞成本低安全性高，但是由于投入不足，先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用率低，阻礙了檔案信息化進(jìn)程[2]。在事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息管理的傳統(tǒng)發(fā)展階段，事業(yè)單位檔案管理部門面臨的大部分檔案數(shù)據(jù)信息資料都是依靠紙質(zhì)媒體來呈現(xiàn)的，紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料的基本特點(diǎn)是：由于實(shí)施長期保留并不容易，不利于短期有效地搜索和定位所需要的內(nèi)容；保存操作中的存檔數(shù)據(jù)信息材料的數(shù)量相對較大，并且需要大量的存儲空間。隨著以大數(shù)據(jù)技術(shù)，云計(jì)算技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的逐漸成熟和發(fā)展，事業(yè)單位的文件管理逐漸進(jìn)入了數(shù)字化和信息化的實(shí)際發(fā)展階段。各級組織根據(jù)當(dāng)前正在使用的文件管理操作的實(shí)現(xiàn)方法，進(jìn)行科學(xué)，合理，有效的調(diào)整和優(yōu)化，并能夠做到考慮到執(zhí)行文件管理操作過程中面臨的實(shí)際情況。

2.3 監(jiān)管力度不足，缺乏創(chuàng)新

事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識不足，使實(shí)際展開的過程中缺乏諸多因素并且外部監(jiān)督不力。盡管有相應(yīng)的規(guī)則和規(guī)章，但是仍然無法在實(shí)際管理中嚴(yán)格執(zhí)行，并且標(biāo)準(zhǔn)程序不允許多個部門組成可以運(yùn)行的操作系統(tǒng)，尤其是在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置文件管理。盡管許多組織已經(jīng)積累了許多工作經(jīng)驗(yàn)，但是最終沒有足夠的新的創(chuàng)意嘗試，檔案的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化仍然很慢，文件管理模式尚未標(biāo)準(zhǔn)化。一些公共機(jī)構(gòu)的檔案管理人員對該工作缺乏合理的了解，檔案管理的基本業(yè)務(wù)組成相對薄弱，有的甚至?xí)饳n案管理的混亂。一些公共機(jī)構(gòu)的文件管理工作機(jī)制尚不明確，工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程需要進(jìn)一步優(yōu)化，某些任務(wù)難以實(shí)施，導(dǎo)致文件管理流程和文件不規(guī)范。 一些公共機(jī)構(gòu)檔案的文件傳輸不順暢，甚至未經(jīng)許可就破壞了檔案。 這違反了檔案法規(guī)的規(guī)定，檔案管理的基本原則以及業(yè)務(wù)運(yùn)營的基本要求。除此之外，還需要確保對公共機(jī)構(gòu)的各種檔案和資料的管理，創(chuàng)新檔案管理的工作模式和系統(tǒng)，并安排工作系統(tǒng)和機(jī)制。一些公共機(jī)構(gòu)的檔案和數(shù)據(jù)管理更加復(fù)雜，并且由于傳統(tǒng)檔案管理模型的影響，檔案和數(shù)據(jù)管理有些混亂。例如，某些歸檔和數(shù)據(jù)管理單元無法集中和合并，因此很難保存重要的歸檔。紙質(zhì)檔案的保存和管理相對粗糙，影響保存質(zhì)量或造成損失。

3 改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的措施

3.1 領(lǐng)導(dǎo)層提高重視程度，加強(qiáng)體系建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)干部作為單位檔案管理的第一責(zé)任人和主要負(fù)責(zé)人，一定要從認(rèn)識上改變檔案管理可有可無的懶政怠政思想，充分發(fā)揮自身的帶頭作用，只有這樣才能更好更快地促進(jìn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新[3]。領(lǐng)導(dǎo)者還需要注意到加強(qiáng)歸檔工作的重要性，為歸檔工作提供某些基本設(shè)備的要求，與此同時，有必要增加資本和設(shè)備投資，為歸檔工作的開展提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。如有必要，可以實(shí)施責(zé)任制以加強(qiáng)調(diào)查和處罰的力度，并可以對基本的倉儲作業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場檢查，對于不履行職責(zé)的從業(yè)人員可能會受到處罰。領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)加強(qiáng)宣傳檔案管理，例如根據(jù)社會趨勢宣傳電子檔案，并鼓勵從業(yè)人員熟悉電子檔案的使用。

3.2 推進(jìn)檔案管理信息化，優(yōu)化豐富管理手段

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，事業(yè)單位的人事檔案管理，應(yīng)根據(jù)工作崗位的具體情況，采用信息技術(shù)，改善工作條件和工作方法。首先，在文件管理操作中，可以使用信息文件管理系統(tǒng)將現(xiàn)有的文本和圖像以及其他特定信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息材料，從而有利于員工進(jìn)行文件搜索和文件管理。其次，員工在工作時會使用計(jì)算機(jī)軟件，云磁盤，虛擬存儲空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)來盡可能保留個人文件，以確保文件操作的安全性和機(jī)密性。信息技術(shù)的應(yīng)用是個人文件的存儲。它在節(jié)省空間的同時提高了文件管理的效率。積極提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理實(shí)施過程的科學(xué)化和信息化水平[4]。增強(qiáng)歸檔信息資源的安全性，做好防止泄漏和備份的工作，提高安全保護(hù)水平，確保電子信息資源的最大可靠性和安全性。電子信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生了許多可用于現(xiàn)代檔案管理的軟件，并且為了將檔案軟件與機(jī)構(gòu)中的其他軟件無縫集成，在運(yùn)行此類軟件時可以避免沖突。

3.3 加強(qiáng)監(jiān)管，提高創(chuàng)新能力水平

要努力建立科學(xué)的檔案監(jiān)督管理制度，建立健全的檔案管理問責(zé)制，明確區(qū)分有利于實(shí)施和問責(zé)的權(quán)利和責(zé)任。檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的要求，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，并加強(qiáng)監(jiān)督管理，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時報(bào)告給部門領(lǐng)導(dǎo)[5]。關(guān)于監(jiān)督的規(guī)范化，首先，要建立科學(xué)的檔案監(jiān)督管理體系，建立健全的檔案管理問責(zé)制，努力實(shí)現(xiàn)權(quán)限和職責(zé)的明確分工，有利于實(shí)施和問責(zé)。建立機(jī)構(gòu)程序和程序的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全有效的相關(guān)支持制度，確保支持程序規(guī)范化，并嚴(yán)格遵守簡潔，易操作，簡單實(shí)用的原則。做到易于轉(zhuǎn)換，并且可以根據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng)的項(xiàng)目類型有效地顯示規(guī)則和準(zhǔn)則的方向，以確?？梢宰裱瓩n案管理；其次，在制度的正規(guī)化過程中，公共機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員應(yīng)受到同等對待，并能夠按照有關(guān)法規(guī)的規(guī)定提供和監(jiān)督檔案管理人員。領(lǐng)導(dǎo)角色是運(yùn)行文件管理系統(tǒng)，沒有人可以超越文件管理系統(tǒng)的規(guī)則。最后，必須同時獎勵和懲罰規(guī)章制度，正是因?yàn)楣矙C(jī)構(gòu)的文件管理員是各種規(guī)則和條例的首要責(zé)任。因此，即使頒布了文件管理的規(guī)章制度，也必須維護(hù)規(guī)章制度的權(quán)威性和唯一性，并且必須清楚地區(qū)分賠償和懲罰。

3.4 加強(qiáng)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新式管理

人事檔案管理的主體，事業(yè)單位的管理部門就應(yīng)該通過改善職工教育體系，通過加強(qiáng)教育指導(dǎo)等措施來培養(yǎng)優(yōu)秀的人力資源，以促進(jìn)有序發(fā)展，并著重培養(yǎng)檔案管理人員使其能夠參與到檔案管理的工作中。通過明確教育內(nèi)容，向受訓(xùn)者傳達(dá)法律法規(guī)知識，不僅可以豐富教育內(nèi)容，而且可以促進(jìn)檔案資源管理的有序發(fā)展。通過定期舉辦知識講座，推廣最新的檔案管理理念，檔案管理人員可以根據(jù)最新概念的指導(dǎo)調(diào)整檔案管理行為，確保檔案創(chuàng)新管理在整個過程中得到實(shí)施。為提高檔案管理員的知識保存能力，增強(qiáng)檔案管理技能，我們組織教育培訓(xùn)活動，并聘請高級檔案管理員進(jìn)行知識講座。除此之外，應(yīng)充分利用提供了的外部學(xué)習(xí)機(jī)會，使檔案管理的專業(yè)人員可以通過外部學(xué)習(xí)擴(kuò)大他們的工作視野，確保將最新的管理概念與項(xiàng)目構(gòu)建實(shí)踐相結(jié)合，并最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新文件管理的目的。

4 結(jié)語

事業(yè)單位中檔案管理存在一定程度的復(fù)雜性，但是此任務(wù)尤其重要。檔案管理的質(zhì)量將影響事業(yè)單位的整體發(fā)展，有關(guān)部門對此應(yīng)予以更多重視。及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有問題并進(jìn)行相應(yīng)修復(fù)，需要與時俱進(jìn)，使事業(yè)單位的檔案管理能夠真正體現(xiàn)其價(jià)值。