大型國(guó)有企業(yè)檔案資源開發(fā)與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

崔艷紅

（大慶油田檔案館，黑龍江 大慶 163000）

1 檔案資源開發(fā)與服務(wù)模式創(chuàng)新的背景

1.1 檔案資源開發(fā)與服務(wù)模式創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要

檔案信息作為企業(yè)信息資源和知識(shí)資源的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的核心信息資源，是企業(yè)參與競(jìng)爭(zhēng)不可或缺的戰(zhàn)略資源。大型國(guó)有企業(yè)作為采掘型企業(yè)，與其它類型企業(yè)相比，其科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過程中對(duì)檔案信息資源的依賴程度更高。企業(yè)成立時(shí)間短的時(shí)候，檔案數(shù)量少，利用也少，依靠“活字典”，依靠手工查找基本就能滿足工作需要，而隨著時(shí)間的推移，檔案信息資源更加豐富，數(shù)量越來越多，“活字典”越來越少，而利用也越來越頻繁，這種變化迫切要求檔案部門為企業(yè)提供更加系統(tǒng)、更加全面、更加權(quán)威的集成化的檔案信息服務(wù)。

1.2 檔案資源開發(fā)與服務(wù)模式創(chuàng)新是檔案工作自身發(fā)展的必然選擇

當(dāng)豐富的檔案信息處于龐雜靜止?fàn)顟B(tài)的時(shí)候，人們既無(wú)法詳知其真實(shí)的存在，更不能建立依賴?yán)闷湫畔⒌男睦恚@使得檔案工作長(zhǎng)期以來處于被遺忘被冷漠的狀態(tài)。改變和提升檔案工作的地位和聲望，必須構(gòu)建主動(dòng)的、開放式的集成化檔案信息服務(wù)體系。隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案工作已經(jīng)由過去的實(shí)體管理變?yōu)閮?nèi)容管理、知識(shí)管理，檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作成了檔案工作的一小部分，而大部分的更為重要的核心任務(wù)是檔案信息資源的整合，也就是檔案信息集成。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息集成化，用集成化的檔案信息產(chǎn)品替代原件提供利用，對(duì)檔案原件起到了很好地保護(hù)作用，對(duì)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.3 檔案資源開發(fā)與服務(wù)模式創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的客觀要求

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)代化、國(guó)際化程度越來越高，企業(yè)檔案信息資源的信息屬性與知識(shí)屬性日益突出，企業(yè)檔案的地位越來越高，作用無(wú)可替代。同時(shí)，企業(yè)對(duì)檔案信息的需求呈現(xiàn)出多樣化、高效化、個(gè)性化、專業(yè)化、知識(shí)化、集成化的特點(diǎn)。原有的靠來館查借閱或靠網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)的簡(jiǎn)單查詢檢索的利用方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要，迫切需要運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等有效的技術(shù)手段，對(duì)龐雜零散的檔案信息資源進(jìn)行集成整合，從大量的數(shù)據(jù)中抽取有用的信息和知識(shí)，滿足檔案利用者對(duì)檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)的越來越高的要求。

2 檔案信息集成遵循的原則

檔案資源開發(fā)與服務(wù)利用是檔案工作的宗旨，提高服務(wù)利用水平是檔案工作的永恒追求。檔案信息集成應(yīng)當(dāng)遵循三個(gè)主要原則。

完整性原則。首先是內(nèi)容的完整性，即檔案信息集成產(chǎn)品橫向要涵蓋各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，縱向要有各個(gè)層次、多種形式的檔案信息產(chǎn)品；集成信息產(chǎn)品相互之間具有關(guān)聯(lián)性，在邏輯上形成一個(gè)整體。其次是服務(wù)功能的完整性，即將分散的檔案信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化組合與無(wú)縫對(duì)接，建立起功能完整的新的統(tǒng)一的“一站式”的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。

層次性原則：首先是集成產(chǎn)品的層次性，即根據(jù)需求，從不同的知識(shí)層次和不同的利用角度進(jìn)行多維化的集成整合開發(fā)，形成多個(gè)層次滿足不同利用需求的檔案信息集成產(chǎn)品。其次是利用檢索操作的層次性，即依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供多層次的檔案信息集成產(chǎn)品檢索（如簡(jiǎn)單檢索、復(fù)合檢索和專家檢索等），以滿足檔案利用者的不同層次的檢索需求。

效益性原則：效益性是指檔案信息集成產(chǎn)品具有方便快捷和可利用性，能夠達(dá)到為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的集成化檔案信息服務(wù)的目的。通過計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)智能查詢則一鍵查到，效益相比書籍增強(qiáng)。

3 檔案信息集成的有效路徑

3.1 深化通用性編研，升級(jí)檔案信息集成傳統(tǒng)產(chǎn)品

1）深化大型國(guó)有企業(yè)年鑒編纂。從信息集成角度看，年鑒是上一年度產(chǎn)生的以管理類為主、聲像類為輔的檔案信息資源的整合。大型國(guó)有企業(yè)致力打造一個(gè)以公司年鑒為核心，以公司所屬二級(jí)單位和成員單位年鑒為支點(diǎn)，以管理類、聲像類檔案為資源整合對(duì)象的現(xiàn)實(shí)版的綜合信息集成群。在年鑒編纂過程中，突出石油企業(yè)特點(diǎn)，并且考慮到便于今后油田編史修志工作的需要，實(shí)現(xiàn)年鑒與油田志書的有效對(duì)接，做到欄目合理和相對(duì)穩(wěn)定，突出核心業(yè)務(wù)，為修史續(xù)志奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。覆蓋全油田的年鑒信息網(wǎng)絡(luò)，不僅是年鑒信息的集成，更是產(chǎn)品開發(fā)的分工網(wǎng)絡(luò)。

2）深化油田組織機(jī)構(gòu)沿革編纂。組織機(jī)構(gòu)沿革是系統(tǒng)記述企業(yè)的機(jī)構(gòu)、職能、體制、人員、編制及其發(fā)展變化的史料型參考材料。編寫組織沿革是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，時(shí)間跨度大，涉及單位多。為了降低編纂工作難度，提高編寫質(zhì)量。所謂常規(guī)化運(yùn)作，就是先編制方案和模版，通過文件形式下發(fā)到各單位，進(jìn)行安排部署，對(duì)工作規(guī)范、進(jìn)度和時(shí)間做出詳細(xì)規(guī)定。在工作推進(jìn)過程中，采取切實(shí)措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時(shí)，每年進(jìn)行沿革對(duì)接工作，待到一個(gè)周期后，再按照組織機(jī)構(gòu)沿革的體例規(guī)范進(jìn)行編纂出書。由此形成完善的組織沿革編纂工作機(jī)制。

3）深化大事記編纂。大事記作為年度大事要事信息集成，具有重要的史料價(jià)值。在方法上，堅(jiān)持“日搜集、月整理、年整理匯編”，即每天搜集大事要事，分條記錄，按日組合；每月按日期時(shí)序排列，構(gòu)成當(dāng)月大事記；每年按月份順序系統(tǒng)排列組合，并對(duì)全年的大事記作通篇的文字修改加工和選材上的必要?jiǎng)h補(bǔ)，構(gòu)成當(dāng)年大事記。在范圍上，要求公司所屬二級(jí)單位和集團(tuán)成員單位按月編寫大事記。在形式上，做到圖文并茂，并向圖文、聲像并茂邁進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)專項(xiàng)編研，開發(fā)檔案信息集成新產(chǎn)品

1）確立原則，制定規(guī)劃。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)、安全共享、全面整合”的開發(fā)原則，通過統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況、召開利用者座談會(huì)、個(gè)別走訪、電話征求意見、問卷調(diào)查等形式，圍繞被調(diào)查者的興趣偏好、閱讀習(xí)慣、對(duì)檔案信息的需求狀況等進(jìn)行調(diào)查分析。在此基礎(chǔ)上，對(duì)全部館藏檔案進(jìn)行梳理。根據(jù)需求調(diào)查結(jié)果和對(duì)館藏的梳理分析，制定檔案信息資源開發(fā)規(guī)劃、檔案編研總目錄和專項(xiàng)編研指導(dǎo)意見。

2）項(xiàng)目管理，常規(guī)運(yùn)作。項(xiàng)目管理，即將總目錄所列項(xiàng)目全部分配到相應(yīng)的單位或部門，由檔案部門牽頭，制定編研工作規(guī)范，每個(gè)項(xiàng)目開展之前都制定詳細(xì)的項(xiàng)目方案，由具有較強(qiáng)實(shí)力的單位或部門具體承辦，運(yùn)作成熟取得經(jīng)驗(yàn)后再在全系統(tǒng)推廣。常規(guī)運(yùn)作，即對(duì)體例框架相對(duì)穩(wěn)定的編研項(xiàng)目，改變過去分階段集中編纂的慣例，將其作為一項(xiàng)常規(guī)工作，常年續(xù)編，有效發(fā)揮了檔案“資政、存史、育人、交流”的作用。

3）多措并舉，建設(shè)隊(duì)伍。首先，對(duì)檔案館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)職能進(jìn)行全面調(diào)整，設(shè)立專職部門負(fù)責(zé)通用性編研和專項(xiàng)編研。同時(shí)，各二級(jí)單位中心檔案室也相應(yīng)設(shè)立檔案編研崗，為檔案信息集成奠定組織基礎(chǔ)。其次，在系統(tǒng)中大力開展崗位練兵活動(dòng)，督促系統(tǒng)人員學(xué)習(xí)檔案編研業(yè)務(wù)知識(shí)，提高系統(tǒng)人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力。第三，根據(jù)編研項(xiàng)目進(jìn)展情況，開展有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助解決共性問題。

3.3 開展數(shù)字化編研，探索檔案信息集成新途徑

1）開發(fā)《大型國(guó)有企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革編纂查詢系統(tǒng)》。通過對(duì)組織機(jī)構(gòu)沿革歷史信息、編制文件、任免文件的文檔格式和行文規(guī)律等進(jìn)行分析，確定關(guān)鍵信息的定位方法，采用自定義識(shí)別、數(shù)據(jù)挖掘等關(guān)鍵技術(shù)，準(zhǔn)確提取目標(biāo)關(guān)鍵字，實(shí)現(xiàn)多模版歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入、直觀樹型結(jié)構(gòu)展示和多樣化的文檔輸出，最終建設(shè)一個(gè)既能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)編纂、滿足組織機(jī)構(gòu)沿革編研業(yè)務(wù)需求，又能夠便捷、靈活查詢、滿足企業(yè)利用需求的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)。

2）開展《大型國(guó)有企業(yè)檔案信息集成管理與服務(wù)系統(tǒng)》研究。在取得《大型國(guó)有企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革編纂查詢系統(tǒng)》數(shù)字化編研成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，為解決大型國(guó)有企業(yè)檔案信息集成化管理與服務(wù)面臨的問題，加快檔案信息集成步伐。二是開發(fā)《大型國(guó)有企業(yè)檔案信息集成系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助編纂、審核、校對(duì)，實(shí)現(xiàn)年鑒等檔案編研成果的半自動(dòng)化編纂，在提高編研效率的同時(shí)，將館藏管理類、聲像類、榮譽(yù)類等檔案信息，根據(jù)內(nèi)容集成為各類專題，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)提供集成化的檔案信息利用服務(wù)。

3）搭建“一站式”檔案信息集成化服務(wù)平臺(tái)。檔案信息資源開發(fā)的最終目的是為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息已經(jīng)成為人們獲取信息的重要渠道。為了適應(yīng)這種形勢(shì)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的使用價(jià)值，提高檔案信息資源的利用率，大型國(guó)有企業(yè)檔案館以信息技術(shù)為依托，面向油田局域網(wǎng)用戶，搭建了一個(gè)界面友好、信息豐富、方便快捷的“一站式”的檔案信息資源交換與共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息的“一站式”服務(wù)。可以說，“一站式”檔案信息服務(wù)平臺(tái)既是另一種形式的館藏全宗，也是為檔案利用者提供集成化檔案信息服務(wù)必備的網(wǎng)絡(luò)窗口。

4 檔案信息集成產(chǎn)品提供利用的設(shè)想

在專業(yè)化、集成化服務(wù)背景下，完成檔案信息集成產(chǎn)品庫(kù)建設(shè)過程中，應(yīng)更多的考慮檔案編研成果的價(jià)值轉(zhuǎn)化與應(yīng)用。

4.1 做好產(chǎn)品宣傳工作

做好檔案信息集成產(chǎn)品的宣傳工作，借助有力舉措提高企業(yè)檔案意識(shí)，提升檔案服務(wù)水平，調(diào)查和了解各單位各部門對(duì)于檔案產(chǎn)品的應(yīng)用需求，利用檔案集成產(chǎn)品為利用者提供主動(dòng)服務(wù)。

4.2 開展服務(wù)項(xiàng)目創(chuàng)新

1）線上服務(wù)。應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)、電子郵箱、工作群等現(xiàn)代工作方式，開展信息集成產(chǎn)品線上利用服務(wù)，減少實(shí)體檔案查借閱對(duì)檔案本身造成的損耗，降低利用者來館查借閱所需的時(shí)間和經(jīng)濟(jì)成本，提高利用效率。

2）主動(dòng)服務(wù)。根據(jù)企業(yè)當(dāng)年的形勢(shì)任務(wù)、黨委主題教育活動(dòng)、宣傳活動(dòng)等信息焦點(diǎn)，推出對(duì)應(yīng)檔案信息集成產(chǎn)品，瞄準(zhǔn)相關(guān)領(lǐng)域精準(zhǔn)投放，提供專業(yè)的信息支持。

3）預(yù)約服務(wù)。拓寬與利用者溝通渠道，通過工作群、門戶網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)的專門板塊征集利用者需求，提供信息集成產(chǎn)品的預(yù)約服務(wù)，根據(jù)所需產(chǎn)品的內(nèi)容、時(shí)間跨度、加工程度來設(shè)置產(chǎn)品 生產(chǎn)時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)人員與信息產(chǎn)品利用者一對(duì)一的個(gè)性化定制服務(wù)。