基于數(shù)字化背景下的人事檔案管理探析

傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團(tuán)黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

人事檔案管理工作在新形勢下開始進(jìn)行有針對(duì)性的創(chuàng)新，將信息技術(shù)與各操作環(huán)節(jié)做到切實(shí)有效的結(jié)合，將數(shù)字化技術(shù)貫穿于檔案管理的全過程，使以往的工作量減少，也在相應(yīng)程度上提升了管理的整體效率，迎合新時(shí)期下的管理需求，繼而緊跟時(shí)代進(jìn)步需求。因驚喜中伴有挑戰(zhàn)，故人事檔案管理在前行中遇到不同程度的困難，需結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行管理的優(yōu)化，使各環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出現(xiàn)代化，將以往遺留的問題做到逐一的解決，使人事檔案管理能夠持續(xù)前行。

1 數(shù)字化背景下人事檔案管理走入的困境

首先，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，各類信息在保存過程中易受到不同程度的威脅，而數(shù)字化的引入可以將原有紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，能夠?qū)⒐蚕砼c翻閱時(shí)的磨損做到極大程度地避免，更能解決遺失的問題。但檔案的存儲(chǔ)也易受到病毒、黑客的攻擊，形成安全問題，故人事檔案的管理遇到安全方面的挑戰(zhàn)。

其次，檔案的管理應(yīng)有著統(tǒng)一化的規(guī)定，特別是對(duì)同類檔案的管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)操作的規(guī)范。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)，應(yīng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案的錄入、歸檔等環(huán)節(jié)更為標(biāo)準(zhǔn)。但各操作人員的水平暴露出差異性，技術(shù)協(xié)調(diào)性也不足，故在管理時(shí)易缺失標(biāo)準(zhǔn)化。

最后，數(shù)字化的管理需要鍵盤錄入、識(shí)別掃描和安全管理等，各環(huán)節(jié)的技術(shù)都應(yīng)根據(jù)管理需求進(jìn)行有針對(duì)性的更新。在實(shí)際操作中，因數(shù)據(jù)庫體系還未健全，在進(jìn)行人事信息查閱時(shí)暴露出諸多問題，故應(yīng)對(duì)硬、軟件做到同步更新，滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。

2 數(shù)字化背景下人事檔案管理的完善措施

2.1 建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫

在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷，既影響了人事檔案管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，還限制了人事檔案價(jià)值的發(fā)揮，所以必須對(duì)人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)。基于數(shù)字化時(shí)代的到來，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案管理模式的創(chuàng)新提供了全新的途徑與手段，所以檔案管理部門就要善于利用數(shù)字化技術(shù)來落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理工作。因此，在人事檔案管理模式優(yōu)化改進(jìn)的過程中，就要利用數(shù)字化技術(shù)建立起信息數(shù)據(jù)庫，為人事檔案數(shù)據(jù)的錄入與存儲(chǔ)提供有效的載體。通過數(shù)據(jù)庫既可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行安全的存儲(chǔ)，還能夠確保人事檔案信息的完整性。對(duì)于人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一是可以借助數(shù)字化技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過人員的身份證便可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行檢索；二是利用數(shù)據(jù)庫的前臺(tái)與后臺(tái)操作系統(tǒng)，改進(jìn)檔案信息的整理與檢索技術(shù)，確保人事檔案數(shù)據(jù)錄入與整理的效率和準(zhǔn)確性；三是引入信息技術(shù)，為人事檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱、備份等提供可靠的技術(shù)保障。

2.2 完善數(shù)字化檔案管理體系

基于科技的更新?lián)Q代，為人事檔案管理提供了技術(shù)支撐，現(xiàn)階段人事檔案管理中對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用在逐漸地加深，尤其是在利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上對(duì)整個(gè)人事檔案管理流程實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化，可以說推動(dòng)了人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了根本性的轉(zhuǎn)變。首先，建立完善的管理制度，對(duì)于人事調(diào)度、獎(jiǎng)懲機(jī)制等方面制度的建設(shè)可以為人事檔案管理各環(huán)節(jié)工作的開展提供可靠的依據(jù)，同時(shí)還能夠通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)。其次，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，通過數(shù)字化的管理方式來優(yōu)化人事檔案管理模式，比如在監(jiān)督管理方面利用數(shù)字化手段對(duì)數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)防護(hù)措施，以此來保證人事檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。這樣既可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理模式的革新，還能夠強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，提升人事檔案管理工作的高效進(jìn)行。最后，培養(yǎng)從業(yè)人員的合規(guī)意識(shí)，這樣在人事檔案管理工作開展的過程中，從業(yè)人員才能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)的法律法規(guī)來進(jìn)行管理工作，以此來有效地避免人事檔案管理工作存在紕漏。

2.3 提升人事檔案數(shù)字化水平

對(duì)于人事檔案管理工作進(jìn)行信息化掛辦理，既可以提升管理工作的效率與質(zhì)量，還能夠積累更多的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。首先，在人事檔案管理工作開展的初期，對(duì)于管理工作目標(biāo)的設(shè)置可以確定難度較低的階段性工作目標(biāo)，并選擇相應(yīng)的技術(shù)與設(shè)備來輔助人事檔案管理工作的開展。同時(shí)從業(yè)人員需要依據(jù)管理實(shí)踐總結(jié)相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，以此來實(shí)現(xiàn)管理程序的優(yōu)化改進(jìn)。其次，做好從業(yè)人員的審查工作，確保所選擇的從業(yè)人員具備較高的政治意識(shí)、較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)水平，并熟悉信息技術(shù)，這樣才能夠有效地提升人事檔案管理的數(shù)字化水平。

2.4 實(shí)現(xiàn)智能化快速分類管理

因檔案的存儲(chǔ)多是文本或多媒體這兩種形式，故在對(duì)既定信息進(jìn)行相應(yīng)處理時(shí)，可以借助AI技術(shù)做到完成。正常來講，文本的處理能夠在數(shù)字化技術(shù)的支持下做到快速整合，將文本中的關(guān)鍵詞做好精準(zhǔn)提取，自動(dòng)進(jìn)行人事檔案的歸類，將新舊信息同時(shí)完成保存并與所需標(biāo)準(zhǔn)做到極大程度契合。除此之外，從業(yè)人員可依托圖片、文字和視頻等先進(jìn)的識(shí)別技術(shù)來進(jìn)行信息的分類，將檢索的效率做到極大程度提升。值得一提的是，數(shù)字化的融入，可以使信息的篩選、分類及檢索的操作實(shí)現(xiàn)智能化，例如，借助普通話處理、模式分辨等，滿足分類的多樣化需求，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的管理。

3 結(jié)束語

總而言之，基于技術(shù)的更新?lián)Q代，人們進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，這為各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了極大的轉(zhuǎn)變。其中人事檔案管理也受到了數(shù)字化技術(shù)的影響，在管理模式上發(fā)生了轉(zhuǎn)變。所以，若想有效地提升人事檔案管理的數(shù)字化水平，則需要管理人員不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)與管理手段，建立起信息化檔案管理平臺(tái)，在保證信息檔案安全性的基礎(chǔ)上，還能夠使得人事檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值和作用，這對(duì)于人力資源的合理配置有著積極的作用。