信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理芻議

倫鳳梅

（黑河學(xué)院，黑龍江 黑河 164300）

高校財(cái)務(wù)檔案中包含一些專業(yè)的財(cái)務(wù)記錄文件，這些也是對高校以往的歷史發(fā)展情況的真實(shí)展現(xiàn)，而進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理也是高校的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，有助于保障高校財(cái)務(wù)信息的完整性以及全面性。基于此，高校應(yīng)該對財(cái)務(wù)檔案管理工作予以重視，而且在當(dāng)前的信息技術(shù)環(huán)境下，高校也需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式，通過對信息技術(shù)的應(yīng)用，提高整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性，促使其能夠發(fā)揮出重要作用。

1 信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

1）缺乏完善的信息管理制度。當(dāng)前，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，且已經(jīng)普及到多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中，不過，在不少高校中，其開展的財(cái)務(wù)檔案管理還是更偏向于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，并且也習(xí)慣于對紙質(zhì)檔案的保存與管理，其中一些檔案管理人員并不適應(yīng)信息化的檔案管理模式。也因此，即使有些高校開展了信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，卻缺乏與之相對應(yīng)的管理制度，這就導(dǎo)致信息化的財(cái)務(wù)檔案管理工作缺乏有序性，而相關(guān)管理人員的工作行為也存在不規(guī)范性。比如，由于計(jì)算機(jī)這一設(shè)備相對較為特殊，一旦遇到相關(guān)干擾因素，就有可能造成電子財(cái)務(wù)檔案信息的丟失以及損毀，這就需要相關(guān)工作人員對電子化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的備份。因?yàn)樾畔⒒?cái)務(wù)檔案管理制度的完善性不足，導(dǎo)致相關(guān)管理工作得不到科學(xué)有效的指導(dǎo)，管理人員的工作行為也得不到約束，這就使得信息化檔案管理工作無法順利開展，以至于影響到高校的發(fā)展[1]。

2）對前臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)的重視度不足。對于財(cái)務(wù)檔案管理這一工作來說，其自身若想有效開展，就需要做好前期的基礎(chǔ)工作，如資料收集、整理等，不然，就會(huì)造成檔資料信息的缺失，同時(shí)也會(huì)對整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作造成不良的影響?，F(xiàn)階段，信息化的不斷發(fā)展，促使高校財(cái)務(wù)工作中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這也增加了財(cái)務(wù)檔案信息資料的數(shù)量，加重了管理工作內(nèi)容，若是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，則會(huì)致使檔案管理人員消耗大量的時(shí)間以及精力，這樣不僅影響到管理效率，也會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量。另外，部分高校缺乏財(cái)務(wù)檔案入庫前的審查監(jiān)督機(jī)制，過于重視財(cái)務(wù)檔案歸檔后的后續(xù)管理工作，對于前期財(cái)務(wù)檔案的收集整理工作缺乏較高的重視，這樣很容易造成財(cái)務(wù)檔案信息資料不完整的情況[2]。

3）缺乏財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)。一些高校對于財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視度不足，缺乏對這一工作的全面了解，對財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容以及重要作用，缺少正確的認(rèn)識(shí)，因此，這些高校并沒有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對自身財(cái)務(wù)工作發(fā)展的重要性，以至于高校領(lǐng)導(dǎo)者缺乏相應(yīng)的管理意識(shí)，這也使得其對財(cái)務(wù)檔案管理工作的監(jiān)督力度比較小。受高校管理層的影響，相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作狀態(tài)也存在問題，存在懶散、松懈等問題，從而影響到整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展[3]。

2 信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的有效措施

1）完善財(cái)務(wù)檔案管理制度體系。相關(guān)高校若想在信息技術(shù)環(huán)境下，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性，就要制定出合理的管理工作制度，以此完善財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度體系，并對其財(cái)務(wù)檔案管理工作予以科學(xué)指導(dǎo)，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性以及有序性?；诖?，高校需要結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理工作的具體內(nèi)容，以及信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)，制定出管理工作行為規(guī)范制度，結(jié)合信息化檔案管理工作流程，設(shè)置相應(yīng)的管理崗位，同時(shí)還要指派專業(yè)的檔案管理工作者予以任職，并且還要明確管理崗位的具體工作內(nèi)容以及具體職責(zé)，要求管理人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)制度，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的管理，以此提高工作的高效性。另外，高校也可以建立獎(jiǎng)懲制度，將財(cái)務(wù)檔案管理工作業(yè)績與薪酬相掛鉤，以此提升檔案管理人員的工作積極性。此外，還要制定出電子檔案歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，讓管理人員按照這一標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行檔案信息的錄入，保證電子檔案格式的規(guī)范性[4]。

2）加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)。在當(dāng)前的信息技術(shù)環(huán)境下，相關(guān)高校若想保證財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，則需要做到與時(shí)俱進(jìn)，也就是將信息技術(shù)引入到檔案管理工作之中，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，借此改善傳統(tǒng)人工式的檔案管理模式，降低其對檔案管理工作的不良影響。第一，高校要加大投入力度，購進(jìn)信息化建設(shè)所需的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，為信息化的檔案管理提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，還要在計(jì)算機(jī)中設(shè)置相應(yīng)的管理軟件，實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)化管理；第二，高校要利用信息技術(shù)建立相應(yīng)的檔案資料管理系統(tǒng)，將相關(guān)財(cái)務(wù)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子格式，并輸入到檔案資料管理系統(tǒng)之中，這樣則能夠提高財(cái)務(wù)檔案管理的便利性；第三，高校還需要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)化財(cái)務(wù)檔案信息資料的保護(hù)，在計(jì)算機(jī)中安裝安全殺毒軟件或者是防火墻，防止病毒或者黑客的入侵，保障財(cái)務(wù)檔案信息資料的安全性以及完整性，有效避免高校財(cái)務(wù)檔案信息的泄露。另外，相關(guān)檔案管理人員還要在計(jì)算機(jī)的硬盤中做好財(cái)務(wù)檔案的備份，也可以使用U盤進(jìn)行備份，并按照在U盤上做好相應(yīng)的標(biāo)記，明確財(cái)務(wù)檔案類型，確保財(cái)務(wù)檔案信息不會(huì)被損壞。

3）增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)。高校若想在當(dāng)前的信息化環(huán)境下，進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化的有效建設(shè)，就要轉(zhuǎn)變自身以及檔案管理人員的傳統(tǒng)工作思想，同時(shí)還要提高對財(cái)務(wù)檔案管理的重視度。基于此，高校管理者需要深入到財(cái)務(wù)檔案管理工作之中，全面了解其工作內(nèi)容，明確財(cái)務(wù)檔案管理工作有效開展的重要性，以此提升管理者對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度，使其能夠加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督力度，這樣的態(tài)度也同樣會(huì)影響到相關(guān)檔案管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，提高其工作效率。另外，高校還要加強(qiáng)對檔案收集、整理以及歸檔等工作的重視，在當(dāng)下的信息社會(huì)中，高校財(cái)務(wù)工作會(huì)產(chǎn)生出大量的數(shù)據(jù)信息，若是檔案管理人員不及時(shí)收集，就有可能會(huì)因?yàn)橛嘘P(guān)工作人員顧及不到，導(dǎo)致信息出現(xiàn)丟失的情況，進(jìn)而影響到檔案的完整性。因此，高校應(yīng)要求檔案管理人員及時(shí)收集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)，檔案管理人員也要與相關(guān)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，這樣也便于在第一時(shí)間收集到財(cái)務(wù)信息，確保檔案資料的全 面性。

3 總結(jié)

通過上述分析，在信息化的環(huán)境中，高校若想開展有效的財(cái)務(wù)檔案管理工作，不僅需要提高重視意識(shí)，還要做到與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)與檔案管理有效地結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，這樣既能夠改善傳統(tǒng)管理模式帶來的不良影響，還能夠提高整個(gè)工作的質(zhì)量，促使高校管理水平得到進(jìn)一步的提升。