加強流動人員人事檔案信息化管理工作的思考

劉立春

（大慶市大同區(qū)就業(yè)和人才服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

人事檔案是對一個人發(fā)展軌跡的真實記錄，目前人員流動性增強，這也使傳統(tǒng)人事檔案管理工作的弊端凸顯出來。為了能夠提高流動人員檔案管理水平，需要加快實現(xiàn)檔案信息化管理，確保檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，促進(jìn)區(qū)域間人才的合理流動，為社會和經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1 流動人員人事檔案信息化管理的意義

相較于其他人事檔案，流動人員檔案相對特殊，流動人員人事檔案在具備其他人事檔案共同特點的同時，還具有流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高和管理難度大等特點。為了實現(xiàn)人力資源的合理配置，近年來人員流動十分頻繁，流動人員人事檔案快速流轉(zhuǎn)的特點，使人員一旦工作地或是戶籍地發(fā)生變化，檔案也能夠隨之流轉(zhuǎn)。而且人員流動過程中需要以人事檔案作為重要的憑證，這無形中增加了人事檔案的使用率。雖然當(dāng)前流動人員人事檔案實施集中統(tǒng)一和歸口管理的管理體制，但在實踐工作中人事檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，人員流動過程中，存在檔案信息沒有及時更新和補充，甚至人事檔案沒有流轉(zhuǎn)的情況。針對于流動人員人事檔案的這些特點，需要加強人事檔案信息化建設(shè)。積極應(yīng)用現(xiàn)代化理念和現(xiàn)代化技術(shù)，提高流動人員人事檔案信息化管理水平，檔案利用者可以在自身權(quán)限范圍內(nèi)，隨時對檔案信息進(jìn)行查詢和利用，實現(xiàn)更便捷的操作。特別是檔案信息化管理水平的提升，檔案管理和利用過程中，能夠有效地降低人力和物力的消耗，規(guī)避紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)過程中的風(fēng)險，檔案管理者和檔案利用者借助于網(wǎng)絡(luò)即可以更新和查詢到所需要的檔案信息，有利于實現(xiàn)人事檔案信息的高效 利用。

2 加強流動人員人事檔案信息化管理工作的措施

2.1 增強檔案信息化管理意識

對于人才服務(wù)機構(gòu)，在實際工作中需要認(rèn)識到人事檔案信息化管理工作的重要意義，并積極投入檔案信息化建設(shè)所需要的資金，借助于多種途徑和渠道來加強對人才檔案管理工作的宣傳，促進(jìn)流動人員能夠加強對個人檔案的重視度。這樣在檔案管理工作中，流動人員才能積極協(xié)助，做好檔案信息補充和完善，并做好檔案轉(zhuǎn)接工作，實現(xiàn)對自身利益的有效維護(hù)。

2.2 健全檔案管理體制

針對于流動人員人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，則需要強化頂層設(shè)計。在實際工作中要重視檔案管理體系的完善，使檔案工作的開展能夠有完善的制度作為保障和指導(dǎo)。而且還要重視檔案管理組織和人員的優(yōu)化配置，并針對現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行完善，規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)的流程，確保人事檔案信息轉(zhuǎn)遞過程中的安全性。特別是在檔案工作開展過程中，還需要及時對檔案信息進(jìn)行歸檔，及時更新人事檔案信息，確保人事檔案作用的充分地發(fā)揮。

2.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理工作的實施離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，人才服務(wù)機構(gòu)需要積極配置檔案信息化工作開展所需要的軟硬件設(shè)施，以良好的物質(zhì)基礎(chǔ)來推動流動人員人事檔案信息化建設(shè)工作的開展。通過做好軟硬件設(shè)施的購置，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，并借助于檔案信息管理系統(tǒng)提高檔案信息檢索和利用的效率，全面提升檔案信息化水平，實現(xiàn)人事檔案信息的高效開發(fā)和利用。

2.4 構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息化建設(shè)工作的開展，宜結(jié)合自身的實際情況來建立與自身要求相符的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對流動人員人事檔案信息的統(tǒng)一和集中存儲和管理，并積極促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的完善，強化系統(tǒng)的功能性，提高檔案信息處理和利用水平。同時還要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，積極整合檔案信息資源，加快建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案信息的查閱和調(diào)用提供更多的便利性。

2.5 制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

流動人員人事檔案信息化建設(shè)過程中，基于檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，還要針對于流動人員人事檔案開展網(wǎng)上服務(wù)，以此來提高檔案管理的水平和服務(wù)效率。在具體工作實施過程中，宜結(jié)合自身的情況和要求來制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步對檔案管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行細(xì)化，使檔案信息化管理工作的開展能夠有章可循。另外，還需要加快推進(jìn)相關(guān)法律法規(guī)的完善，為人事檔案信息化管理提供法律支持。

2.6 重視檔案工作者綜合素質(zhì)的提升

流動人員人事檔案信息化建設(shè)離不開一支高素質(zhì)的檔案信息管理隊伍。人才服務(wù)部門需要重視對檔案工作者的培訓(xùn)和教育，積極為其提供更多的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會，促進(jìn)檔案工作者綜合素質(zhì)的提升。同時還可以通過開展業(yè)內(nèi)的交流和研討活動等豐富自身的檔案管理經(jīng)驗，并更好的掌握現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的運用，強化自身的信息化素養(yǎng)，促進(jìn)流動人員人事檔案管理工作整體質(zhì)量的提升，實現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。

2.7 加強檔案信息資源的開發(fā)利用

流動人員人事檔案信息化管理的最終目的是實現(xiàn)人事檔案信息的開發(fā)和利用。借助于檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案信息的合理歸類、集中管理和便捷查詢。同時在實際工作中加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，使兩者信息保持一致性。另外，還需要針對檔案數(shù)字化格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，整合相關(guān)的檔案資源，使檔案利用者借助于檔案服務(wù)平臺即可以實現(xiàn)檔案信息的有效利用，促進(jìn)檔案價值的實現(xiàn)。

2.8 強化檔案的安全管理

人才服務(wù)部門檔案信息化管理的實現(xiàn)為其各項工作的開展帶來了諸多的便利，但同樣也面臨著一些安全問題。這就需要積極采取有效的技術(shù)手段和安全措施來構(gòu)建檔案安全保障體系，保證流動人員人事檔案信息的安全。通過建立流動人才人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲，而且各級系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，實現(xiàn)信息的互通共享，這樣能夠?qū)α鲃尤瞬畔嚓P(guān)信息進(jìn)行有效掌握，全面提高人才的管理水平。

3 結(jié)束語

流動人員人事檔案信息化管理工作的開展，其不僅是檔案管理工作的必然趨勢，同時也能夠促進(jìn)人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。因此需要加大重視度，并加大資源的投入，積極引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，促進(jìn)流動人員人事檔案管理信息化水平的提升，更好地發(fā)揮出檔案的價值，將人事檔案的作用更好地發(fā)揮出來。