淺談檔案信息化建設(shè)趨勢和應(yīng)對方法

徐龍璽

（山東省鄄城縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274600）

1 檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)問題

由于新學(xué)科的不斷涌現(xiàn)使得檔案門類劃分、人員職能調(diào)整難以做到規(guī)范化，由此引發(fā)的檔案文獻(xiàn)著錄、標(biāo)準(zhǔn)難度大，同時在整理鑒定、提供利用、保護(hù)措施等諸多技術(shù)問題方面遇到許多不曾遇到的新問題。例如，檔案采用信息化手段管理后，對于部分保密資料如何在不失密的前提下，進(jìn)行保管、利用，需要制定一系列的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的基本保證。

1.2 檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題

采用計算機(jī)檢索檔案信息，必須有高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支撐，光有先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，無法避免在檢索過程中發(fā)生漏檢和誤檢錯誤。原來紙質(zhì)檔案記錄過于簡單,后期數(shù)據(jù)錄入時沒法進(jìn)行完善,導(dǎo)致主題分析及標(biāo)引不準(zhǔn)確，標(biāo)引中常發(fā)生漏標(biāo)或錯標(biāo)現(xiàn)象；同時檔案標(biāo)引語言不規(guī)范，以致數(shù)據(jù)標(biāo)引中發(fā)生用詞混亂，影響檢索效率，也致使系統(tǒng)在使用中常有數(shù)據(jù)漏檢情況發(fā)生。

1.3 檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)問題

檔案管理采用現(xiàn)代化設(shè)備管理，檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高迫在眉睫。它包括檔案工作人員的理論水平和實際工作能力,以計算機(jī)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力等。例如，在信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中以后，就需要懂得計算機(jī)知識的工作人員，要對計算機(jī)檔案管理比較熟悉，如果工作人員不具備計算機(jī)技術(shù)，那檔案的管理信息化就沒辦法順利地進(jìn)行。

2 實現(xiàn)檔案信息化的應(yīng)對方法

2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

1）建立檔案館網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。要建立檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁，以實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法治化。積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

2）建立數(shù)字化檔案館。由電數(shù)字化檔案館管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享，并采取措施保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

3）確保電子文件的自動上傳收集。要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。這樣做就可將電子文件自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔。但是電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

4）開展檔案管理的在線服務(wù)。要依托信息技術(shù)支持，變被動為主動，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)虛擬網(wǎng)絡(luò)下的檔案服務(wù)?？梢栽诰W(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流、咨詢和服務(wù)。

2.2 拓展服務(wù)領(lǐng)域

1）明確信息服務(wù)的多元化主體。要由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織社會全方位服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切，人們在從事科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書檢索資料的綜合需求所代替。

2）推動數(shù)字資源共享,實現(xiàn)信息資源跨區(qū)域建設(shè)。信息化時代的檔案工作，必須與圖書、情報等部門進(jìn)一步加強(qiáng)聯(lián)合，共同建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，實現(xiàn)資源共享，使利用用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報，以更好地滿足社會多方面的需要。推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

3）與時俱進(jìn)，深層次開發(fā)檔案信息。通過服務(wù)對象反饋,對反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，提高信息資源開發(fā)刊用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

3 實現(xiàn)檔案信息化的隊伍建設(shè)

對于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的事實，要提高檔案工作者的素質(zhì)。

3.1 更新檔案工作者的工作理念

要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。開展檔案資源信息化的過程中，基層崗位人員發(fā)揮著重要作用，也能最直觀的反映出開發(fā)利用是否有效。針對傳統(tǒng)管理理念中存在的弊端，可以通過技術(shù)手段來解決，如果完全否認(rèn)重新規(guī)劃，會浪費大量的工作時間。有針對性地進(jìn)行局部優(yōu)化處理，既能夠減少工作開展所用時間，在落實程度上也會有明顯提升，不會造成基層檔案人員與管理層之間的矛盾問題。

3.2 引進(jìn)掌握計算機(jī)技術(shù)的新人才

新進(jìn)人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化老的檔案管理人員的落后思想，時間長了會逐漸實現(xiàn)老中青搭配的合理人才結(jié)構(gòu)。同時，必須加強(qiáng)對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運用，壯大適應(yīng)信息時代要求的檔案管理隊伍。

檔案工作信息化趨勢將加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，實現(xiàn)對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案工作信息化能為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供越來越重要的服務(wù)。