事業(yè)單位干部人事檔案管理探析

蘇國(guó)寧

（保定市國(guó)防動(dòng)員委員會(huì)交通戰(zhàn)備辦公室，河北 保定 071000）

1 事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 管理環(huán)節(jié)薄弱和認(rèn)識(shí)上不夠

干部人事檔案管理給很多人造成的認(rèn)識(shí)都是存在誤區(qū)的，大多數(shù)都認(rèn)為這是一項(xiàng)檔案的保管工作，只要是檔案不丟失、不損壞就完成了工作，豈不知這樣想法只是片面的理解了檔案管理的工作內(nèi)容，也是由于這樣的錯(cuò)誤想法使檔案管理工作在單位中引不起足夠的重視，自然對(duì)其的經(jīng)費(fèi)和人員的投入也必然不會(huì)充足，這樣就會(huì)在很大程度上阻礙其工作的順利開(kāi)展。通過(guò)這點(diǎn)分析，我們可以看出，領(lǐng)導(dǎo)及工作人員如果沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，就很容易忽略檔案工作的重要性和作用的發(fā)揮，也必然無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求了。

1.2 檔案管理模式不夠先進(jìn)

在個(gè)別事業(yè)單位中，檔案管理人員存在自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差、管理模式落后及變動(dòng)頻繁等情況，往往都是這些因素使得檔案管理工作失去了應(yīng)有的意義，并且得不到足夠的重視。除此之外，對(duì)于信息資料的收集、整理和歸檔等，也存在著嚴(yán)重的業(yè)務(wù)水平不高的情況，很多的基層事業(yè)單位根本沒(méi)有對(duì)檔案管理作為重點(diǎn)工作來(lái)開(kāi)展，因此沒(méi)有成立獨(dú)立的部門(mén)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，檔案人員也自然而然沒(méi)有針對(duì)性的工作，從事的辦公室工作也從檔案的管理轉(zhuǎn)移到了辦公勤務(wù)類(lèi)，逐漸成了辦公室的勤雜工，這樣情況也之直接導(dǎo)致單位檔案管理工作的表面化，更加失去了管理的科學(xué)性和規(guī)范性，使檔案管理陷入了混亂中。甚至在檔案管理工作中還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤歸檔、保管期的混亂情況，這些都阻礙了檔案管理的發(fā)展。

1.3 事業(yè)單位干部人事檔案管理的制度不健全

由于事業(yè)單位干部人事檔案管理工作從本質(zhì)方面來(lái)說(shuō)，實(shí)際上無(wú)法充分的為事業(yè)單位本身帶來(lái)直接的利益，并且檔案工作單位自身的開(kāi)展也較為繁復(fù)，這導(dǎo)致部分事業(yè)單位本身不愿意在該項(xiàng)工作之中投入大量的資金和人力。在這樣的思想意識(shí)之下，也就使得事業(yè)單位無(wú)法對(duì)于規(guī)章制度進(jìn)行良好的完善，或者說(shuō)在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中所呈現(xiàn)出的力度不夠充足，在上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理制度不重視的情況下，其相應(yīng)的員工也就在這一過(guò)程中出現(xiàn)了散漫的現(xiàn)象，整個(gè)事業(yè)單位本身在這期間所呈現(xiàn)出的情況也就是停滯不前的狀態(tài)。

2 創(chuàng)新干部人事檔案管理策略

2.1 構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理制度

作為創(chuàng)新優(yōu)化干部人事檔案管理與利用的基礎(chǔ)與關(guān)鍵所在，相關(guān)單位應(yīng)加快建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度，指派專(zhuān)門(mén)的工作人員完成檔案管理與制度編制等工作任務(wù)，引進(jìn)并制備配套的硬件設(shè)施，推動(dòng)人事檔案管理工作的系統(tǒng)化開(kāi)展。對(duì)于管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，應(yīng)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求以及基本條件等完善內(nèi)部建設(shè)，避免因突發(fā)問(wèn)題引發(fā)檔案資料的損毀與丟失等問(wèn)題。如在檔案儲(chǔ)存庫(kù)中，應(yīng)設(shè)置適宜的溫度控制設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理環(huán)境溫度的有效調(diào)節(jié)。

與此同時(shí)，在思想觀念上創(chuàng)新，意味著應(yīng)從思想意識(shí)的角度上提升對(duì)檔案管理的重視程度，對(duì)創(chuàng)新與完善相應(yīng)的管理制度予以正確認(rèn)識(shí)，樹(shù)立以人為本的核心觀念，達(dá)到為社會(huì)、為人民做實(shí)事的目的。全面提升干部人事檔案管理與利用的思想層次，在人員調(diào)動(dòng)與崗位調(diào)整的過(guò)程中，應(yīng)預(yù)先做好一系列的溝通與交接工作，確保能夠完整收集干部的履歷資料以及工作評(píng)價(jià)等資料信息。要進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，應(yīng)將檔案工作在日常工作中的比重適當(dāng)加大，由專(zhuān)門(mén)的管理人員負(fù)責(zé)，將每日的管理工作與落實(shí)進(jìn)度等一一報(bào)告給分管領(lǐng)導(dǎo)，確保其能夠準(zhǔn)確了解落實(shí)實(shí)情。在干部人事檔案管理方面，中央部門(mén)擬定并下發(fā)了相關(guān)的要求草案，其強(qiáng)調(diào)干部檔案管理應(yīng)提高工作效率，針對(duì)具體情況促進(jìn)檔案收集與管理的有序化發(fā)展。

2.2 嚴(yán)格規(guī)范檔案管理與利用

本質(zhì)意義上，干部人事檔案屬于一種人才信息資源，開(kāi)展檔案管理工作一方面是為了發(fā)揮檔案資源的固有價(jià)值，為多方的利用與調(diào)取工作提供便利條件，以動(dòng)態(tài)化的服務(wù)模式替代單一的靜態(tài)存儲(chǔ)。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展建設(shè)中，管理工作需要開(kāi)闊視野，無(wú)論是在經(jīng)濟(jì)層面，還是意義層面上，都應(yīng)將自身的核心價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，要嚴(yán)格規(guī)范干部人事檔案的管理與利用，需要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)發(fā)展觀念，用創(chuàng)新思路與有效的改革措施推進(jìn)工作，一方面對(duì)基礎(chǔ)性的管理工作予以重點(diǎn)關(guān)注，另一方面還需站在現(xiàn)代化發(fā)展背景的角度上，充分考量檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，秉承實(shí)事求是的基本原則，增強(qiáng)資料利用的規(guī)范性。例如，在日常的管理工作古城中，應(yīng)確保每個(gè)檔案的每一次借閱與調(diào)取等都帶有準(zhǔn)確的可查記錄，無(wú)論是哪一部門(mén)的人員，如果涉及檔案的借用與調(diào)取問(wèn)題，必須預(yù)先做好一系列的登記工作。其中不僅需要記錄主要的借閱、調(diào)取原因，還要明確具體的時(shí)間。為了確保檔案查詢記錄的準(zhǔn)確性，管理人員應(yīng)做好定期的監(jiān)督與管理工作，要求其填寫(xiě)清楚每一項(xiàng)登記細(xì)則。

2.3 遵循按需分配原則配備檔案管理人員

人事檔案管理工作人員的安排需要結(jié)合具體的需求，因?yàn)闄n案管理需要考慮的內(nèi)容較多，例如單位和材料等，所以增加了檔案資料整理的難度。同時(shí)檔案管理制度與相關(guān)要求比較嚴(yán)苛，如果各項(xiàng)管理工作同步進(jìn)行，工作人員的精力無(wú)法集中。鑒于此，安排檔案管理人員時(shí)，需要結(jié)合各個(gè)工作崗位的實(shí)際需求，遵循“千卷一人”這一基本原則，根據(jù)不同崗位對(duì)于人數(shù)的要求，安排相應(yīng)的檔案管理人員，能夠?qū)⑺械木性跈n案管理工作中，可以減少管理工作出現(xiàn)的差錯(cuò)。為了提高工作效率，建議將檔案管理人員歸納到專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍中，根據(jù)事業(yè)單位各個(gè)工作崗位設(shè)置的要求，安排中、高級(jí)技術(shù)人員，提高檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員需要有職務(wù)晉升渠道，使檔案管理人員能夠有足夠的自信參與到工作中，在實(shí)踐過(guò)程中形成榮譽(yù)感，真正提升干部人事檔案管理水平。

3 總結(jié)

在現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展背景下，干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新發(fā)展不僅是為了提高整體工作效率，也是為了滿足越來(lái)越高的管理要求，將現(xiàn)有檔案資源的實(shí)用性價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為各個(gè)部門(mén)的日常事務(wù)性工作提供便利，以此優(yōu)化檔案管理組織結(jié)構(gòu)，達(dá)到更高標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展目標(biāo)。