淺談新時代如何提高機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平

王愛麗

（東明縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山東 菏澤 274500）

在機(jī)關(guān)單位中，檔案管理是一項(xiàng)管理性和系統(tǒng)性的工作，也是服務(wù)性和政治性的工作。隨著新時代進(jìn)程的不斷推進(jìn)，機(jī)關(guān)工作中產(chǎn)生的檔案信息日益龐大，檔案管理涉及的內(nèi)容愈發(fā)復(fù)雜，對機(jī)關(guān)檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，也對機(jī)關(guān)檔案管理和利用提出了新的要求。因此，為了適應(yīng)新形勢、滿足新要求，更好地保障機(jī)關(guān)單位工作，就應(yīng)當(dāng)跟上時代發(fā)展的步伐，不斷提高機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平。下面就如何提高機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平，談一些看法。

1 機(jī)關(guān)檔案的重要性

機(jī)關(guān)檔案指的是在機(jī)關(guān)開展工作中直接形成的歷史記錄，真實(shí)、客觀地反映了機(jī)關(guān)工作的困難和成績，內(nèi)部人員通過查閱，能夠?qū)σ欢螘r期的機(jī)關(guān)工作形成直觀認(rèn)識，并發(fā)現(xiàn)工作中的不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)工作提升?？梢哉f，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)寶貴的信息資源。因此，對于機(jī)關(guān)單位來說，檔案的管理和處置十分重要，如果處理不當(dāng)，不僅會造成資料的泄露和文件的損毀，還會直接影響機(jī)關(guān)單位后續(xù)工作的開展。

機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)在第一時間對工作中產(chǎn)生的文件進(jìn)行備份、編號和收存，將收存的文件進(jìn)行翻閱、分類和保存，并適時進(jìn)行深度挖掘、整理。只有規(guī)范管理機(jī)關(guān)檔案，深入發(fā)掘機(jī)關(guān)檔案中的信息資源，才能真正發(fā)揮檔案價值，實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)工作的“反哺”。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須著力提高機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平。

2 機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

2.1 機(jī)關(guān)檔案管理人員的能力素質(zhì)還不夠高

機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)重要的資料管理工作，不僅需要工作人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還需要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感。目前，一方面，部分機(jī)關(guān)檔案管理人員無法適應(yīng)數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理模式，對機(jī)關(guān)檔案管理的認(rèn)識，還停留在幾十年前的傳統(tǒng)方式，只知道保管機(jī)關(guān)檔案資料或者機(jī)械式的記錄機(jī)關(guān)檔案的借還信息，對機(jī)關(guān)檔案資料的整理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。另一方面，部分機(jī)關(guān)檔案管理人員在日復(fù)一日重復(fù)、瑣碎的工作中，產(chǎn)生了消極心理，認(rèn)為“檔案管理工作處在機(jī)關(guān)工作的邊緣，干好干壞一個樣”，工作熱情不高，主動學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，主動提高檔案管理水平的積極性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作與機(jī)關(guān)整體工作不相匹配。

2.2 機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理制度不夠完善

部分機(jī)關(guān)單位沒有認(rèn)識到檔案的重要性，對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為這只是一件小事，對檔案管理人員沒有提出明確要求，沒有壓實(shí)工作責(zé)任，沒有制定一套健全有效的管理制度。這樣就導(dǎo)致檔案管理人員在工作中沒有完善的工作流程，檔案管理沒有按照標(biāo)準(zhǔn)化的方式開展，質(zhì)量好壞全靠個人能力和責(zé)任心。在實(shí)際工作中，往往出現(xiàn)檔案借還沒有實(shí)時記錄、文件沒有在第一時間收存等低級錯誤，檔案信息的進(jìn)一步挖掘整理更是奢望。

2.3 機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理的軟硬件設(shè)施不夠健全

現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)單位檔案管理工作粗放、低效，檔案文件只是集中擺放在辦公場所的書櫥里，沒有專門為檔案文件準(zhǔn)備一個安全達(dá)標(biāo)的空間進(jìn)行儲存。檔案存放在人員流動量較大的場所，很容易造成檔案文件的丟失和破損。同時，部分機(jī)關(guān)單位對檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)不夠，沒有及時運(yùn)用信息技術(shù)參與檔案管理。部分機(jī)關(guān)單位雖然使用了信息化管理軟件，但是更新頻率太低，且設(shè)備更新沒有計(jì)劃性，沒能跟上新時代機(jī)關(guān)檔案管理的需求。目前，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)深刻影響了檔案管理的方式，通過軟件對檔案資料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，借助OCR漢字識別、數(shù)據(jù)加密、全文檢索、數(shù)據(jù)篩選等功能，能夠輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率。

3 提高機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平的措施建議

3.1 提升機(jī)關(guān)檔案管理人員的能力素質(zhì)

機(jī)關(guān)檔案管理人員的能力素質(zhì)直接影響著機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平。工作中，一是要在崗位招考時就嚴(yán)格按照專業(yè)進(jìn)行篩選，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化。二是要適時調(diào)配檔案管理人員，及時對人員進(jìn)行換崗輪崗，這樣既能讓檔案管理人員熟悉各科室的業(yè)務(wù)工作，又能讓各科室人員對檔案管理工作更加認(rèn)可，便于以后開展工作。三是要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高在檔案收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等方面的業(yè)務(wù)水平，和操作信息化檔案管理軟件的能力。四是要強(qiáng)化職業(yè)道德教育，增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神，進(jìn)一步提高歷史使命感和工作責(zé)任感。

3.2 健全機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理機(jī)制

一要從轉(zhuǎn)變思想入手，正視檔案管理的重要價值，在單位深入宣傳加強(qiáng)檔案管理的重要意義，真正將工作思路從“管理物”轉(zhuǎn)向“服務(wù)人”，堅(jiān)持深度挖掘檔案信息，提供高效、便捷、多元、實(shí)用的檔案服務(wù)。二要根據(jù)機(jī)關(guān)單位需求，歸納、梳理、優(yōu)化檔案科室精細(xì)化管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)關(guān)檔案立卷歸檔、查借閱、保密與保管、鑒定和銷毀、挖掘和整理等一系列管理制度，量化檔案更新頻率等“硬指標(biāo)”，建成覆蓋機(jī)關(guān)檔案“收、管、用”全過程的檔案精細(xì)化管理規(guī)章制度。三要按照機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，制定各科室配合檔案科室的工作要求，明確人員責(zé)任，細(xì)化工作程序，固定工作標(biāo)準(zhǔn)，確保分工明確、各司其職，相互協(xié)調(diào)、密切配合，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的制度化、規(guī)范化。

3.3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理軟硬件工作設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理，必須要有軟硬件設(shè)施的強(qiáng)力支撐。在硬件方面，機(jī)關(guān)單位要加大投入，建設(shè)專門的檔案庫房、閱覽室、辦公室，購置功能齊全、性能穩(wěn)定可靠的計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、攝像機(jī)、防磁柜、吸塵器、加濕器等硬件設(shè)備，為檔案管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。在軟件方面，機(jī)關(guān)單位要重視檔案管理的信息化建設(shè)，根據(jù)實(shí)際需求與廠商溝通定制專用的檔案管理軟件，形成以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子文件管理為重點(diǎn)，以檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)的機(jī)關(guān)檔案管理體系。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時，還要把檔案信息安全放在突出位置，嚴(yán)防電子檔案的失密、泄密和丟失。

4 結(jié)語

總之，提高機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理水平是檔案事業(yè)適應(yīng)新時代發(fā)展的客觀需要，是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平的必由之路。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的過程中，既需要加大人員培訓(xùn)、打造專業(yè)化隊(duì)伍，還需要加大資金投入，及時購置軟硬件設(shè)備，更需要制定科學(xué)合理的制度機(jī)制。只有這樣，才能真正發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案所具有的重要價值。