檔案安全保障體系建設(shè)研究

劉 念

（湖北省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司，湖北 武漢 430040）

近些年，我國(guó)檔案管理工作暴露出諸多問(wèn)題，其管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。早在2010年，我國(guó)檔案局就已經(jīng)提出“確保檔案安全保密的安全體系”的建設(shè)工作任務(wù)，并在全國(guó)范圍內(nèi)，以法律手段，全面推動(dòng)我國(guó)檔案管理與保障工作的完善。但是，我國(guó)快速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及快速變革的社會(huì)體系，讓檔案資源總量不斷增加，原有的檔案管理與保障設(shè)備不再適用，龐大的社會(huì)需求也讓檔案管理工作難度不斷 增加。

1 我國(guó)檔案安全保障體系的現(xiàn)狀以及所存在的問(wèn)題

1）檔案安全管理制度匱乏。受到多種外界因素影響，我國(guó)檔案管理工作長(zhǎng)期處于零散狀態(tài)，與檔案保障管理相關(guān)的各項(xiàng)制度與標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，尤其是在檔案安全檢查、日常維護(hù)、丟失責(zé)任與處罰等層面，沒(méi)有形成具體有效的制度內(nèi)容，很多部門(mén)所建立的檔案管理制度也缺少對(duì)應(yīng)的實(shí)際依據(jù)。在此背景下，眾多檔案工作者缺少檔案責(zé)任心態(tài)，工作過(guò)程漏洞頻發(fā)，這也讓很多重要檔案資源受到很大損害。

2）檔案安全保管意識(shí)薄弱。雖然我國(guó)相關(guān)部門(mén)已經(jīng)對(duì)檔案安全管理工作作出具體指示，但是，很多部門(mén)卻沒(méi)有針對(duì)性設(shè)立專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍，檔案室與檔案管理設(shè)備匱乏，部門(mén)管理人員對(duì)于檔案安全管理工作缺少必要的基礎(chǔ)認(rèn)知。在這種環(huán)境下，檔案管理人員很難實(shí)施更為有效的實(shí)際工作，檔案管理難以達(dá)到預(yù)期的效果，此外，檔案安全保管意識(shí)的缺乏也同樣帶來(lái)諸多泄密事件。

3）檔案收集不全。因部門(mén)管理人員以及檔案工作者在專(zhuān)業(yè)知識(shí)與安全保管意識(shí)層面存在匱乏問(wèn)題，所以，很多檔案的資源收集工作并沒(méi)有真正按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行。此外，從檔案資源來(lái)源角度分析，我國(guó)相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行檔案收集時(shí)，其主要來(lái)源于其他同事與部門(mén)所提供的各類(lèi)資料，檔案收集工作處于被動(dòng)狀態(tài)，沒(méi)有建立主動(dòng)獲取的機(jī)制與能力。同時(shí)，很多檔案文字資料年代久遠(yuǎn)，原有的記錄條件有限，致使檔案內(nèi)容無(wú)法有效辨認(rèn)，甚至存儲(chǔ)檔案的紙質(zhì)材料被破壞，進(jìn)一步加重檔案資源丟失問(wèn)題。

4）檔案資源沒(méi)有進(jìn)行明確的分類(lèi)。受觀念因素影響，我國(guó)多數(shù)部門(mén)在實(shí)施檔案資源存放與保管過(guò)程中，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)，存放過(guò)程極為隨意，并沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)密的編號(hào)與登記。在此前提下，很多檔案管理者對(duì)于各類(lèi)檔案資源的具體分布缺少必要的了解，自己都不清楚各個(gè)檔案室內(nèi)存放了哪些資料，而這些資源一旦出現(xiàn)破損或遺失，也很難在短時(shí)間內(nèi)得到有效補(bǔ)救，這也讓很多不法分子擁有諸多作案條件。

5）檔案管理人員變動(dòng)頻率過(guò)高，工作交接不明。為提高人員工作的積極性，很多地方各類(lèi)部門(mén)實(shí)施高頻率人事變動(dòng)制度，檔案管理部門(mén)也經(jīng)常進(jìn)行各類(lèi)人事變動(dòng)。在此過(guò)程中，如果部門(mén)管理人員未能實(shí)施嚴(yán)密的監(jiān)管工作，也將會(huì)出現(xiàn)工作交接層面的問(wèn)題，甚至很多重要的檔案資料被帶走，亦或是交接過(guò)程出現(xiàn)資源丟失與遺漏的問(wèn)題。

6）電子檔案資源管理設(shè)備陳舊。很多部門(mén)檔案室的電腦十分陳舊，硬件配置很難保障電子檔案資源管理工作的順利進(jìn)行，此外，很多檔案管理人員并不具備良好的電腦操作技巧，很容易出現(xiàn)各類(lèi)操作失誤。如果檔案管理人員在利用電腦實(shí)施資源管理工作時(shí)，電腦自身出現(xiàn)故障，亦或是電腦被病毒入侵，那么這些文件資源的安全系數(shù)將會(huì)大幅度降低，檔案被破壞甚至被盜竊。

7）電子檔案資源缺少必要的安全防護(hù)措施。我國(guó)多數(shù)部門(mén)的檔案室電腦并沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的防火墻系統(tǒng)，非檔案管理人員在進(jìn)行檔案資源查閱時(shí)，也是直接在檔案管理電腦上進(jìn)行操作，甚至很多人員在調(diào)閱檔案時(shí)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理人員的允許，給不法分子留下諸多操作空間。此外，檔案室內(nèi)部電腦缺少防護(hù)系統(tǒng)，也直接導(dǎo)致這些電腦很容易被病毒入侵，資源安全系數(shù)嚴(yán)重不足。

2 檔案安全保障管理體系的建設(shè)方向

1）完善檔案管理工作制度。相關(guān)部門(mén)需要針對(duì)檔案管理特點(diǎn)，制定完善的檔案歸檔與保存制度，對(duì)各類(lèi)保密資料實(shí)施定期分類(lèi)歸檔管理并妥善保存，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理人員的日常工作行為，嚴(yán)禁各類(lèi)保密資料被帶出對(duì)應(yīng)的保管區(qū)域。此外，工作制度內(nèi)部也要詳細(xì)說(shuō)明檔案的分類(lèi)歸檔標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行定期巡查體系，檢查各類(lèi)檔案資源是否存在遺失或破損的現(xiàn)象，及時(shí)解決各類(lèi)檔案資源存放問(wèn)題。此外，部門(mén)管理者需要協(xié)助檔案管理工作人員，建立詳細(xì)的檔案查看與借閱制度，設(shè)置查看與借閱權(quán)限，為各類(lèi)檔案資源設(shè)定對(duì)應(yīng)的開(kāi)放等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并依照對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及具體工作需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理調(diào)閱的目的。檔案室內(nèi)部需安排專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)施崗位責(zé)任制，專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事。

2）建立嚴(yán)密的檔案制作與復(fù)印制度。檔案管理人員在進(jìn)行資源制作與復(fù)印工作時(shí)，需要在指定工作空間內(nèi)進(jìn)行，禁止將資料帶到外面的打印店，禁止將檔案內(nèi)容復(fù)制到非檔案管理電腦之中，尤其是各類(lèi)機(jī)密文件，需要對(duì)其制作與復(fù)印過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)密追蹤，并建立追責(zé)制度，任何違反制度的行為都要受到嚴(yán)懲。檔案資源復(fù)制過(guò)程中，需保證兩個(gè)以上工作人員同時(shí)在場(chǎng)，禁止任何人員獨(dú)自實(shí)施對(duì)應(yīng)工作過(guò)程，資源復(fù)制后需要及時(shí)加蓋對(duì)應(yīng)的印章，并追蹤其實(shí)際用途，防止不法分子利用這些資源實(shí)施違法事宜。

3）建立嚴(yán)密的檔案管理處罰制度。檔案管理工作者很容易接觸到各類(lèi)信息，尤其是一些機(jī)密文件，其對(duì)國(guó)家與人民財(cái)產(chǎn)的意義十分重大，對(duì)于那些在實(shí)際工作中以權(quán)謀私，亦或是利用自身職務(wù)之便給其他利益人員提供便利等眾多違法行為，需進(jìn)行嚴(yán)厲懲處。對(duì)于那些已經(jīng)構(gòu)成犯罪的行為需要移交司法機(jī)關(guān)，利用法律手段，嚴(yán)厲打擊各類(lèi)瀆職與違法人員。此外，各類(lèi)部門(mén)內(nèi)部也要建立嚴(yán)密的監(jiān)督制度，對(duì)檔案工作者的日常行為進(jìn)行監(jiān)管，并定期進(jìn)行法律意識(shí)引導(dǎo)，使其樹(shù)立正確的檔案資源管理意識(shí)，避免不法分子侵入。

4）提高檔案工作者的安全管理意識(shí)。檔案管理人員自身的法律意識(shí)以及工作行為將會(huì)直接決定實(shí)際安全保障工作效能，因此，各類(lèi)部門(mén)需及時(shí)在法律制度層面，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理引導(dǎo)，定期舉辦各類(lèi)法律講座，利用典型案例，讓工作人員認(rèn)識(shí)到各類(lèi)違法行為的嚴(yán)重后果。同時(shí)，部門(mén)內(nèi)部也要讓每一位檔案管理人員認(rèn)識(shí)到各類(lèi)犯罪的手段與形式，提高其安全意識(shí)，進(jìn)而有效避免各類(lèi)違法現(xiàn)象的發(fā)生。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)如今，檔案安全保障體系建設(shè)工作已經(jīng)成為保護(hù)歷史人文與國(guó)家人民財(cái)產(chǎn)的重要手段，各類(lèi)部門(mén)需從思想意識(shí)層面入手，建立檔案安全保障管理意識(shí)，不斷融入更為先進(jìn)的制度與技術(shù)手段，更新檔案管理設(shè)備與工作模式，并提高檔案管理工作者自身的技術(shù)能力與責(zé)任觀念，全面提高檔案安全保障體系的防護(hù)能力，避免檔案資源泄露、遺失等諸多問(wèn)題的發(fā)生。