優(yōu)化檔案管理方式 提升服務(wù)經(jīng)營(yíng)能力

謝秀萍

（連云港中復(fù)連眾復(fù)合材料集團(tuán)有限公司，江蘇 連云港 222006）

公司在近30年的發(fā)展過(guò)程中，歷經(jīng)多次變革；同時(shí)，公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理等方面也形成和積累了大量富有價(jià)值的歷史資料，這些檔案是企業(yè)獨(dú)有的無(wú)形資產(chǎn)，是可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源；在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的文件材料通過(guò)收集，分類(lèi)，歸檔并有效的分析總結(jié)不足吸取有價(jià)值的信息，這些都可為捕捉市場(chǎng)中瞬息萬(wàn)變的競(jìng)爭(zhēng)提供有效支持；對(duì)于企業(yè)總結(jié)過(guò)去、指導(dǎo)當(dāng)前、規(guī)劃未來(lái)，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推進(jìn)技術(shù)革新都產(chǎn)生過(guò)積極的影響，這些都得益于檔案管理工作存在的價(jià)值。近些年隨著檔案管理工作的不斷規(guī)范化，不斷制度化，公司的檔案工作成效顯著。

1 創(chuàng)星升級(jí)發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要作用

近幾年通過(guò)不斷地改進(jìn)和提高集團(tuán)的檔案管理工作，我們先后獲得省二星級(jí)、三星級(jí)檔案管理企業(yè)的榮譽(yù)；特別是自2017年公司搬入科研樓后，隨著辦公環(huán)境和辦公條件的改善，也為我們進(jìn)一步提升檔案管理工作的層次創(chuàng)造了優(yōu)越的條件，目前科研樓 18樓整層都是供檔案專(zhuān)用，整樓層分別設(shè)有檔案辦公室、檔案庫(kù)房、會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房、閱檔室、職工書(shū)屋等，從而達(dá)到了檔案室建設(shè)三分開(kāi)的標(biāo)準(zhǔn)要求，隨著檔案庫(kù)房的擴(kuò)大，公司還添置了一批防塵檔案柜，為細(xì)化檔案分類(lèi)工作提供了充裕的空間，由于之前存儲(chǔ)空間有限，檔案分類(lèi)過(guò)于密集，檔案查閱利用效率較低；如今隨著空間的擴(kuò)大，我們將重要檔案精細(xì)化：近幾年隨著公司建設(shè)工程項(xiàng)目的增多，工程檔案的利用率的不斷提高；我們把工程項(xiàng)目列為單獨(dú)一種類(lèi)別并按照市城建檔案館工程項(xiàng)目的存檔規(guī)范重新歸檔、裝訂整理排架；為各大項(xiàng)目驗(yàn)收工作提供了便利。同時(shí)隨著公司投標(biāo)業(yè)務(wù)的不斷增加，為更便捷的服務(wù)于公司業(yè)務(wù)，我們將公司常用于投標(biāo)業(yè)務(wù)的重要資質(zhì)證件及知識(shí)產(chǎn)權(quán)專(zhuān)利合并整合為一類(lèi)，極大地提高工作人員的工作效率。今年我們還完成了檔案電子化工作，在紙質(zhì)檔案整理上架的同時(shí)一并完成了集團(tuán)（1987年至2018年）共計(jì)2000多件重要文書(shū)檔案的電子掃描工作，從而達(dá)到了重要檔案雙備份的安全規(guī)范。

2 督導(dǎo)結(jié)合促進(jìn)部門(mén)檔案管理由被動(dòng)變主動(dòng)

鑒于各部門(mén)檔案管理較分散，為了避免各部門(mén)因檔案管理不當(dāng)發(fā)生遺失檔案的隱患，自去年我們針對(duì)性地制定了一套“一監(jiān)督、二檢查、三跟蹤、四整改”的檢查制度。每個(gè)部門(mén)都配備了一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)的日常檔案的整理歸檔工作，由行政部按照年度檢查表每個(gè)月至少對(duì)三個(gè)職能部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，對(duì)各部門(mén)檔案歸檔工作的不足列明清單，并督促定時(shí)完成整改；在各部門(mén)積極配合下截止去年底已對(duì)集團(tuán)16個(gè)相關(guān)職能部門(mén)的近10000卷檔案完成了兩輪監(jiān)督及整改工作，并要求各兼職檔案員工認(rèn)真參照《DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則》完成文件的各項(xiàng)整理工作。通過(guò)此次監(jiān)督檢查不但進(jìn)一步提高各部門(mén)移交檔案的積極性，完成本部門(mén)檔案的還提高了每位兼職檔案員認(rèn)真鑒別；分類(lèi)準(zhǔn)確；編排有序；目錄清晰；裝訂整齊等歸檔技能，并切合實(shí)際的提高了集團(tuán)各個(gè)部門(mén)檔案的利用效率。此項(xiàng)同時(shí)也得到各部門(mén)的一致好評(píng)。

3 強(qiáng)化管理促進(jìn)分子公司檔案管理規(guī)范化

根據(jù)上級(jí)集團(tuán)轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局《關(guān)于對(duì)境外企業(yè)檔案排查工作》通知的安排，本年度我們積極組織對(duì)境外全資子公司檔案的管理情況進(jìn)行了專(zhuān)項(xiàng)排查，通過(guò)這次排查，集團(tuán)檔案室已接收到境外公司移交的行政、勞資、生產(chǎn)管理、項(xiàng)目、采購(gòu)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)賬目、質(zhì)量管控等14個(gè)類(lèi)別文件夾共計(jì)53915件檔案，并對(duì)排查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題給予有效的改進(jìn)建議。

針對(duì)國(guó)內(nèi)各分子公司檔案管理的調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)各分子公司的檔案主要以各職能部門(mén)自行保管，沒(méi)有獨(dú)立的檔案室?guī)旆浚芾磔^為分散，既缺乏規(guī)范性也不利于檔案的利用，在經(jīng)過(guò)多次問(wèn)卷調(diào)查掌握實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，集團(tuán)行政部制定實(shí)施了《關(guān)于全面加強(qiáng)檔案管理工作的通知》，主要從檔案室的建設(shè)和檔案整理規(guī)范兩方面進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，截至目前已指導(dǎo)各分子公司根據(jù)《單位檔案室建設(shè)要求參考技術(shù)規(guī)范》完成檔案室建設(shè)方面的工作。相信通過(guò)這種高效、集中、統(tǒng)一的管理模式一定能充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的支撐作用，更能有效的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

檔案工作是中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的一部分，如今檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。要做好新時(shí)期的企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案工作者應(yīng)立足服務(wù)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高自身素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的意識(shí)，不斷進(jìn)步不斷創(chuàng)新；企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變過(guò)去的管理觀(guān)念，不再遵循以保密服務(wù)為中心，以紙質(zhì)存檔為宗旨；而應(yīng)該一切從實(shí)際出發(fā)，從檔案管理實(shí)現(xiàn)服務(wù)大眾化、管理信息化以及形式多樣化出發(fā)。從而為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展奉獻(xiàn)一份力量。