高職大學(xué)生就業(yè)檔案構(gòu)建及應(yīng)用研究

王 川

（南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 南陽 473000）

檔案是人們記錄和保存信息的一種手段，可以將有價值的信息進行分類管理，檔案中的信息分為隱性和顯性，能夠為人們后續(xù)生產(chǎn)活動的開展提供重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。對于高職大學(xué)生而言，就業(yè)檔案是大學(xué)生在就業(yè)過程中所需要使用的重要檔案資料，能夠向就業(yè)單位提供自身在學(xué)校中的優(yōu)秀經(jīng)歷，提升就業(yè)單位對自身的了解程度，進而提高就業(yè)競爭力。高校也可以通過就業(yè)檔案，了解學(xué)生學(xué)習(xí)情況，對教育工作存在的問題進行改革，及時調(diào)整教學(xué)模式，提升高職教學(xué)質(zhì)量。作為高職院校的管理人員，應(yīng)當(dāng)正確認識到不同單位對就業(yè)檔案的需求，制定出能夠符合各方需求的就業(yè)檔案資料，對就業(yè)檔案管理模式進行改革，構(gòu)建完善的就業(yè)檔案管理體系，確保就業(yè)檔案能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 高職大學(xué)生就業(yè)檔案構(gòu)建和應(yīng)用存在的問題

1.1 高職院校對就業(yè)檔案重視度不夠

隨著我國高等教育規(guī)模的不斷擴大，高職大學(xué)生數(shù)量也有所增加，很多學(xué)生都面臨著畢業(yè)即失業(yè)的問題，因此需要采取相應(yīng)的措施來提升高職大學(xué)生的競爭力。然而高職院校沒有認識到就業(yè)檔案所具備的意義和重要性，在學(xué)生就業(yè)時沒有合理利用就業(yè)檔案所具備的價值，仍然只是將工作重點放在教育改革過程中。在就業(yè)檔案的建立和管理方面，高職院校沒有投入過多的資金和人力資源，導(dǎo)致學(xué)生的就業(yè)檔案出現(xiàn)了不完整或者缺損的現(xiàn)象。在學(xué)校部門設(shè)置中也缺少專門負責(zé)就業(yè)檔案管理的機構(gòu)，無法對學(xué)生的就業(yè)指導(dǎo)情況進行詳細記錄，影響了檔案管理工作的開展。除去學(xué)校之外，學(xué)生本身對就業(yè)檔案的重視度也存在不夠的問題，多數(shù)學(xué)生在拿到畢業(yè)證之后就不再關(guān)心和學(xué)校有關(guān)的問題，也不了解就業(yè)檔案的存放位置和作用[1]。

1.2 高職院校就業(yè)檔案管理人員水平差

檔案管理人員是影響具備檔案管理工作的關(guān)鍵因素，然而高職院校并沒有建立一支綜合水平較高的檔案管理隊伍，難以對高職畢業(yè)生的信息進行收集和整理，也無法合理的分析和利用這些資料。高職院校大學(xué)生的來源較為廣泛，學(xué)生信息繁雜，加之檔案管理人員數(shù)量較少，給管理人員帶來了較大的工作壓力，并且由于高職院校缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員仍然只能使用傳統(tǒng)的人工方式進行檔案整理和分析。部分高職院校雖然設(shè)立了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是由于管理人員無法合理應(yīng)用信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)了形式化的問題。其中個別臨時招聘的管理人員缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，容易泄露學(xué)生的重要信息[2]。

1.3 高職院校難以及時收集大學(xué)生就業(yè)信息

對于畢業(yè)學(xué)生而言，高職院校沒有及時和畢業(yè)生進行聯(lián)系和溝通，畢業(yè)生就業(yè)信息收集不完整，在信息整理和信息錄入等工作中也出現(xiàn)了不及時的問題。高職大學(xué)生在就業(yè)之后會出現(xiàn)換工作的現(xiàn)象，高職院校無法有效掌握高職畢業(yè)生的就業(yè)情況，并且用人單位在學(xué)生工作情況反饋方面也沒有形成系統(tǒng)化的評價機制和反饋機制，導(dǎo)致后期高職院校無法再錄入有關(guān)學(xué)生的就業(yè)追蹤資料。

1.4 就業(yè)檔案和就業(yè)聯(lián)系不緊密

高職院校屬于一種較為特殊的院校類型，所培養(yǎng)的是應(yīng)用型人才，因此在實際的教育教學(xué)過程中，更加重視培養(yǎng)學(xué)生的就業(yè)技能，對學(xué)生實施一定的職業(yè)規(guī)劃教育，以此來確保高職學(xué)生的就業(yè)率。除此之外，高職院校還會構(gòu)建校企訂單式合作，幫助學(xué)生組織各種各樣的校園招聘會。雖然為學(xué)生提供了和企業(yè)進行交流的機會，但是高職院校在企業(yè)和學(xué)生之間只是起到了提供平臺的作用，沒有向企業(yè)如實的展現(xiàn)學(xué)生的就業(yè)能力和專業(yè)水平，在學(xué)生就業(yè)的過程中沒有發(fā)揮就業(yè)檔案所具備的資料價值，只是會向企業(yè)提供一些學(xué)生在校園內(nèi)擔(dān)任各類干部的資料。

2 從需求角度出發(fā)就業(yè)檔案構(gòu)建和應(yīng)用策略

2.1 完善就業(yè)檔案內(nèi)容

就業(yè)檔案內(nèi)容主要是向企業(yè)提供學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和工作經(jīng)歷，讓企業(yè)能夠更加清楚地看到學(xué)生的就業(yè)能力，因此在對就業(yè)檔案的內(nèi)容進行構(gòu)建時，必須要從企業(yè)需求角度出發(fā)進行構(gòu)建。當(dāng)前企業(yè)在高職學(xué)生就業(yè)檔案評估過程中，主要重視2點，第1點需要保障就業(yè)檔案資料的真實性，防止出現(xiàn)就業(yè)檔案造假的現(xiàn)象，確保學(xué)生的每一個榮譽證書都具備真實性，進而合理認識和評估學(xué)生的專業(yè)水平。第2點需要保證就業(yè)檔案的詳細性，包括學(xué)生在職業(yè)規(guī)劃中的自我計劃以及實習(xí)經(jīng)歷等[3]。根據(jù)上述需求，在就業(yè)檔案資料中需要包括高職大學(xué)生學(xué)習(xí)成績、專業(yè)能力、榮譽證書、技能證書、自行學(xué)習(xí)經(jīng)歷、兼職經(jīng)歷、以往畢業(yè)生就業(yè)去向以及畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查跟蹤信息反饋等。

2.2 構(gòu)建滿足各方需求的就業(yè)檔案平臺

在對就業(yè)檔案內(nèi)容進行完善后，應(yīng)當(dāng)從企業(yè)需求、學(xué)生需求和高校需求三個角度出發(fā)，構(gòu)建完善的就業(yè)檔案體系，為了能夠確保就業(yè)檔案滿足三方要求，需要利用信息技術(shù)構(gòu)建一個就業(yè)檔案共享平臺，以此來滿足就業(yè)檔案資料的共享和三方互動的需求。首先學(xué)校的各個部門應(yīng)當(dāng)將高職大學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間所有和就業(yè)有聯(lián)系的數(shù)據(jù)存儲到系統(tǒng)之中，例如教學(xué)管理部門、學(xué)生管理以及就業(yè)管理部門等，應(yīng)當(dāng)對日常工作模式進行創(chuàng)新，及時整理出和學(xué)生就業(yè)有關(guān)的信息，并錄入到系統(tǒng)中。其次，與高職院校有合作關(guān)系的企業(yè)或者社會團體，應(yīng)當(dāng)將學(xué)生在校外的實習(xí)經(jīng)歷錄入到就業(yè)檔案系統(tǒng)之中，確保能夠?qū)W(xué)生的實習(xí)情況更加真實的展現(xiàn)在就業(yè)檔案資料中。之后已經(jīng)從高職院校畢業(yè)的學(xué)生，需要提供就業(yè)質(zhì)量報告，對于招聘企業(yè)而言也是重要的參考信息，能夠為高職院校教學(xué)改革的進行提供數(shù)據(jù)支持，確保高職院校的教學(xué)能夠符合社會需求和就業(yè)要求[4]。大學(xué)生不單單是被管理的角色，同樣也是應(yīng)用就業(yè)檔案的重要主體，因此應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校的指導(dǎo)，對企業(yè)招聘活動進行深入了解，不斷學(xué)習(xí)能夠滿足就業(yè)需求的專業(yè)技能，提高自身就業(yè)能力。

3 從管理角度出發(fā)高職大學(xué)生就業(yè)檔案構(gòu)建和應(yīng)用策略

3.1 加強管理人員對就業(yè)檔案的重視度

高職院校的管理人員應(yīng)當(dāng)重視就業(yè)檔案在現(xiàn)代大學(xué)生就業(yè)過程中的重要意義，加強自身對就業(yè)檔案的了解程度，同時對就業(yè)管理部門和檔案管理部門進行積極培訓(xùn)，促使兩個部門能夠互相配合，以此來加強就業(yè)檔案管理和構(gòu)建質(zhì)量。通過就業(yè)管理部門和檔案管理部門的合作，能夠?qū)蜆I(yè)檔案信息進行有效收集和整理，也能夠提升后續(xù)就業(yè)檔案分析和利用的質(zhì)量。管理人員還應(yīng)當(dāng)在日常的管理工作中，向師生滲透就業(yè)檔案的重要性，加強教師和學(xué)生對就業(yè)檔案的關(guān)注度，提升師生對就業(yè)檔案內(nèi)容完善和體系構(gòu)建的配合程度。學(xué)生對就業(yè)檔案的重視，能夠直接提升就業(yè)檔案信息收集效率以及真實性，對于后續(xù)就業(yè)檔案體系的不斷完善有著重要的積極意義[5]。

3.2 及時收集高職大學(xué)生就業(yè)信息

高職大學(xué)生就業(yè)資料不單單是學(xué)生在學(xué)校期間的表現(xiàn)，同時也包括各種外來的資料，因此收集難度較大，這就更加需要檔案管理人員可以及時對這些資料進行收集和整理。針對高職院校畢業(yè)生來講，就業(yè)管理部門和檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過良好的配合，調(diào)查畢業(yè)之后高職大學(xué)生的就業(yè)方向和就業(yè)情況，及時掌握大學(xué)生就業(yè)信息，將有價值的數(shù)據(jù)進行歸檔整理。除此之外，還需要對市場需求資料進行收集，可以為之后高職大學(xué)生畢業(yè)時的就業(yè)提供重要參考數(shù)據(jù)，促使高職院校和畢業(yè)生都能夠?qū)蜆I(yè)形勢有清晰地了解，提升高職畢業(yè)生就業(yè)率。

3.3 提升就業(yè)檔案管理隊伍水平

檔案管理人員是影響檔案管理工作的關(guān)鍵因素，要想合理地利用就業(yè)檔案、管理就業(yè)檔案，就必須要加強檔案管理人員的專業(yè)意識以及管理水平，這樣才能夠讓管理人員在實際工作過程中有意識的創(chuàng)新管理模式，真正達到提高檔案管理工作質(zhì)量的目的。第一，應(yīng)當(dāng)向現(xiàn)有的檔案管理人員展開積極的培訓(xùn)，強化管理人員的責(zé)任意識以及職業(yè)素養(yǎng)水平，確定管理人員能夠帶有飽滿的熱情投入到工作中。在培訓(xùn)過程中利用“一對一”新老結(jié)對的方式展開針對性的技能操作培訓(xùn)，由年輕管理人員向老員工講解信息化系統(tǒng)的使用方法，使管理人員都能夠應(yīng)用信息技術(shù)開展工作[6]。第二，積極吸引綜合型管理人才，對現(xiàn)有的檔案工作管理模式進行改革和創(chuàng)新，為檔案管理工作信息化建設(shè)隊伍注入新鮮血液與活力。在現(xiàn)代社會中人才才是第一競爭力，要想促進就業(yè)檔案管理質(zhì)量提升，必須要吸收能夠掌握各類科學(xué)技術(shù)的新型人才，以此來強化就業(yè)檔案管理人才隊伍的綜合素質(zhì)。

3.4 完善信息化管理體系

首先，要升級和優(yōu)化檔案管理的硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，這也是得以開展檔案信息化管理工作的重要保證，發(fā)揮科技創(chuàng)新的效果和作用。由于軟件的設(shè)計和優(yōu)化對于檔案的信息化管理工作具有十分重要的決定作用，所以要高度重視檔案管理的軟件基礎(chǔ)設(shè)施的更新和應(yīng)用。其次，應(yīng)當(dāng)利用信息化就業(yè)檔案管理體系對學(xué)生的檔案資料實施備份保存，利用數(shù)據(jù)備份技術(shù)來保證大學(xué)生就業(yè)檔案的安全性，防止出現(xiàn)就業(yè)檔案資料丟失的現(xiàn)象。最后，在就業(yè)檔案信息化管理體系中增加人工智能技術(shù)或者專家系統(tǒng)，利用這類新型技術(shù)對就業(yè)檔案中有價值的信息進行智能化分析和自動處理，減輕工作人員的就業(yè)檔案管理壓力[7]。

4 結(jié)束語

當(dāng)前高職院校已經(jīng)認識到就業(yè)檔案的重要性，但是在構(gòu)建和應(yīng)用就業(yè)檔案時，仍然有部分院校無法做到高度重視，沒有及時對學(xué)生的就業(yè)信息進行統(tǒng)計，就業(yè)檔案管理人員工作水平差。其中最嚴(yán)重的問題在于就業(yè)檔案和高職大學(xué)生就業(yè)之間存在著脫節(jié)的問題，沒有反映出大學(xué)生的綜合能力。在這種情況下，高職院校應(yīng)當(dāng)對學(xué)生、企業(yè)以及高職院校自身的需求進行分析，需求角度出發(fā)，對就業(yè)檔案的內(nèi)容進行完善，構(gòu)建信息化的就業(yè)檔案平臺，確保各方都能夠獲取到最為真實的檔案信息。在就業(yè)檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷提高管理人員的工作專業(yè)技能，重視就業(yè)資料收集時效性，對就業(yè)檔案利用模式進行創(chuàng)新，不斷完善信息化管理體系。