檔案收集工作的策略探討

任莎莎

（臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 臨沂 276000）

1 檔案收集工作的必要性

1.1 是單位管理提供充足資料的必然要求

做好檔案收集工作，一方面，能夠?yàn)楹罄m(xù)的管理、開發(fā)和利用工作創(chuàng)造條件。檔案查閱主體可以直接通過檔案了解某一項(xiàng)政策、制度以及其他相關(guān)事項(xiàng)，進(jìn)而科學(xué)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，能夠避免檔案資料出現(xiàn)不齊全、丟失、損毀等問題，使得單位管理者能夠做出符合單位實(shí)際發(fā)展需求的決策。

1.2 是全面提升檔案管理效能的內(nèi)在要求

檔案收集工作屬于檔案管理的前端控制環(huán)節(jié)，事關(guān)后續(xù)其他工作。如果檔案收集工作沒做好，導(dǎo)致內(nèi)部資料本身出現(xiàn)問題，勢(shì)必就會(huì)給檔案管理人員帶來更大的工作難度。做好檔案收集工作，一方面，能夠減少檔案管理中存在的漏洞，避免出現(xiàn)二次加工、二次錄入、二次管理等問題，有效節(jié)約單位的人、財(cái)、物成本。另一方面，能夠最大限度地確保單位整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，避免檔案管理工作邊緣化，增強(qiáng)單位員工以及管理者對(duì)檔案管理工的認(rèn)可度和支持度。

2 檔案收集工作中存在的主要問題

2.1 檔案資料收集歸檔制度不健全

部分單位尚未結(jié)合本單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上對(duì)收集歸檔制度進(jìn)行制定、修訂和完善，導(dǎo)致檔案資料在收集歸檔過程中出現(xiàn)收集不齊全、歸檔無序、資料不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響了檔案收集工作的質(zhì)量。一是收集歸檔的內(nèi)容、時(shí)限不明確，容易影響檔案資料的完整性。一方面，沒有根據(jù)檔案的類別對(duì)收集歸檔的材料進(jìn)行清單化，難以保障收集歸檔的完整性；另一方面，對(duì)于檔案資料移交不及時(shí)，缺乏相關(guān)的考核，導(dǎo)致檔案資料在堆積、傳輸以及使用的過程中出現(xiàn)遺失、損毀等問題，無法保障后期的檔案質(zhì)量。二是缺乏明確具體的檔案審核要求和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理人員在收集歸檔中沒有按照相關(guān)要求進(jìn)行審核，無法把好材料審核的關(guān)口。部分單位對(duì)于材料不過關(guān)的，沒有要求相關(guān)主體進(jìn)行修改或者作出處理。此外，由于要求和標(biāo)準(zhǔn)的缺失，使得不同檔案管理人員收集歸檔的質(zhì)量參差不齊。

2.2 檔案資料收集人才建設(shè)不到位

部分單位檔案收集質(zhì)量低下，沒有對(duì)檔案材料進(jìn)行細(xì)致加工，降低了檔案的規(guī)范性。之所以出現(xiàn)這類問題，既有制度上、技術(shù)上的原因，也有檔案管理人員綜合素質(zhì)的原因。部分單位沒有充分重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員在收集歸檔過程中的責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)不強(qiáng)，難以適應(yīng)新時(shí)代的檔案收集工作。一是培訓(xùn)工作過于理論化。部分單位習(xí)慣于“灌輸式”的教學(xué)模式，忽視從實(shí)踐應(yīng)用的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，不利于全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。二是培訓(xùn)內(nèi)容單一，沒有將計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等知識(shí)融入到培訓(xùn)工作當(dāng)中，不利于打造綜合型的人才隊(duì)伍。

2.3 檔案資料收集信息技術(shù)不充分

部分單位檔案收集工作中沒有充分應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，影響了收集的效率。一是沒有購置掃描儀等專業(yè)化的設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，無法將數(shù)字檔案錄入到相關(guān)的數(shù)據(jù)庫中，影響了后期檔案加工的效率。二是電子文件收集工作不科學(xué)，立卷歸檔過程中仍然存在較大的問題。典型表現(xiàn)在格式不規(guī)范、格式不統(tǒng)一以及電子目錄生成不科學(xué)等。

3 檔案收集工作的策略

3.1 健全檔案資料收集歸檔制度，確保收集工作守規(guī)范

檔案涉及面廣、種類多且內(nèi)容繁雜。單位必須要健全檔案資料收集歸檔制度，用制度約束管理人員的管理行為，倒逼檔案管理質(zhì)量的提升。一是要細(xì)化收集歸檔的內(nèi)容以及時(shí)限。一方面，單位要在確保檔案完整性的基礎(chǔ)上明確收集歸檔的內(nèi)容，制定相關(guān)的檔案資料收集清單。檔案管理人員則應(yīng)嚴(yán)格按照清單的內(nèi)容對(duì)資料進(jìn)行收齊，確保每一份檔案在歸檔的時(shí)候都是完整的，充分保障檔案資料的價(jià)值；另一方面，必須要理清收集歸檔的時(shí)限，明確收集歸檔過程中的責(zé)任和績效考核指標(biāo)。業(yè)務(wù)部門要在期限內(nèi)及時(shí)將檔案資料移送給檔案管理部門，避免檔案資料在保管過程中出現(xiàn)遺失、損毀的現(xiàn)象。為了更好地明確責(zé)任，單位也可以要求檔案資料產(chǎn)生較多的部門設(shè)置相關(guān)的專責(zé)與檔案部門進(jìn)行對(duì)接，確保溝通暢通，實(shí)現(xiàn)相互協(xié)作的目標(biāo)。二是要從制度上細(xì)化不同檔案資料審核的要求和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員必須要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求予以執(zhí)行，堅(jiān)持做到“審核一份、歸檔一份”。首先，對(duì)于明顯存在錯(cuò)誤的檔案資料，可以先行予以登記，并要求相關(guān)主體加以說明和處理。其次，對(duì)于存在涂改的檔案資料，則必須要重點(diǎn)予以記錄，注明涂改的確切位置，便于后期備查。最后，檔案管理人員要重點(diǎn)審核材料是否齊全、蓋章是否清楚正確、字跡是否清晰等。

3.2 加強(qiáng)檔案收集人員綜合培訓(xùn)，打造收集隊(duì)伍高素質(zhì)

單位要進(jìn)一步著眼于新時(shí)代檔案收集人才建設(shè)的基本要求，進(jìn)一步多方位展開培訓(xùn)工作。一是可以分別從檔案鑒定、保管期限劃分、保密層級(jí)劃分、裝盒、整理等角度展開培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中要充分選擇案例教學(xué)模式、實(shí)踐模擬模式等培訓(xùn)方式，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，真正做到條理分明、齊全完整、應(yīng)收盡收，不斷提升檔案收集工作的科學(xué)性以及合理性。二是要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步組織以“計(jì)算機(jī)知識(shí)”和“信息技術(shù)應(yīng)用”為主題的培訓(xùn)活動(dòng)，確保檔案管理人員與辦公自動(dòng)化的要求相適應(yīng)，確保檔案收集工作順利完成。三是要進(jìn)一步強(qiáng)化與外部單位的溝通，借鑒其他單位在檔案收集領(lǐng)域的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化本單位的檔案收集工作。

3.3 應(yīng)用檔案收集工作專業(yè)設(shè)備，發(fā)揮信息技術(shù)新優(yōu)勢(shì)

一是要購置掃描儀、高拍儀等專業(yè)化的設(shè)備，應(yīng)用電子化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將數(shù)字類檔案錄入到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)中，為后期建立檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造良好的條件。二是要進(jìn)一步對(duì)線上終端的電子文件與掃描件進(jìn)行整合。通常而言，為了保障清晰度以及安全性，單位可以統(tǒng)一為PDF格式進(jìn)行處理。同時(shí)，也要應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動(dòng)算法技術(shù)來生成相應(yīng)的電子目錄，便于后期的檢索。

4 結(jié)束語

檔案是工作人員應(yīng)用聲音、圖像、符號(hào)、文字來記錄科研、學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、生活等各個(gè)方面的重要憑證的。近年來，隨著單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作深入推進(jìn)以及管理者對(duì)信息資料愈發(fā)重視，檔案收集工作的難度以及壓力隨之增加。為此，必須要切實(shí)推動(dòng)檔案收集工作革新，真正做到收集齊全、充實(shí)內(nèi)容、鑒定科學(xué)。只有健全檔案資料收集歸檔制度，加強(qiáng)檔案收集人員綜合培訓(xùn)，使用檔案收集工作專業(yè)設(shè)備等，才能真正實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效的目標(biāo)，把好檔案收集質(zhì)量關(guān)。