我國住宅專項維修資金檔案管理現(xiàn)狀分析與建議

許俊芝

（太原市促進現(xiàn)代物業(yè)發(fā)展中心（太原市住房專項維修資金中心），山西 太原 030000）

住宅專項維修基金檔案包含的內容諸多，其主要內容可以概括為對商品住宅售后公有住宅等類型住宅的專項維修資金管理的文字、聲音等信息記錄，該內容具有法律效應，同時具備動態(tài)性和成套性的特點。通常情況下，住宅專項維修資金檔案由房地產部門統(tǒng)一管理。但就實際情況來看，住宅專項維修資金檔案的管理工作仍存在不足之處，本文結合實際工作漏洞，對該工作提出了針對性完善意見，希望能夠對提高現(xiàn)階段檔案管理水平提供幫助。

1 住宅專項維修資金檔案的概念與特點

1）住宅專項維修資金檔案的概念。我國當前還沒有明確統(tǒng)一住宅專項維修資金檔案的定義，同時也沒有關于該項工作可依靠的規(guī)范性法規(guī)，因此，若想明確住宅專項維修資金檔案管理的概念和規(guī)范性管理方法，我們就需要從住宅專項維修資金檔案管理工作的前提和性質著手。對于這一內容，我們可以參考房地產權屬檔案等類似概念，對住宅專項維修資金檔案概念進行以下描述：住宅專項維修資金檔案是指對城市房地產行政主管部門在商品住宅、售后公有住房住宅等類型住宅的專項維修資金交存和使用監(jiān)督環(huán)境中，所產生的具有保留價值的圖像、文字、照片等歷史信息記錄。2）住宅專項維修資金管理檔案的特點。接下來我們對住宅維修資金檔案的特點進行細致分析：其一，法律性。這是住宅維修資金檔案具有的最基本特點，同時這也說明了住宅維修資金的交存和使用都具有法律效應，其過程受法律約束，同時也受法律保護。房地產相關工作人員是否對住宅維修資金檔案保存完好，同樣也關系到住宅所有人權的合法權益；其二，動態(tài)性。這是住宅維修資金檔案最為顯著的特點。從住宅開始建成，住宅所有權人首期交存住宅維修資金開始，到在接下來時間內對住宅維修資金的續(xù)交，或隨房屋所有權進行所有權人變更，再或者到最后房屋滅失結算，所有剩余住宅維修資金返還到住宅所有權人的手中所有過程，都注定住宅專項維修資金檔案處于不斷增加檔案材料的狀態(tài)；其三，成套性。住宅的維修資金從繳存到管理，監(jiān)督等多個環(huán)節(jié)，其每一步都會形成各種文件材料，而這些文件材料的記載共同反映了整個住宅維修資金的使用情況，他們共同構成了一個密不可分的有機整體。

2 住房專項維修資金檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏健全完善的住宅維修資金管理體系。結合我國當前住宅專項維修資金管理工作的實際工作情況來看，其存在最主要的問題就是整體管理水平較低。出現(xiàn)這一問題的主要原因是從事管理工作的人員并未具備較高的專業(yè)管理水平，再加上該工作沒有建立完善的住宅專項維修資金管理體系，以至于我國當前的住宅維修資金管理工作水平極低，其甚至影響了我國住宅專項維修資金管理工作的落實，導致我國住房專項維修資金檔案管理工作無法真正展現(xiàn)自己的作用。2）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準?？v觀我國全國各地的住宅專項維修資金檔案管理工作實際工作情況，其基本上都存在一個問題，那就是缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準。若該工作不能擁有統(tǒng)一良好的管理標準，那么各地區(qū)的住宅專項維修資金檔案管理工作就無法真正落實，工作無法落實，也就無法保證檔案管理工作的深入開展。除這一原因外，我國對于檔案信息的搜集和整理的工作能力較差，以至于后期的檔案信息應用率較低，這在很大程度上也增加了住宅維修資金檔案的管理難度，嚴重抑制了我國住宅專項維修資金檔案數字化管理的發(fā)展腳步。3）管理人員的整體素質參差不齊。自我國邁入新世紀以來，科學信息技術實現(xiàn)了迅速發(fā)展，社會各行各業(yè)對于人才的要求越來越高，我國各行各業(yè)的數字化水平也越來越高。綜合這兩點變化，致使我國的檔案管理人員不但要具備較高的文化水平，還要擁有較強的信息應用技術和工作素質。所有檔案管理人員不但需要熟悉的掌握檔案管理的所有流程，還需保證自身的道德品質和學習能力在一定高度。然而，就我國當前的住宅專項維修資金檔案管理實際工作情況來看，其仍然存在管理人員素質水平參差不齊的情況，仍有不少管理人員的知識文化水平很低，不具備專業(yè)的業(yè)務能力，這極大阻礙了我國住宅專項維修資金檔案管理工作的數字化發(fā)展。

3 加強住房專項維修資金檔案管理的建議

1）法制管理。檔案管理人員在實際工作過程中，要將法制管理思想融入進去，同時將住宅專項維修資金檔案的特點牢記在心，結合其內容，制定合理科學的可行管理法規(guī)和相應文件。該項工作還應納入領導的議事議程當中，通過會議研討等方式，有針對性地對住宅專項維修資金檔案管理的工作流程進行安排部署，以此確保該工作能順利進行，同時擁有較好的工作效果。此外，明確參與住宅專項維修各方法律責任十分重要，帶責任應在相應的法規(guī)和文件中加以體現(xiàn)，同時明確其維修資金由政府維修資金管理部門進行統(tǒng)一管理，若物業(yè)服務企業(yè)需要為住宅所有權人提供服務，需要向政府提交維修項目的申請，在政府資金管理部門監(jiān)督確認無誤后，再將資金撥給施工企業(yè)加以使用。若物業(yè)部門或資金管理部門作出違法行為或存在失職現(xiàn)象，住宅所有權人有權利向縣級人民法院或高級人民法院申請訴訟，給予其違法部門或失職部門一定處罰。除上述內容外，相關工作人員在制定有關住宅專項維修資金檔案管理法規(guī)性文件時，要明確好各項管理事務的管理方法和相應管理原則。其內容不僅要包含維修資金檔案的收集、整理等工作細則，同時還要對檔案管理形式的規(guī)范進行正確引導?？v觀所有檔案管理類工作，住宅專項維修資金檔案管理工作是新興的、專業(yè)性極強的檔案管理類工作，該工作存在法律性特征，而且所有住宅維修資金的使用、監(jiān)督都與法律有關，這也致使該工作需加強法律方面的管理，以此提升檔案管理的信息利用率，從而提高檔案管理效率。2）標準化管理。在落實住宅專項維修資金檔案管理工作時，工作人員若想保證該工作內容的統(tǒng)一化、科學化和規(guī)范化，首先就要明確好該檔案管理的相應標準體系，確立檔案管理原則和基本要求，進行必要的維修資金信息收集和信息分類，在此基礎上建立電子文檔，以此提升文檔的利用率。對住宅專項維修資金檔案管理實施標準化管理方法。能夠有效確立檔案管理的刑事合規(guī)格，明確其管理效果，進而有效提升資金檔案管理工作人員的管理意識。3）目標管理。為確保住宅維修資金檔案管理工作能夠按照相應的流程進行管理，房地產行政主管部門要制定相應的管理目標，同時根據其檔案管理流程和進度進行定期的管理檢測和工作檢驗考評，結合住宅維修資金檔案管理工作的實際工作特征設置相應考評機制，以此確保住宅維修資金檔案管理工作能夠實施規(guī)范化管理。4）業(yè)務指導。我國現(xiàn)代化科學技術的迅速發(fā)展已經影響了各行各業(yè)發(fā)展進程，為各行業(yè)發(fā)展帶來了新的機遇。在該種時代背景下，我國的住宅專項維修資金檔案管理也融入了信息技術，當前的住宅專項維修基金檔案信息資源的開發(fā)和利用已然成為一種技術含量較高的工程。這致使從事住宅專項維修資金檔案管理工作的人員業(yè)務能力和專業(yè)知識水平較高。為了更好地使檔案管理人員能適應當前檔案管理工作的開展和要求，相關部門應加大對管理人員的專業(yè)知識培訓，讓他們能夠在工作過程中實現(xiàn)自身理論知識的更新，同時涉足法律知識和計算機知識的學習，有必要的還應該學習有關外語方面的知識，以此提升檔案管理工作人員的綜合水平。在整個培訓過程當中，當管理人員不但要積極學習，還要確保學習的持久性，組織培訓者也要確保培訓的持久性，以此保證檔案管理人員處于不斷提升的過程中，從而保證整個住宅專項維修資金檔案管理團隊擁有源源不斷的新鮮血液和不竭動力，確保其管理工作能夠穩(wěn)定長久發(fā)展。

4 總結

就我國當前市場經濟發(fā)展情況來看，城市化建設進程不斷加快，住宅專項維修資金檔案管理工作開發(fā)利用的重要性日益凸顯。為此，我們更應該針對住宅專項維修資金檔案管理工作中存在的問題，對該項工作進行完善，建立有效的資金管理制度，提升其工作管理效率，將信息化技術融入到整個工作過程中，同時加大人才培養(yǎng)力度，以此提升整體住宅專項維修資金檔案管理水平，為我國城市化發(fā)展奠基，同時促進我國建設行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。