如何加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理見解

孟秀環(huán)

（山東省鄆城縣衛(wèi)生健康局，山東 菏澤 274700）

醫(yī)療衛(wèi)生檔案記載了醫(yī)院各項活動的具體內(nèi)容，是一項長期的、復(fù)雜的工作，它可以有效提升醫(yī)院的綜合實力，但相較于其他部門，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理不受重視，缺少政策、資金支持，無法發(fā)揮自身的積極作用[1]。針對這種情況，本文進(jìn)行了深入分析，希望為醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理制度的完善提供理論參考。

1 醫(yī)療衛(wèi)生檔案的作用

1）為醫(yī)院的各項決策提供依據(jù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案保存了醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中的第一手資料，能幫助決策層了解醫(yī)院的整體概況，實現(xiàn)科學(xué)決策，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。決策層可以根據(jù)原始資料分析經(jīng)典案例，吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，論證關(guān)乎醫(yī)院未來的重大決策，及時調(diào)整相關(guān)規(guī)劃，規(guī)避發(fā)展中的風(fēng)險，全面提升醫(yī)院的綜合競爭力。

2）有助于培養(yǎng)專業(yè)人才。醫(yī)療衛(wèi)生檔案中詳細(xì)記載了醫(yī)務(wù)人員的個人情況，如，學(xué)歷、獎懲、理論成果、職稱等，相關(guān)部門可以快速了解某個人員的履歷，科學(xué)配置人力資源，明確發(fā)展方向，發(fā)揮專業(yè)人才的價值，同時，醫(yī)療衛(wèi)生檔案記錄了某些疾病的治療過程，可以為醫(yī)務(wù)人員的繼續(xù)學(xué)習(xí)提供資料，幫助他們?nèi)〉醚芯砍晒?/p>

3）有利于醫(yī)院文化建設(shè)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院文化的見證，它包含了許多先進(jìn)人物的事跡材料、共同認(rèn)可的價值觀、行為規(guī)范等，這對于醫(yī)院文化的傳承與發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。通過發(fā)掘醫(yī)療衛(wèi)生檔案的內(nèi)在價值，確定醫(yī)院文化建設(shè)的各項規(guī)劃，以此營造積極向上的社會形象，既增加了經(jīng)濟效益，也可以建立良好的醫(yī)患關(guān)系，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

2 現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的問題

1）對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的重視程度不夠。部分管理層并未意識到檔案管理的重要性，對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的重視程度不足，這也影響了其他部門的認(rèn)知，特別是在信息收集方面，某些醫(yī)務(wù)人員不愿積極配合檔案管理人員的工作，檔案的完整性和真實性存在問題，增加了工作難度和工作量，這導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理長期保持在較低水平，影響了醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展，如，部分醫(yī)院過度追求經(jīng)濟效益。

2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。醫(yī)院對其他部門政策、資金支持力度較大，對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的投入較少，既沒有專門的辦公地點，也缺少必要的機器設(shè)備和工作人員，這在某種程度上挫傷了檔案管理人員的工作積極性，消極怠工現(xiàn)象較為嚴(yán)重，檔案信息的利用率較低。在信息化背景下，部分醫(yī)院依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案資料大多為紙質(zhì)文件，未實現(xiàn)數(shù)字化管理，存在信息遺漏、錯誤等問題，影響了醫(yī)院的日常工作。

3）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足。一些醫(yī)院的管理層認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的收納整理，降低了招聘標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理部門的工作人員大多是從其他部門調(diào)任的，沒有掌握基本的知識，缺乏工作責(zé)任心，不愿積極主動學(xué)習(xí)檔案管理的知識、技能，降低了整體的工作效率。部分工作人員有繼續(xù)學(xué)習(xí)的意愿，但由于工作繁忙，沒有足夠的精力和時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，且專業(yè)培訓(xùn)的名額少、限制條件多，沒有機會了解先進(jìn)知識，無法有效應(yīng)對日益復(fù)雜的檔案管理 工作。

4）檔案管理制度不健全。有的醫(yī)院并沒有根據(jù)實際情況進(jìn)行制度建設(shè)，而是直接照搬照套其他企業(yè)、醫(yī)院的檔案管理制度，存在較多的制度漏洞，如，分工不明、獎懲制度不完善等，造成了人力、物力資源的浪費，同時，部分醫(yī)院并沒有統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，各部門有不同的檔案管理方法，這增加了檔案管理的難度，文件資料遺失等問題較為突出。

3 加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的措施

1）轉(zhuǎn)變觀念 加強制度建設(shè)。醫(yī)院管理層需要主動學(xué)習(xí)國家的文件政策、了解市場需求，減少傳統(tǒng)管理理念的束縛，轉(zhuǎn)變思維，明確檔案管理工作的重要性與必要性，以醫(yī)院實際情況為基礎(chǔ)，邀請專業(yè)團隊建立健全醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理制度，明確檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)及獎懲措施，為檔案管理工作的開展提供制度保障，并在實踐過程中及時彌補制度漏洞。管理層要帶頭遵守相關(guān)規(guī)章制度，做出正面表率，加強醫(yī)院內(nèi)部的宣傳，幫助中下層員工了解檔案管理工作的積極作用，自覺配合檔案管理人員的各項工作，對于不配合的員工，按照制度作出處罰。

2）增強信息化意識。醫(yī)院要給予專項政策、資金支持，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如，建立專業(yè)的工作場所、購進(jìn)計算機打印機等辦公設(shè)備等，為醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作創(chuàng)造良好的條件。積極引入信息化技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化管理，自主研發(fā)或購買檔案管理軟件，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，便于工作人員搜集、整理、分析檔案信息，提高數(shù)據(jù)真實性和信息利用率，對于涉及醫(yī)院機密的重要信息，可以通過設(shè)置密碼等方法限制瀏覽人數(shù)，保證數(shù)據(jù)安全。值得注意的是，紙質(zhì)檔案有不易篡改的特點，安全性較高，在信息化建設(shè)中，不能完全否定紙質(zhì)檔案的作用，可以利用紙質(zhì)檔案保存患者隱私、學(xué)術(shù)機密等信息，減少因黑客入侵、強磁干擾造成的數(shù)據(jù)丟失，降低檔案管理的風(fēng)險。

3）建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍。在醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作中，管理人員的個人能力在某種程度上直接決定著工作質(zhì)量，因此，醫(yī)院管理層要重視人才培養(yǎng)，加強專業(yè)人才隊伍的建設(shè)。與檔案管理人員進(jìn)行面對面交流，了解個人情況，并通過測試評估綜合能力，淘汰不符合標(biāo)準(zhǔn)的人員，然后將個人特點與職位需求匹配，科學(xué)配置人力資源，幫助工作人員實現(xiàn)自我價值，以此激發(fā)他們的工作積極性和責(zé)任意識，增強認(rèn)同感和歸屬感，減少不必要的人才流失；根據(jù)醫(yī)院的工作需求，定期不定期開展檔案管理培訓(xùn)工作，邀請相關(guān)企業(yè)、專家進(jìn)行公開演講，注意增加培訓(xùn)名額并加強監(jiān)管，避免培訓(xùn)工作流于形式，讓檔案管理人員了解新知識、新技能，提升專業(yè)素質(zhì)，培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行統(tǒng)一考核，對于達(dá)標(biāo)的員工，進(jìn)行公開表揚并給予現(xiàn)金獎勵，形成良好的競爭氛圍，幫助他們樹立終身學(xué)習(xí)意識，增強工作能力；與其他醫(yī)院加強交流合作，開展檔案管理經(jīng)驗分享大會，積累工作經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，拓展個人視野，推動工作創(chuàng)新。

4）加強監(jiān)督管理。醫(yī)院可以在內(nèi)部選拔一批高素質(zhì)、高能力的醫(yī)務(wù)人員巡查組，進(jìn)一步完善監(jiān)督制度，倒逼檔案管理人員工作質(zhì)量的提升。根據(jù)崗位設(shè)置不同的標(biāo)準(zhǔn)，幫助工作人員明確工作職責(zé)，出現(xiàn)問題后，追究相關(guān)責(zé)任人；確定醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的目標(biāo)，然后分解為階段性任務(wù)，不定期巡查，了解工作任務(wù)的完成情況，對表現(xiàn)較好的人員，給予獎勵，對于未按時完成的工作人員，限期整改，以此提高檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語

本文簡單闡述了醫(yī)療衛(wèi)生檔案的作用和現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作存在的問題，從轉(zhuǎn)變觀念，加強制度建設(shè)、增強信息化意識、建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍和加強監(jiān)督管理四方面提出改進(jìn)措施，通過這些措施，可以最大化體現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的價值，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理 能力[2-3]。