數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

楊志平

（山東省科學(xué)院高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)（中試）基地，山東 濟(jì)南 250103）

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時，科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)具有較高的價值，可以使其檔案管理實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的有效提升，確保能夠?qū)ζ涓黜?xiàng)檔案進(jìn)行更為高效的管理，為單位的發(fā)展創(chuàng)建良好的條件。為了進(jìn)一步明確事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時如何實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，特此進(jìn)行本次研究工作，希望能夠?qū)n案信息進(jìn)行更為有效的管理，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展創(chuàng)建良好的條件。

1 數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)是多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要基礎(chǔ)，在我國現(xiàn)代各領(lǐng)域具有較為普遍的應(yīng)用，載體虛擬化和處理高速化是其最為主要的特點(diǎn)。其中，載體虛擬化具體是指數(shù)字化通常利用相關(guān)信號存儲各項(xiàng)信息，并對其進(jìn)行有效的加工和傳輸，而計(jì)算機(jī)內(nèi)存是相關(guān)信號的重要載體，同時利用一些磁盤，光盤以及服務(wù)器進(jìn)行儲存，相關(guān)內(nèi)容無法直接感知，在查閱時需要利用播放媒體，所以數(shù)字化技術(shù)具有一定的虛擬性。與此同時，處理快速化具體是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以有效篩選具有相同特征的信息，同時，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速傳輸相關(guān)信息，使其能夠高速滿足現(xiàn)代信息化發(fā)展趨勢，同時還可以利用相關(guān)平臺，多元化傳輸各項(xiàng)信息，確保能夠?qū)ζ涓黜?xiàng)信息進(jìn)行更為有效的共享。

2 檔案管理數(shù)字化的重要意義

首先在檔案管理中，科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使管理效率大大提升，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作。而數(shù)字化模式的合理應(yīng)用，能夠有效促進(jìn)檔案的利用和與上下級單位的有效銜接。例如在進(jìn)行人事檔案管理時，相關(guān)人員在管理過程中需要同時顧及職工的調(diào)動，退休和入職等，為了對其相關(guān)情況進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)、查詢、轉(zhuǎn)接、上報、存檔，需要入檔之后才可以進(jìn)行。其次，事業(yè)單位在具體開展檔案管理工作時，計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理學(xué)應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員辦事效率的有效提升，使其檔案管理過程中耗費(fèi)的時間大大縮短，進(jìn)而確保事業(yè)單位順利進(jìn)行管理流程。數(shù)字化檔案的科學(xué)應(yīng)用可以利用電子檔案逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，不僅能夠使單位成本消耗有效降低，同時還可以確保相關(guān)用戶更為有效的應(yīng)用各項(xiàng)資料[1]。最后，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，科學(xué)應(yīng)用新型管理模式可以使其各項(xiàng)資料發(fā)揮更大的使用價值，進(jìn)而保障檔案資料運(yùn)行的全面性。在以往進(jìn)行檔案管理室，檔案通常是在檔案室內(nèi)保存，同時普遍為紙質(zhì)文檔，用戶在查詢使用時具有較大的困難，科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化檔案能夠?yàn)橄嚓P(guān)用戶，提供一定的便利條件，使其對自己所需檔案進(jìn)行及時準(zhǔn)確的查詢。全面推廣網(wǎng)絡(luò)化模式，能夠有效擺脫空間和時間的限制，確保更為高效的利用檔案資源。

3 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用數(shù)字化的具體策略

1）完善規(guī)章制度。首先，檔案管理人員在收集資料，歸檔以及調(diào)閱等方面，需要嚴(yán)格遵守我國現(xiàn)行的《檔案法》，其次，相關(guān)單位還需要根據(jù)單位發(fā)展實(shí)際情況，合理細(xì)化各項(xiàng)規(guī)定。最后，為了使其檔案管理制度實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，相關(guān)單位還需要進(jìn)行責(zé)任追究制度的合理構(gòu)建，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)違反規(guī)則或泄密檔案的行為，必須嚴(yán)格制裁和追責(zé)。

2）創(chuàng)建管理系統(tǒng)。事業(yè)單位在對其各項(xiàng)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時，網(wǎng)絡(luò)化是其發(fā)展的一項(xiàng)重要趨勢，對其進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用，能夠合理優(yōu)化檔案管理工作，為檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造良好條件。在對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理時，管理系統(tǒng)的合理構(gòu)建具有重要的意義，能夠確保對其數(shù)字化檔案進(jìn)行更為有效的管理[2]。數(shù)字化系統(tǒng)具有更為豐富的內(nèi)容，事業(yè)單位在進(jìn)行具體工作時，需要合理優(yōu)化各項(xiàng)設(shè)備，整體化開展設(shè)計(jì)工作，確保檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)更高的數(shù)字化，進(jìn)而確保管理工作能夠高度滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求。企業(yè)在開展具體工作時，如果想要確保更為高效的建設(shè)管理系統(tǒng)，需要高度重視數(shù)字化技術(shù)，確保能夠?qū)ζ湔w工作進(jìn)行有效的拓展。

3）優(yōu)化文書處理。在進(jìn)行檔案管理工作時，文書處理是其非常重要的一項(xiàng)工作，是檔案質(zhì)量的重要保障，對其進(jìn)行合理優(yōu)化，能夠確保檔案資源發(fā)揮更大的價值。事業(yè)單位在具體進(jìn)行文書處理時，需要利用計(jì)算機(jī)登記收集到的各項(xiàng)文件，然后再局域網(wǎng)內(nèi)對其行進(jìn)行傳閱，同時還需要進(jìn)行催辦時間和回饋時間的科學(xué)設(shè)定。在具體進(jìn)行文書處理時，如果出現(xiàn)特殊情況，需要及時清理解決各種問題。管理人員通過合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還可以對其發(fā)文處理操作進(jìn)行有效的保障，擬稿人需要在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)稿件，然后由辦公室對其進(jìn)行嚴(yán)格審核，并由簽發(fā)人簽發(fā)，隨后在辦公室內(nèi)對其進(jìn)行修改和蓋章，最后在信息中心歸檔，在以往進(jìn)行該項(xiàng)工作時，通常需要花費(fèi)大量的時間，而利用計(jì)算機(jī)操作，則能夠大大提升處理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書處理效率的全面提升。

4）加強(qiáng)系統(tǒng)銜接。在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時，數(shù)字化系統(tǒng)還需要和辦公自動化有效結(jié)合，為了對其電子檔案管理運(yùn)行進(jìn)行有效的保障，相關(guān)單位在進(jìn)行方案設(shè)計(jì)時，還需要對其資料查詢功能的合理添加，確保各項(xiàng)資源可以實(shí)現(xiàn)有效的銜接。在開展具體工作時，需要根據(jù)數(shù)字答案，具體要求進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理制度的合理更新，確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行具有更高的科學(xué)性。通常情況下，網(wǎng)絡(luò)安全制度，檔案鑒定制度，文件保密制度，歸檔制度等各項(xiàng)制度能夠?qū)ζ錂n案管理效率進(jìn)行有效的保障。在此過程中，安全管理制度是其中非常重要的一項(xiàng)工作，單位在開展日常工作時，雖然部分資料可以進(jìn)行公開，但是依舊存在大量需要保密的信息，因此，在具體實(shí)施電子檔案管理，需要對其各項(xiàng)信息資源的安全性能進(jìn)行科學(xué)的保障，確保電子檔案可以發(fā)揮更大的價值。為了對其電子檔案管理的完整性和安全性進(jìn)行有效的保障，相關(guān)單位在進(jìn)行數(shù)字化管理時，還需要對其各項(xiàng)軟硬件加強(qiáng)安全防護(hù)工作，確保文件載體可以長時間運(yùn)行。最后還需要設(shè)置專業(yè)人員對其進(jìn)行科學(xué)管理，避免濕度和溫度等各項(xiàng)因素破壞電子檔案，在軟件方面則需要進(jìn)行密碼管理和多級權(quán)限的合理設(shè)置，確保系統(tǒng)具有更大的保密性功能，有效避免不法分子非法訪問，為數(shù)字化管理的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造更大的空間。

5）培養(yǎng)現(xiàn)代人才。事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化管理時，工作人員專業(yè)素質(zhì)對其管理效果和管理質(zhì)量的影響成正比。首先，需要使其相關(guān)人員對數(shù)字化建設(shè)具有更深刻的思想認(rèn)識，在此過程中，必須確保單位領(lǐng)導(dǎo)干部能夠高度認(rèn)識數(shù)字化建設(shè)的重要意義，確?？梢詾楦黜?xiàng)工作提供最大的支持。與此同時，檔案管理部門還需要合理計(jì)劃內(nèi)部分工，針對各項(xiàng)工作科學(xué)設(shè)置專業(yè)管理崗位，確保相關(guān)部門能夠主動進(jìn)行檔案管理工作，除此之外，相關(guān)單位還需要定期開展宣傳活動，對數(shù)字化檔案進(jìn)行全面普及，確保單位各部門能夠重視數(shù)字化建設(shè)[3]。其次，在具體進(jìn)行檔案管理時，還需要確保管理人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，確?？梢栽跈n案管理中對其各項(xiàng)數(shù)字化理念踐行熟練應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和管理效率的有效提升。事業(yè)單位可以引進(jìn)具有較高信息素養(yǎng)的檔案管理人才，適當(dāng)提升管理人員薪資待遇，確保能夠引進(jìn)更多高素質(zhì)人才，同時還需要定期組織內(nèi)部人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠掌握充分的數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)習(xí)技術(shù)水平的全面提升，進(jìn)而保障檔案管理質(zhì)量和管理效率。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，通過完善規(guī)章制度，創(chuàng)建管理系統(tǒng)，優(yōu)化文書處理，加強(qiáng)系統(tǒng)銜接，培養(yǎng)現(xiàn)代人才來確保更為高效的應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)而確保能夠有效存儲各項(xiàng)信息，保證事業(yè)單位能夠更為高效地管理企業(yè)檔案信息，提升管理效率和檔案質(zhì)量，進(jìn)而確保相關(guān)人員可以實(shí)時查詢各項(xiàng)數(shù)據(jù)，使其各項(xiàng)工作需求得到更高的滿足，推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，使其高度滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求，為國家經(jīng)濟(jì)水平的有效提升創(chuàng)建良好的條件。