探討大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路

孟 智

（盤錦市城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 盤錦 124010）

當(dāng)下，大數(shù)據(jù)的發(fā)展和應(yīng)用，為檔案管理人員的檢索以及收集提供了非常多的便利，有效促進(jìn)了檔案資源的整合，降低了文書檔案管理的繁瑣性。但是，在實(shí)際生活中，由于部分單位對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效率偏低，最終導(dǎo)致檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)水平不高，阻礙了辦公室文書檔案管理有序進(jìn)行。對(duì)此，基于大數(shù)據(jù)視角下，部門單位必須高度重視，能夠強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，積極地對(duì)管理思路和模式進(jìn)行改進(jìn)。

1 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用效率較低，辦公室文書檔案管理實(shí)效性不強(qiáng)

現(xiàn)階段，部門單位在組織開展辦公室文書檔案管理工作過(guò)程中，雖然已經(jīng)強(qiáng)化了對(duì)管理模式以及方法的改進(jìn)，但是，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，整體效率卻相對(duì)較低，并沒(méi)有給予這一技術(shù)高度的重視，也不能充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值和作用，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公室文書檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)的情況。一方面，部門單位沒(méi)有將大數(shù)據(jù)技術(shù)與文書檔案收集有效融合在一起，致使文書檔案資源的挖掘以及收集不夠深入，時(shí)效性不強(qiáng)，從而阻礙了后期文書檔案編撰工作、文書檔案專題匯編工作等的開展。另一方面，部門單位對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效率不高，不能科學(xué)與辦公室文書檔案管理結(jié)合，從而導(dǎo)致檔案資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，影響了檔案成本節(jié)約的同時(shí)，更無(wú)法將文書檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

1.2 辦公室文書檔案管理缺乏安全性，文書檔案使用效率不高

依托于大數(shù)據(jù)視角下，在辦公室文書檔案管理期間，若想讓管理效率能夠整體增強(qiáng)，必須要高效地運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)。但是，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以利用的過(guò)程中，非常容易受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒程序的攻擊，最終使得辦公室文書檔案后期的使用受到了嚴(yán)重影響。一方面，部門單位在開展文書檔案管理工作期間，只是借助防火墻技術(shù)或者殺毒軟件來(lái)對(duì)病毒程序加以防范，不能滿足新時(shí)期辦公室文書檔案管理的具體要求，致使管理存在了很多漏洞，不利于管理效率的提高。另一方面，對(duì)于檔案?jìng)浞莨ぷ鳎块T單位也沒(méi)有做到位，從而使得辦公室文書檔案在傳輸期間，經(jīng)常出現(xiàn)亂碼以及遺失等問(wèn)題。在這些問(wèn)題出現(xiàn)以后，因?yàn)闆](méi)有可參考以及對(duì)比的原始檔案，影響了辦公室文書檔案的真實(shí)性以及精準(zhǔn)性，無(wú)法將文書檔案決策咨詢的作用和價(jià)值高效發(fā)揮出來(lái)[1]。

1.3 檔案管理人員的大數(shù)據(jù)思維薄弱，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不熟練

當(dāng)下，檔案管理人員在開展文書檔案管理期間，并沒(méi)有樹立良好的大數(shù)據(jù)思維，無(wú)法科學(xué)地對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行高效利用，也不能將其與辦公室文書檔案管理科學(xué)銜接在一起，最終使得管理質(zhì)量和效率大大降低[2]。在日常工作開展過(guò)程中，部門單位不能定期開展培訓(xùn)工作，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，培訓(xùn)內(nèi)容十分單一，創(chuàng)新性不足，從而導(dǎo)致管理人員在工作期間，因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，致使大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他信息技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練，阻礙了辦公室文書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。同時(shí)，部門單位應(yīng)用的培訓(xùn)模式不夠新穎，忽視了人才交流在培訓(xùn)中的作用，檔案管理人員無(wú)法充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)，更不能科學(xué)地將其融入到檔案管理中。

2 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路分析

面對(duì)現(xiàn)階段辦公室文書檔案管理中存在的各類問(wèn)題，為了能夠高效解決，一定要依托于大數(shù)據(jù)試視角，深入分析問(wèn)題的成因，并有針對(duì)性地制定管理對(duì)策，強(qiáng)化創(chuàng)新，保證辦公室文書檔案管理能夠與大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融合在一起，從而促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的提高。

2.1 強(qiáng)化應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)辦公室文書檔案管理有效性的提高

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了能夠讓辦公室文書檔案管理效率有效提升，降低問(wèn)題出現(xiàn)的概率，一定要強(qiáng)化對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠打造大數(shù)據(jù)管理模式。一方面，檔案管理人員在工作期間，需要科學(xué)地對(duì)大數(shù)據(jù)展開應(yīng)用，積極收集文書檔案資源，不斷對(duì)辦公室文書檔案的內(nèi)容加以擴(kuò)充，以保證部門單位內(nèi)部的其他部門能夠有足夠的信息作為參考，檔案需求主體的檔案需求可以得到滿足[3]。并且，檔案管理人員應(yīng)該依照辦公室文書檔案編撰工作以及檔案專題建設(shè)工作等的具體要求，深層次的對(duì)政策文件以及法律法規(guī)等進(jìn)行挖掘，合理收集，提升文書檔案管理有效性。另一方面，高效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立健全的檔案共享機(jī)制，確保檔案管理的成本能夠得到節(jié)約，讓辦公室文書檔案管理的價(jià)值鏈可以進(jìn)一步延伸。此外，上下級(jí)單位以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案共享服務(wù)平臺(tái)，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，高效檢索文書檔案，將符合要求的檔案資源及時(shí)調(diào)取出來(lái)，以便信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)共享。

2.2 加大辦公室文書檔案安全管理力度，凸顯文書檔案的價(jià)值和作用

為了能夠有效解決當(dāng)前辦公室文書檔案管理中存在的各類問(wèn)題，除了要高效運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以外，也應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案管理的安全，保證文書檔案能夠具有較強(qiáng)的真實(shí)性以及精準(zhǔn)性。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該從多個(gè)層面著手，將內(nèi)網(wǎng)監(jiān)控技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)等與辦公室文書檔案管理相融合。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)事前備份，積極的與微云以及百度云等合作，確保云儲(chǔ)存中的資源可以與辦公室文書檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，讓檔案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份，進(jìn)而提升管理的質(zhì)量和效率。

2.3 強(qiáng)化復(fù)合型人才的建設(shè)，提高辦公室文書檔案管理水平

在具體的辦公室文書檔案管理工作開展過(guò)程中，為了能夠讓管理有效性得到增強(qiáng)，部門單位應(yīng)該基于大數(shù)據(jù)視角，做好總體的規(guī)劃和布局，建立健全的人才培養(yǎng)機(jī)制，加大對(duì)人員水平以及能力的提高，保證檔案管理人員的素質(zhì)可以得到增強(qiáng)。在日常工作開展階段，部門單位可以組織開展“大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理”專題培訓(xùn)活動(dòng)，讓管理人員能夠樹立良好的大數(shù)據(jù)思維。同時(shí)，積極開展實(shí)踐教學(xué)以及案例教學(xué)等工作，借助真實(shí)的案例，讓檔案管理人員可以對(duì)文書檔案有所了解。此外，部門單位應(yīng)該加快與檔案館以及大數(shù)據(jù)服務(wù)商等的交流，建立完善的人才交流平臺(tái)，主動(dòng)借鑒其他企業(yè)在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域方面的成功經(jīng)驗(yàn)，以保證管理人員的創(chuàng)新意識(shí)能夠增強(qiáng)，進(jìn)而讓辦公室文書檔案管理工作的開展更加有效、順利。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜合而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得辦公室文書檔案管理模式以及內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。所以，為了能夠更好地迎合時(shí)代發(fā)展步伐，滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，檔案管理人員一定要加大重視，能夠樹立良好的創(chuàng)新意識(shí)，科學(xué)的對(duì)檔案資源進(jìn)行利用，有效對(duì)文書檔案展開管理，以保證文書檔案的價(jià)值和作用能夠充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，部門單位也應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，大力引進(jìn)硬件設(shè)備，確保文書檔案管理的基礎(chǔ)可以得到夯實(shí)。