信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

李 雯

（煙臺(tái)市自來(lái)水有限公司，山東 煙臺(tái) 264000）

1 信息時(shí)代下開展檔案管理工作的必要性

和傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化時(shí)代的檔案管理優(yōu)勢(shì)更加明顯。具體來(lái)說(shuō)，首先，信息化的檔案管理能夠擺脫傳統(tǒng)檔案管理的紙質(zhì)載體，借助信息技術(shù)和電子化實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，顯著提升了檔案管理的效率，同時(shí)也避免了紙質(zhì)檔案丟失的情況。同時(shí)，當(dāng)前檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)容量極大，可以實(shí)現(xiàn)大量檔案信息的存儲(chǔ)，這樣不僅節(jié)省了大量的空間，也避免了紙質(zhì)檔案破損的情況。另外，信息化的檔案管理極大地方便了檔案數(shù)據(jù)信息的查找，只需要在搜索框內(nèi)輸入想要查找的內(nèi)容，便能夠在極短的時(shí)間內(nèi)尋找到想要查閱的檔案。因此，在當(dāng)前信息化已成社會(huì)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的背景下，借助信息技術(shù)來(lái)開展檔案管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

2 信息時(shí)代下檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 信息管理軟件不通用

在推動(dòng)檔案管理信息化的過(guò)程中，需要借助相應(yīng)的管理軟件來(lái)輔助信息化檔案管理工作?，F(xiàn)階段，在檔案管理過(guò)程中，已經(jīng)存在多種類型的檔案管理軟件，同時(shí)現(xiàn)階段的檔案數(shù)據(jù)信息載體已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)載體向數(shù)字化載體的國(guó)度，但是在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，管理軟件的使用上面仍然存在著一些問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，現(xiàn)階段檔案管理軟件和政務(wù)管理系統(tǒng)沒(méi)有得到統(tǒng)一是最為典型的問(wèn)題。同時(shí)，由于各個(gè)組織對(duì)于檔案管理的要求各不相同，導(dǎo)致檔案管理軟件在多個(gè)部門、機(jī)構(gòu)上無(wú)法得到通用，影響了信息化檔案管理的效率，同時(shí)也造成信息化檔案管理成本的增加。

2.2 檔案管理信息化不夠規(guī)范

由于現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理信息化改革還處于起步階段，因此信息化檔案管理的流程規(guī)范以及相關(guān)的制度體系還沒(méi)有建立全面。制度以及規(guī)范的不全面導(dǎo)致檔案管理的信息化工作存在一定的困難?，F(xiàn)就單，我國(guó)很多機(jī)關(guān)部門的檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但是由于相關(guān)制度的缺失，導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理的服務(wù)水平以及實(shí)用成都并不能令人滿意。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，需要從以下兩個(gè)方面入手：第一，從技術(shù)角度入手實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；第二，積極建立完善的管理制度，為檔案管理的信息化服務(wù)水平進(jìn)行規(guī)范和約束。然而從目前的發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理的信息化改革仍然將重點(diǎn)放在了技術(shù)上，而在制度放面仍然存在一定的缺失。

2.3 信息化建設(shè)的安全性無(wú)法得到保障

盡管信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理效率的提升，同時(shí)減少檔案管理的場(chǎng)地和成本，但是當(dāng)前的檔案管理信息化卻缺乏安全方面的管理，同時(shí)存在著一定的安全漏洞，由于所有的檔案信息都存在于服務(wù)器當(dāng)中，因此有部分不法分子借助網(wǎng)絡(luò)漏洞來(lái)獲取檔案信息，并且將竊取的信息用于牟取不當(dāng)利益。在當(dāng)前我國(guó)檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)不夠全面的情況下，這種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步增加。由于檔案管理是借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存和開展工作的，因此受到網(wǎng)絡(luò)破壞的風(fēng)險(xiǎn)極大，這對(duì)于檔案資料的安全是極大的挑戰(zhàn)。

3 信息時(shí)代下提升檔案管理水平的對(duì)策

3.1 推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)

在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，最重要的工作內(nèi)容就是對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行開發(fā)，這是因?yàn)闄n案管理軟件是開展信息化檔案管理的基礎(chǔ)和重要工具。盡管現(xiàn)階段針對(duì)檔案管理的軟件開發(fā)工作已經(jīng)在如火如荼的進(jìn)行，但是仍然存在需要改進(jìn)的地方，在各個(gè)機(jī)構(gòu)或者企業(yè)推進(jìn)大男管理的信息化建設(shè)時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)對(duì)所存在的問(wèn)題一一進(jìn)行解決。才能夠目前我國(guó)信息化檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理信息化改革過(guò)程中最為迫切需要解決的問(wèn)題便是提升軟件的通用性和共享性，從而實(shí)現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān)以及政務(wù)管理系統(tǒng)之間的信息傳遞，從而進(jìn)一步提升檔案管理的效率和便捷性。

3.2 統(tǒng)一規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制度

提升檔案管理的信息化水平，不僅需要以技術(shù)和軟件作為支撐，也需要用制度來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行限制和規(guī)范，由于當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化的起步時(shí)間較短，因此我國(guó)針對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)制度并不完善，導(dǎo)致信息化背景下的檔案管理工作并沒(méi)有取得預(yù)期的效果。俗話說(shuō)：沒(méi)有規(guī)矩不陳方圓。完善的制度建設(shè)時(shí)保障檔案管理信息化水平的重要前提，因此，需要加速建立完善的信息化檔案管理體系，使之可檔案管理的信息化水平相匹配，推動(dòng)我國(guó)檔案管理信息化朝著更加規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展。

3.3 建立完善的信息化檔案管理安全體系建設(shè)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，保證信息安全是檔案管理的基本要求，但是由于信息時(shí)代的到來(lái)以及檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，導(dǎo)致信息存儲(chǔ)和文件管理方面面臨的難度不斷提升，導(dǎo)致檔案管理的信息安全保護(hù)工作面臨著較大的困難。針對(duì)該種情況，可以在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中加大信息安全保護(hù)工作力度，相關(guān)機(jī)構(gòu)單位需要聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理人員來(lái)對(duì)檔案管理和存儲(chǔ)的平臺(tái)進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)可以借助防護(hù)軟件、篩查網(wǎng)絡(luò)日志等方法來(lái)保障檔案資源的信息 安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合全文，在信息化時(shí)代背景下，各個(gè)行業(yè)都開始嘗試借助信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革，但是，需要注意的是，在借助信息化技術(shù)來(lái)開展檔案管理工作時(shí)，需要通過(guò)建立規(guī)范制度、健全安全體系以及加速檔案管理的信息化水平等方法來(lái)提升檔案管理的效率和質(zhì)量，從而推動(dòng)我國(guó)檔案管理的信息化水平。