事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略

田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

在事業(yè)單位的相關(guān)工作過程中，做好人事檔案管理工作是保證單位內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)開展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)為事業(yè)單位的管理工作人員提供了科學(xué)有效的工作依據(jù)。但是由于我國(guó)很多事業(yè)單位內(nèi)部針對(duì)干部檔案管理工作沒有加以充分重視，造成了該項(xiàng)工作在開展過程中受到了諸多阻礙和影響，直接關(guān)系到了整個(gè)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

1 人事檔案管理的含義與特點(diǎn)

1）人事檔案管理的含義。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。人事檔案是記錄個(gè)人相關(guān)信息的文字材料匯總，并且按照相關(guān)的規(guī)定整理后裝訂形成的。

2）人事檔案管理的特點(diǎn)。一是人事檔案管理具有真實(shí)性。人事檔案管理的基本特點(diǎn)就是真實(shí)性。在建立人事檔案時(shí)必須保證檔案材料的整體內(nèi)容真實(shí)可靠，并且材料內(nèi)容要齊全，任何信息都可查。二是人事檔案管理具有完整性。人事檔案管理是將個(gè)人的信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存儲(chǔ)，是要反映一個(gè)人的方方面面的情況，所以記錄的內(nèi)容一定要完整。三是人事檔案管理具有及時(shí)性。人事檔案管理中的信息包括個(gè)人的簡(jiǎn)介、經(jīng)歷、各方的評(píng)價(jià)、入黨或入團(tuán)的情況、賞罰情況、工資狀況等，蘊(yùn)涵的內(nèi)容十分廣泛，所以需要不斷的更新，這就要求人事檔案管理具有及時(shí)性。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1）管理制度，管理機(jī)制不完善。相對(duì)于其他國(guó)家而言，干部人事檔案管理工作是我國(guó)人力資源管理的特色，但有些事業(yè)單位在進(jìn)行干部人事檔案管理工作的過程中，只是單純地把干部信息材料進(jìn)行收集整理和歸檔處理，使得干部人事檔案管理工作的價(jià)值得不到有效地發(fā)揮。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位開始把信息技術(shù)應(yīng)用于干部人事檔案管理工作中，并且開始實(shí)施電子化管理，然而部分事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用上不夠熟練，致使其沒能夠在工作過程中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值?；蛘邌挝粚?duì)于電子化管理的使用頻率并不高，多數(shù)工作依舊采用的是傳統(tǒng)的管理方式，在紙質(zhì)檔案的管理過程中，可能會(huì)存在由于庫(kù)房溫度控制不合理等因素，致使干部人事檔案出現(xiàn)發(fā)霉、損毀的情況，從而引發(fā)不必要的麻煩。

2）檔案管理人員自身素質(zhì)有待提升。首先，目前我國(guó)檔案管理部門的工作人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)每個(gè)人的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真。在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常把檔案管理工作當(dāng)成簡(jiǎn)單材料的裝訂和整理，工作中只要保管好材料，避免材料丟失泄露就算完成工作要求了。這會(huì)致使檔案工作經(jīng)常處于應(yīng)付的一種狀態(tài)。其次，一般事業(yè)單位工作人員日常工作比較忙，導(dǎo)致對(duì)于自身的檔案管理方面不重視，歸檔不及時(shí)。例如對(duì)于平時(shí)的職稱評(píng)定之后的一些材料沒有及時(shí)移交檔案管理部門；或者有的干部提供的個(gè)人資料不全面，使得檔案管理部門無(wú)法全面掌握干部的真實(shí)情況。還有些干部對(duì)于自己的前途沒有規(guī)劃，認(rèn)為檔案對(duì)自己沒有多大用處，另外一些干部不明白哪些資料會(huì)歸入檔案，在填寫自己情況的時(shí)候比較隨意，導(dǎo)致出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

3）檔案管理信息化水平不高。干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。目前，多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平不高，采取的是傳統(tǒng)的借助紙質(zhì)載體保管人事檔案管理方式，由于存放時(shí)間久，紙質(zhì)材料容易受損甚至丟失，而且日常工作中也需要投入過多的人力進(jìn)行檔案的保管。同時(shí)，紙質(zhì)載體也不利于檔案的借閱，一方面經(jīng)常借閱翻看會(huì)容易進(jìn)一步導(dǎo)致材料上的字跡模糊，紙質(zhì)發(fā)黃，使得重要信息丟失及不必要的損毀；另一方面紙質(zhì)檔案利用效能也比電子載體要低，方便性不足。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略

1）完善人事檔案管理制度。干部人事檔案管理政策性、專業(yè)性和操作性很強(qiáng)，若單位的檔案管理制度不健全規(guī)范，監(jiān)管機(jī)制不完善，將無(wú)法保證干部人事檔案工作的順利開展。鑒定審核工作不到位，易導(dǎo)致虛假材料、不規(guī)范材料流入檔案，使干部人事檔案案卷質(zhì)量受到影響，為檔案鑒定工作增加難度，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)蓴_到組織人事工作。因此，要完善人事檔案管理制度，建立鑒別審核歸檔制度，加強(qiáng)責(zé)任監(jiān)管機(jī)制。作為檔案管理者，要認(rèn)真把好材料關(guān)，按照人事檔案管理要求制定嚴(yán)格的審核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔流程，明確干部檔案十大類內(nèi)容的鑒別要點(diǎn)，使鑒別歸檔工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。在鑒別歸檔過程中真正做到分清主次、掌握重點(diǎn)、去冗存精、去偽存真。如在鑒定審核干部檔案中的學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱職務(wù)晉升、培訓(xùn)考核材料時(shí)，要注重材料的連貫性、完整性和一致性。鑒定過程遇到干部檔案內(nèi)容缺失時(shí)，及時(shí)查缺補(bǔ)漏。遇到不屬于歸檔范圍的材料清理出來(lái)妥善處理，把填寫有誤、手續(xù)不全的材料退回補(bǔ)充完善、修改更正信息再放入檔案，以保障干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，因此，人事檔案管理工作人員一定要有較高的思想政治素養(yǎng)，守得住清苦、吃得了苦頭，具有堅(jiān)韌不拔的毅力。在日常工作中要不斷對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。建立一支專業(yè)素質(zhì)扎實(shí)，思想覺悟高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的干部人事檔案工作隊(duì)伍，為檔案管理工作的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)

3）推動(dòng)干部人事檔案信息化管理。推動(dòng)干部人事檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，是拓展干部人事檔案利用的現(xiàn)代化手段，也是干部檔案管理走向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的有效途徑。探索建立檔案信息資源開發(fā)與利用的現(xiàn)代化治理方式，可以采用電子化手段構(gòu)建信息管理平臺(tái)，將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成文字或圖片格式，并保存在相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)中。利用信息化系統(tǒng)，將人事檔案的借閱以及日常管理電子化，有效改善并促進(jìn)干部人事檔案歸檔流程更加規(guī)范、材料收集更加齊全完整、借閱更加省時(shí)便利，從而進(jìn)一步提升干部人事檔案的利用效能和管理效率。

4 結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下做好檔案管理工作存在一系列的問題需要解決，一定要把握住管理核心，建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)一支綜合素養(yǎng)強(qiáng)的管理人才，使用高效的管理方法，借助于信息技術(shù)，提升檔案管理信息化力度，從軟件和硬件設(shè)施一起入手，才能真正革新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。