我國不動產(chǎn)登記檔案管理存在的問題及對策

肖松樂

（天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務(wù)中心，天津 300202）

我國不動產(chǎn)登記工作起步較晚，但發(fā)展迅速，經(jīng)歷了不動產(chǎn)登記改革之后，我國不動產(chǎn)登記工作朝著更為規(guī)范方向發(fā)展，并成為社會公眾十分關(guān)注的政府事務(wù)之一。在此工作中形成的不動產(chǎn)登記檔案在改革過程中面臨著很多問題，這些問題如不及時解決，對我國不動產(chǎn)登記檔案工作將帶來極大的困擾。

1 我國不動產(chǎn)登記檔案管理存在的問題

1）管理機(jī)構(gòu)合并難。不動產(chǎn)登記起初采用的是分散登記制，每個部門都有自己的信息管理程序、信息管理系統(tǒng)，以及背后隱藏的既得利益。分散登記轉(zhuǎn)變成統(tǒng)一登記制，必然會牽涉到各個部門背后的利益重新分配問題，這是阻礙不動產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理的最實際的一個問題。統(tǒng)一登記職責(zé)，國家相關(guān)部門對于除此以外的管理職能并沒有做硬性的規(guī)定，只是要求各地從實際出發(fā)，這也就導(dǎo)致各部門都希望保留自己的既得利益，阻礙不動產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的合并。

2）檔案信息整合難。不動產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容非常廣泛，形式多樣，數(shù)量巨大，標(biāo)準(zhǔn)不一。統(tǒng)一登記制度實施后，將以往所有的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一匯總、整理，難度系數(shù)極大。同時各個部門不動產(chǎn)登記檔案的格式、保存的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)等都各不一樣，彼此銜接性不強(qiáng)，這也就意味著之前的檔案保存都需要重新進(jìn)行，這樣也就導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案的信息整合起來工作量非常大。

3）相關(guān)業(yè)務(wù)統(tǒng)一難。不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)大致上可以分為8種：首次登記、變更登記、更正登記、轉(zhuǎn)移登記、預(yù)告登記、注銷登記、異議登記、查封登記。8種登記類型下又細(xì)分62種申請類型，從分類角度來看，種類復(fù)雜，形式多樣。這62種申請類型針對不同的不動產(chǎn)類型，有不同的不動產(chǎn)登記檔案管理要求，彼此之間互不銜接，不動產(chǎn)檔案登記想要準(zhǔn)確的銜接在這樣的情況下變得異常困難。

2 不動產(chǎn)登記檔案問題產(chǎn)生的原因

1）資金投入不足。按照我國行政體制的劃分，不動產(chǎn)登記檔案管理工作屬于政府的日常工作安排。檔案信息管理平臺本身又不能開展有償服務(wù)，無法與市場經(jīng)濟(jì)相掛鉤，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，資金來源主要是由政府的撥款。檔案管理工作一直默默無聞，不受上級領(lǐng)導(dǎo)的重視，資金投入比較少。不動產(chǎn)登記檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建設(shè)需要相關(guān)部門搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，購置設(shè)備，鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)以及后期網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備的維護(hù)與運營均需要資金的投入。除了政府撥款外，不動產(chǎn)登記中心幾乎沒有額外的經(jīng)費，這勢必會影響不動產(chǎn)登記檔案工作的有效開展。

2）沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在過去，不動產(chǎn)登記資料分散在國土、林木、海域等多個部門中，登記機(jī)關(guān)比較分散，沒有采用統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)以及信息化標(biāo)準(zhǔn)，各單位各自為政，查閱利用是非常不方便?，F(xiàn)實生活中如果一個單位或個人想要查詢不動產(chǎn)登記資料，可能需要登錄多個信息系統(tǒng)，甚至需要到保管場所實地進(jìn)行查詢，這給交易安全帶來了不小的隱患。

3）專業(yè)人員的流失。不動產(chǎn)登記檔案是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展必不可少的信息資源，具有相當(dāng)重要的地位，但是現(xiàn)實生活中很多領(lǐng)導(dǎo)達(dá)不到這樣的認(rèn)識，認(rèn)為檔案可有可無，對檔案工作重視不夠，支持也不夠，檔案工作一直處于默默無聞的尷尬境地。工作量大，又缺少相應(yīng)的激勵、鼓勵制度，挫傷檔案管理人員的工作熱情和職業(yè)認(rèn)同感，致使流失了許多專業(yè)的檔案管理人員，崗位變化頻繁。

4）管理機(jī)制不完善。各部、各級檔案管理機(jī)構(gòu)人員編制不同，有的是公務(wù)員管理，有的是事業(yè)編制管理，甚至有的地方還是合同制管理，標(biāo)準(zhǔn)不一，沒有形成統(tǒng)一的管理，影響工作的落實。同時，各個機(jī)構(gòu)檔案管理模式不一樣，土地檔案管理采取的是垂直管理，單一領(lǐng)導(dǎo)，而房屋、林業(yè)、海域等檔案則采取分散管理，市級負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)，區(qū)縣級負(fù)責(zé)實際檔案管理。這也就是導(dǎo)致各個部門檔案管理發(fā)展不均衡，有的部門由于撥款多、上級重視等原因發(fā)展比較快，而有的部門發(fā)展比較慢，影響工作效率。

3 我國不動產(chǎn)登記檔案管理的保障措施

1）建立不動產(chǎn)登記基礎(chǔ)信息平臺。建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理平臺是《不動產(chǎn)登記暫行條例》的明確要求，是完善不動產(chǎn)登記檔案管理體系的必然要求，也是落實不動產(chǎn)登記制度的技術(shù)支撐。這對保障交易安全、提升管理能力、整合行政資源、便民福利都具有重要的意義。以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建設(shè)不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)歸檔、查詢、服務(wù)、監(jiān)督等多個功能。我們應(yīng)該將宗地統(tǒng)一代碼與電子文件管理有機(jī)結(jié)合在一起，將電子文件歸檔與管理的統(tǒng)一結(jié)合在一起，開發(fā)國家級別不動產(chǎn)登記檔案管理信息系統(tǒng)，搭建電子文件數(shù)據(jù)交換體系，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化奠定基礎(chǔ)。

2）理順機(jī)制，落實職責(zé)。檔案資料是登記業(yè)務(wù)的附隨物，登記職責(zé)統(tǒng)一，如果檔案資料還繼續(xù)分散管理，將不利于建立統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記制度。國土資源部門相對于林業(yè)、農(nóng)業(yè)等其他部門而言，信息化程度比較高，也初步建立了業(yè)務(wù)管理平臺，由它負(fù)責(zé)不動產(chǎn)登記檔案的管理是最合適不過的。相對而言，房管部門的房產(chǎn)登記雖然也比較規(guī)范，但是上下級系統(tǒng)不一，整合起來也比較困難。第三，不動產(chǎn)登記以土地登記為主，國土部門統(tǒng)一登記有利于將多個部門無法解決的難題集中到一個部門整合，比較方便。因此，國土資源部門具有統(tǒng)一規(guī)范整理不動產(chǎn)檔案的先天優(yōu)勢與條件。

3）建立風(fēng)險防范機(jī)制，維護(hù)信息安全。建立統(tǒng)一社會信用代碼制度以及不動產(chǎn)信息公開查詢制度都是解決信息安全問題的關(guān)鍵。公開查詢制度必須分布進(jìn)行，不能一賦而就：首先優(yōu)化窗口查詢服務(wù)，各個登記機(jī)關(guān)以及職能部門建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)內(nèi)部信息資源的共享；再對窗口和網(wǎng)絡(luò)平臺實行并舉，實行公開查詢，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息的共享。在做這些的同時，必須做好風(fēng)險防控工作，采取風(fēng)險保密措施，保證信息的安全。

4）優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。檔案人才的培養(yǎng)和任用是推動不動產(chǎn)登記檔案事業(yè)的根本與前提。挑選優(yōu)秀的檔案管理人才是人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)。積極向社會公開選拔優(yōu)秀專業(yè)人才，充實人才隊伍。不動產(chǎn)登記檔案管理工作要求檔案工作人員有統(tǒng)籌規(guī)劃、業(yè)務(wù)創(chuàng)新的能力。從文件的收集、管理到形成；從檔案的保存、開放到規(guī)范制定，都需要工作人員有清晰的規(guī)劃和良好的目標(biāo)。不動產(chǎn)登記檔案管理需要明確檔案部門各個崗位的職能和定位，決策層是檔案信息管理的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者，必須有一定戰(zhàn)略格局，長遠(yuǎn)眼光，全局意識和現(xiàn)代科技意識；技術(shù)人才解決現(xiàn)代檔案管理中的技術(shù)問題。

4 結(jié)論

現(xiàn)今我國的不動產(chǎn)登記檔案主要分為兩類：電子檔案和紙質(zhì)檔案，它們對應(yīng)著各自的管理模式，電子檔案是按照虛擬模式進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案則是物理管理模式，根據(jù)集中程度不同，將物理管理形式分成高度集中式、分散集中式以及集約管理式三種形式，分析各個模式的優(yōu)缺點，以尋找到最適合中國當(dāng)前階段的檔案管理模式。保存檔案是為了利用，沒有利用價值的檔案不是檔案。