數(shù)字化背景下干部人事檔案管理研究

李玨儀

（江門市新會區(qū)睦洲水閘工程管理所，廣東 江門 529100）

人事檔案是了解與考察干部的關(guān)鍵手段，主要記錄了干部基礎(chǔ)信息、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治品質(zhì)、道德品行、工作實(shí)績、社會關(guān)系等情況，在2018年11出臺的《干部人事檔案工作條例》中指出，干部選育管用工作應(yīng)將人事檔案作為重要依據(jù)，進(jìn)一步突出了干部人事檔案管理工作的重要性，在數(shù)字化背景下，需加快干部人事檔案數(shù)字化 進(jìn)程。

1 基于數(shù)字化的干部人事檔案管理優(yōu)化策略

1.1 加大資源投入

在信息時代，干部人事檔案管理由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體具有較強(qiáng)優(yōu)勢，可消除紙質(zhì)檔案存儲弊端，實(shí)現(xiàn)干部人事信息的長時間無損存儲，降低紙質(zhì)檔案管理所產(chǎn)生人力物力消耗，提高干部人事檔案管理效率及質(zhì)量，因此為促進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展，需根據(jù)實(shí)際情況加大資源投入。例如：加大資金投入，針對干部人事數(shù)字化檔案建設(shè)工作加強(qiáng)硬件設(shè)施，完善檔案轉(zhuǎn)化設(shè)備，逐步將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字化檔案，并引入先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作便捷性；根據(jù)新《檔案法》內(nèi)容加強(qiáng)檔案信息安全，采用先進(jìn)技術(shù)資源保護(hù)檔案管理系統(tǒng)，防止發(fā)生內(nèi)容篡改等不良問題。新《檔案法》指出，檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算中，為提高資金利用效率，應(yīng)根據(jù)干部人事檔案管理工作設(shè)置專項(xiàng)資金，明確資金使用計(jì)劃，合理配置資源，為干部人事檔案管理優(yōu)化工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 優(yōu)化規(guī)章制度

隨著信息化變革的逐漸深化，干部人事檔案數(shù)字化管理已被提上日程，為保障檔案管理工作有序推進(jìn)，應(yīng)在現(xiàn)有規(guī)章制度基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，推動干部人事檔案數(shù)字化管理規(guī)范化開展。干部人事檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度應(yīng)具備全面性及科學(xué)性，需結(jié)合干部人事檔案應(yīng)用特點(diǎn)及數(shù)字化管理需求展開制度優(yōu)化，由檔案管理專業(yè)人員憑借其豐富經(jīng)驗(yàn)制定數(shù)字化管理流程，并在此基礎(chǔ)上編制干部人事檔案管理指導(dǎo)手冊，根據(jù)新《檔案法》規(guī)定建立檔案工作責(zé)任制，多措并舉，營造規(guī)范化檔案管理氛圍，確保干部人事檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，在強(qiáng)有力規(guī)章制度支撐下實(shí)現(xiàn)部人事檔案數(shù)字化管理的精細(xì)化 開展。

1.3 完善風(fēng)險管控

便捷化是數(shù)字化干部人事檔案的主要特點(diǎn)，但相對應(yīng)的需承擔(dān)信息風(fēng)險，因此為保障干部人事檔案隱私信息安全性，需組建專業(yè)化信息安全小組，用以維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)安全運(yùn)營。首先需控制數(shù)字化檔案管理權(quán)限，需將系統(tǒng)管理者、安全審計(jì)人員、安全保密管理員三者進(jìn)行角色分離，系統(tǒng)管理者主要負(fù)責(zé)創(chuàng)建與刪除干部人事檔案信息，安全審計(jì)人員負(fù)責(zé)查看檔案信息管理系統(tǒng)操作日志，而安全保密管理員負(fù)責(zé)分配系統(tǒng)權(quán)限，運(yùn)用角色分離手段降低人工失誤出現(xiàn)概率。其次，根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化管理流程及標(biāo)準(zhǔn)選擇適宜安全軟件，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，維護(hù)信息系統(tǒng)運(yùn)營秩序，同時，應(yīng)嚴(yán)格錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，把控傳輸、存儲與訪問節(jié)點(diǎn)，采用地址綁定的方式加大管理力度，引入圖像加密、文件加密傳輸、防截屏拍照等關(guān)鍵技術(shù)，防止數(shù)據(jù)泄露等信息安全問題。再次，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的同時，做到數(shù)字化檔案備份工作，避免檔案調(diào)閱過程中可能存在的撤換、篡改、增刪問題，嚴(yán)格記錄檔案借閱工作，監(jiān)管檔案流向，做到檔案借閱有跡可尋，借閱檔案歸還后需將其與備份檔案對比，確保干部人事檔案內(nèi)容無誤后方可重新歸檔，極大提升數(shù)字化檔案管理工作安全性。最后，由于干部人事檔案存在隱私性及特殊性，應(yīng)引入多冗余機(jī)制保護(hù)信息數(shù)據(jù)，運(yùn)用技術(shù)手段拷貝檔案內(nèi)容，搭建人事檔案災(zāi)難備份體系，同時還可采用雙中心、多中心檔案信息管理模式，為干部人事檔案信息提供全方位數(shù)據(jù)保護(hù)，此外為保障檔案信息一致性，可基于檔案信息管理系統(tǒng)引入?yún)^(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、智能AI等先進(jìn)技術(shù)，統(tǒng)一數(shù)字化管理，做到檔案修改留痕，運(yùn)用前沿信息保護(hù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全方位安全風(fēng)險管控。

1.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

專業(yè)化檔案管理人才為實(shí)現(xiàn)干部人事數(shù)字檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，其業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德、責(zé)任意識均決定著干部人事檔案信息的利用情況，因此應(yīng)基于現(xiàn)有人才體系加強(qiáng)專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)。首先，增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識，提供高效且優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作，加強(qiáng)對信息化人才的培養(yǎng)，同時加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督監(jiān)管，增強(qiáng)其組織紀(jì)律性，以此維護(hù)人事檔案管理秩序；其次，增設(shè)數(shù)字化檔案專項(xiàng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，結(jié)合實(shí)際檔案管理系統(tǒng)，理論結(jié)合實(shí)踐，使人事檔案管理人員迅速掌握信息系統(tǒng)操作步驟；最后，調(diào)整檔案管理部門人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)向信息化、年輕化人才偏移，組建具有活力的檔案管理隊(duì)伍。

2 干部人事檔案管理在數(shù)字化背景下的未來發(fā)展趨勢

2.1 電子簽名歸檔

《電子簽名法》自2005年發(fā)布與實(shí)施以來，在電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)點(diǎn)銀行、電子合同、金融業(yè)網(wǎng)點(diǎn)等不同行業(yè)內(nèi)均得到了廣泛應(yīng)用，且應(yīng)用范圍隨著互聯(lián)網(wǎng)的逐步普及而擴(kuò)大。隨著《檔案法》的進(jìn)一步補(bǔ)充，電子簽名的應(yīng)用場景逐漸完善，網(wǎng)上銀行借助RSA技術(shù)實(shí)現(xiàn)了電子簽名的真?zhèn)伪鎰e，提高了電子簽名的安全性及普及性。在未來干部人事檔案管理工作中，可將RSA技術(shù)引入到數(shù)字化檔案體系內(nèi)，每份干部人事檔案原始材料需由本人留下電子簽名，進(jìn)行檔案歸檔時，需由管理人員進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后需由檔案管理人員留下電子簽名，運(yùn)用RSA技術(shù)辨別檔案內(nèi)容，進(jìn)一步提高檔案安全指數(shù)，此外，還可在電子簽名基礎(chǔ)上記錄檔案歸檔時間，提高檔案考證真實(shí)性[1]。

2.2 云數(shù)據(jù)庫存儲

紙質(zhì)檔案在存儲過程中易產(chǎn)生霉變、磨損等問題，因此需嚴(yán)格管控檔案管理室溫度及濕度，造成額外成本，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案后，可將檔案存儲至云數(shù)據(jù)庫內(nèi)，依托于互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲，降低了檔案管理人員工作強(qiáng)度，緩解其工作壓力。運(yùn)用云數(shù)據(jù)庫進(jìn)行人事檔案存儲是大勢所趨，在前沿技術(shù)支撐下可極大提升檔案信息安全性，同時可將干部人事檔案存儲至不同數(shù)據(jù)庫內(nèi)，完善檔案備份管理工作，便于檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)，大幅度提升云數(shù)據(jù)檔案庫系統(tǒng)重建能力，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2.3 系統(tǒng)溯源查找

隨著干部人事檔案管理工作的逐步推進(jìn)，檔案管理部門將面對海量檔案信息，而傳統(tǒng)化紙質(zhì)檔案查詢工作無法滿足快速查詢功能，因此在未來干部人事檔案管理工作中，需將通用信息檢索技術(shù)與檔案信息管理系統(tǒng)相融合，提升檔案查詢速度與準(zhǔn)確性，同時可完成導(dǎo)出、打印等工作的批量處理，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展已是必然趨勢，應(yīng)逐步加大資源投入，優(yōu)化規(guī)章制度，并完善風(fēng)險管控機(jī)制，培養(yǎng)數(shù)字化專業(yè)人才，組建干部人事檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，根據(jù)當(dāng)前發(fā)展形勢來看，未來干部人事檔案管理將趨向電子簽名歸檔、云數(shù)據(jù)庫存儲、系統(tǒng)溯源查找三方面發(fā)展。