數(shù)字化檔案建設(shè)給企業(yè)帶來的優(yōu)勢與問題研究

張 娜

（中國石油西部鉆探工程公司，新疆 烏魯木齊 830011）

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

首先是檔案收集對象定位狹窄。多數(shù)企業(yè)檔案室目前采取以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，不適用于大量電子文件的管理與利用。因為文件歸檔仍以紙質(zhì)文件歸檔為標(biāo)準(zhǔn)，由此造成OA系統(tǒng)等歸檔產(chǎn)生的電子檔案無人問津，大量電子文件數(shù)據(jù)堆積在檔案管理系統(tǒng)中，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂、冗雜。在企業(yè)中并非所有的文件都能夠成為檔案，歸檔文件要經(jīng)過鑒定篩選，篩選出具有價值的文件進(jìn)行歸檔。因此檔案資源是具有價值的信息資源，同一企業(yè)不同部門的各類檔案之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系，既有橫向關(guān)系又有縱向關(guān)系，對龐大檔案資源之間的關(guān)系進(jìn)行分析梳理，需要以電子文件為基礎(chǔ)，運用數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析等新興技術(shù)去實現(xiàn)。其次是檔案數(shù)字化水平較低。從目前企業(yè)數(shù)字化工作的現(xiàn)狀來看，主要人力、精力集中在對紙質(zhì)檔案掃描形成電子文件，轉(zhuǎn)化成雙層PDF文件后掛接在檔案系統(tǒng)中。雖然實現(xiàn)了對數(shù)字檔案資源的積累，初步完成檔案信息化管理，但無法實現(xiàn)全文檢索功能，需要投入資金升級現(xiàn)有檔案系統(tǒng)才能實現(xiàn)；無法全文檢索、不能對檔案進(jìn)行加工和利用，成為檔案信息資源建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的制約。OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件理論上能夠在線歸檔，但實際只是一個資料的堆積，并沒有進(jìn)行整理和管理，以至于在線電子文件歸檔失敗或故障的情況總是后知后覺。紙質(zhì)文件歸檔后也需要重新掃描成電子版文件，浪費了人力物力。重視檔案保管、輕視檔案利用的觀念，造成對檔案資源的深度挖掘與投入不足，檔案接收與保管在工作中得到充分的重視，但檔案資源整合與分析嚴(yán)重欠缺。

2 數(shù)字化檔案建設(shè)的途徑

2.1 樹立檔案資源觀念

在企業(yè)中樹立檔案資源的觀念，檔案文件不僅包括紙質(zhì)文件還包括電子文件，應(yīng)改變僅重視紙質(zhì)文件的歸檔而不重視電子文件歸檔的現(xiàn)狀，盡早處理好業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔問題，避免電子文件堆積對日后工作造成的困擾。對數(shù)字檔案資源體系建設(shè)做出長期規(guī)劃，從做好存量檔案數(shù)字化到增量檔案電子化，再到檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源深度分析整理，建設(shè)健全的企業(yè)數(shù)字檔案資源體系。

2.2 夯實歸檔基礎(chǔ)，實現(xiàn)歸檔信息化

為適應(yīng)數(shù)字化背景下檔案歸檔工作的實際需要，應(yīng)大力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，建立檔案數(shù)字化管理平臺，配備相應(yīng)的檔案管理軟硬件設(shè)施，按照《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《中國檔案機(jī)讀目錄格式》等，對及時收集到的檔案進(jìn)行數(shù)字化信息采集、錄入、歸檔。細(xì)化檔案歸檔流程，建立具體的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保應(yīng)歸盡歸，防止文檔遺失。

2.3 強化檔案資源建設(shè)，提升檔案管理服務(wù)效果

信息資源是檔案管理的基礎(chǔ)，要構(gòu)建規(guī)范化檔案管理體系，首先要加強信息檔案資源建設(shè)工作。為了確保檔案資源在收集、整理環(huán)節(jié)達(dá)到規(guī)范性和完整性，就需要建立相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此為參照，在各個環(huán)節(jié)對檔案進(jìn)行重組。在檔案管理初期，工作人員需要針對容量較大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案資料重新組合處理，這意味著要分析檔案信息間的關(guān)聯(lián)性，分門分類進(jìn)行組合。對于目錄混亂、缺少頁碼、內(nèi)容錯亂的檔案需按照目錄、編碼等詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)整理編著，從而確保重組后的檔案達(dá)到規(guī)范性要求，在基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案資源，為后期提升檔案管理效率奠定基礎(chǔ)。要注意的是，按照各主體所處的位置與性質(zhì)，著錄工作的規(guī)范需要參照行業(yè)規(guī)則，并且以信息化建設(shè)管理為目標(biāo)，以保證著錄工作穩(wěn)定開展。另外，檔案管理在后期需要開展服務(wù)活動，提供資料的查詢職能，為使計算機(jī)在檢索中達(dá)到一定的質(zhì)量和效率，檔案管理部門需要以我國檔案分類法規(guī)為條件，分類處理檔案，使其具備規(guī)范化、便捷性且標(biāo)準(zhǔn)化的檢索系統(tǒng)和程序。檔案管理最終要提供資源共享、查詢服務(wù)的職能，所以建設(shè)規(guī)范化管理體系過程中要充分結(jié)合單位本身的性質(zhì)和需求，采用科學(xué)的管理模式，積極配合單位戰(zhàn)略發(fā)展和研究需求。在檔案管理工作中，根據(jù)需求和性質(zhì)的不同，存在多種難點問題，從而影響了規(guī)范化體系的建設(shè)。

2.4 高效應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系

對自身管理工作的革新是時代社會行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，而新信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則是關(guān)鍵。檔案管理規(guī)范化體系的構(gòu)建，必須要富有時代特色，融入科學(xué)的信息技術(shù)，使其向自動化、數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。首先，規(guī)范化的檔案管理需要拓寬應(yīng)用范圍，在多個領(lǐng)域凸顯自身的價值。因此要借助數(shù)字化處理技術(shù)對檔案資源進(jìn)行整合，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)共享。檔案管理部門要主動建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，按照需求不斷地優(yōu)化，如導(dǎo)入檔案電子數(shù)據(jù)，和單位的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使相關(guān)的部門之間借助網(wǎng)絡(luò)連接，對資源進(jìn)行全面整合，然后為檔案管理人員提供穩(wěn)定的條目檢索和全文檢索業(yè)務(wù)，以達(dá)到規(guī)范化管理要求。其次，檔案技術(shù)管理人員需要配置傳播速度快、信息容量大、處理效果好的軟硬件設(shè)備，不斷地開發(fā)檔案業(yè)務(wù)和檔案管理系統(tǒng)連接的平臺，為多元化需求和自身的發(fā)展創(chuàng)建數(shù)字化檔案室。最終形成具備網(wǎng)絡(luò)化收集、儲存、分析、管理以及服務(wù)的系統(tǒng)化檔案管理體系，按照相應(yīng)檔案管理的制度對數(shù)字檔案進(jìn)行優(yōu)化，以達(dá)到穩(wěn)定的應(yīng)用效果。要注意的是，信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用中，并不意味著要完全淘汰傳統(tǒng)檔案管理體系，而是要優(yōu)化和創(chuàng)新管理手段，完善制度標(biāo)準(zhǔn)，將管理模式和現(xiàn)代化信息技術(shù)有機(jī)融合，從而形成健全且高效的檔案管理規(guī)范化體系，促使現(xiàn)今的檔案工作能夠順暢、安全地運行。最后，現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范體系的建設(shè)強調(diào)資源的共享，那么檔案管理部門需要在內(nèi)部形成標(biāo)準(zhǔn)化的使用規(guī)則，明確各個環(huán)節(jié)的管理責(zé)任，以保障檔案資料在收集中達(dá)到準(zhǔn)確性，同時能夠在使用中實現(xiàn)安全性和便捷化的要求。

2.5 堅守底線，嚴(yán)格把控文書檔案的安全

為了更好地保障檔案安全，堅守安全底線，一是要嚴(yán)格實行文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，落實安全管理責(zé)任，提升文書檔案管理人員的安全意識。同時，應(yīng)采用防火墻來對訪問IP以及U盤等介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格化管理，及時發(fā)現(xiàn)病毒和非法程序入侵。二是要應(yīng)用區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密、數(shù)字加密等新型的信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行加密處理，適應(yīng)新形勢下信息技術(shù)的發(fā)展趨勢。同時，也要對文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠熟悉應(yīng)用各種信息技術(shù)，打造復(fù)合型人才隊伍。三是要重點關(guān)注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業(yè)的利益和商業(yè)秘密。對于涉密類的文書檔案，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，社會各行各業(yè)都愈加關(guān)注海量數(shù)據(jù)的價值。運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案資源進(jìn)行收集整理分析是檔案工作今后的前進(jìn)方向。應(yīng)處理好資金不足、人才欠缺、歷史數(shù)據(jù)不規(guī)范等困難，促進(jìn)檔案工作向新的階段發(fā)展，不斷發(fā)掘檔案資源的現(xiàn)實價值。