血站檔案管理存在的問題及對策

高 宇

（河北省承德市中心血站，河北 承德 067000）

血站檔案主要是利用文字、圖片等形式對獻(xiàn)血者的情況、血源管理等相關(guān)資料進(jìn)行記錄，它對提高服務(wù)質(zhì)量、增加服務(wù)效率，為后期有關(guān)研究都具有非常大的價值?，F(xiàn)在是信息社會，如何運用有效手段加強(qiáng)血站管理，是一個重要的研究方向，本文通過對血站檔案管理存在問題的解決措施進(jìn)行合理分析，希望可以幫助我國醫(yī)療事業(yè)更上一層樓，為人民的生命健康做好堅強(qiáng)的后盾。

1 血站檔案的作用

1）記錄血站發(fā)展歷史。檔案是事物發(fā)展的最好見證，它記錄的是直接、真實、有效的信息。血站的檔案記錄的就是各地血液的采集、檢驗、來源、保護(hù)、運輸?shù)惹闆r，可以通過血站檔案對每天采供血液的合格率、報廢率情況作出相應(yīng)了解，對相關(guān)研究機(jī)構(gòu)了解血站發(fā)展、總結(jié)血站經(jīng)驗具有重要參考價值。

2）提高血站服務(wù)質(zhì)量。血站的成立是為了幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)更好地服務(wù)于人民，及時提供人們所需的血液，血站檔案管理可以方便人們快速查看所需血液的情況，對急需血源的患者提供及時治療，做好檔案管理能夠提高工作效率，為社會服務(wù)作出巨大貢獻(xiàn)。

3）保存依據(jù)，利于維權(quán)。醫(yī)療行業(yè)是最容易發(fā)生糾紛的，現(xiàn)在每個人的維權(quán)意識都在提高，當(dāng)因為血站原因陷入醫(yī)療糾紛時，想要查看到底是哪方責(zé)任，血站檔案就起到了重要作用?？梢酝ㄟ^平時記錄的儲存和歸檔情況，拿出事實憑證，幫助血站擺脫醫(yī)療糾紛。

2 血站檔案管理的現(xiàn)存問題

1）重視程度不足。血站對檔案管理重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作滯后。血站的發(fā)展本應(yīng)該是和檔案管理工作同步發(fā)展的，兩者相輔相成才能促進(jìn)更好發(fā)展。但是在規(guī)劃血站的發(fā)展時，只提到了擴(kuò)展規(guī)模、人員配置還有技術(shù)方面的問題，導(dǎo)致大部分人員忽視了檔案管理的重要性，在工作中只在意專業(yè)工作，忘記了對各種材料進(jìn)行收集、歸檔，在以后發(fā)生輸血糾紛時，不能拿出相關(guān)記錄證實清白，導(dǎo)致敗訴。

2）管理體系不健全。血站檔案管理跟不上血站的發(fā)展速度，有的血站早已運行成熟，但是在檔案管理上卻停滯不前，有關(guān)的檔案管理制度只是為了敷衍上級檢查或者是挪用其他機(jī)構(gòu)的管理體系，并沒有針對性去制定，不能很好地發(fā)揮管理作用。管理體系不健全主要表現(xiàn)在兩個方面：一是沒有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)。對檔案管理的要求只是對資料進(jìn)行收集、歸檔、整合，但是要做到一個什么程度并沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有的工作人員不能嚴(yán)格要求自己，對于資料的填寫會出現(xiàn)錯誤或者缺漏的情況，在以后的查看時會造成嚴(yán)重不便。二是血站檔案管理部門不明確，有的血站沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，而是讓一些工作人員兼職管理，這必然會造成檔案的管理出現(xiàn)混亂和紕漏。

3）缺少專業(yè)檔案管理人才。長期以來，我國血站檔案管理容易受到忽視，對于相關(guān)檔案管理工作人員的挑選更是不受重視，一些檔案管理專員缺乏系統(tǒng)的理論知識導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟練，工作中頻頻出錯，缺少專業(yè)知識和判斷力，這就會產(chǎn)生一種弊端，就是盡管工作人員花費了大量的時間和精力，但是因為對于具體工作業(yè)務(wù)和環(huán)節(jié)不熟練，很難保證工作質(zhì)量，極大地降低了檔案管理的工作效率。在管理人員的培養(yǎng)上也存在一定問題，血站缺少嚴(yán)格的管理制度，導(dǎo)致管理人員素質(zhì)低下，對于管理工作認(rèn)識不足，工作中存在偷懶行為，這些都是血站檔案管理前進(jìn)路上的絆腳石。

4）檔案管理方式落后。我國很多血站的檔案管理部門仍舊采用老舊的管理方式，通過手寫、紙質(zhì)的方式保存，這種方式不僅效率低下，而且容易毀壞，在運輸查看的過程中，都有可能造成資料的損壞、遺失或者泄露。有的血站雖然開始用電子檔記錄資料，但是因為資金等各方面的因素，不能創(chuàng)建良好的工作條件，這嚴(yán)重阻礙了血站檔案管理現(xiàn)代化水平的發(fā)展，致使血站管理工作進(jìn)度緩慢。

3 解決血站檔案歸檔管理的對策

1）提高對檔案管理的重視程度。每一個在血站工作的工作人員，都應(yīng)該把血站檔案管理工作當(dāng)成一件重要的事情。血站的檔案管理工作不僅僅是一個人、一個科室就能完成的，它涉及血站各個層面、各科室、采供血工作各個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，需要通過共同的努力做好這件事，而不是相互推脫。通過講座、匯報等各種宣傳方式，讓人們了解到血站檔案管理的作用，提出血站檔案是擺脫醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，是衡量血站管理的重要指標(biāo)，是未來研究的重要資料，將檔案管理擺在重要的位置上。

2）完善檔案管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)是血站開展檔案工作的基本保障。我國雖然有《檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，但是針對血站采供血專門檔案管理實際工作沒有出臺任何規(guī)章制度，使得血站檔案工作開展有一定的約束性。隨著時代的發(fā)展，血站檔案管理體系也應(yīng)該與時俱進(jìn)，在未來的檔案管理中，應(yīng)該適時完善檔案相關(guān)管理制度，制定符合血站自身特點的檔案管理程序、文件整理規(guī)程、歸檔范圍保管期限表等工作標(biāo)準(zhǔn)。在組織建設(shè)中，每個血站都應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，明確分工，將責(zé)任細(xì)化，避免出現(xiàn)工作混亂的情況。

3）建立專業(yè)化團(tuán)隊。檔案人員專業(yè)水平、工作能力等方面的素養(yǎng)對血站檔案管理工作的提升有著直接的影響。要適應(yīng)新形勢下檔案信息化發(fā)展，對檔案人員的知識儲備提出了更高的要求，建立專業(yè)化團(tuán)隊迫在眉睫。第一，血站應(yīng)為現(xiàn)有的檔案人員提供專業(yè)化培訓(xùn)，以提高其理論、信息技術(shù)知識和操作能力。第二，合理配置人員結(jié)構(gòu)，招聘檔案管理專業(yè)人員，加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)。

4）加快檔案現(xiàn)代化管理。現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)時代，我們的科技不斷進(jìn)步，血站的檔案管理方式也應(yīng)該和現(xiàn)代化相結(jié)合。改變傳統(tǒng)的手寫記錄，紙質(zhì)存檔的手段，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。從硬件上來看，血站應(yīng)該加大資金的投入，將硬件設(shè)施準(zhǔn)備齊全；從軟件上來看，血站可以引入專業(yè)化的管理軟件或者自行開發(fā)合適的檔案管理軟件，加快目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案利用率、統(tǒng)計的效率，也方便后期隨時查閱所需資料。利用這些先進(jìn)科技手段，促進(jìn)血站檔案管理的進(jìn)步。

4 結(jié)語

血站檔案歸檔管理工作是血站工作的重要組成部分，血站的發(fā)展與其有著密不可分的關(guān)系，目前我國血站檔案歸檔管理在重視程度、管理體系、人才培養(yǎng)和管理方式上都存在不足，這要求血站必須加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，加大檔案管理宣傳力；制定完善的體系和工作標(biāo)準(zhǔn)，彌補(bǔ)之前的漏洞；對于檔案管理專員，不僅要進(jìn)行專業(yè)上的培養(yǎng)，更要重視素質(zhì)的提高；用現(xiàn)代化的手段提高檔案管理效率，在單位、個人的共同努力下，保證血站檔案管理工作穩(wěn)定前進(jìn)。