新時(shí)期縣級綜合性檔案館職能提升策略研究
——以華安縣檔案館為例

宋怡佳

（福建師范大學(xué)社會(huì)歷史學(xué)院，福建 福州 350100）

縣級綜合性檔案館是最基層的國家綜合性檔案館，是全國檔案事業(yè)的主體和基礎(chǔ)，承擔(dān)著“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”的重要任務(wù)。因此，縣級綜合性檔案館職能的發(fā)揮直接影響到全國檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，直接影響到社會(huì)檔案意識(shí)的提升，直接影響到廣大人民群眾的檔案利用感受。在全面實(shí)施單軌制單套制、實(shí)現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化、機(jī)構(gòu)改革以及以及此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件時(shí)代等多重背景下，縣級綜合性檔案館應(yīng)該以職能提升為核心任務(wù)，在當(dāng)前復(fù)雜具有挑戰(zhàn)的形勢下，主動(dòng)作為，發(fā)揮其作為國家重要信息資源庫的作用。筆者在通過對華安縣檔案館的訪談?wù){(diào)研后，從深入分析現(xiàn)狀入手，思考縣級檔案館職能提升的策略。

1 縣級綜合性檔案館在職能提升過程中的現(xiàn)狀

1）機(jī)構(gòu)改革后，局館分設(shè)，縣級綜合性檔案館由原來的由縣委縣政府雙重領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榭h委直屬單位。

2018年3月國務(wù)院發(fā)出的《國務(wù)院關(guān)于部委管理的國家局設(shè)置的通知》，要求“國家檔案局與中央檔案館，一個(gè)機(jī)構(gòu)兩塊牌子，列入中共中央直屬機(jī)關(guān)的下屬機(jī)構(gòu)設(shè)置?！备母锓桨冈谥醒雽?shí)施后，縣一級的檔案館、檔案局也開始以“一套人馬，兩塊牌子”的機(jī)構(gòu)管理模式開展工作。

2）人才分布結(jié)構(gòu)出現(xiàn)異態(tài)，缺乏優(yōu)質(zhì)檔案人才流入，影響職能提升進(jìn)程。

以華安縣檔案館為例，從專業(yè)背景來看，館內(nèi)工作人員均非檔案專業(yè)畢業(yè)，絕大多數(shù)都屬于“半路出家”類型，在工作方面主要依賴長時(shí)間的日常工作積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)；從年齡構(gòu)成分析，館內(nèi)9名工作人員年齡中，55歲以上4人，50 -54歲2人，40-49歲3人，平均年齡在50歲左右；從學(xué)歷水平來看，館內(nèi)工作人員中，第一學(xué)歷為本科的僅1人，中專8人。而從國家檔案局2019年度發(fā)布的數(shù)據(jù)來看，各級檔案行政管理部門和綜合檔案館的專職人員中，具有大學(xué)本科檔案專業(yè)程度的占總?cè)藬?shù)的11.3%，具有大專檔案專業(yè)程度的占3.9%，具有中專及職業(yè)高中檔案專業(yè)程度占0.6%；50歲及以上的有占31.5%，35-49歲的占51.3%，34歲及以下的占17.2%；擁有大學(xué)本科學(xué)歷的占總?cè)藬?shù)的63.9%，大專學(xué)歷占23.8%，高中（含中專）及以下學(xué)歷的占3.8%[1]。與國家檔案部門組成人員總體構(gòu)成情況相比，縣級綜合性檔案館呈現(xiàn)出年齡普遍較大、學(xué)歷普遍較低、缺乏專業(yè)背景的現(xiàn)象，人才分布結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出與國家總體結(jié)構(gòu)相異的形態(tài)。這說明全國檔案優(yōu)質(zhì)人才分配不均，年輕、高學(xué)歷的檔案學(xué)專業(yè)人才向上級流動(dòng)的趨勢明顯，較少流入縣一級綜合性檔案館工作，導(dǎo)致縣級綜合性檔案館在職能提升階段所需的優(yōu)質(zhì)人才較為缺乏。

3）技術(shù)水平受限，嚴(yán)重影響縣級綜合性檔案館工作的開展，阻礙職能提升。

專業(yè)人員匱乏、人才結(jié)構(gòu)異態(tài)必然導(dǎo)致原有人員素質(zhì)低下。在檔案館的傳統(tǒng)職能方面，由于縣級綜合性檔案館缺乏檔案信息資源開發(fā)、檔案編研、檔案展覽策劃等方面的人才，導(dǎo)致特色檔案資源無法發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效應(yīng)和文化作用，檔案館主動(dòng)服務(wù)群眾的職能得不到開展，成為影響縣級綜合性檔案館職能提升速度和效率低下的重要原因。

在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，由于館內(nèi)工作人員的平均年齡較大，信息素養(yǎng)較低，特別是計(jì)算機(jī)知識(shí)缺乏、數(shù)據(jù)處理專業(yè)技能欠缺，導(dǎo)致掃描質(zhì)量及數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全管理等方面無法適應(yīng)相關(guān)工作的要求。華安縣檔案館從1999年開始進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化工作，目前已完成40萬頁檔案的數(shù)字化，僅占館藏總量的35%，數(shù)字化進(jìn)程緩慢。同時(shí)也由于技術(shù)受限，數(shù)字化成果無法通過互聯(lián)網(wǎng)對外開放，遠(yuǎn)程查檔共享服務(wù)能力較低，雖與省、市及其他縣區(qū)檔案館簽訂跨館查檔服務(wù)協(xié)議，但目前只能通過傳真進(jìn)行信息傳輸，共享效率低下，服務(wù)水平難以滿足用戶需求。

4）館庫面積不足，庫房設(shè)備老舊，檔案管理?xiàng)l件差，職能提升基礎(chǔ)薄弱。

華安縣檔案館目前現(xiàn)有庫房200平方米，經(jīng)過多年接收歸檔后，檔案庫房容量已在2017年基本達(dá)到飽和狀態(tài)。2017年后產(chǎn)生的處于縣級檔案館歸檔范圍內(nèi)的檔案由于庫容不足，暫時(shí)存放于各單位檔案室保管。且由于面積狹小，檔案館的辦公場所與業(yè)務(wù)辦理場所混合，導(dǎo)致用戶利用檔案缺乏一個(gè)良好的環(huán)境，查檔體驗(yàn)感較差。此外，舊館庫房設(shè)備老舊，基礎(chǔ)設(shè)施落后，導(dǎo)致檔案在實(shí)體保管的安全問題也十分突出。這些都成為阻礙縣級綜合性檔案館職能提升的客觀因素。

5）上級政府缺乏對檔案工作的重視，縣級綜合性檔案館經(jīng)費(fèi)不足，職能提升缺乏資金支持。

由于客觀歷史的原因，縣一級政府尚未或者很少認(rèn)識(shí)到檔案工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)治理等方面的重要性，導(dǎo)致每年劃撥給檔案館的財(cái)政經(jīng)費(fèi)難以滿足縣級綜合性檔案館職能提升的要求。

6）縣級社會(huì)環(huán)境下檔案意識(shí)普遍薄弱，尤其是政府部門、社會(huì)組織和個(gè)人缺乏對檔案進(jìn)行共同參與治理的意識(shí)，導(dǎo)致檔案館缺乏職能提升的外部動(dòng)力。

華安縣檔案館每月服務(wù)人次在30人左右，利用檔案的人群多為年輕人。檔案館的服務(wù)人數(shù)少，利用需求低，導(dǎo)致其缺乏在服務(wù)方面進(jìn)行職能提升的外部驅(qū)動(dòng)力。同時(shí)，在檔案社會(huì)治理的背景下，社會(huì)治理不僅是對整個(gè)社會(huì)的治理，也是整個(gè)社會(huì)共同參與的治理[2]。社會(huì)公眾及其他政府部門、社會(huì)組織參與檔案共同治理的缺失，認(rèn)為檔案治理僅僅是檔案部門的職責(zé)，導(dǎo)致縣級綜合性檔案館缺乏與其他主體協(xié)同合作、融合發(fā)展的機(jī)會(huì)，進(jìn)而缺乏在服務(wù)方面進(jìn)行職能提升的外部力量。

2 縣級綜合性檔案館職能提升的策略

當(dāng)前，檔案事業(yè)的發(fā)展環(huán)境面臨巨大變革，全面實(shí)施單軌制單套制、實(shí)現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化、機(jī)構(gòu)改革以后以及此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件等，都給縣級綜合性檔案館的職能提升發(fā)出了挑戰(zhàn)，同時(shí)這也是縣級綜合性檔案館的發(fā)展機(jī)遇。只有積極探索縣級綜合性檔案館在新的背景環(huán)境下如何抓住機(jī)遇，主動(dòng)作為，最大限度地發(fā)揮檔案館作為服務(wù)性機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢，利用檔案作為原始記錄的特點(diǎn)，為社會(huì)各利用主體優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，是縣級綜合性檔案館職能提升的目的和歸宿。

1）在機(jī)構(gòu)改革背景下，牢固樹立“分工不分家”理念，堅(jiān)持黨對檔案工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。

機(jī)構(gòu)改革后，雖然實(shí)行局館分設(shè)，但是檔案館、檔案局仍是同一套人馬?？h級綜合性檔案館工作人員要主動(dòng)適應(yīng)體制變化，堅(jiān)決維護(hù)改革陳國。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨中央關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)指示，深入領(lǐng)會(huì)《檔案法》，正確理解中央關(guān)于檔案工作的方針政策，深入思考事關(guān)檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)性、根本性問題，認(rèn)真研究謀劃檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展的問題，堅(jiān)決服從大局，統(tǒng)一思想行動(dòng)，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，嚴(yán)明紀(jì)律規(guī)矩，扎實(shí)做好各項(xiàng)工作，不折不扣貫徹落實(shí)中央精神和地方機(jī)構(gòu)改革決定。并且要認(rèn)識(shí)到機(jī)構(gòu)改革后，雖然檔案工作者的工作職責(zé)沒有改變，但是黨對檔案工作者的政治標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)能力、作風(fēng)本領(lǐng)的要求更高了[3]。

2）在以后公共衛(wèi)生突發(fā)事件時(shí)代，縣級綜合性檔案館要加強(qiáng)關(guān)于重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的及時(shí)的收集、整理、保管，確保珍貴歷史資料得以留存在檔案館內(nèi)。

當(dāng)前，此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件防控已呈常態(tài)化趨勢，針對此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件期間，衛(wèi)生部門、防疫部門、應(yīng)急管理部門、防控指揮部、融媒體中心等相關(guān)機(jī)構(gòu)在此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件防控過程中產(chǎn)生的具有長期和永久保存價(jià)值的重要檔案，縣級綜合性檔案館要加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)合作，及時(shí)、有效地將珍貴檔案收集進(jìn)館，發(fā)揮檔案館作為檔案價(jià)值高地的優(yōu)越性[4]。目前，華安縣檔案館已推動(dòng)縣委辦印發(fā)了《關(guān)于做好我縣應(yīng)對此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件工作文件材料收集歸檔的通知》，指導(dǎo)相關(guān)單位將此次公共衛(wèi)生突發(fā)事件防控工作檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

3）推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，加快建成數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源互聯(lián)共享，著力提升縣級綜合性檔案館的服務(wù)效能。

在全面實(shí)施單套制單軌制的背景下，推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化，加快建設(shè)數(shù)字檔案館已成為縣級綜合性檔案館的重要任務(wù)?？h級綜合性檔案館要致力于打破技術(shù)壁壘，加強(qiáng)與其他地區(qū)綜合性檔案館的聯(lián)動(dòng)合作，推進(jìn)各地檔案信息資源的共享。同時(shí)，主動(dòng)尋求與政務(wù)服務(wù)部門合作，在民生檔案等群眾密切關(guān)心的領(lǐng)域率先實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”“網(wǎng)上便民服務(wù)”等，解決邊遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)群眾利用檔案辦理業(yè)務(wù)的需求，真正實(shí)現(xiàn)“讓信息多跑路，讓群眾少跑腿”。

4）努力解決阻礙縣級綜合性檔案館職能提升的人才問題、技術(shù)問題。針對優(yōu)質(zhì)人才方面的缺乏，對外可以通過招聘優(yōu)秀檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生進(jìn)館彌補(bǔ)人才缺失問題，對內(nèi)可以加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，定期選派人員參加檔案工作培訓(xùn)，依托與福建省檔案學(xué)會(huì)的合作，積極學(xué)習(xí)最新的理論成果和實(shí)踐技能。在技術(shù)方面，可以通過檔案外包服務(wù)補(bǔ)足技術(shù)缺口，開展館藏檔案數(shù)字化、歷史檔案修復(fù)等工作，盤活檔案資源。

5）深入挖掘特色檔案資源，使檔案真正為地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

縣級綜合性檔案館在職能提升過程中，要充分注意利用地區(qū)特色，發(fā)揮地域優(yōu)勢，深入挖掘特色檔案資源，并盡可能將其形成編研成果、舉辦展覽等，主動(dòng)提供服務(wù)，使人民群眾更不僅在了解地方特色資源的同時(shí)也充分認(rèn)識(shí)到檔案的作用，對于提高社會(huì)檔案意識(shí)有著特殊優(yōu)勢。同時(shí)也能夠?yàn)檎疀Q策提供參考，增強(qiáng)政府決策的正確性、有效性、科學(xué)性，使檔案部門充分參與社會(huì)治理。如華安縣檔案館可以憑借區(qū)劃內(nèi)特有的土樓文化、高山族文化等特殊資源，整合相關(guān)檔案，為華安縣旅游資源的開發(fā)、文化資源的整合等發(fā)揮積極 作用。

6）加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，多元主體協(xié)同合作，共同參與檔案治理。

縣級綜合性檔案館在職能提升過程中，既要注意打好自身的基礎(chǔ)，提升自身的實(shí)力，也要“為自己代言”，做好宣傳，使全社會(huì)更加注意到檔案工作，共同參與檔案治理?？h級綜合性檔案館可以依托“6·9國際檔案日”開展宣傳教育，也可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，如縣融媒體中心、微信公眾號等在城區(qū)內(nèi)影響力和使用范圍較廣的媒體平臺(tái)開展檔案知識(shí)宣傳、檔案科普、日?？捎玫臋n案知識(shí)等，深入群眾，逐漸培養(yǎng)起全社會(huì)的檔案意識(shí)，鼓勵(lì)個(gè)人向檔案館移交珍貴檔案等，豐富檔案館館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。