人力資源管理中人事檔案管理的有效運(yùn)用分析

傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團(tuán)黃石市婦幼保健院（湖北理工學(xué)院附屬婦幼保健院）人事科教科，湖北 黃石 435000）

人事檔案管理在人力資源管理中得到科學(xué)地運(yùn)用可以幫助事業(yè)單位和企業(yè)單位提高人才選用的效率，幫助用人單位內(nèi)部進(jìn)行精英的調(diào)動(dòng)和使用的優(yōu)化。人事檔案管理的合理應(yīng)用可以促進(jìn)用人單位的服務(wù)能力的提高，促進(jìn)人力資源配置和使用的最優(yōu)化和最大化，幫助企業(yè)和事業(yè)單位更好地對(duì)本單位的員工實(shí)施管理。然而在人事檔案管理的應(yīng)用過(guò)程中容易出現(xiàn)很多的問(wèn)題，如人事檔案較多分類(lèi)容易混亂以及檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真以及人事檔案管理方式過(guò)于落后等問(wèn)題。本文通過(guò)分析人事檔案管理在人力資源管理中的特點(diǎn)并將其有效運(yùn)用的對(duì)策進(jìn)行探討。

1 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理能力

想要促進(jìn)人事檔案管理在人力資源管理中的合理運(yùn)用，首先要提高用人單位人事檔案部門(mén)管理人員的素質(zhì)和管理能力，只有人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力提升才可以促進(jìn)人事檔案管理的優(yōu)化。首先各大事業(yè)單位要進(jìn)行人事檔案管理體制的完善和優(yōu)化，建立健全人事檔案管理的法律法規(guī)條例來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行有力的約束，可以在一定程度上保證人事檔案管理人員的工作態(tài)度和工作效率，避免產(chǎn)生偷懶和辦事效率低的情況發(fā)生，有利于提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理能力的提高。事業(yè)單位要定期進(jìn)行人事檔案管理人員的工作能力考核工作，及時(shí)對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)化和任免，保證人事檔案管理人員的管理水平和辦公能力。另外最重要的一點(diǎn)就是要在人事檔案管理人員選拔時(shí)擦亮眼睛，選出檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富和檔案管理專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的人才，對(duì)于檔案管理能力較弱和經(jīng)驗(yàn)不豐富的人員避免選用。在人事檔案管理人員選用之后進(jìn)行崗前培訓(xùn)，保證其上崗之后能夠更加容易和高效地融入到工作中去，不失為一種保障人事檔案管理工作更加高效和科學(xué)的有效手段。事業(yè)單位在用人方面非常注重人才的選用和選拔目的是給客戶(hù)帶來(lái)更加便利和舒適的服務(wù)。如果在人事檔案管理人才選拔方面不能夠進(jìn)行科學(xué)合理的分析極其有可能因?yàn)楣芾砣藛T的工作質(zhì)量差而造成人才的流失，因此健全人事檔案管理體制十分重要可以促進(jìn)人力資源的內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高事業(yè)單位的工作效率和綜合實(shí)力。

2 合理運(yùn)用信息化技術(shù)手段進(jìn)行人事檔案管理

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展有越來(lái)越多的事業(yè)單位開(kāi)始對(duì)人事檔案實(shí)施信息化的管理制度，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)的普遍運(yùn)用尤為常見(jiàn)，由于人事檔案的信息數(shù)據(jù)比較多且容易被混淆，因此將人事檔案建立大數(shù)據(jù)庫(kù)是一種十分必要的信息管理手段。大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)是當(dāng)前很多企業(yè)和單位進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的一種常見(jiàn)且有效的方式，運(yùn)用建立大數(shù)據(jù)庫(kù)的方式進(jìn)行人事檔案管理可以有效地將人事信息進(jìn)行收集和分層，不但可以保證人事檔案信息在查找的時(shí)候更加的方便也可以防止信息的泄漏和被盜取。大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理中可以增加管理方面的嚴(yán)密性和保密性，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息流失可以在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)原因并能夠及時(shí)地將涉嫌盜取信息的不法分子控制，這樣對(duì)于人事檔案管理人員約束自己也具有十分重要的作用，因?yàn)槭褂么髷?shù)據(jù)庫(kù)就無(wú)法隨便修改信息。使用現(xiàn)代信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案的管理也可以把人事檔案儲(chǔ)存在加密的云儲(chǔ)存上，可以改變以往人事檔案紙質(zhì)保存容易丟失和被竊取的風(fēng)險(xiǎn)，不但能夠加大篡改的難度還可以增強(qiáng)檔案管理人員在檢查檔案時(shí)的細(xì)心程度和審核力度，能夠進(jìn)一步保障人事檔案資料的安全和使用。信息化技術(shù)作為一種快捷且便利的人事檔案管理措施，能夠在一定程度上促進(jìn)人力資源管理的優(yōu)化，為用人單位的人力資源管理模式注入新鮮的活力。

3 運(yùn)用合理的懲獎(jiǎng)制度進(jìn)行人力資源和人事檔案的管理

用人單位和企業(yè)管理層要對(duì)人事檔案管理部門(mén)建立合理的懲獎(jiǎng)制度，這樣有利于人事檔案管理部門(mén)明確自己的責(zé)任，對(duì)待檔案管理和整理工作能夠更加地上心。實(shí)施懲獎(jiǎng)制度的具體內(nèi)容就是對(duì)人事檔案管理部門(mén)中工作認(rèn)真能力出眾的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)，可以激勵(lì)這一部分員工更加積極地投入到工作中去保持良好的負(fù)責(zé)任態(tài)度；對(duì)于另一部分表現(xiàn)較差能力較差的員工進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)，激勵(lì)他們及時(shí)改正自己在檔案管理時(shí)的不足之處，并且能夠向其他優(yōu)秀員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，在今后的人事檔案管理工作中能夠發(fā)揮自己的價(jià)值和作用，為單位做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。懲獎(jiǎng)制度不僅僅是一種激勵(lì)事業(yè)單位人事檔案管理人員更加努力地開(kāi)展工作，還代表了一個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位的靈魂，說(shuō)明這個(gè)單位在用人方面十分的公平公正，絕對(duì)不會(huì)產(chǎn)生偏袒包庇的現(xiàn)象。另外除了懲獎(jiǎng)制度以外，用人單位還要建立完善的監(jiān)察制度，對(duì)于人事檔案管理部門(mén)的員工工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)在工作過(guò)程中有消極憊懶以及篡改盜竊信息現(xiàn)象的發(fā)生，能夠在第一時(shí)間進(jìn)行發(fā)現(xiàn)和及時(shí)止損。懲獎(jiǎng)制度和監(jiān)察制度可以督促人事檔案管理人員樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，及時(shí)改正自己在工作中的不足然后加大自己對(duì)員工的約束力，可以在一定程度上對(duì)人事檔案管理在人了資源管理中的應(yīng)用更加具備活力，通過(guò)多種形式的獎(jiǎng)勵(lì)和批評(píng)制度可以促進(jìn)事業(yè)單位的員工更加積極地投入到工作中去，也有利于單位內(nèi)部人力資源管理結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化和資源的合理運(yùn)用。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越來(lái)越呈現(xiàn)活力，人力資源管理結(jié)構(gòu)的內(nèi)部?jī)?yōu)化和合理配置已經(jīng)成為事業(yè)單位需要重點(diǎn)思考的問(wèn)題，而合理運(yùn)用人事檔案管理對(duì)人力資源管理注入更多的活力，還需要用人單位在各方面實(shí)施有效的策略和手段，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的考核和檢查力度，運(yùn)用多種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段促進(jìn)人事檔案管理能力的提升。