高職院校人事勞資檔案管理存在的問題及對策

陸 婕

（廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530023）

高職院校在人事勞資檔案的管理工作開展過程中，管理人員自身要能融入創(chuàng)新的思維觀念，為人事勞資檔案管理工作的良好推進(jìn)起到積極促進(jìn)作用，從而才能有助于實現(xiàn)既定的管理目標(biāo)。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理的要求，要解決好檔案管理的問題，才能有助于促進(jìn)人事勞資檔案管理工作順利推進(jìn)。

1 高職人事勞資檔案管理問題以及原因分析

1.1 管理問題

現(xiàn)階段的高職人事勞資檔案管理工作的開展中存在的問題是比較多樣的，如：1）管理制度沒有健全。高職人事勞資檔案管理工作的開展過程中，構(gòu)建完善的管理制度是比較重要的，這是保障各項管理活動順利推進(jìn)的基礎(chǔ)。但在具體的檔案管理制度的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，制度不健全的問題還比較突出，沒有和具體人事勞資檔案管理工作的需求進(jìn)行制定規(guī)范化的管理制度，造成了檔案管理工作開展效率低下的問題，影響了檔案管理的順利開展。由于缺乏統(tǒng)一性的規(guī)劃，以及沒有注重統(tǒng)一性協(xié)調(diào)，造成了信息孤島問題發(fā)生。2）檔案保存形式單調(diào)。高職人事勞資檔案的管理中對檔案的保管是比較重要的，為能有效提升檔案保管的質(zhì)量，這就需要在保管的形式上豐富化。但從實際的保管現(xiàn)狀來看，存在著保管形式單一的問題，沒有和實際檔案管理工作緊密結(jié)合起來，這就無法將檔案管理綜合效能得以有效提升。人事勞資檔案管理工作的實際推進(jìn)過程中，沒有采用創(chuàng)新的保存形式，缺乏統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)，這就會影響實際工作的開展效果。3）人員專業(yè)能力需提高。人事勞資檔案的管理工作開展過程中需要有專業(yè)化能力比較強(qiáng)的人才作為支撐，才能有效提高檔案管理工作開展的質(zhì)量水平。人事勞資檔案管理的現(xiàn)狀中，管理人員的專業(yè)能力薄弱，管理的效能不高的問題還比較突出，專業(yè)分布存在不合理以及學(xué)歷層次不高等問題比較突出，這就必然會影響人事勞資檔案管理工作的良好開展，不利于實際檔案管理活動的有效推進(jìn)。4）信息化管理能力薄弱?，F(xiàn)代化的發(fā)展背景下，為能有效提升人事勞資檔案管理工作的質(zhì)量水平，這就要求采用信息化的管理手段，加強(qiáng)信息化管理的能力顯得比較重要。而從實際檔案信息化的建設(shè)現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，在具體的信息化管理工作開展當(dāng)中存在的問題比較突出，學(xué)校在人事勞資的管理方面信息化建設(shè)程度低。

1.2 原因分析

從高職院校人事勞資檔案管理工作的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，其中存在的問題多樣，而造成這些問題發(fā)生的原因是多方面的，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對于人事勞資檔案管理工作的沒有加強(qiáng)重視，一些職能部門的檔案意識相對比較薄弱，沒有和實際的檔案管理工作的需要緊密結(jié)合起來，這就必然會影響檔案工作的良好開展。而一些職工的檔案意識相對薄弱，檔案管理人員自身的能力素質(zhì)不符合工作崗位要求，在具體的管理當(dāng)中就會存在諸多的問題和不足。

2 高職人事勞資檔案管理措施實施

為能有效提升人事勞資檔案管理工作的開展質(zhì)量，這就需要對實際管理中的問題進(jìn)行針對性應(yīng)對，從而才能保障管理活動順利開展，從以下措施的落實方面要加強(qiáng)重視：

2.1 構(gòu)建完善檔案管理制度

人事勞資檔案管理工作的實施中由于涉及的工作面比較廣，為能保障各項檔案管理工作的規(guī)范化開展，這就需要從管理制度的完善方面加強(qiáng)重視，結(jié)合實際檔案管理工作的需要進(jìn)行完善相應(yīng)管理制度，才能有助于提升檔案管理的質(zhì)量水平。人事勞資檔案管理制度要能和國家相應(yīng)政策規(guī)章緊密結(jié)合起來，以及和高職院校的人事勞資管理活動緊密結(jié)合起來，保障管理制度的制定適應(yīng)性，能滿足實際管理工作的需要。制度的制定需要明確各項管理職責(zé)，方便人事檔案管理工作有效推進(jìn)，采用多樣化的方式擴(kuò)大檔案工作宣傳力度，通過廣播以及海報等方式，能夠讓干群切實體會到人事勞資檔案管理工作的重要性，通過制度的科學(xué)完善制定，發(fā)揮制度的優(yōu)勢作用，才能有助于促進(jìn)實際管理活動的良好開展。

2.2 構(gòu)建完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

注重保管的形式多樣化，通過紙質(zhì)保存以及電子數(shù)據(jù)的保存等多樣化的保存形式共存的方式，能有效提高管理的效用。信息化檔案的管理是發(fā)展的趨勢，所以在人事勞資檔案的管理方面就要采用統(tǒng)一規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，保障人事勞資檔案建設(shè)中能在數(shù)據(jù)的整理保存和利用等方面都能有序開展，避免發(fā)生重復(fù)建設(shè)和無法兼容問題發(fā)生。人事勞資檔案的載體通過紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子檔案的時候要注重構(gòu)建準(zhǔn)確詳實和完善的人事檔案信息，方便檔案管理以及利用部門分析統(tǒng)計和比較工作良好推進(jìn)，采用構(gòu)建便利的信息化數(shù)據(jù)檢索工具，這樣能為提升人事勞資檔案管理的效率起到促進(jìn)作用。

2.3 提高管理人員專業(yè)能力

人事勞資檔案管理工作的開展過程中，為能有效提升檔案管理工作開展的質(zhì)量水平，這就需要從人才戰(zhàn)略角度出發(fā)，構(gòu)建強(qiáng)大的管理隊伍，才能保障人事勞資檔案管理工作順利推進(jìn)，為實際管理活動良好開展起到積極促進(jìn)作用。檔案管理人員自身要有比較強(qiáng)的安全意識，強(qiáng)化安全保密意識，在完善的檔案管理制度之下進(jìn)行落實各項管理舉措，保障檔案信息的安全。檔案管理人員自身要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高自身檔案管理的能力素養(yǎng)。高職院校也要注重在檔案管理人才隊伍的建設(shè)方面加強(qiáng)重視，培養(yǎng)一批穩(wěn)定性的高素質(zhì)的檔案管理隊伍，使之能夠和實際檔案管理的工作要求相適應(yīng)，從而才能為實際檔案管理工作的有效推進(jìn)起到積極作用。檔案管理人才隊伍的建設(shè)過程中，要能和實際的工作需要相結(jié)合，保障人才隊伍建設(shè)能和實際的檔案管理工作需要緊密結(jié)合起來，發(fā)揮檔案管理人員的功能作用。學(xué)校可安排檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理能力，使之能更好地符合人事勞資檔案管理工作的需要。

2.4 加強(qiáng)信息化管理的能力

人事勞資檔案管理工作需要信息化技術(shù)的支持，所以學(xué)校要在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入進(jìn)一步增加，認(rèn)識到信息化檔案管理的工作重要性，構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，從而才能為人事勞資檔案管理工作的需要相契合，有效提升檔案管理的質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上，為能有效提升檔案管理工作的開展質(zhì)量，這就需要從檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建方面加強(qiáng)重視，這對提高檔案管理質(zhì)量的重要保障。從制度的完善建設(shè)，以及標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，人才隊伍的建設(shè)等，這些都能有助于實際檔案管理工作的開展。