加強(qiáng)檔案管理的方法研究

曹亞?wèn)|

（黑河市愛(ài)輝區(qū)張地營(yíng)子鄉(xiāng)政府，黑龍江 黑河 164354）

檔案作為一種重要的信息資料，是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中直接或者間接所形成的，檔案資料信息是這些社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)體現(xiàn)，有著不同的形式，且具有較高的保存價(jià)值。當(dāng)然信息資料具有原始性的特征，簡(jiǎn)言之，檔案信息第一手資料?；跈n案管理工作，可以更加科學(xué)合理的分類管理不同形式的檔案信息資料，同時(shí)可以在更加恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候，科學(xué)合理的利用這些信息資料，為各項(xiàng)工作順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)這些不能發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作有著十分重要的地位，我們必須要充分重視檔案管理工作，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，采取切實(shí)有效而又科學(xué)合理的方法進(jìn)行檔案管理，不斷提高檔案管理整體水平，推動(dòng)檔案管理工作活的更好的發(fā)展。

1 檔案管理的重要地位

1）反映單位發(fā)展實(shí)際。根據(jù)大的定義不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作當(dāng)中，信息是重中之重，檔案信息動(dòng)態(tài)性特征非常的突出，特別是事業(yè)單位為了獲得更好的發(fā)展，促進(jìn)自身能力水平得到全面的發(fā)展和提升，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作給予充分重視，將其自身價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。檔案作為事業(yè)單位工作當(dāng)中的重要資料信息，通過(guò)檔案可以將其自身發(fā)展實(shí)際情況充分的體現(xiàn)出來(lái)，通過(guò)這些不能看出，檔案管理和單位發(fā)展關(guān)系非常的緊密，無(wú)論工作內(nèi)容是什么樣子的，都可以借助檔案，從中獲取相映的依據(jù)與答案，所以事業(yè)單位可以通過(guò)檔案信息的記錄，將單位的實(shí)際發(fā)展情況充分反映出來(lái)。

2）幫助人員作出決策。通過(guò)以上分析不難發(fā)現(xiàn)，加強(qiáng)檔案管理，可以將單位的發(fā)展實(shí)際充分體現(xiàn)出來(lái)，信息發(fā)揮的作用是非常巨大的，能夠?yàn)闆Q策人提供詳實(shí)的參考。如在單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，決策人為了緊跟時(shí)代發(fā)展需求，就應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際科學(xué)合理的調(diào)整現(xiàn)在的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，而這一過(guò)程當(dāng)中，不可以盲目的做出決定，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)分析和研究辦案信息資料，對(duì)過(guò)去戰(zhàn)略調(diào)整內(nèi)容及其意義充分了解和掌握的基礎(chǔ)上，并考慮單位現(xiàn)在發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建更加科學(xué)的發(fā)展決策。通過(guò)科學(xué)合理的開(kāi)展檔案管理工作，能夠確保信息更加完整，以便決策人員對(duì)檔案信息資料隨時(shí)隨地的合理利用，確保制定的決策更加科學(xué)與完整，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1）亟待提高檔案管理工作人員整體素質(zhì)。伴隨信息技術(shù)的普及應(yīng)用，現(xiàn)如今檔案管理工作信息化水平越來(lái)越高，這些也給檔案管理工作人員帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)，為了促使檔案管理工作水平得以大幅提升，保證工作效率和質(zhì)量，工作人員應(yīng)當(dāng)重視自身素質(zhì)和能力的提升和發(fā)展。然而就當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，有的檔案管理工作人員依然沒(méi)有對(duì)傳統(tǒng)的工作態(tài)度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新意識(shí)存在很大不足，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，這對(duì)檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展形成很大阻礙。

2）缺少規(guī)范法管理方法。檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，由于會(huì)受到很多因素影響，而且還需要各個(gè)部門加強(qiáng)配合，檔案資料經(jīng)過(guò)數(shù)年積累，其數(shù)量非常的龐大，整理難度也不斷提升，而且當(dāng)然管理工作當(dāng)中還涉及人員配置，資金應(yīng)用等各方面的問(wèn)題。由于檔案管理工作當(dāng)中缺少比較規(guī)范的檔案管理方法，對(duì)檔案管理工作整體效果造成很大影響。

3）缺少規(guī)范化的人事管理機(jī)制。伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展，人們的就業(yè)觀念也出現(xiàn)了很大變化，很多之前從事檔案管理工作的人員在各種因素影響下，紛紛離職，不愿意再?gòu)氖麓隧?xiàng)工作。而且有的單位由于缺少比較完善的管理制度，導(dǎo)致檔案工作人員離職后，出現(xiàn)一定的空檔期，原始數(shù)據(jù)不能很好的存檔，難以及時(shí)地進(jìn)行查閱。

4）檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施較為落后。在開(kāi)展檔案管理工作當(dāng)中了解到有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，對(duì)檔案管理部門缺乏相應(yīng)的照顧與關(guān)心，導(dǎo)致檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還存在很大不足，由于資金方面的不足，很多設(shè)備技術(shù)得不到及時(shí)更新，影響檔案管理工作的高效開(kāi)展。

3 加強(qiáng)檔案管理的方法

1）提高人員綜合能力。為了進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)重視工作人員能力素養(yǎng)的全面提升，更好地適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作需求，將但管理工作人員定期組織起來(lái)開(kāi)展培訓(xùn)教育工作，管理能力和管理素養(yǎng)得到全面提升，能夠更加科學(xué)合理的運(yùn)用現(xiàn)代信息手段開(kāi)展檔案管理工作。基于這一前提，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作人員能力素養(yǎng)不斷提升，對(duì)檔案管理系統(tǒng)有關(guān)要求認(rèn)真踐，為事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其實(shí)單位應(yīng)當(dāng)充分考慮自身實(shí)際，按照檔案管理工作需求，強(qiáng)化工作人員的培養(yǎng)工作，使其檔案管理能力和綜合素養(yǎng)得到全面提升，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作需要，保證檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2）推進(jìn)信息化建設(shè)。過(guò)去在開(kāi)展檔案管理工作當(dāng)中，紙質(zhì)檔案是主要的管理對(duì)象，需要專門的檔案室，檔案查閱非常緩慢，而且管理成本也會(huì)大幅增加，為了更好地應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，各單位及相關(guān)部門提高檔案信息化建設(shè)水平越發(fā)凸顯出其重要性，在檔案管理工作當(dāng)中重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。通過(guò)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并在單位以及部門內(nèi)部構(gòu)建局域網(wǎng)，及時(shí)的錄入利用檔案信息資料，而且在工作過(guò)程當(dāng)中，技術(shù)工作人員還應(yīng)當(dāng)針對(duì)信息化檔案管理，進(jìn)行相應(yīng)的檢索目錄設(shè)計(jì)，并委派專門的管理人員進(jìn)行管理，利用這種方式，將紙質(zhì)檔案管理工作的傳統(tǒng)方式徹底打破，提高檔案管理工作成效，以便更加便利的開(kāi)展檔案信息利用，提高檔案管理整體水平。

3）健全檔案管理系統(tǒng)。推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)無(wú)法對(duì)當(dāng)然安全性有效保障，所以還應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案管理系統(tǒng)，使其事業(yè)單位發(fā)展需求相符合。通過(guò)信息化手段管理檔案工作當(dāng)中，時(shí)常會(huì)受到系統(tǒng)崩潰，病毒入侵，信息失竊，黑客入侵等方面的影響。所以為了進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，可以借助遠(yuǎn)程儲(chǔ)存能儲(chǔ)備熱儲(chǔ)備的形式，備份處理檔案信息資料，重視安全技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用通過(guò)這樣的技術(shù)方式，可以在一定程度上提高檔案管理的安全性，避免發(fā)生黑客入侵、信息丟失等問(wèn)題，有利于充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位、國(guó)家的發(fā)展，具有重要的作用，可以為決策人制定發(fā)展方案提供依據(jù)。在這一基礎(chǔ)上，管理人員必須重視檔案管理工作，并對(duì)管理方法進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用、價(jià)值，保證檔案管理的效果能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案管理的效用。