探索檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

張維杰

（山東省萊陽市沐浴店中心衛(wèi)生院，山東 萊陽 265211）

1 前言

檔案管理工作與其他管理工作相比，有一定的工作差別，很多人往往認為檔案管理就是對各種檔案資料的整理、保存等，不具有任何的技術(shù)、方法等，顯然這種認識是及其片面的。隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已不符合時代需要，檔案信息化、數(shù)字化、智能化的發(fā)展，將進一步提高檔案管理工作要求，需要醫(yī)院及時建立與新的發(fā)展要求相協(xié)調(diào)的檔案管理模式。但顯然很多醫(yī)院都沒有落實好這項工作，往往在檔案管理工作中還存在一些比較常見的問題，主要有檔案管理意識不強、從業(yè)隊伍水平參差不齊、檔案管理體系不完備等，需要廣大醫(yī)院引起一定的重視并積極解決，只有這樣醫(yī)院才能夠構(gòu)建起更加完備、全面、科學的檔案管理模式，從而保障醫(yī)院實現(xiàn)更長遠的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理模式改革的必要性與意義

1）是順應時代發(fā)展要求的體現(xiàn)。時代在發(fā)展，人類在進步，我們所處的社會變化越來越快，各個領(lǐng)域、各個行業(yè)推陳出新的速度確實驚人，檔案管理工作作為醫(yī)院運營管理中較為重要的一項管理內(nèi)容，在時代的發(fā)展浪潮下，也必須要具有與時俱進的精神，要及時認清現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理重點、檔案管理目標，這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理工作的先進性，才能夠保證醫(yī)院檔案管理始終保持在一個較高的水準上。隨著醫(yī)院日常接診人數(shù)的不斷增加，醫(yī)院每天所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量越來越大，傳統(tǒng)檔案管理模式、方法顯然已經(jīng)無法招架，而想要解決這一問題，必須要通過改革才能夠?qū)崿F(xiàn)，必須要在新的發(fā)展形式與要求下，進一步創(chuàng)新檔案管理模式，只要這樣才能夠保證檔案管理工作質(zhì)量。所以，醫(yī)院檔案管理模式改革是必然的，是與時俱進的一種表現(xiàn)。

2）能夠全面提高醫(yī)院檔案管理水平。保證醫(yī)院檔案管理水平持續(xù)在線，是醫(yī)院做好檔案管理工作的基本要求，而醫(yī)院檔案管理水平是否在線能夠通過很多方面體現(xiàn)出現(xiàn)，如醫(yī)院檔案管理隊伍實力是否達標、醫(yī)院檔案管理信息化是否完備等等，而推動醫(yī)院檔案管理模式改革，將有利于醫(yī)院做好這些環(huán)節(jié)，保證醫(yī)院檔案管理水平始終在線。首先，醫(yī)院推動檔案管理改革發(fā)展，會導致檔案管理工作要求、工作方法等發(fā)生變化，在這些變化下將會提高對醫(yī)院檔案管理隊伍的能力要求，為了保證管理隊伍的工作能力，醫(yī)院會加強對檔案管理隊伍的管理與培訓，而檔案管理人員也會提高對自身的要求，持續(xù)學習與提高。其次，檔案管理改革會進一步提高對技術(shù)層面的要求，在此背景下有利于進一步完善醫(yī)院檔案管理的信息化體系，而這些都是保證醫(yī)院檔案管理水平的關(guān)鍵。

3 探索醫(yī)院檔案管理改革過程中存在的常見問題

1）醫(yī)院檔案管理集體意識不到位。檔案管理與醫(yī)院中每一個人都息息相關(guān)，在醫(yī)院中會有綜合檔案、設備檔案、人員檔案等等，所以檔案種類較多，會涉及方方面面。所以，醫(yī)院必須要建立起全員對檔案管理工作的認識與重視，這樣才能夠更好地推進與落實檔案管理工作，但顯然很多醫(yī)院都未能做到這一點。在很多醫(yī)院中，一些其他部門，往往認為檔案管理應該屬于醫(yī)院人事部門的工作，與本部門沒有任何的關(guān)系。還有的醫(yī)院中，醫(yī)務工作者對檔案的認識淡薄，連與自己相關(guān)的檔案存放在哪，需要用的時候應該如何獲取等一概不知。

2）醫(yī)院檔案管理隊伍水平參差不齊。醫(yī)院想要做好檔案管理工作，想要實現(xiàn)檔案管理改革發(fā)展，必須要保證從業(yè)隊伍的實力水平，但在很多醫(yī)院中檔案管理人員之間的能力水平往往是參差不齊的，真正全面優(yōu)秀的檔案管理人員是非常少的，這不利于醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。首先，部分醫(yī)院不重視對檔案管理人員的引進、管理、培訓、考核等，無法幫助檔案管理人員找到工作方向、建立工作目標，漸漸的會使醫(yī)院的檔案管理隊伍越來越落后。其次，部分醫(yī)院中檔案管理崗位架構(gòu)不合理、工作責任落實不明確，這樣會造成很多檔案管理人員在實際開展工作時，不知道自身應該做些什么，只是被動等待領(lǐng)導安排工作。

3）檔案管理模式傳統(tǒng)、體系不完備。現(xiàn)階段除了一些偏遠地區(qū)和經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的部分醫(yī)院，大部分醫(yī)院已基本實現(xiàn)信息化的檔案管理，但往往在實際運用過程中還存在檔案管理人員信息化思維意識差、信息化運用能力不夠等問題，所以在實際工作中仍有很多檔案管理人員習慣沿用傳統(tǒng)的方式來開展工作，降低了檔案管理效率與質(zhì)量。此外，在檔案管理過程中，部分醫(yī)院并沒有建立一套完整的工作流程，對醫(yī)院檔案如何收集、如何分析、如何存儲等沒有統(tǒng)一的規(guī)定，導致檔案管理工作的開展存在隨意性。

4 優(yōu)化檔案管理問題，加快醫(yī)院檔案管理模式改革進程的方法

1）建立醫(yī)院全員認識。在檔案管理改革發(fā)展要求下，醫(yī)院必須要進一步提高全員對檔案管理工作的認識與重視，要在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建全員性的檔案管理認識氛圍。首先，醫(yī)院領(lǐng)導必須要積極參與其中，這樣才能夠起到表率作用，引導更多的醫(yī)務工作人員也參與到檔案管理改革與建設當中。其次，要普及全員檔案常識，提高醫(yī)院全員對檔案的認識，定期開展一些有教育意義的檔案宣傳工作，讓他們都能夠明白檔案管理對自身的重要性，對醫(yī)院發(fā)展的重要性。

2）醫(yī)院要注重對檔案管理人才的引進與培養(yǎng)。醫(yī)院在檔案管理模式改革過程中，必須要保證從業(yè)隊伍的實力水平，這是落實改革的關(guān)鍵，所以醫(yī)院必須要重視檔案管理人才的引進與培養(yǎng)。首先，醫(yī)院要加強人事部門與檔案管理部門之間的聯(lián)系，以方便人事部門及時掌握檔案管理部門在人才需求上的動向，提高檔案管理招聘的針對性和時效性，還要對檔案管理人員做好崗前與崗后培訓，將培訓工作貫徹到醫(yī)院檔案管理人員工作始終，持續(xù)不斷提高醫(yī)院檔案管理隊伍的工作能力。其次，醫(yī)院要進一步優(yōu)化檔案管理組織架構(gòu)，精簡人員，在降低檔案管理成本的同時，保證每個工作環(huán)節(jié)的人才可以充分勝任工作。還要建立公平的崗位晉升機制，以貢獻大小來作為晉升標準，而不是工作年限、資歷等這些來作為檔案管理晉升的參照標準。

3）建立完備的醫(yī)院檔案管理體系。首先，醫(yī)院要全力推動信息化檔案管理建設與實現(xiàn)，構(gòu)建完備的檔案管理信息系統(tǒng)，以提高檔案管理工作效率，但一定要做好信息化檔案管理風險的防范，要定期對檔案管理系統(tǒng)進行檢查與維護。其次，提高醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新能力，只有這樣才能夠為醫(yī)院檔案管理改革發(fā)展持續(xù)提供動力，要鼓勵一切與檔案管理有關(guān)的創(chuàng)新想法、創(chuàng)新舉措等。最后，建立統(tǒng)一的規(guī)章機制、工作流程，全面提高檔案管理規(guī)范性與效率。

5 結(jié)語

文章主要研究了醫(yī)院檔案管理改革發(fā)展過程中存在的問題，并在此基礎上提出了幾點對應的解決措施，希望能夠?qū)︶t(yī)院做好檔案管理工作有所幫助。