鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的精細化管理策略研究

顧 昭

（江蘇省泰州市靖江市孤山鎮(zhèn)人民政府，江蘇 泰州 214500）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息背后有著巨大的價值開發(fā)空間，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的開展來說也起著重要的指導(dǎo)與參考作用。所以，無論是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的領(lǐng)導(dǎo)層還是基層工作人員，都要對自身的職責(zé)進行清晰認識，并在實際工作的組織與落實過程中積累經(jīng)驗、及時整改，加大力度的推動檔案工作的精細化發(fā)展，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作可以發(fā)揮出更強大的為群眾服務(wù)與謀利價值。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案與精細化管理概念

1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案指的是行政機關(guān)社會團體企事業(yè)單位在自身職責(zé)履行或業(yè)務(wù)活動展開過程中直接形成的具備整理保存價值的各種格式的文件，例如文本、圖表、視頻、音頻等。這些不同形式的歷史記錄，背后有著非常巨大的價值，與此同時，也可能會限制著鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的落實與發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的管理工作，尤其是其中的行政管理和檔案管理兩項工作，屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府工作落實過程中的重要環(huán)節(jié)，也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)過程中的一項重要基礎(chǔ)性工作。因此，在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案進行管理時，除了要切實加強領(lǐng)導(dǎo)以外，還必須對每一位領(lǐng)導(dǎo)的分管職責(zé)進行明確，并依據(jù)檔案數(shù)量和管理需要配備專門的檔案管理部門與工作人員，并將檔案管理工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃體系中，促進精神檔案的現(xiàn)代化、精細化管理。

2）精細化管理。從屬性角度看，精細化管理屬于一種概念或是一種理念、文化，是指現(xiàn)代管理工作開展過程中的社會分工與服務(wù)質(zhì)量精細化轉(zhuǎn)變與發(fā)展。與此同時，現(xiàn)代管理學(xué)認為，精細化管理共可分為三個層次，第一個層次是管理規(guī)范化、第二個層次是管理精細化、第三個層次是管理個性化，這三個層次屬于遞進式上升，一層比一層高級、嚴謹。

對于事業(yè)單位或是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)來說，精細化管理雖然屬于一個商業(yè)管理概念，但是只要是管理方面的內(nèi)容，就可根據(jù)場景的變化對精細化管理內(nèi)容做細微調(diào)整，保證精細化管理模式可以在實際應(yīng)用過程中發(fā)揮出較強的指導(dǎo)、監(jiān)管、控制價值。對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案進行精細化管理，能夠讓人力、物力等資源得到更為充分地調(diào)動，并保證價值發(fā)揮程度，進一步促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息的價值發(fā)揮，同時，還可以起到降本增效的作用。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的精細化管理策略

1）重視基礎(chǔ)建設(shè)，加大力度管理。為了讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作的精細化目標(biāo)得到實現(xiàn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須注重在財政預(yù)算中預(yù)留出足夠的資金作為檔案經(jīng)費，支持鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的管理工作開展。只有增加檔案管理投資力度，才能夠間接保證檔案資源或數(shù)據(jù)的價值全面發(fā)揮。原因是軟硬件設(shè)施都需要資金支持，只有足夠的資金，才能夠保證基礎(chǔ)設(shè)施的先進性和完整性符合要求。在基礎(chǔ)建設(shè)方面，除了軟硬件設(shè)施以外，還包括人才的管理與培養(yǎng)。同時，在基礎(chǔ)設(shè)施的管理與完善上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理領(lǐng)導(dǎo)還需要加大信息技術(shù)的引進力度，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息的管理不僅朝著精細化方向發(fā)展，還要朝著信息化方向轉(zhuǎn)變。如今是信息發(fā)展迅速的時代，如果不能緊跟時代潮流，對管理工作的落實模式進行優(yōu)化與革新，就會導(dǎo)致人力與物力資源上的浪費。這不僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)的損失，更是國家的損失。同時，基層工作落實不到位，還會直接影響到群眾的利益，故需要受到重視，盡量通過優(yōu)化管理模式與理念等方式加速檔案信息價值的挖掘與激發(fā)。

2）督促指導(dǎo)，保證隊伍精良。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作專業(yè)性、精確性要求較高，尤其我國經(jīng)濟進入到新常態(tài)階段后，檔案管理隊伍必須得到建立健全，同時保證隊伍的整體綜合素質(zhì)水平達到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為了讓隊伍建設(shè)得更加精良，檔案管理工作人員必須得到科學(xué)甄選，并保證崗位配置的更加合理，不僅可以保證檔案員隊伍更為穩(wěn)定，同時可發(fā)揮出較強大的檔案信息整理作用。與此同時，為了讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作人員的價值全面發(fā)揮，相關(guān)管理部門還必須對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案部門的工作環(huán)境進行優(yōu)化。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作人員必須定期開展崗位培訓(xùn)，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理隊伍的整體綜合素質(zhì)水平較高，滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。但培訓(xùn)工作同樣需要耗費較多的資金，同時鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作人員還需要通過崗前培訓(xùn)，持證上崗。此項工作不可浮于表面或流于形式，必須嚴格按照相關(guān)步驟與規(guī)定有效落實。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還必須將檔案崗前培訓(xùn)與教育工作與年度考核掛鉤，讓檔案管理工作人員受到更加嚴格的監(jiān)管，如此，才會起到良好的監(jiān)管與震懾作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的精細化開展奠定制度與人力資源基礎(chǔ)。與此同時，通過提高檔案管理工作人員福利待遇的方式降低崗位流失率，保證檔案管理工作人員可以在自身職責(zé)履行過程中恪盡職守，秉承較高的責(zé)任心與使命感，積極挖掘檔案信息背后的價值。對于那些工作認真態(tài)度負責(zé)的優(yōu)秀基層檔案管理工作人員，應(yīng)注意配合科學(xué)的獎勵機制，給予適宜的物質(zhì)或精神方面的獎勵，這不僅可以起到良好的帶頭示范作用，還有助于激發(fā)檔案管理隊伍的工作熱情。

3）加大收集，豐富檔案類別。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理涵蓋的內(nèi)容、數(shù)量較多，范圍較為廣，所以檔案管理工作人員必須具備較強的綜合管理能力，才能保證獲得更好的管理效果，并讓信息得到科學(xué)分類與整合。不同類型的檔案不得隨意放置在一個收件系統(tǒng)中，必須分門別類。同時，最好采用劃分層次結(jié)構(gòu)的方式讓管理體系更有層次更加精細。如此，基層檔案管理工作才能朝著精細化目標(biāo)不斷向前。其次，為保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理效率得到進一步提升，相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)還需要準(zhǔn)備出獨立的檔案室或檔案部門，保證各部門的檔案信息都能得到科學(xué)的收入和規(guī)劃，讓檔案類別得到詳細劃分。與此同時，獨立出的檔案部門能夠?qū)λ朽l(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息進行統(tǒng)一監(jiān)管，而檔案部門中的每一個基層管理工作人員也可根據(jù)部門的實際需要來明確自身職責(zé)，并嚴格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴格要求履行自身職責(zé)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案信息在管理過程中，一旦出現(xiàn)問題，可及時定位到相關(guān)負責(zé)人，讓問題得到第一時間處理。設(shè)置專門的管理部門與管理工作人員對檔案信息進行收集整理以及移交，還可以讓檔案信息因為得到了科學(xué)的管理，而能夠發(fā)揮出更強大的價值。與此同時，對檔案管理工作進行分類以及管理制度對應(yīng)，可讓檔案的收集力度得到提升，并讓管理工作更加精細。第三，檔案工作和鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的發(fā)展密切相關(guān)，所以對檔案信息進行精細化管理，還能夠輔助鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的開展。

3 結(jié)語

想要鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作朝著經(jīng)濟化方向發(fā)展，政府職能部門首先要保證對應(yīng)的管理隊伍綜合素質(zhì)水平較高，能夠嚴格按照相關(guān)規(guī)定與要求恪盡職守地履行自身職責(zé)，保證檔案管理工作開展質(zhì)量。同時，還要加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理資金方面的投入，對軟硬件設(shè)施進行升級優(yōu)化，并加速軟硬件設(shè)施的信息化轉(zhuǎn)變。最后，在檔案信息的管理方面，也要融入更多的精細化理念，例如對檔案信息進行科學(xué)的種類與層級劃分，保證每一份檔案信息都能獲得更加專業(yè)的管理與 使用。