淺談信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用

李安波

（上海市精密計量測試研究所，上海 201109）

信息技術因為自身的優(yōu)越性已經(jīng)被廣泛應用到了企業(yè)內(nèi)部管理中，尤其是檔案管理中，企業(yè)檔案管理是一項十分復雜的工作，傳統(tǒng)的檔案管理常常采用人工交接的方式，導致管理效率低下、管理效果不佳。將信息技術應用于企業(yè)檔案管理，可以高效存儲、利用企業(yè)檔案，并對檔案信息進行專項存儲，促使查找檔案更好便捷、高效、精準，也避免了信息的丟失，因此企業(yè)在應用信息技術進行檔案信息管理時也需要根據(jù)企業(yè)實際現(xiàn)狀進行科學應用，從而促使企業(yè)管理向著現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。

1 信息技術在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢

1.1 促使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化

信息化的檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，無論是在效率上還是質(zhì)量上都有較大的優(yōu)勢，信息技術可以增加檔案數(shù)據(jù)信息存儲量，也可以增加電子信息的保密性。對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化檔案可以優(yōu)化檔案信息的存儲環(huán)境，便于人們隨時調(diào)取檔案信息資源，并依靠各種信息技術為企業(yè)提供一套信息化的檔案管理系統(tǒng)。另外，將信息技術應用在檔案資源管理中可以實現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的數(shù)字化、智能化，促使檔案資源目錄管理、內(nèi)容調(diào)取、資料分析等業(yè)務可以進行信息化處理。且企業(yè)也可以根據(jù)自身檔案管理實際需求，將財務系統(tǒng)、信息化管理系統(tǒng)、生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)等進行一體化運作，最終促使其成為集成化的信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)可以對各種檔案存儲形式進行分析，對企業(yè)的各種制度、人力、生產(chǎn)狀況、財務信息等都進行自動分析處理，最終在系統(tǒng)內(nèi)形成一個規(guī)劃性的執(zhí)行方案。以上這種信息自成的方式可以方便檔案管理人員對各種檔案信息進行統(tǒng)一管理[1]。

1.2 幫助企業(yè)實現(xiàn)精細化管理

現(xiàn)代化企業(yè)的優(yōu)勢和標準就是生產(chǎn)經(jīng)營管理現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、集約化、信息化等，這些優(yōu)勢和標準的實現(xiàn)，需要企業(yè)立足于市場經(jīng)濟環(huán)境、自身內(nèi)部信息、行業(yè)現(xiàn)狀等，并整合自身發(fā)展資源，制定優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部管理制度。檔案管理作為企業(yè)日常經(jīng)營管理的一個分支，更需要進行精細化管理，但是部分企業(yè)認為檔案管理是一種簡單、傳統(tǒng)的工作，沒有認識到檔案管理的重要性，導致檔案管理無法發(fā)揮實際作用。一些企業(yè)就將檔案管理上升到企業(yè)運營戰(zhàn)略上，利用發(fā)展性、前瞻性的眼光看待檔案管理，并利用信息技術優(yōu)勢，促使檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。無論是檔案管理還是企業(yè)其他部門的管理工作都可以借鑒這種信息化工作模式，積極引用信息技術優(yōu)勢，獲取市場有利的信息，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的精細化管理。

2 信息技術在企業(yè)檔案管理中的具體應用

2.1 利用信息技術優(yōu)化檔案基礎管理工作

信息技術可以應用在基礎性檔案管理工作中，對于檔案的借閱、檢索、統(tǒng)計等基本流程可以利用信息技術實現(xiàn)優(yōu)化運作，企業(yè)可以引進一些信息軟件，對檔案借閱、檢索、統(tǒng)計等進行工具編制，技術操作人員可以利用軟件工具將整個檔案目錄編制成信息庫，然后根據(jù)實際需求對檔案數(shù)據(jù)自動編制。企業(yè)內(nèi)部管理人員可以通過專題目錄、案卷目錄、分目錄等進行信息查找，另外，企業(yè)也可以借用信息技術建立檢索信息檔案，根據(jù)檢索者的各種需求，自動將各種檔案原件、檔案目錄進行檢索、排列，最終向檢索者展示檔案整體內(nèi)容，供檢索者選擇[2]。且企業(yè)也可以利用信息技術對定期存儲的檔案資料進行根據(jù)存儲時間進行自動更新，對各種出庫、存入、借閱、瀏覽等信息進行自動管理，最終實現(xiàn)智能化的檔案信息匯總。

2.2 利用信息技術實現(xiàn)資源共享

隨著信息技術在企業(yè)檔案管理上的普及，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了智能化檔案管理模式，但是一些企業(yè)仍然采取文件檔案存儲的形式，而信息技術的應用會直接降低文件形式的檔案信息管理效率，導致信息化管理和文件形式的管理脫節(jié)，最終影響企業(yè)整體檔案管理效率。因此，企業(yè)可以借用信息技術，將檔案信息化管理和文件管理有效連接，從而實現(xiàn)文獻資料信息共享，也保證了避免了檔案信息重復利用導致占用過多時間，提高了檔案信息管理的保密性。另外，企業(yè)也可以自行設計各種信息軟件，實現(xiàn)檔案管理自動化辦公，促使檔案工作數(shù)字媒體化。

2.3 重視人才培養(yǎng)，提高信息技術在檔案管理中的精細化應用

企業(yè)檔案管理是指對企業(yè)日常生產(chǎn)出現(xiàn)的各種文件、影像、圖片、影冊、錄音等各種影像資料進行記錄，且記錄后及時將這些信息進行存儲、管理、應用。企業(yè)檔案管理是一項較為復雜的工作，其中對于各種數(shù)據(jù)、信息需要保持較高的精確性，因此想要提高檔案管理質(zhì)量就需要應用信息技術，促使企業(yè)檔案信息以系統(tǒng)化的形式進行存儲和整編。且應用信息技術可以提高檔案搜索、查找速度，促使企業(yè)實現(xiàn)良性運轉，如何促使信息技術發(fā)揮自身的優(yōu)勢，還需要企業(yè)加強檔案管理人員的信息技術應用意識，并加強信息技術培養(yǎng)和教育，保證企業(yè)檔案管理人員掌握專業(yè)化的信息技術，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。

2.4 創(chuàng)設多種條件，促進檔案資源管理信息化建設

企業(yè)想要積極轉變自身的經(jīng)濟發(fā)展模式，不斷拓展自身業(yè)務，就需要對市場內(nèi)外環(huán)境信息進行獲取和利用，最終為自身擴大經(jīng)營提供信息支持，這些信息條件的獲取需要依賴一定的信息技術，因此企業(yè)需要利用信息技術優(yōu)化自身經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略決策，并加強對內(nèi)部人員信息技術的培訓，促使企業(yè)內(nèi)部管理人員可以科學決策。且企業(yè)也需要依靠信息技術對具備市場價值的檔案信息進行提取和挖掘，企業(yè)在內(nèi)部建立檔案信息資源庫之后，可以將企業(yè)財務資金流通情況、企業(yè)運營管理模式等信息都納入檔案信息資源庫之中，從而根據(jù)不同的項目有效提取檔案信息數(shù)據(jù)。另外，檔案資源管理信息化建設還需要檔案管理人員具備豐富的檔案管理經(jīng)驗、信息處理能力、信息素養(yǎng)等，從而可以熟練操作各種信息軟件、信息工具等對各種檔案資源、檔案內(nèi)容等進行整合、管理，最終為企業(yè)長久發(fā)展提供源源不斷的數(shù)據(jù)參考[3]。

2.5 建立檔案管理電子文件，提高檔案信息收集效率

信息技術也可以應用在企業(yè)的辦公軟件中，尤其是各種辦公文件工作，更需要依賴信息技術進行記錄、保存、使用等，但是對于軟件操作和信息管理之間還有很大的不同，這需要有一定技術優(yōu)勢的人才操作管理。因此企業(yè)需要利用信息技術建立檔案管理電子文件，并根據(jù)對應性的文件管理檔案信息系統(tǒng)對各種電子文件數(shù)據(jù)進行自動整理，最終提高檔案信息收集效率。

3 結束語

總之，檔案信息管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，考慮當前企業(yè)管理運營現(xiàn)狀，企業(yè)面臨的各種競爭壓力，企業(yè)必須采用信息技術，不斷提升檔案管理質(zhì)量和效率，從而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部運用流程，提供企業(yè)市場活力，為企業(yè)長久發(fā)展奠定管理基礎。另外，對于檔案管理企業(yè)需要重視其在現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位作用，加強內(nèi)部檔案管理人員專業(yè)培訓，從而實現(xiàn)檔案管理精細化、自動化。