試論高校檔案工作數(shù)字化轉型路徑

周建秋 王卉喬

（中央財經(jīng)大學，北京 100081）

數(shù)字校園環(huán)境下檔案工作數(shù)字化轉型是現(xiàn)代化大學實現(xiàn)檔案信息化進程中阻力最小的路徑，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。2020年修訂《中華人民共和國檔案法》專門新增一章有關檔案信息化建設的規(guī)定，為檔案工作數(shù)字化轉型提供了法治力量[1]，需重新認識高校檔案工作數(shù)字化轉型的重要性。

1 轉型內容

1）基礎業(yè)務規(guī)范。檔案業(yè)務規(guī)范管理工作是數(shù)字化轉型基礎，包括制定檔案管理制度、檔案歸檔范圍及保管期限、檔案整理細則、立卷原則及方法、檔案價值鑒定機制、各項業(yè)務流程及標準規(guī)范等。檔案基礎業(yè)務是否規(guī)范、檔案制度是否完善、檔案工作業(yè)務流程是否順暢等，將直接決定檔案資源管理是否科學規(guī)范，將影響直接數(shù)字化轉型能否順利進行。

2）檔案數(shù)字化。包括存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化。存量檔案數(shù)字化是數(shù)字化轉型邁出的第一步，利用計算機技術、掃描技術、OCR技術等對傳統(tǒng)載體檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，通過加工轉化為數(shù)據(jù)記錄，以數(shù)據(jù)載體形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)管理，形成一個有序結構檔案信息庫的過程，實現(xiàn)了傳統(tǒng)載體向數(shù)據(jù)載體轉變的過程。增量檔案電子化主要是指直接歸檔數(shù)字載體的可信電子文件，實現(xiàn)電子文件單軌制歸檔，是推動檔案信息化建設的重要抓手，增量檔案電子化是檔案工作數(shù)字化轉型能否發(fā)揮作用的關鍵。

3）服務利用網(wǎng)絡化。包括服務內容、服務方式、服務范圍、服務效率四個方面。一是服務內容提升，實現(xiàn)由提供紙質檔案信息向提供可信可利用的電子信息轉變；二是服務方式變革，從被動接待走向主動提供和推送；三是服務范圍擴大，通過深加工檔案數(shù)據(jù)和使用電子檔案管理系統(tǒng)提升社會化服務能力；四是服務效率提高，通過升級檔案管理系統(tǒng)、優(yōu)化系統(tǒng)檢索功能，實現(xiàn)檢索目錄向檢索全文內容轉變。

2 轉型原則

1）統(tǒng)籌規(guī)劃的設計原則。高校檔案工作數(shù)字化轉型是依托信息技術實現(xiàn)檔案工作轉型升級的過程，其本質是信息化工作，是一項多工作交叉的系統(tǒng)工程，是數(shù)字校園建設的其中一環(huán)，探索信息技術與檔案工作深度融合，必須立足學校整體發(fā)展戰(zhàn)略，融入學校信息化建設進行頂層設計、統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案工作數(shù)字化轉型建設方向，統(tǒng)籌協(xié)調各部門。

2）分步建設的績效原則。高校檔案工作數(shù)字化轉型的完成并不是一蹴而就的，包含多部門、各類型交叉工作、各業(yè)務系統(tǒng)等內容和環(huán)節(jié)，需要分步實施長期建設，通過設置階段性目標實現(xiàn)從基礎到提升的過程，階段成果重在特色，并從實施過程中獲取經(jīng)驗，不斷完善。如果一味追求一步到位，效果反而適得其反，有可能項目中斷或浪費資源，事倍功半。

3）搶抓信息的源頭原則。數(shù)字校園建設一定程度上引起了檔案工作的主要管理對象發(fā)生變化，數(shù)字信息的生成、存在、運行和管理方式的改變直接給檔案管理者帶來了極大挑戰(zhàn)，且檔案資源內容不斷豐富、種類多樣，在缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理能力的情況下，需要科學管理檔案資源，通過各種渠道、方法實現(xiàn)各門類、各種載體檔案的應歸盡歸。

4）檔案服務的創(chuàng)新原則。高校檔案工作數(shù)字化轉型中，部分工作業(yè)務流程已相當成熟，僅需按照國家標準按部就班進行，比如存量檔案數(shù)字化工作；而有些工作則需要較多的新思想、新方法和新技術，尤其需要創(chuàng)新檔案服務體系，在遵循數(shù)字校園建設框架的基礎上，從技術上及時更新檔案服務功能架構，適應新技術的發(fā)展，做好檔案社會化服務。

3 轉型路徑

1）做好檔案工作數(shù)字化轉型規(guī)劃，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃的設計原則。高校檔案工作數(shù)字化轉型勢必要融入數(shù)字校園，與學校信息化建設是一盤棋，絕不僅是檔案館一個部門的簡單規(guī)劃就能實現(xiàn)的，它需要綜合考慮學校整體事業(yè)發(fā)展方向、高校信息化建設規(guī)劃、各部門業(yè)務流程及系統(tǒng)建設情況、檔案事業(yè)發(fā)展方向等因素。一個好的規(guī)劃是開展高校檔案工作數(shù)字化轉型的指導思想，為后續(xù)工作明確建設方向。首先從頂層設計出發(fā)，從學校戰(zhàn)略層考慮將數(shù)字檔案信息資源視為學校重要資產，以建設數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)中心為目標，納入學校發(fā)展戰(zhàn)略；其次實行多元主體負責制與檔案前置管理體制機制，構建由學校信息辦、檔案館、網(wǎng)絡信息中心的三方建設主體，并合理分工，學校信息辦主控規(guī)劃、頂層方向、督辦評估與決策支持，檔案館把握檔案業(yè)務標準規(guī)范，全程加入前置控制流程保證在各業(yè)務系統(tǒng)全生命周期內實現(xiàn)檔案業(yè)務流程設計，網(wǎng)絡信息中心把握關鍵技術，與前后端合作公司開展軟件開發(fā)、部署與協(xié)調等工作，合理分配資源。

2）規(guī)范和完善基礎業(yè)務，遵循分布建設的績效原則。規(guī)范的基礎業(yè)務是檔案工作數(shù)字化轉型的基石，結合高校自身檔案管理運行機制，從法律層面、國家規(guī)章制度層面、行業(yè)標準層面、學校制度層面、檔案館內規(guī)范層面梳理學校檔案制度體系，包括牽頭制定學校各類檔案管理辦法及館內檔案管理制度、確立檔案工作委員會及其職責、規(guī)范基礎業(yè)務流程及各類檔案整理著錄標準、檔案工作評價體系等，形成具有法治性、規(guī)范性、專業(yè)性的檔案工作治理體系，最終形成統(tǒng)一領導、分級管理、協(xié)同治理的檔案工作格局，明確依法治檔的制度邊界，推動檔案館按照國家最新要求推進檔案工作數(shù)字化轉型建設。

3）通過電子化實現(xiàn)管理對象數(shù)字化，遵循搶抓信息的源頭原則。數(shù)字校園眾多業(yè)務系統(tǒng)產生了大量的電子數(shù)據(jù)，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作是檔案工作圍繞學校中心工作、服務大局的最好體現(xiàn)。與高校網(wǎng)絡信息中心通力合作，著眼電子簽章解決憑證性問題，研究解決電子文件四性問題，加快推進開發(fā)原生電子檔案管理系統(tǒng)，搶抓數(shù)字檔案資源，直接以可信電子文件單軌制歸檔，這也是建設數(shù)字檔案館的關鍵環(huán)節(jié)[2]，逐步實現(xiàn)可信電子檔案管理，推動檔案管理對象和管理方式變革。

4）需求導向與利用為先共融，遵循檔案服務的創(chuàng)新原則。順應數(shù)字校園和“最多跑一次”改革，結合檔案“收管用?！比鞒坦芾硇枨?，摸清規(guī)律與簡化流程，以提高用戶利用效率為目的重點建設檔案服務體系，面向用戶提供個性化服務[3]，以“小地方”開展“大服務”。利用移動端App、微信小程序、網(wǎng)站等多種形式創(chuàng)新服務方式，實現(xiàn)一站式全程網(wǎng)辦，讓信息多跑路、用戶少跑腿，實現(xiàn)從線下到線上、從目錄圖像到全文數(shù)據(jù)、從館內到校內到社會的飛躍，實現(xiàn)檔案管理由單一保管型向多元服務型的轉變。