鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)途徑研究

李 燕

（山東省泰安市寧陽(yáng)縣磁窯鎮(zhèn)人民政府，山東 泰安 271400）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展、通信技術(shù)、信息化和數(shù)字技術(shù)的進(jìn)步，人民的生活也得到了改善。并帶來(lái)了前所未有的快速經(jīng)驗(yàn)的人的生活。然而，我們也必須認(rèn)識(shí)到，在向信息社會(huì)過(guò)渡的過(guò)程中，信息管理主體已成為社會(huì)中最重要的信息角色，并已成為信息社會(huì)中最重要的行動(dòng)者。因此，必須加快建立信息系統(tǒng)，管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案的步伐，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加深對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案信息資源的了解，更好地利用檔案資源并提高其價(jià)值。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性分析

1）檔案管理信息化建設(shè)具有其特殊優(yōu)點(diǎn)。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的管理思想比較陳舊，并且企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)格審核檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的時(shí)代背景下，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實(shí)可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用，在檔案管理中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進(jìn)行檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性的查證工作提供時(shí)間，促進(jìn)檔案的優(yōu)化，保障檔案的真實(shí)可靠。

2）檔案管理信息化內(nèi)容。管理信息化涉及內(nèi)容比較多，歸納起來(lái)主要包含三個(gè)方面：（1）將檔案信息資源朝著數(shù)字化方向進(jìn)行調(diào)整。（2）加強(qiáng)檔案信息的接收、整理、存儲(chǔ)、使用以及管理各方面信息化程度，讓檔案資料形成電子檔案。（3）構(gòu)建信息共享機(jī)制，提高檔案資源的利用率。

2 現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

1）管理設(shè)備與管理方式落后。目前，我們的城鎮(zhèn)檔案管理系統(tǒng)在管理和管理方面存在著明顯的缺陷。管理設(shè)備的使用主要取決于人工操作，效率和質(zhì)量沒(méi)有得到充分保證。關(guān)于管理做法，傳統(tǒng)的檔案管理在很大程度上取決于工作人員的分類(lèi)、編輯和檢索能力。在查詢(xún)過(guò)程中，適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和查詢(xún)程序是一個(gè)負(fù)擔(dān)，一個(gè)小的錯(cuò)誤可能會(huì)造成信息方面的空白，所獲得的信息可能不符合實(shí)際需要。

2）檔案管理理念相悖。檔案管理機(jī)構(gòu)工作的主要目的，是將所需要的檔案信息集中保存，以此為企業(yè)的日常工作提供便利。而現(xiàn)階段很多檔案管理組織的工作理念與實(shí)際相悖，檔案管理類(lèi)別單一，忽視了檔案管理的系統(tǒng)性和完整性，因此檔案管理的價(jià)值得不到體現(xiàn)，檔案管理成為說(shuō)說(shuō)而已的無(wú)效工作，難以向有關(guān)單位提供有用的信息和檔案。

3）管理制度有待完善。目前，缺乏有效的檔案管理系統(tǒng)也是檔案管理電腦化程度無(wú)法有效運(yùn)作的主要原因之一。特別是由于對(duì)檔案管理的重視有限，這導(dǎo)致了以下情況：許多政府部門(mén)在基層沒(méi)有建立系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制。第二，目前，許多基層市鎮(zhèn)的檔案管理系統(tǒng)是以傳統(tǒng)的管理模式為基礎(chǔ)的。隨著檔案管理的信息化程度的提高，這種管理系統(tǒng)已經(jīng)不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)途徑

1）加強(qiáng)信息化檔案管理理念。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，提高檔案信息化建設(shè)意識(shí)，不斷地進(jìn)行深入探究，挖掘出更多的信息化資源，加快信息化檔案建設(shè)的步伐。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要本著為人民服務(wù)的精神，以百姓的需要為工作準(zhǔn)繩，制定在檔案信息化建設(shè)當(dāng)中的目標(biāo)，增加檔案信息化建設(shè)的資金投入，并且成立檔案信息管理人以及相關(guān)部門(mén)，指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)這項(xiàng)建設(shè)工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的目標(biāo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府當(dāng)中的各個(gè)部門(mén)還要根據(jù)發(fā)展的需要，對(duì)信息化檔案進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)檔案的登記以及整理歸納工作，提升檔案資源利用率。

2）建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案。在城市信息化過(guò)程中，首先要系統(tǒng)整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案，使他們能夠?qū)Τ擎?zhèn)檔案進(jìn)行信息管理。因此，市政當(dāng)局必須首先建立和及時(shí)更新一個(gè)城市網(wǎng)站，其內(nèi)容應(yīng)與城市政策相聯(lián)系。保證信息的準(zhǔn)確性，在該網(wǎng)站上創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)頁(yè)，掃描紙張檔案文件，將其存儲(chǔ)在電腦上，并為其設(shè)定類(lèi)型，這使用戶(hù)能夠迅速和準(zhǔn)確地在網(wǎng)站上找到相關(guān)文件，并使檔案文件更完整。

3）引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。高級(jí)技術(shù)人員的部署是在城市檔案和檔案管理方面更新信息的一個(gè)必要工具，以充分完成任務(wù)。檔案管理信息化系統(tǒng)，政府和有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)利用一切資源加強(qiáng)建設(shè)和培訓(xùn)檔案信息管理人員，對(duì)檔案信息化管理人員進(jìn)行選拔。為檔案干事提供專(zhuān)門(mén)的職業(yè)培訓(xùn)，使他們能夠在日常工作和學(xué)習(xí)中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的管理技術(shù)和做法，提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和實(shí)際工作技能。在引進(jìn)技術(shù)人員的同時(shí)，應(yīng)綜合利用各種手段留住技術(shù)人員，提高檔案管理人員的工資和福利，確保有效和高效的專(zhuān)業(yè)人員能夠在地方政府檔案部長(zhǎng)期工作，同時(shí)避免人才流失。

4）完善檔案信息管理制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資源的管理信息化，對(duì)管理環(huán)境與管理防范提出新要求，促使檔案管理模式及防范發(fā)生新改變。完善檔案管理的制度，是實(shí)現(xiàn)管理信息化的基礎(chǔ)保障；在建設(shè)檔案管理信息化時(shí)，檔案管理要將建設(shè)信息化管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，結(jié)合信息化管理的特征與規(guī)律，對(duì)管理相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立完善的管理制度、考核制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制，明確各個(gè)部門(mén)及有關(guān)人員在信息化建設(shè)中的作用與職責(zé)，制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，促使管理工作朝信息化方向發(fā)展。建立完善的制度基礎(chǔ)上，相關(guān)部門(mén)還需要緊抓落實(shí)，并在落實(shí)過(guò)程中有針對(duì)性地進(jìn)行修繕與補(bǔ)充，確保信息化管理的先進(jìn)性和科學(xué)性，發(fā)揮檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理的作用。

5）落實(shí)現(xiàn)代化管理手段。維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)資源共享理念，確保管理方式也能實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)型，圍繞管理項(xiàng)目的重點(diǎn)和關(guān)注熱點(diǎn)展開(kāi)系統(tǒng)化管控，充分踐行網(wǎng)絡(luò)化管理以及數(shù)據(jù)化檔案管理工作的方針政策，滿(mǎn)足信息共享以及共建的管理目標(biāo)，確保數(shù)據(jù)管控效果的最優(yōu)化。另外，在系統(tǒng)化管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，也要制定有效的管理策略和準(zhǔn)則，保證管理實(shí)效性。而在管理軟件的選擇方面，要對(duì)軟件自身的規(guī)范化運(yùn)行機(jī)制以及通用化管理水平進(jìn)行集中分析，選擇包容性較好的軟件，提高現(xiàn)代化管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在檔案信息化建設(shè)和管理工作中，完善管理體系和管理框架結(jié)構(gòu)十分關(guān)鍵，雖然鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作目前正在朝著信息化方向發(fā)展，并取得了一些進(jìn)展。然而，我們也必須認(rèn)識(shí)到，我們?cè)跈n案管理方面的工作存在一些缺陷，因此，必須要結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自身實(shí)況，采取合理有效的建設(shè)途徑，從而真正實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)和要求。