企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

黃 瓊

（平頂山市地方煤礦安全技術(shù)培訓(xùn)中心，河南 平頂山 467000）

在進(jìn)行現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)管理是基于管理的背景，企業(yè)可以從檔案收集和整理的角度入手，并且做好檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的目光不可局限于企業(yè)的檔案單純管理，更加需要對(duì)檔案的利用方法進(jìn)行合理的分析，使檔案能夠真正意義上的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)做出各種決策提供可參考的數(shù)據(jù)支持。本文中簡(jiǎn)單針對(duì)數(shù)字管理模式進(jìn)行分析探討了基于知識(shí)檔案的企業(yè)檔案管理，信息開(kāi)發(fā)和利用方法，旨在為我國(guó)現(xiàn)代化的企業(yè)管理工作開(kāi)展相應(yīng)的指導(dǎo)。

1 企業(yè)檔案管理信息開(kāi)發(fā)和利用的主要內(nèi)容

1）建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。檔案信息開(kāi)發(fā)和利用想要保證質(zhì)量，其中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)極為重要，而這也是開(kāi)展我國(guó)管理信息開(kāi)發(fā)和利用的必要條件，其中涉及的內(nèi)容必不可少。數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心涉及的內(nèi)容為檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這也是保障我國(guó)企業(yè)能夠進(jìn)行有效的檔案保存與傳輸?shù)谋匾侄?。其中的軟件?nèi)容包含現(xiàn)代市場(chǎng)上應(yīng)用較為廣泛的各種有專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)商所開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件，而硬件內(nèi)容則包含企業(yè)的各種電腦以及數(shù)據(jù)庫(kù)等。

2）收集足夠量的檔案信息。信息資源發(fā)展對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，是一個(gè)十分重要的戰(zhàn)略組成部分，而在進(jìn)行檔案管理是其中涉及的內(nèi)容也較為復(fù)雜，這對(duì)于我國(guó)的檔案信息開(kāi)發(fā)和利用建設(shè)來(lái)說(shuō)，也是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，是各個(gè)管理信息開(kāi)發(fā)和利用能否取得實(shí)際效果的關(guān)鍵，其中涉及的檔案信息資源包含我國(guó)地質(zhì)管理中的人力資源和物理資源等，涉及的信息也較為復(fù)雜，相關(guān)工作人員需要意識(shí)到其中存在的差異和特點(diǎn)，選擇合適的管理方案，這樣才能有助于使我國(guó)企業(yè)檔案管理管理信息開(kāi)發(fā)和利用更為完善。

3）建立基于管理的檔案開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)是建立現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的一個(gè)主要方向，其中涉及的內(nèi)容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理的多項(xiàng)內(nèi)容，而為了保證其質(zhì)量相關(guān)工作人員需要意識(shí)到其中存在的問(wèn)題。檔案資料的管理包含的步驟較多，而每一個(gè)步驟均有可能發(fā)生問(wèn)題，其中包含檔案的資源識(shí)別、掃描、儲(chǔ)存以及查詢使用等多個(gè)方面。

2 強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理信息開(kāi)發(fā)和利用的對(duì)策

1）做好檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的整體規(guī)劃工作。想要保證檔案管理信息開(kāi)發(fā)和利用管理工作能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，工作人員首先需要了解企業(yè)在建設(shè)與工作時(shí)的主要發(fā)展方向和目標(biāo)，并對(duì)其進(jìn)行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作能夠符合企業(yè)的實(shí)際狀況，并且建立可行性的長(zhǎng)遠(yuǎn)管理計(jì)劃，在企業(yè)中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡(luò)管理模式。再進(jìn)行大數(shù)字化的應(yīng)用建設(shè)時(shí)，一定需要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實(shí)效性考慮系統(tǒng)在開(kāi)展過(guò)程中是否能夠支持運(yùn)輸部門的信息服務(wù)目標(biāo)。檔案的數(shù)字化規(guī)劃是一個(gè)較為復(fù)雜并且繁瑣的過(guò)程，涉及的內(nèi)容與地質(zhì)有極高的關(guān)聯(lián)度。這是由于企業(yè)中的各個(gè)單位在日常工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要相關(guān)工作人員對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且在確認(rèn)檔案的合格性和真實(shí)性后方可進(jìn)行后續(xù)的數(shù)字化錄入。所以這就需要一整套完整的信息規(guī)劃體系，使檔案管理工作符合不同單位的實(shí)際工作需求。

2）做好檔案的管理模型轉(zhuǎn)換。想要有效提高檔案管理信息開(kāi)發(fā)和利用并且與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相交融，就需要將紙質(zhì)檔案合理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，并且在企業(yè)內(nèi)部建立完整的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)。檔案的數(shù)字化主要是指應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，將企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的物質(zhì)載體形式。例如在進(jìn)行管理時(shí)，檔案需要以知識(shí)資源論來(lái)進(jìn)行分析，將其中的各種無(wú)效的資源進(jìn)行有效地排除，或者是將大量無(wú)效的資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后將其轉(zhuǎn)化為具有意義的可分析數(shù)據(jù)。

3）強(qiáng)化檔案管理工作的教育以及認(rèn)知。在進(jìn)行管理時(shí)，而在進(jìn)行檔案管理室工作人員的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)由管理人員直接開(kāi)展，并不可單純依賴數(shù)字化資料，所以需要對(duì)管理人員進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化管理人員在日常工作中不僅需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備高度的責(zé)任感，在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，而企業(yè)內(nèi)部也需要對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使檔案管理工作成為相關(guān)工作人員的重要使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識(shí)。

除此之外，在進(jìn)行現(xiàn)代人力資源隊(duì)伍的建設(shè)時(shí)，涉及的不僅僅是現(xiàn)有隊(duì)伍的管理，更重要的是需要積極在社會(huì)上吸納更多的優(yōu)質(zhì)人才使具有高度電子化和數(shù)字化技術(shù)的人才參與到紙質(zhì)檔案的管理工作中，這樣能夠使紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化效率得到提升，并且還能有助于保障檔案管理的真實(shí)性。檔案管理人員更加需要樹立大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算的思維方式使紙質(zhì)檔案在錄入為電子檔案時(shí)通過(guò)云管理的方式來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，一方面能夠有助于使檔案的管理以及質(zhì)量得到提升，另一方面也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)其進(jìn)行管理，這樣能夠有助于保障紙質(zhì)檔案調(diào)用的實(shí)時(shí)性。

4）建立完善的管理制度。在進(jìn)行相關(guān)的條例和制度建設(shè)時(shí)，工作人員需要借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)營(yíng)業(yè)，尤其是需要對(duì)已經(jīng)歸檔的源氏檔案進(jìn)行管理一系列的管理工作，需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，這樣能夠保障信息的完整性和原始性。如果某一類的電子檔案具有保密需求，并且需要長(zhǎng)期保存，需要設(shè)置完整內(nèi)容的紙質(zhì)文件，作為備份異同進(jìn)行歸檔，需要設(shè)置相應(yīng)的密碼建立安全的保密體系，只有這樣才能夠使文件的安全性得到保障，同時(shí)工作人員和維護(hù)人員需要做好定期的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)，避免黑客攻擊或者病毒入侵而導(dǎo)致文件丟失或者泄露。

5）注重企業(yè)檔案的管理人才培養(yǎng)以及設(shè)備升級(jí)。大數(shù)據(jù)背景下管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動(dòng)。企業(yè)內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，檔案在進(jìn)行管理時(shí)，如果需要進(jìn)行傳統(tǒng)和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，有效的人才支持是必不可少的，并且我國(guó)的企業(yè)檔案管理部門還需要做好設(shè)備的升級(jí)，可以在社會(huì)上引入網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀人才，并且注重檔案管理設(shè)備的進(jìn)一步提升，這對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展來(lái)說(shuō)有積極的效果，檔案管理人員還需要在業(yè)余時(shí)間做好自身知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)。而在開(kāi)展現(xiàn)代化的檔案管理，是工作人員需要具有十分專業(yè)的信息，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)。

3 總結(jié)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)在開(kāi)展一系列的資料應(yīng)用時(shí)，需要了解自身的實(shí)際狀況，并且基于管理的要求，開(kāi)展相應(yīng)的探索了解，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)如何強(qiáng)化自身的知識(shí)觀念，建議選擇一種合理的方式創(chuàng)建知識(shí)共享的企業(yè)檔案管理模式，形成一體化的管理體系，使情報(bào)和檔案管理能夠得到有機(jī)地融合，將企業(yè)的信息收藏中心轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)創(chuàng)新中心時(shí)，企業(yè)在經(jīng)濟(jì)時(shí)代以管理的角度不斷發(fā)展。